7. Kết cấu của đề tài
3.2.2.Giải pháp hoàn thiện KSNB các khoản thu, chi tại Trung tâmY tế
tế huyện Vân Canh
3.2.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Cập nhật kiến thức hiện đại về môi trường kiểm soát trong hoạt động KSNB cho các cán bộ lãnh đạo quản lỷ của Trung tâm Y tế huyện:
Xét về tổng quan, môi trƣờng kiểm soát của Trung tâm Y tế huyện khá đầy đủ các yếu tố để đảm bảo cho môi trƣờng hoạt động của Trung tâm Y tế huyện hiệu quả. Tuy nhiên, Lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện cần phải tìm hiểu sâu hơn lý thuyết hệ thống KSNB của INTOSAI, các yếu tố nào có ảnh hƣởng đến hoạt động gì, ảnh hƣởng nhƣ thế nào trong vấn đề KSNB của đơn vị, từ đó sắp xếp lại các thứ tự ƣu tiên các các yếu tố trong môi trƣờng kiểm soát, để cân nhắc điều chỉnh sửa đối, bổ sung cho phù hợp với mục đích quản lý của đơn vị mình.
Thường xuyên trau dồi, đào tạo nâng cao giá trị đạo đức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBVC và nâng cao chất lượng phục vụ y tế:
Trung tâm Y tế huyện là đơn vị sự nghiệp Y tế, do vậy yếu tố đạo đức nghề nghiệp phải đặt lên hàng đầu, không vì lợi nhuận mà quên đi giá trị đạo đức. Tuy nhiên, để tồn tại và phát triển, thì vấn đề gắn kết giữa phục vụ và dịch vụ là điều cần phải làm, điều này cũng hoàn toàn phù hợp với chủ trƣơng của Chính phủ là khuyến khích công tác xã hội hóa về Y tế, có nghĩa là phải làm sao để đáp ứng đƣợc mọi đối tƣợng khám chữa bệnh, giàu cũng nhƣ nghèo không phân biệt đối xử. Ngƣời làm công tác Y tế phải có đạo đức tốt, có trình độ chuỵên môn phù hợp với nhiệm vụ của mình để có thể phục vụ tốt nhất cho ngƣời bệnh.
Tăng cƣờng và phát huy truyền thống đoàn kết trong từng bộ phận và toàn đơn vị đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chính trị của toàn ngành. Nghiêm túc thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở tại đơn vị, đề cao trách nhiệm giải quyết công việc của từng cán bộ viên chức trong các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ.
Xây dựng một chuẩn mực đạo đức, ứng xử phù hợp với quy tắc đạo đức và ứng xử đối với ngƣời cán bộ Y tế. Điều đó giúp tránh tình trạng tha hóa về mặt đạo đức. Đồng thời cũng giúp cho hình ảnh về ngƣời cán bộ Y tế trong mắt ngƣời dân luôn là một hình ảnh đẹp, khi họ đƣợc làm việc với một đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp có chuyên môn.
Tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị 05-CT/TW ngày ngày 15/5/2016 của Bộ Chính trị, Chỉ thị số 15–CT/BTV ngày 27/6/2016 của Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy Bình Định về “Đẩy mạnh việc học tập và làm theo tƣ tƣởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh”; đẩy mạnh cuộc vận động xây dựng ngƣời cán bộ công chức: trung thành, sáng tạo, tận tụy, gƣơng mẫu trong toàn hệ thống. Xây dựng các Đoàn thể trong sạch vững mạnh.
công tác, hết lòng với công tác khám chữa bệnh, gây dựng uy tín cho Trung tâm Y tế huyện ngày càng cao. Hiệu quả sẽ dẫn tới số lƣợng bệnh nhân đến dịch vụ khám chữa bệnh của đơn vị ngày càng đông, hoạt động dịch vụ y tế của Trung tâm Y tế huyện phục vụ đƣợc nhiều đối tƣợng bệnh nhân, đồng thời với công tác quản lý tốt sẽ đem lại hiệu quả tăng thu tiết kiệm chi, tạo nguồn thu nhập chính đáng cho CBVC và có điều kiện kinh phí để tái đầu tƣ nâng cấp phát triển trang thiết bị ngày một hiện đại hơn cho Trung tâm Y tế huyện.
Xây dựng quy chế tuyển dụng chặt chẽ, thông qua phỏng vấn, thi tuyển: Trung tâm Y tế huyện cần xây dựng Qui chế tuyển dụng, quản lý, đào tạo nhằm mục đích nâng cao nhận thức của CBVC trong công tác kiểm soát thu, chi. Cán bộ Trung tâm Y tế huyện phải thƣờng xuyên cập nhật sự thay đổi về chính sách tài chính trong giai đoạn hiện nay để tăng cƣờng khả năng kiểm tra, kiểm soát các khoản thu và chi.
Các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động nếu không đƣợc truyền đạt kịp thời sẽ dẫn đến việc rủi ro không đƣợc nhận diện. Vì vậy cần xây dựng một cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động. Đảm bảo kiểm soát, quản lý các nội dung chi ngân sách có hiệu quả.
Đối với cán bộ làm công tác kế toán cần có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, bố trí sử dụng, luân chuyển hợp lý, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát đƣợc hữu hiệu. Trong tuyển dụng, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ là hai tiêu chí đầu tiên Trung tâm Y tế huyện phải quan tâm trong việc tuyển chọn CBVC để đảm bảo lựa chọn đƣợc ngƣời tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ của ngành Y.
Thực hiện nghiêm túc hơn trong công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật: Các nội dung về công tác thi đua khen thƣởng đã đƣợc Trung tâm Y tế huyện quy định rất cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Y tế huyện. Để đảm bảo tính kỷ cƣơng trong hoạt động, Trung tâm Y tế huyện nên thực hiện đúng theo những quy định đã ban hành để tạo ra nề nếp làm việc tốt hơn cho CBVC ví dụ: nhƣ đi làm muộn về sớm sẽ bị trừ điểm thi đua xét ABC….Dựa trên cơ sở tổ chức quán triệt và thực hiện nghiêm chỉ thị 26/CT-TTg ngày 5/9/2016 của Thủ tƣớng chính phủ về tăng cƣờng kỷ luật kỷ cƣơng trong các cơ quan hành chính các cấp. Tăng cƣờng công tác giáo dục ý thức trách nhiệm, quản lý cán bộ trong tình hình mới; Quản lý và sử dụng biên chế hợp lý đối với từng phòng và từng đơn vị trực thuộc. Thực hiện tốt chế độ chính sách đối với cán bộ công chức, viên chức, chú trọng công tác nâng lƣơng thƣờng xuyên và trƣớc hạn theo quy định.
Lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện thường xuyên trực tiếp kiểm tra, kiểm soát hoạt động ở các bộ phận chức năng: Ngoài thu nhận thông tin từ các báo cáo thƣờng xuyên, định kỳ của các Khoa/ Phòng, Ban lãnh cần thƣờng xuyên giám sát kiểm tra chỉ đạo trực tiếp hoạt động, đặc biệt là các hoạt động liên quan tới thu, chi của đơn vị, tìm hiểu giải quyết ngay những việc tồn đọng hoặc đƣợc phản ánh.
3.2.2.2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro
Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng một chương trình hành động cụ thể về các rủi ro: Các Khoa/ Phòng phải tham mƣu, báo cáo cho Ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện những rủi ro có thể nhận dạng ở các phần hành, nhiệm vụ khoa/phòng mình đƣợc phân công, quản lý. Cụ thể, xây dựng các tiêu chuẩn định lƣợng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu chuyên môn, ví dụ: Đối với công tác phòng chống dịch bệnh của
Trung tâm Y tế huyện, hiện đã có bộ phận khoa kiểm soát bệnh tật đƣa ra một số dự báo quy luật diễn biến dịch bệnh sốt xuất huyết tăng giảm theo mùa trong năm và theo quy luật diễn biến của thời tiết hàng năm, để có cơ sở để lập kế hoạch dự toán kinh phí phù hợp cho quy mô từng đợt chống dịch (nguồn kinh phí dự trữ chống dịch vào các thời điểm hoặc năm có dự báo chống dịch cao), điều này có thể tránh đƣợc rủi ro mất chủ động về kinh phí cho hoạt động phòng chống dịch đột xuất, đảm bảo các mục tiêu đã hoạch định ban đầu đƣợc thực hiện tốt.
Để nhận diện đƣợc rủi ro là một vấn đề hết sức khó khăn nhƣng khi rủi ro đã đƣợc phát hiện mà không truyền đạt đến các bộ phận chuyên môn thì việc phát hiện đó cũng không mang lại đƣợc hiệu quả gì thực tế. Do đó, khi có một vấn đề rủi ro đƣợc phát hiện, cần phải nhanh chóng truyền đạt đến các phòng chuyên môn một cách rộng rãi bằng hệ thống văn bản giấy hoặc email nội bộ và đảm bảo các thông tin này đƣợc truyền đạt một cách chính xác để có hƣớng giải quyết thiết thực nhất đối phó với rủi ro. Tăng cƣờng các biện pháp kiểm tra, giám sát nhằm phát hiện kịp thời những sai sót và cảnh báo các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn; xử lý nghiêm những đơn vị và cá nhân không chấp hành nghiêm túc chế độ, quy trình nghiệp vụ; nội quy, quy chế cơ quan.
Thành lập ban chuyên phân tích đánh giá rủi ro: Thành phần của Ban phải có đại diện Tài chính, Kế hoạch, Tổ chức. Ban này có trách nhiệm tổng hợp, phân tích, đánh giá nhận định các rủi ro đƣợc nhận dạng từ toàn bộ hoạt động của đơn vị. Tham gia ý kiến trong xây dựng các Đề án, Kế hoạch hoạt động... để đảm bảo yếu tố rủi ro đã đƣợc cân nhắc, lƣờng trƣớc trong toàn bộ kế hoạch hoạt động trƣớc khi ban hành, triển khai.
Có phương án chủ động đối phó với các rủi ro đã được nhận dạng: Ban lãnh đạo phải có phƣơng án chủ động đối phó từng rủi ro đã
đƣợc nhận dạng, xác định rõ trƣờng hợp nào là cần tránh, trƣờng hợp nào là chấp nhận, chấp nhận ở mức độ nào. Rủi ro đƣợc nhận diện cần truyền đạt, phổ biến thƣờng xuyên đến từng Khoa/Phòng để các bộ phận này cùng nắm bắt và phối hợp thực hiện đồng bộ.
Xác định cụ thể mục tiêu ngắn hạn, dài hạn phù hợp: Trong mọi hoạt động mục tiêu luôn đƣợc đặt ra và chiến lƣợc luôn đƣợc hoạch định để đạt đƣợc mục tiêu, vấn đề rủi ro ở đây có thể là chiến lƣợc không phù hợp mục tiêu, dẫn đến kết quả không nhƣ mong muốn. Nhƣ vậy, Trung tâm Y tế huyện cần xác định mục tiêu ngắn hạn theo từng bƣớc thực hiện để có thể đánh giá kết quả. điều chỉnh kịp thời, đảm bảo kế hoạch thực hiện khả thi.
3.2.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Lập bảng phân công việc cụ thể từng thành viên, tổ chức trong hệ thống quản lý: Mỗi cá nhân không đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn. Trách nhiệm phải đƣợc giao một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ.
Thực hiện luân chuyển cán bộ ở một sổ vị trí nhạy cảm: Để tránh việc gây ra các tác động xấu trong công việc, thứ nhất tránh cảm giác nhàm chán đối với công việc do phải làm việc quá lâu tại một vị trí hoặc một phòng ban. Thứ hai, việc luân chuyển cũng tránh đƣợc rủi ro trong công tác kiểm soát chi NSNN. Đây là một rủi ro hết sức nghiêm trọng mà chúng ta có thể sẽ hạn chế đƣợc tối đa mà không cần mất nhiều chi phí và thứ ba, việc luân chuyển nhƣ vậy cũng giúp CBVC có dịp trau dồi và trang bị thêm kiến thức chuyên môn để có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong cùng cơ quan.
Cần phân chia trách nhiệm trong hoạt động quản lý rõ ràng: Các phòng chức năng của Trung tâm Y tế huyện phải phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân bộ phận quản lý từng mảng nghiệp vụ và chịu trách nhiệm với nhiệm vụ đƣợc phân công. Khi đó, cần phải nhận biết đƣợc rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác nhƣ sự luân chuyển nhân viên. Việc phân công đúng ngƣời, đúng việc vừa giúp phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân thực hiện tốt công việc một cách nhanh chóng, có ý thức trách nhiệm đối với việc mình làm, đồng thời sẽ đánh giá đúng đƣợc năng lực của mỗi ngƣời, từ đó có biện pháp khen thƣởng đối với cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý kỷ luật đối với những cá nhân sai phạm.
Tranh thủ sự chỉ đạo, lãnh đạo của cấp uỷ và chính quyền địa phƣơng để thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ chính trị, chuyên môn đƣợc giao. Đơn vị phải hết sức quan tâm, chỉ đạo sát sao toàn diện các lĩnh vực hoạt động và nghiệp vụ chuyên môn của từng bộ phận; tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, khoa học, hợp lý, phù hợp với năng lực, sở trƣờng của CBVC; thƣờng xuyên, định kỳ rà soát, đánh giá, kiểm tra, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và chất lƣợng đề ra.
Tăng cƣờng và phát huy truyền thống đoàn kết trong từng bộ phận và toàn đơn vị đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chính trị của ngành. Nghiêm túc trong tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở tại đơn vị, đề cao trách nhiệm giải quyết công việc của từng CBVC tại các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ.
Rà soát, điều chỉnh lại một số bước trong các chu trình kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát trong quy trình lập Dự toán ngân sách; Dự toán ngân sách đƣợc Kế toán trƣởng lập nên thông qua Hội đồng của Trung tâm Y tế
huyện trƣớc khi trình ký Giám đốc để đảm bảo tính công khai, minh bạch, đồng thời những ý kiến đóng góp của các thành viên trong hội đồng sẽ góp phần làm tăng tính thuyết phục trong phần thuyết minh dự toán.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội hộ các khoản thu : Thực hiện tốt công tác kiểm soát các khoản thu, đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời các nguồn thu phát sinh theo quy định của Nhà nƣớc, hạn chế tình trạng thất thu, khắc phục việc gian lận, gây thất thu góp phần bổ sung nguồn kinh phí cho các hoạt động sự nghiệp y tế.
- Đối với nguồn thu từ NSNN: Tiến hành kiếm tra, kiểm soát mọi hoạt động chi của đơn vị, đối chiếu dự toán để có kế hoạch rút dự toán đúng theo mục chi, đúng bản chất của nguồn kinh phí. Từ đó đƣa ra nhận xét về việc chấp hành dự toán NSNN nhƣ: thu đúng định mức hay không, thu thiếu hay vƣợt so với dự toán...
- Nguồn thu phí, lệ phí: Thực hiện đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, đúng chế độ trong việc sử dụng biên lai, chứng từ thu nhằm kiểm soát toàn diện các nguồn thu, số thu. Khi thu tiền phải xuất ngay biên lai thu cho ngƣời nộp. Tách rời việc ghi biên lai và thu tiền, thủ quỹ thu tiền sau đó viết số cho kế toán ghi biên lai. Thủ quỹ phải thƣờng xuyên cập nhật, tổng hợp và kết sổ số dƣ tiền mặt hàng ngày, thu đến đâu kiểm kê nhập quỹ đến đó, những khoản thu nộp vào kho bạc nhà nƣớc thì phải làm thủ tục nộp kịp thời, không có số dƣ tiền mặt lớn tại đơn vị. Kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ kế toán vào cuối tháng phải đƣợc thực hiện nghiêm túc.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ các khoản chi
- Hoàn thiện kiểm soát chi mua thuốc, hóa chất vật tƣ.
- Kiểm soát giấy dự trù mua hàng phải đúng thực tế, phải đƣợc phê duyệt và đánh số để kiểm tra, kiểm soát.
các sổ có liên quan khi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập kho đã đƣợc phê chuẩn. Nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phải đƣợc ghi sổ đầy đủ bằng việc đánh số liên tục các giấy đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho và kiểm tra tính liên tục, của báo cáo nhận hàng, nhật ký mua hàng, các chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ và chặt chẽ.
- Giai đoạn thanh toán phải đảm bảo ngƣời ký duyệt đúng thẩm quyền.
- Hàng hóa mua về phải làm thủ tục nhập kho và đƣợc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận chức năng. Khi có nhu cầu sử dụng lập phiếu