7. Kết cấu của đề tài
2.2.3.Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại Trung tâmY
tế huyện Vân Canh
* Phương pháp nghiên cứu
Phƣơng pháp nghiên cứu luận văn chủ yếu áp dụng phƣơng pháp tiếp cận là phƣơng pháp định tính nhằm để phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trung tâm Y tế huyện Vân Canh, tìm ra các nhân tố tác động tới vấn đề đang xem xét, đề xuất các giải pháp tăng cƣờng. Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu định tính của luận văn chủ yếu đƣợc sử dụng từ hai nguồn dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ hệ thống sổ sách kế toán trong đơn vị, các tạp chí, luận văn, luận án nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã đƣợc công bố, tác giả sẽ tập hợp các tài liệu này để đúc kết các vấn đề lý thuyết có liên quan đến kiểm soát nội bộ và sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Nguồn dữ liệu sơ cấp, dữ liệu đƣợc thu thập từ việc phân tích, tổng hợp kết quả thu đƣợc thông qua việc trao đổi, phỏng vấn. Nội dung các câu hỏi phỏng vấn, trao đổi sẽ tập trung vào các nhân tố ảnh hƣởng đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Những dữ liệu nhận đƣợc trong quá trình thảo luận, phỏng vấn bằng cách ghi chép sẽ đƣợc hệ thống lại theo những tiêu chí và nội dung phù hợp với mục đích nghiên cứu.
Phương pháp thu thập dữ liệu
Để thu thập dữ liệu sơ cấp cho mục đích nghiên cứu, tác giả thực hiện phƣơng pháp phỏng vấn, trao đổi với một số cán bộ lãnh đạo, trƣởng, phó các khoa phòng tại đơn vị. Đối tƣợng phỏng vấn bao gồm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trƣởng, trƣởng, phó các khoa phòng, CBVC và cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ. Hoạt động phỏng vấn sẽ đƣợc thực hiện theo hình thức trao đổi chuyên môn thông qua việc đặt câu hỏi.
Đối với các dữ liệu thứ cấp, tác giả tổng hợp và phân tích dựa trên những bài báo đƣợc công bố, luận văn, luận án đƣợc sử dụng trong phần
tổng quan tài liệu để rút trích những cơ sở lý thuyết có liên quan sử dụng trong nghiên cứu của mình.
Để phục vụ việc nghiên cứu, tác giả sử dụng Bảng câu hỏi để các cán bộ, công nhân viên hiện đang công tác tại Trung tâm Y tế huyện trả lời. Tổng số phiếu phát ra 100 phiếu, số phiếu thu về 80 phiếu, 20 phiếu còn lại vì một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên cán bộ công nhân viên không trả lời, do đó phiếu không hợp lệ, thời gian khảo sát một tháng. Tổng hợp phân tích 80 phiếu điều tra thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện bằng lệnh thống kê mô tả (Descriptive statistics) trong phần mềm SPSS phiên bản 18.0 cho kết quả nhƣ sau:
2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp
Bảng 2.4. Kết quả khảo sát yếu tố môi trƣờng kiểm soát
Mã câu hỏi
CÂU HỎI KỂT QUẢ
MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT Giá trị
trung bình Ý nghĩa
MT1 Trung tâmY tế nhận thức thế nào về tầm quan trọng của sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp ?
4,31-5,10 Rất tốt MT2 Trung tâmY tế có ban hành và áp dụng những
quy tắc về đạo đức nghề nghiệp và các chuẩn mực đạo đứckhông?
3.40 -4,50 Khá tốt MT3 Trung tâmY tế có triển khai các nội dung thực
hiện quy tắc ứng xử của cán bộ viên chức theo Quyết định số 29/2008/QĐ- BYT ngày 18/8/2008 của Bộ Y tế không ?
3,40-4,50 Khá tốt
MT4 Các quy tắc về đạo đức có đƣợc Trung tâmY tế phổ biến rộng rãi bằng văn bản hoặc qua các cuộc họp không ?
3,40-4.50 Khá tốt MT5 CBVC Trung tâm Y tế có hiểu rõ các vấn đề về
y đức, thực hiện tốt quy tắc ứng xử đối với CB ngành Y không?
4,20-5,10 Rất tốt
Khảo sát đánh giá về nội dung sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp cho ta kết quả ở mức khá tốt đến rất tốt. Có nghĩa Trung tâm Y tế huyện đã đề cao tầm quan trọng của sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp. Ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện đã nhận thức rất đúng đắn về tôn chỉ của ngành Y, trƣớc hết đạo đức nghề nghiệp phải đặt lên hàng đầu. thực hiện lời Bác Hồ dạy “Lương y như từ mẫu”, không vì lợi ích lợi nhuận, cái giá trị cao quý nhất mà Trung tâm Y tế huyện đem lại đó là việc chăm sóc, bảo vệ sức khỏe tốt cho nhân dân, đồng bào dân tộc thiểu số vùng sâu, vùng xa, đời sống nhân dân còn gặp rất nhiều khó khăn. Quán triệt tƣ tƣởng đó, Trung tâm Y tế huyện đã tạo rạ môi trƣờng làm việc rất nghiêm túc, các chuẩn mực giá trị đạo đức của ngành Y luôn đƣợc quan tâm, phổ biến, trau dồi giáo dục cho cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị.
Trong những năm gần đây, Trung tâm Y tế huyện Vân Canh luôn là đơn vị đạt nhiều thành tích xuất sắc hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và phong trào thi đua khen thƣởng, đƣợc Đảng, UBND tỉnh, Bộ Y tế tặng thƣởng nhiều bằng khen cho cá nhân, tập thể đơn vị. Tuy nhiên, qua tìm hiểu các năm trƣớc đây, một số ít cán bộ là các Bác sĩ của Trung tâm Y tế huyện chƣa thật sự an tâm công tác vì lý do kinh tế, huyện miền núi còn khó khăn, điều này cũng gây tâm lý ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động chung của Trung tâm Y tế huyện.
Tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ và mối quan hệ làm việc
Bảng 2.5. Kết quả khảo sát yếu tố môi trƣờng kiểm soát
Mã câu hỏi
CÂU HỎI KẾT QUẢ
MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT Giá trị
trung bình Ý nghĩa
MT6 Bộ máy tổ chức các Khoa/ Phòng của Trung tâm Y tế huyện hiện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ đƣợc giao không ?
2,62-3,50 Trung bình MT7 Tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm Y tế
huyện có đảm bảo đƣợc với hoạt động của Trung tâm Y tế huyện không ?
3,45-4,25 Khá tốt
MT8 Trung tâm Y tế huyện có phân định trách nhiệm và quyền hạn giữa các Khoa/ Phòng không ?
2,62-3,50 Trung bình MT9 Có sự phối hợp làm việc giữa các Khoa/Phòng
không?
3,45-4,25 Khá tốt Khảo sát đánh giá về nội dung tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ và mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận, cho ta kết quả giá trị trung bình từ 2,62 đến 4,25. Điều này thể hiện sự phân biệt trong từng tiêu chí đánh giá, tiêu chí MT6 và MT8 chƣa đƣợc đánh giá cao (trung bình), hai tiêu chí còn lại đƣợc đánh giá (khá tốt). Hiện tại một số Khoa/phòng còn thiếu Bác sĩ đang cần nhu cầu bổ sung, nhƣng một số khác thì chƣa sắp xếp đƣợc hết công việc, còn đang điều chỉnh. Một số Khoa /phòng đang chuẩn bị sáp nhập vào để phù hợp với chức năng nhiệm vụ mới nhƣng chƣa đƣợc đáp ứng, dự kiến kế hoạch trong năm tới sẽ sáp nhập phòng Điều dƣỡng vào phòng Kế hoạch tổng hợp theo chỉ đạo của Sở Y tế thành phòng Kế hoạch nghiệp vụ điều dƣỡng. Tất cả các điều này lý giải cho câu hỏi MT6 “Bộ máy tổ chức các Khoa/Phòng của Trung tâm Y tế huyện đã phù hợp với
chức năng nhiệm vụ được giao không” chƣa nhận đƣợc sự đồng tình cao. Công tác kể toán của Trung tâm Y tế đƣợc thực hiện trên 02 hệ thống phần mềm: Phần mềm kế toán MISA.NET thực hiện hạch toán và quản lý toàn bộ dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính; Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện (Viettel-His), quản lý thu tiền viện phí tại Phòng khám chuyên khoa của Trung tâm Y tế huyện. Để tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nhân viên phòng tài chính kế toán ngoài nhiệm vụ chính đã đƣợc phân công nhƣ: kế toán thanh toán, kế toán vật tƣ, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, kế toán dịch vụ. kế toán thu ngân ...còn kiêm nhiệm hoặc phối hợp thực hiện để đảm bảo quán xuyến đƣợc toàn bộ hoạt động tài chính của Trung tâm Y tế huyện.
Tuy nhiên ở tiêu chí MT7 “Tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm Y tế huyện có đảm bảo được với hoạt động của Trung tâm Y tế huyện không?" đƣợc đánh giá ở mức khá tốt, điều này cũng đặt ra cho Ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện luôn rà soát lại vấn đề tổ chức bộ máy kế toán về việc giao một ngƣời kiêm nhiệm quá nhiều việc dẫn đến các tiêu cực nếu không đƣợc quản lý giám sát tốt.
Đối với tiêu chí MT8 “Trung tâm Y tế huyện có phân định trách nhiệm và quyền hạn giữa các Khoa/Phòng không? " đƣợc đánh giá trung bình. Trung tâm Y tế huyện cũng cần xem xét lại vấn đề này. Công tác phối hợp giữa các phòng ban đã đƣợc Trung tâm Y tế huyện quy định cụ thể trong Quy chế làm việc đƣợc ban hành cụ thể từng năm. Trên thực tế tìm hiểu, các bộ phận chuyên môn của Trung tâm Y tề huyện phối hợp với nhau rất tốt trong công tác cũng nhƣ công tác khám bệnh, chữa bệnh.
Xây dựng Quy trình, Quy chuẩn hoạt động chuyên môn
Bảng 2.6. Kết quả khảo sát yếu tố môi trƣờng kiểm soát
Mã câu hỏi
CÂU HỎI KẾT QUẢ
MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT Giá trị
trung bình Ý nghĩa MT10 Trung tâm Y tế huyện có xây dựng các Quy
trình, Quy chuẩn hoạt động chuyên môn ở Khoa/Phòng không ?
4,25 - 5,00 Rất tốt
MT11 Các quy trình, quy chuẩn có đáp ứng công tác chuyên môn nghiệp vụ của từng bộ phận không?
3,42- 4,25 Khá tốt
Khảo sát đánh giá về việc xây dựng ban hành các Quy trình, Quy chuẩn hoạt động chuyên môn tiêu chí (MT10-MT11), cho kết quả khá tốt và rất tốt. Trung tâm Y tế huyện Vân Canh luôn chú trọng việc chăm sóc bảo vệ sức khỏe cho nhân dân. Với phƣơng châm “Sự hài lòng của ngƣời bệnh là niềm vui, hạnh phúc là tiền đề tạo nên uy tín, sự phát triển của Trung tâm Y tế Vân Canh”. Trong những năm qua Trung tâm đã nỗ lực thay đổi phong cách, thái độ phục vụ, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lƣợng khám chữa bệnh, nhằm hƣớng tới sự hài lòng của ngƣời bệnh…
Do vậy, có rất nhiều quy trình, quy chuẩn liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ đƣợc ban hành. Nhìn chung, các Quy trình, Quy chuẩn thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đƣợc ban hành rất cụ thể. Điều này nhận đƣợc sự đánh giá ở khung (rất tốt) theo tiêu chí MT10 “Trung tâm Y tế huyện có xây dựng các Quy trình, Quy chuẩn hoạt động chuyên môn ở Khoa/Phòng
không?”, qua tìm hiểu ở 03 phòng chức năng (Phòng kế hoạch tổng hợp; Phòng tài chính kế toán; Phòng tổ chức hành chính) một số quy trình đang đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Quy trình lập dự toán ngân sách
Do Kế toán trƣởng thực hiện vào cuối quý 3 của năm trƣớc, nội dung xây dựng Dự toán theo hƣớng dẫn của luật Ngân sách, các hƣớng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính và chức năng nhiệm vụ đƣợc Sở Y tế giao. Đây là một công việc rất quan trọng, vì là ngân sách hoạt động cho cả một năm của đơn vị.
Tuy nhiên, việc lập dự toán ngân sách hàng năm giao toàn bộ cho Kế toán trƣởng, thiếu sự tham gia ý kiến của các bộ phận chuyên môn khác là chƣa đảm bảo tính khả thi, tính khách quan nguy cơ rủi ro thuyết minh dự toán không đƣợc chặt chẽ nếu đồng chí Kế toán trƣởng thiếu kinh nghiệm và không am hiểu công việc chuyên môn của đơn vị. Điều này có thể dẫn tới không bảo vệ đƣợc dự toán nhƣ mong muốn khi có ý kiến phản biện trong Hội đồng'xét duyệt dự toán của Sở Y tế.
Quy trình phê duyệt kế hoạch hoạt động đầu năm
Phòng Kế hoạch tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp các đề xuất dự trù của các Khoa/Phòng báo cáo Hội đồng duyệt danh mục hoạt động (bao gồm toàn bộ các nội dung hoạt động đƣợc triển khai trong năm của từng Khoa/Phòng). Phòng Tài chính kế toán đề xuất hạn mức kinh phí cho từng nội dung hoạt động theo Dự toán ngân sách nhà nƣớc, phòng tổ chức Hành chính tổng hợp danh mục trang thiết bị dự trù, báo giá, đề xuất ý kiến lựa chọn thiết bị vật tƣ cần mua sắm phù hợp.
Nhìn chung, quy trình phê duyệt kế hoạch hoạt động đầu năm đƣợc Trung tâm Y tế huyện thực hiện chặt chẽ và đều đƣợc thông qua ý kiến Hội đồng trƣớc khi Giám đốc quyết định phê duyệt.
Quy trình lập kế hoạch phân bổ kinh phí: Phòng tài chính kế hoạch lập kế hoạch phân bổ kinh phí cho từng nội dung. Trƣớc hết, ƣu tiên dành kinh phí chi trả lƣơng và các khoản chi thƣờng xuyên để duy trì hoạt động bộ máy nhƣ tiền điện, nƣớc, xăng dầu, văn phòng phẩm... Sau đó, căn cứ kế hoạch hoạt động đã đƣợc Hội đồng phê duyệt, phòng TCKT tổng hợp toàn bộ các hoạt động, lập dự toán chi tiết từng hoạt động theo các định mức chi quy định, chuyển dự toán chi tiết đã lập về phòng KHTH đối chiếu, trình Giám đốc phê duyệt.
Dự toán chi NSNN đƣợc Trung tâm Y tế huyện lập rất chi tiết và cụ thể cho từng nguồn kinh phí, đến từng khoản mục của Mục lục ngân sách nhà nƣớc, điều này tạo điều kiện cho việc theo dõi thực hiện dự toán, kiểm soát chi chặt chẽ, có thể đối chiếu, báo cáo nhanh bất cứ khi nào để phục vụ công tác quản lý. Tuy nhiên, qua tìm hiểu Trung tâm Y tế cũng phát sinh nhiều hoạt động ngoài kế hoạch đòi hỏi phải có kinh phí thực hiện (mua sắm. sửa chữa hƣ hỏng đột xuất, công tác chống dịch đột xuất...). Vì vậy, Trung tâm Y tế cũng cần tính toán khoản kinh phí dự phòng để tránh phải điều chỉnh kế hoạch hoặc cắt giảm các hoạt động đã có trong kế hoạch.
Quy trình xét duyệt mua sắm, sửa chữa
Căn cứ vào nhu cầu đề xuất của các bộ phận (đã có ý kiến của các phòng chức năng và Giám đốc phê duyệt), phòng Tổ chức hành chính tiến hành các thủ tục mua sắm theo quy định. Đối với các vật tƣ, tài sản nhỏ lẻ để phục vụ thƣờng xuyên, mua trực tiếp trên cơ sở xét duyệt các báo giá của nhà cung cấp. Đối với mua sắm, sửa chữa lớn các tài sản, Thuốc, vật tƣ, hóa chất ...các phòng chức năng tiến hành phối hợp để làm các thủ tục đấu thầu trình Sở Y tế phê duyệt trƣớc khi thực hiện theo quy định của nhà nƣớc.
Quy trình mua sắm, tiếp nhận tài sản
Tài sản sau khi mua sắm đƣợc Phòng Tổ chức hành chính tiếp nhận, kiểm tra bàn giao cho ngƣời sử dụng; Đối với vật tƣ, thuốc, hóa chất đƣợc Khoa dƣợc tiếp nhận kiểm tra làm thủ tục nhập kho. Phòng tài chính kế toán phối hơp đối chiếu kiểm tra trong quá trình nhận, bàn giao. Nhìn chung, quy trình mua sắm, sửa chữa tiếp nhận tài sản của Trung tâm Y tế huyện đƣợc thực hiện đúng nhu cầu của bộ phận sử dụng, chứng từ mua sắm đƣợc luân chuyển, phê duyệt thông qua các bộ phận chức năng (Kế hoạch, Tài chính, Hành chính, Lãnh đạo), thủ tục mua sắm tuân thủ theo các quy định của nhà nƣớc.
Tuy nhiên, vẫn còn một số trƣờng hợp mua sắm chƣa đáp ứng kịp thời vì chậm trễ ở khâu thủ tục xét duyệt còn rƣờm rà, nhất là các mua sắm phải thực hiện thông qua đấu thầu.
Quy trình thu ngân, nộp quỹ, thanh toán Kho bạc
Trung tâm Y tế huyện có một Thủ quỹ thuộc Phòng TCKT, tiếp nhận tất cả các khoản thu, chi từ các hoạt động của Trung tâm Y tế. Báo cáo thu kèm theo số tiền thu đƣợc từ các nhân viên thu tiền ở các bộ phận chuyển về cho Thủ quỹ cất giữ vào két sau khi kiểm đếm và ký xác nhận ngƣời nộp, giao nhận. Bộ chứng từ thu đƣợc Thủ quỷ trình qua Kế toán trƣởng kiểm tra đối chiếu và Giám đốc phê duyệt để ghi vào hệ thống sổ kế toán.
Quy trình khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản cuối năm
Kết thúc năm ngân sách, toàn bộ nghiệp vụ kế toán trong năm đƣợc