7. Kết cấu của đề tài
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN
VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu kiểm soát đối với tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của tiền
Tiền của đơn vị thƣờng bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Phần lớn hoạt động của đơn vị đều cần đến tiền bằng những cách thức khác nhau. Các chu trình nghiệp vụ chủ yếu nhƣ: mua hàng và trả tiền, chu trình sản xuất bán hàng và thu tiền, chu trình sản xuất, tiền lƣơng rất dễ bị sai sót, biển thủ hay bị chiếm dụng.
Tiền ở nhiều tổ chức thƣờng có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, làm cho sai phạm dễ xảy ra, khó phát hiện. Việc quản lý tiền tốt sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tiền của tổ chức. Các thủ thuật gian lận tiền thƣờng đa dạng và rất tinh vi.[16, tr258-259].
THU TIỀN CHI TIỀN
Hình 1.2. Mối quan hệ giữa tiền với các chu trình nghiệp vụ khách
Bán hàng Thu nợ khách hàng Vay tiền hay phát hành cổ phần Tiền Mua hàng, chi phí khác Trả thƣởng Trả nợ vay hay trả cổ tức Hàng tồn kho Tài sản cố định
1.2.1.2. Mục tiêu kiểm soát đối với tiền
Các thủ tục kiểm soát tiền đƣợc thiết kế và áp dụng tại đơn vị nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên. Việc kiểm soát tốt tiền sẽ giúp đơn vị đạt đƣợc cả ba mục tiêu chung của Báo cáo COSO (2013):
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động - Báo cáo đáng tin cậy
- Tuân thủ pháp luật và các quy định. Cụ thể:
Sự hữu hiệu và hiệu quả: Các hoạt động thu chi tiền và tồn quỹ đƣợc kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Việc thu chi tiền kịp thời đúng, đủ phù hợp với nhu cầu sẽ giúp hạn chế mất mát, lạm dụng tiền của tổ chức cho mục đích của bản thân, từ đó giúp thực hiện tốt và kịp thời việc mua hàng, bán hàng, chi trả lƣơng, làm tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó, nếu tổ chức duy trì hợp lý số dƣ tồn quỹ sẽ đảm bảo cho nhu cầu chi tiêu của tổ chức.
Báo cáo đáng tin cậy: Các nghiệp vụ thu chi tiền cần ghi chép kịp thời, đầy đủ chính xác nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tạo ra tiền, sử dụng tiền và số dƣ tiền một cách trung thực, hợp lý trên báo cáo tài chính.
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Việc thu, chi tiền phải phù hợp với quy định của pháp luật, tuân thủ quy chế tài chính của nhà nƣớc, tổ chức. [16.tr 261].
1.2.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với hoạt động thu, chi
KSNB sẽ thay đổi tùy thuộc từng nguồn thu và mục đích chi, tùy thuộc vào đặc điểm của từng tổ chức. Các thủ tục kiểm soát chung:
Nhân viên làm việc phải trung thực và có năng lực
Hệ thống KSNB không thể phát hiện, ngăn chặn hết sai phạm nếu nhân viên không trung thực và năng lực yếu kém.
ghi chép, bảo quản và thực hiện. Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ trong kiểm soát tiền cần thực hiện các nguyên tắc bất kiêm nhiệm sau:
Thủ quỹ không đƣợc kiêm nhiệm kế toán tiền; Việc bán hàng thu tiền trực tiếp, cần tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và kế toán. Cần tách biệt chức năng xét duyệt bán chịu, thu nợ, đối chiếu công nợ, theo dõi nợ phải thu đối với bán nợ và thu nợ.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Đối tƣợng bên trong: Phải có mật khẩu riêng cho mỗi nhân viên sử dụng phần mềm và chỉ đƣợc phép truy cập vào phần hành công việc của mình quản lý.
Đối tƣợng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu, các biện pháp kỹ thuật khác để họ không truy cập vào hệ thống thông tin của tổ chức.
Kiểm soát dữ liệu: Nhập liệu, sao lƣu kịp thời, để dự phòng mất mát, hƣ hỏng.
Kiểm soát quá trình nhập liệu: Kiểm tra để đảm bảo dữ liệu cần nhập nhƣ số chứng từ, ngày, tháng, năm, định khoản, số tiền… đều có đầy đủ thông tin. Đảm bảo tính chính xác việc nhập mã khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng, tỷ giá và số tiền.
Kiểm soát chứng từ sổ sách: Các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng… cần phải có số thứ tự, nội dung cần thiết. các nghiệp vụ về tiền phải đƣợc ghi nhận kịp thời, chính xác vào sổ sách kế toán và đối chiếu tồn quỹ hàng ngày.
Phân tích và rà soát
Xây dựng kế hoạch, lập báo cáo định kỳ về các khoản có biến động bất thƣờng nhƣ: Các khoản chi có số tiền lớn, các khoản chi có nội dung bất thƣờng.
với số dƣ Có của tài khoản Nợ phải trả cho nhà cung cấp. Bảo vệ tài sản
Tiền mặt, séc đƣợc cất giữ ở nơi an toàn. Hàng ngày, chỉ để tiền mặt tại quỹ một cách hợp lý, gửi tiền thừa vào ngân hàng.
Ghi chép, báo cáo đầy đủ thu, chi hàng ngày. So sánh bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng.
Kiểm kê quỹ vào cuối ngày và niêm phong quỹ. {16, tr281-284].
1.3. ĐẶC ĐIỂM THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.3.1. Đặc điểm nguồn thu
Đặc điểm chính của các nguồn thu trong đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm: Nguồn thu ngân sách nhà nƣớc cấp, nguồn thu sự nghiệp , nguồn thu từ hoạt động dịch vụ khác…Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc ban hành vào đầu năm, phân phối và sử dụng công khai các nguồn thu của đơn vị.
Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp:
Để kiểm soát nguồn kinh phí ngân sách Nhà nƣớc cấp tùy theo tính chất của từng khoản chi khác nhau, hồ sơ, chứng từ kèm theo thanh toán bao gồm:
- Chi lƣơng và các khoản phụ cấp lƣơng, phụ cấp ƣu đãi nghề, phụ cấp độc hại: Hồ sơ thanh toán gồm bảng đăng ký biên chế, quỹ lƣơng đƣợc cơ quan thẩm quyền phê duyệt vào đầu năm, phƣơng án chi trả tiền lƣơng, bảng thanh toán tiền lƣơng, danh sách trả lƣơng qua tài khoản.
- Đối với các khoản chi mua sắm vật tƣ, trang thiết bị: Hồ sơ thanh toán gồm lập kế hoạch mua sắm, hợp đồng mua bán, bảng báo giá, hồ sơ mời thầu, thông báo, chào hàng cạnh tranh các gói thầu, thẩm định thầu, quyết định phê duyệt lựa chọn nhà thầu…
- Các khoản chi thƣờng xuyên: Giấy đề nghị sữa chữa, bảng kê thanh toán, giấy đề nghị thanh toán có đầy đủ chữ ký.
Kiểm soát nguồn thu cấp từ Ngân sách Nhà nƣớc - Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi của đơn vị.
- Hằng quý đối chiếu dự toán với Kho bạc nhà nƣớc để rút kinh phí đúng theo tính chất nguồn kinh phí, nhóm mục chi, mục lục ngân sách nhà nƣớc theo quy định. Đồng thời có kế hoạch rút dự toán cho những quý tiếp theo trong năm.
Đối với nguồn thu dịch vụ
Hƣớng dẫn thực hiện thu và quản lý các khoản thu theo mức quy định của nhà nƣớc ban hành.
Các khoản thu khác nhƣ : nhà giữ xe, căng tin….
Nội dung kiểm soát thu: hạch toán đầy đủ, kịp thời các khoản thu trên, báo cáo và mở sổ theo dõi đầy đủ.
Kiểm soát nguồn thu sự nghiệp
- Kiểm tra của bộ phận kế toán thông qua việc kiểm tra bảng kê thu tiền. - Kiểm tra đối chiếu hóa đơn thu tiền và danh sách, bảng kê thu tiền. - Kiểm tra việc ghi chép vào tài khoản, mở sổ theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ. Kiểm kê chốt sổ quỹ.
- Kiểm tra số liệu cụ thể giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
1.3.2. Đặc điểm nguồn chi và kiểm soát nội bộ của đơn vị sự nghiệp có thu
Về chi ngân sách nhà nước trong các đơn vị sự nghiệp
* Khái niệm: Chi ngân sách nhà nƣớc là việc phân phối và sử dụng quỹ ngân sách nhà nƣớc nhằm đảm bảo thực hiện chức năng của nhà nƣớc theo những nguyên tắc nhất định.
Chi ngân sách nhà nƣớc là quá trình phân phối lại các nguồn tài chính đã đƣợc tập trung vào ngân sách nhà nƣớc và đƣa chúng đến mục đích sử dụng. Do đó, chi ngân sách nhà nƣớc là những việc cụ thể không chỉ dừng lại trên các định hƣớng mà phải phân bổ cho từng mục tiêu, từng
hoạt động và từng công việc thuộc chức năng của nhà nƣớc. * Vai trò.
Ngân sách nhà nƣớc là công cụ điều chỉnh vĩ mô nền kinh tế xã hội, định hƣớng phát triển sản xuất, điều tiết thị trƣờng, bình ổn giá cả, điều chỉnh đời sống xã hội.
Thông qua hoạt động chi Ngân sách, Nhà nƣớc sẽ cung cấp kinh phí đầu tƣ cho cơ sở kết cấu hạ tầng, hình thành các doanh nghiệp thuộc các ngành then chốt trên cơ sở đó tạo môi trƣờng và điều kiện thuận lợi cho sự ra đời và phát triển các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế (có thể thấy rõ nhất tầm quan trọng của điện lực, viễn thông, hàng không đến hoạt động kinh doanh của các Doanh nghiệp). Bên cạnh đó, việc cấp vốn hình thành các doanh nghiệp Nhà nƣớc là một trong những biện pháp căn bản để chống độc quyền và giữ cho thị trƣờng khỏi rơi vào tình trạng cạnh tranh không hoàn hảo. Và trong những điều kiện cụ thể, nguồn kinh phí trong ngân sách cũng có thể đƣợc sử dụng để hỗ trợ cho sự phát triển của các doanh nghiệp, đảm bảo tính ổn định về cơ cấu hoặc chuẩn bị cho việc chuyển sang cơ cấu mới hợp lý hơn. Thông qua hoạt động thu, bằng việc huy động nguồn tài chính thông qua thuế, ngân sách nhà nƣớc đảm bảo thực hiện vai trò định hƣớng đầu tƣ, kích thích hoặc hạn chế sản xuất kinh doanh
* Đặc điểm
Công tác chi trong các dơn vị sự nghiệp, đơn vị đăng ký mở tài khoản tại Kho bạc nhà nƣớc để nhận dự toán ngân sách nhà nƣớc cấp và chi qua hệ thống kho bạc nhà nƣớc. Riêng các khoản thu dịch vụ, đơn vị thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm có thể mở tài khoản tiển gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc để giao dịch, thanh toán.
Nội dung kiểm soát: Kiểm soát các khoản thu, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi thanh toán cá nhân, chi khác…
Thủ tục kiểm soát các khoản thu đƣa ra nhằm đạt đƣợc các mục tiêu quản lý nhƣ: thu đúng, thu đủ, thu kịp thời và có hiệu quả.
Kiểm soát nguồn thu từ NSNN cấp: Kiểm tra, kiểm soát các khoản thu của đơn vị. Đối chiếu dự toán để có kế hoạch rút dự toán đúng theo mục chi, đúng bản chất của nguồn kinh phí.
Kiểm soát nguồn thu sự nghiệp: Các khoản thu sự nghiệp đƣợc kiểm soát bằng các thủ tục kiểm soát trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ nhƣ: kiểm tra của bộ phận kế toán thông qua việc kiểm tra bảng kê thu tiền, kiểm tra đối chiếu giữa biên lai, hóa đơn thu và bảng kê thu tiền, kiểm tra việc ghi chép vào tài khoản, mở sổ theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ, kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Hàng quý và cuối năm sau khi đối chiếu, quyết toán, chênh lệch thu lớn hơn chi đƣợc phân phối: trích lập các quỹ theo định, chi trả thu nhập tăng thêm cho CBVC tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và văn bản hƣớng dẫn thực hiện Nghị định này.
- Kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi : Là kiểm soát tính hợp pháp các khoản thu, chi trong phạm vi tổng dự toán đƣợc phê duyệt. Các khoản thu, chi phải đúng theo luật ngân sách nhà nƣớc, các văn bản hƣớng dẫn và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Yêu cầu của công tác kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách nhà nƣớc trong đơn vị sự nghiệp phải đảm bảo thực hiện kịp thời trong quá trình thực thi nhiệm vụ quản lý của từng công chức, viên chức và đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan. Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ luôn đƣợc chấp hành theo quy định của các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nƣớc; phân biệt rõ ràng,
minh bạch những việc làm đúng và những việc làm sai, những sai phạm đều đƣợc làm rõ; tìm ra những nguyên nhân, quy trách nhiệm cụ thể đối với tổ chức, cá nhân mắc sai phạm. Trong quá trình thực hiện luôn đảm bảo tính khách quan từ khâu tổ chức thực hiện các nghiệp vụ đến khâu đƣa ra kết luận về kết quả kiểm tra, công tác kiểm soát nội bộ tài chính, kế toán luôn đảm bảo đƣợc tính liên tục, thƣờng xuyên, không gò ép, căng thẳng đối với công chức, viên chức trong đơn vị, Tổ chức cần phải tuyên truyền thƣờng xuyên để mọi ngƣời có trách nhiệm tham gia vào công tác kiểm soát công việc của mình. Những kết luận của việc KSNB đƣợc nêu rõ ràng, chính xác và chặt chẽ, kết luận đều có tài liệu chứng minh. Trong các đợt kiểm soát nội bộ, bộ phận đƣợc phân công kiểm tra sẽ lập biên bản, sau mỗi đợt bộ phận kiểm tra lập báo cáo kiểm tra, báo cáo sẽ nêu từng bƣớc của quá trình kiểm tra, nội dung các công việc kiểm tra, trong các báo cáo đều nêu ra đƣợc những tồn tại và kiến nghị sửa chữa, khắc phục.
* Kiểm soát thu, chi thường xuyên: Kiểm soát thu, chi thƣờng xuyên của ngân sách nhà nƣớc đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc quản lý theo dự toán: lập dự toán là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất của toàn bộ chu trình ngân sách, nó quyết định chất lƣợng phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính.
- Nguyên tắc hiệu quả: Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng hàng đầu trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi thƣờng xuyên nói riêng. Tính hiệu quả đòi hỏi các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc phải cung cấp hàng hóa và dịch vụ công cho xã hội với mức chi phí hợp lý nhất vì vậy các đơn vị phải sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm. Quán triệt nguyên tắc này đòi hỏi phải xây dựng các định mức tiêu chuẩn phù hợp với từng đối tƣợng, từng tính chất công việc và phù hợp với thực tế, hình thành các phƣơng thức cấp phát phù hợp với đặc thù của nhóm các
đơn vị thụ hƣởng ngân sách. Khi đánh giá hiệu quả cần xem xét một các toàn diện về các mặt: kinh tế, xã hội, môi trƣờng…
- Nguyên tắc chi trả trực tiếp qua KBNN: KBNN là cơ quan đƣợc Nhà nƣớc giao nhiệm vụ quản lý quỹ NSNN, do vậy có nhiệm vụ trực tiếp thanh toán mọi khoản chi ngân sách. KBNN có nhiệm vụ kiểm soát mọi khoản chi ngân sách và có quyền từ chối đối với các khoản chi sai chế độ và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Các khoản chi ngân sách phải đƣợc thanh toán trực tiếp đến các đối tƣợng thụ hƣởng, hạn chế tối đa thanh toán qua trung gian. Để thực hiện tốt nguyên tắc này yêu cầu các đơn vị dự toán phải mở tài khoản tại KBNN để thực hiện các giao dịch của mình, chịu sự kiểm tra của KBNN trong quá trình sử dụng kinh phí do ngân sách cấp phát, sử dụng nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, kể cả quá trình lập dự toán và quyết toán của đơn vị.
* Mục đích công tác kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách nhà nước:
Đánh giá tình hình triển khai, chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại