8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2. Về tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu phát sinh thông qua mảng chứng từ, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Theo quan sát thực tế trong các năm 2016, 2017 và 2018 hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được tổ chức vận dụng khá tốt, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ. Chứng từ được đánh số liên tục, việc ghi chép chứng từ ban đầu tại Công ty cơ bản thực hiện đúng theo thông tư 200. Ngoài hệ thống chứng từ trong danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, để phù hợp với đặc thù Công ty còn tổ chức sử dụng một số chứng từ thay đổi cho phù hợp như: Đơn đề nghị thuê nhân công, Hợp đồng thuê nhân công bán thời gian, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng thuê nhân công bán thời gian. Hợp đồng giao khoán công việc…Minh họa một số chứng từ có cải biên áp dụng tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt như sau:
Bảng 2.2. Đơn đề nghị thuê nhân công bốc xếp
Đơn vị: C.ty CP Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt Địa chỉ: QL 1A, KV 7, P. Bùi Thị Xuân,
TP. Quy Nhơn, Bình Định
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(V/v Thuê thêm công nhân bốc xếp gỗ)
54 - Phòng vật tư
Bộ phận phòng vật tư đề xuất lãnh đạo phê duyệt việc thuê nhân công bốc xếp gỗ. Cụ thể như sau: STT TÊN HÀNG HÓA, SẢN PHẨM ĐVT SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN - Số tiền bằng chữ:
Đề nghị Ban giám đốc ký duyệt để vận chuyển hàng kịp tiến độ
Người đề xuất (Ký, họ tên) Phòng vật tư (Ký, họ tên) Ban giám đốc (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Bảng 2.3. Hợp đồng thuê công nhân bốc xếp
Đơn vị: C.ty CP Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: QL 1A, KV 7, P. Bùi Thị Xuân, Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
TP. Quy Nhơn, Bình Định
HỢP ĐỒNG THUÊ CÔNG NHÂN BỐC XẾP
- Căn cứ Bộ Luật dân sự được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005.
- Căn cứ Luật thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005, có hiệu lực ngày 01/01/2006.
- Căn cứ sự thương thảo được hai bên thống nhất ngày….
Hôm nay, ngày … tháng … năm … tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt, chúng tôi gồm có:
Bên A: BÊN THUÊ: CÔNG TY CP KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT
Người đại diện: Ông Đỗ Xuân Hợp Chức vụ: Tổng giám đốc
- Địa chỉ: KV 7 – phường Bùi Thị Xuân – Tp. Quy Nhơn – tỉnh Bình Định - Mã số thuế:
55
Bên B: BÊN ĐƯỢC THUÊ
Họ và tên: Thường trú:
Hai bên thoả thuận ký kết nội dung hợp đồng như sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
- Bên A thuê bốc xếp gỗ theo như đơn hàng. - Thời hạn thuê kể từ ngày
- Đơn giá tiền thuê bốc xếp là …. đồng/ cái hoặc …….đồng/m3
Điều 2: Hình thức thanh toán
- Thanh toán cho bên B theo như thỏa thuận sau khi có biên bản xác nhận khối lượng đã bốc xếp.
- Thanh toán bằng tiền mặt
Điều 3: Điều khoản chung
- Bên A và bên B thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng.
- Trường hợp có tranh chấp hoặc một bên vi phạm hợp đồng thì hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết, nếu không giải quyết được thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Hợp đồng này được lập thành 02 bản. Bên A giữ 01 bản và bên B giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Bảng 2.4. Hợp đồng Giao khoán
Đơn vị: C.ty CP Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: QL 1A, KV 7, P. Bùi Thị Xuân, Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
TP. Quy Nhơn, Bình Định
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
Ngày….tháng…..năm….
- Căn cứ thỏa thuận 2 bên
56
Đại diện: ……… Chức vụ: …………..
BÊN NHẬN KHOÁN
Họ và tên: Năm sinh:
Thường trú:
Hai bên thoả thuận ký kết nội dung hợp đồng như sau:
CÙNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN NHƯ SAU: Điều 1: Phương thức, điều kiện, thời gian và giá cả
- Phương thức giao khoán: - Điều kiện thực hiện: - Thời gian thực hiện:
- Bên A thuê khoán bốc xếp gỗ theo như đơn hàng, lô hàng + Đơn giá khoán trọn gói là …. đồng/ đơn hàng, lô hàng + Thời gian cam kết hoàn thành:
Điều 3: Điều khoản chung
- Bên A và bên B thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng giao khoán.
- Trường hợp có tranh chấp hoặc một bên vi phạm hợp đồng thì hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết, nếu không giải quyết được thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN KHOÁN
(Ký, họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN KHOÁN (Ký, họ tên)
Đa số các chứng từ còn lại theo giống mẫu danh mục chứng từ theo thông tư 200/2014/TT-BTC như: chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm: Bảng chấm công do các bộ phận lập, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu xác nhận công việc, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, tiền thưởng, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,…
Các chứng từ về hoạt động thu, chi, thanh toán bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, …
57
Các chứng từ liên quan đến vật tư, tài sản cố định: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư, tài sản, Biên bản giao nhận,…
Hệ thống chứng từ đầy đủ và đã được phân loại, tổ chức rõ ràng cung cấp được các nghiệp vụ kịp thời giúp cho ban lãnh đạo kiểm soát được thu, chi thông qua luân chuyển chứng từ và đối chiếu các sổ sách từ đó tìm ra được các sai phạm.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty được phân thành các bước cụ thể như sau:
Hình 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán)
Bước 1: Tiếp nhận, lập chứng từ kế toán
Căn cứ vào chứng từ nguồn phát sinh của giao dịch, kế toán tiến hành tiếp nhận chứng từ kế toán và lập chứng từ kế toán theo đúng nội dung kinh tế phát sinh và theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng kế toán của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tiếp nhận, lập chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
58
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Ban giám đốc ký duyệt.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị được phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Do sử dụng hạch toán kế toán trên máy vi tính và sử dụng phần mềm nên chứng từ gốc chiếm tỷ trọng lớn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Kết quả khảo sát thực tế tại Phòng kế toán cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Các chứng từ gốc sau khi được luân chuyển để nhập dữ liệu vào máy vi tính và ghi vào sổ kế toán. Kế toán tiến hành sắp xếp theo kỳ kế toán: năm, rồi đến tháng. Trong mỗi tháng, lại sắp theo hình thức phân loại chứng từ đồng thời trong từng loại chứng từ lại sắp theo ngày ghi trên chứng từ gộp thành tập. Mỗi tập hồ sơ chứng từ có tờ bìa ghi mã và đóng vào bìa còng theo từng tháng phát sinh. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán được áp dụng theo qui định tại điều 18 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 và phụ thuộc vào tình hình quy định cụ thể tại Phòng kế toán Công ty.
Phiếu thu, phiếu chi được công ty in trực tiếp từ phần mềm kế toán, mỗi lần in ra 3 liên theo quy định để tiết kiệm thời gian, giúp kế toán lưu trữ chứng từ hiệu quả. Hóa đơn giá trí gia tăng công ty đặt in theo mẫu do Cục thuế ban hành và cho phép lưu hành, hóa đơn của công ty lập cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
59
Minh họa quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt như sau:
Hình 2.2. Quy trình luân chuyển tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán)
Như vậy qua kết quả khảo sát về hệ thống chứng từ tại công ty cũng thực hiện đúng quy định về biểu mẫu chứng từ nhưng ở các mục trong kiểm soát nội bộ
Chuyển chứng từ đã phê duyệt (4) Gửi chứng từ yêu cầu thanh toán (1) Thực hiện thu chi tiền (9) Chuyển chứng từ (3) NGƯỜI ĐỀ NGHỊ - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Hóa đơn KT THANH TOÁN (2) Đối chiếu chứng từ yêu cầu thanh toán (7) Lập chứng từ thu chi (8) Xin chữ ký KTT, GĐ KT TRƯỞNG Kiểm tra và ký vào bộ chứng từ đề nghị thanh toán PHÓ GĐ HOẶC GĐ + Phê duyệt
+ Yêu cầu bổ sung chứng từ + Không xét duyệt thanh toán
Chuyển chứng từ KTT duyệt (5) Chuyển chứng
60
chứng từ vẫn chưa được chú trọng mặc dù đây là yếu tố rất quan trọng trong phần hành để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty.