8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán được quy định khá đầy đủ theo thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm các chứng từ hướng dẫn. Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để xây dựng một hệ thống chứng từ phù hợp cho mình.
Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh cũng như hạn chế các khoản xử phạt khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền vào thanh tra, quyết toán tại Công ty thì khâu kiểm soát chứng từ ngay từ khi tiếp nhận chứng từ, lập, hạch toán và lưu trữ chứng từ là rất quan trọng.
Để đảm bảo các chứng từ hạch toán là hợp lý, hợp lệ, hợp pháp thì việc quy định về bộ chứng từ thanh toán và lưu chuyển chứng từ có ý nghĩa quyết định. Trên thực tế nhiều bộ phận trong Công ty vẫn chưa nắm rõ bộ chứng từ hợp lý gồm những giấy tờ gì. Vì vậy, bộ phận kế toán phải giải thích hoặc có thể tập huấn về việc sử dụng chứng từ trong công ty cho các bộ phận biết về các biểu mẫu chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ và mối quan hệ nội bộ phòng ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi... cần phải được tôn trọng và nghiêm túc thực hiện. Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lý chứng từ là khâu trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong Công ty nhằm bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết.
Việc sử dụng, tập hợp chứng từ cho các nội dung thu, chi cần phải đầy đủ nhưng tránh rườm rà. Chỉ sử dụng những chứng từ cần thiết, có thể làm rõ nội dung, bản chất của khoản thu, chi cho việc thanh toán, và các chứng từ gốc này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ chỉ lập một lần và phải ghi chép đầy đủ, có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấy của Công ty đồng thời phải có chính sách ban hành cụ thể đối với việc sử dụng và luân chuyển chứng từ. Việc xây dựng chứng từ kế toán thống nhất theo một mẫu tạo
81
thuận tiện cho việc ghi chép thu thập thông tin, đảm bảo tính chính xác, trung thực, dễ phân loại. Đồng thời thuận tiện trong công tác hạch toán ban đầu trên máy, đảm bảo đưuọc yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin và mã hóa thông tin.
Việc ghi chép chứng từ ban đầu tại phòng kinh doanh Công ty quản lý chứng từ xuất bán chưa thực hiện tốt trong khâu lập chứng từ. Phần hành lập chứng từ kiểm soát chưa chặt chẽ, việc lãnh đạo phòng kiểm tra và ký lệnh xác nhận trên Hóa đơn chỉ cần căn cứ vào đơn đặt hàng đến. Do vậy thủ tục nhận hàng ra khỏi kho đơn giản, thủ kho chỉ cần căn cứ trên Hóa đơn yêu cầu thực xuất trên cơ sở lãnh đạo đã ký, dẫn đến tình trạng nhân viên lợi dụng cơ hội yêu cầu lập Hóa đơn xuất bán cho các thị trường được phân công theo dõi bán hàng để tăng doanh số bán hàng để hưởng chiết khấu cao. Từ đó dẫn đến công nợ tăng cao, hàng hóa của Công ty bị nhân viên sử dụng sai mục đích. Giải pháp cho thực trạng trên Kế toán trưởng cần phân công kế toán công nợ thường xuyên theo dõi đối chiếu công nợ khách hàng dựa trên cơ sở Hóa đơn chứng từ xuất bán. Hằng tháng xác nhận giá trị công nợ, thời hạn nợ hai bên để nâng cao trách nhiệm các cá nhân trong công tác theo dõi thị trường của mình, đồng thời kế toán hàng hóa có trách nhiệm hơn trong việc lập, sử dụng Hóa đơn chứng từ.
Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các bộ phận kế toán một cách thường xuyên, kịp thời phát hiện sai sót, gian lận trong việc ghi chép chứng từ, toàn bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được bảo quản lưu trữ tại kho lưu trữ của Công ty thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát, bảo quản, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra quyết toán thuế khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.
Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát rõ ràng trung thực hợp lý đầy đủ các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán tại công ty để phòng ngừa gian lận sai sót.