7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3.1. Thực trạng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phƣơng pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian.
Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xây dựng và sử dụng tại các xã trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục về tình hình thu - chi ngân sách xã, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích. Về cơ bản các xã trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn đã vận dụng tƣơng đối chuẩn xác hệ thống tài khoản theo chế độ hiện hành
Quá trình thu thập tài liệu tại các xã thực tế cho thấy, các xã trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ số 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính Hƣớng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã để xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng cho đơn vị mình.
Tại các đơn vị này, hệ thống tài khoản đƣợc xây dựng dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị và phần lớn đáp ứng đƣợc các nghiệp vụ phát sinh. Nội dung và phƣơng pháp kế toán của từng tài khoản đƣợc thực hiện theo quy định của chế độ và đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Các xã đã chủ động nghiên cứu và vận dụng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý.
Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân, tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân, tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân.
Các xã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định để lập danh mục tài khoản cấp I, cấp II áp dụng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của xã. Các xã có thể mở thêm tài khoản cấp III. Trƣờng hợp mở thêm tài khoản cấp I, cấp II phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính tổng hợp gửi Bộ Tài chính xem xét chấp thuận trƣớc khi thực hiện.
59
Cụ thể nhƣ sau:
-Tài khoản 111 - tiền mặt
Tài khoản 1111 - tiền mặt (Nguồn ngân sách xã) Tài khoản 1112 - tiền mặt (Quỹ công chuyên dụng)
Tài khoản 1113 - tiền mặt (Nguồn kinh phí chƣơng trình mục tiêu) Tài khoản 1121 - tiền gửi kho bạc
Tài khoản 11211 - tiền gửi kho bạc (Nguồn ngân sách xã) Tài khoản 1121 - hay tiền gửi kho bạc (Quỹ công chuyên dụng)
Tài khoản 11213 - tiền gửi kho bạc (Nguồn kinh phí chƣơng trình mục tiêu) Riêng tài khoản 1113 - Tiền mặt (nguồn kinh phí chƣơng trình mục tiêu) và tài khoản 11213- Tiền gửi kho bạc (nguồn kinh phí chƣơng trình mục tiêu) chỉ đƣợc mở ở các xã đƣợc hƣởng kinh phí chƣơng trình mục tiêu của Chính phủ nhƣ: chƣơng trình vốn bãi ngang dành cho các xã ven biển: Hoài Hải, chƣơng trình vốn 135 dành cho các xã miền núi nhƣ Hoài Sơn.
Theo đó, các tài khoản 714- Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc, tài khoản 719 - Thu ngân sách xã chƣa qua Kho bạc, tài khoản 814- Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc, tài khoản 819- Chi ngân sách xã chƣa qua Kho bạc cũng đƣợc tổ chức lập tài khoản cấp 3 tƣơng ứng với các nguồn kinh phí: ngân sách xã, quỹ công chuyên dụng và nguồn kinh phí chƣơng trình mục tiêu.
Tài khoản 334 - Phải trả cán bộ, công chức
Tài khoản 3341- Phải trả cán bộ, công chức thuộc UBND xã Tài khoản 3342 - Phải trả cán bộ, công chức thuộc Đảng ủy xã
Tài khoản 3342 - Phải trả cán bộ, công chức thuộc các Hội Đoàn thể xã Cách phân loại này giúp đơn vị có số liệu chính xác về từng khoản mục cụ thể, từ đó có kế hoạch quản lý và sử dụng kinh phí một cách hợp lý.
Đánh giá chung trong quá trình nghiên cứu việc tổ chức hệ thống tài khoảntại các xã, phƣờng trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn vẫn cònmột số tồn tại hạn chế nhƣ sau:
60
Các khoản phải nộp theo lƣơng để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN với cơ quan Bảo hiểm xã hội và Công đoàn. Các đơn vị khi thanh toán các khoản trên đều kế toán trực tiếp qua tài khoản 814. Điều này làm cho công tác quản lý tài chính ở đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu với cơ quan Bảo hiểm xã hội theo định kỳ cuối tháng xem đơn vị đã nộp đủ tiền hay chƣa, số phải nộp của đơn vị là bao nhiêu về các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Cụ thể không hạch toán tài khoản 332:
Các khoản trích nộp do ngƣời sử dụng lao động đóng sẽ đƣợc hạch toán Nợ TK 814 – Chi NS xã hạch toán vào NS
Có TK 1121 – Tiền gửi NS tại kho bạc
Các khoản trích nộp do ngƣời lao động đóng sẽ đƣợc hạch toán Nợ TK 814 – Chi NS xã hạch toán vào NS
Có TK 3341 – Phải trả cán bộ, công chức Nợ TK 3341 – Phải trả cán bộ, công chức Có TK 1121 – Tiền gửi NS tại kho bạc
Có một số xã không theo dõi công nợ phải trả vào cuối niên độ kế toán mà chỉ kế toán vào tài khoản chi phí (Tài khoản 814) đúng số tiền đã trả. Số tiền còn nợ không đƣợc theo dõi trên tài khoản phải trả vào cuối niên độ. Qua năm sau, khi nào có nguồn kinh phí để trả các khoản nợ này thì kế toán tiếp tục kế toán vào tài khoản theo dõi chi phí. Điều này phản ánh không đúng chi phí phát sinh trong kỳ và không theo dõi đƣợc các khoản phải trả tại các đơn vị. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc lập dự toán hàng năm của đơn vị bị thiếu vì công nợ không đƣợc theo dõi, không thể hiện trên sổ sách kế toán, nên đơn vị chỉ quan tâm đến các nhiệm vụ chi mới mà quên đi nhiệm vụ chi chƣa hoàn thành trong năm trƣớc.
2.2.3.2.Thực trạng hệ thống sổ sách kế toán
61
dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [12]. Vì vậy để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách hợp lý, khoa học thì các đơn vị sự nghiệp nhất thiết phải tuân thủ chế độ sổ kế toán hiện hành (Phụ lục 03).
Hiện nay,hệ thống sổ sách kế toán ngân sách xã đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ 70/2019/TT-BTC và các xã trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn đã sử dụng chƣơng trình kế toán máy nên phần lớn các loại sổ sách đều đƣợc thực hiện hoàn toàn tự động thông qua phần mềm kế toán Misa Mimosa (17/17) xã, phƣờng sử dụng. Kế toán chỉ cần nhập số liệu chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, phần mềm sẽ tự kết xuất vào các số và báo cáo có liên quan. Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin nên khối lƣợng công việc của bộ phận kế toán đƣợc giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sót đƣợc tiến hành rất đơn giản. Khi cần thông tin có thể in sổ sách bất cứ lúc nào nên rất thuận tiện.
Việc thực hiện ghi sổ kế toán trên máy tính thể hiện thống nhất qua sơ đồ Hình 1.5 (Trang 29).
Sau khi phân loại chứng từ đã đƣợc kiểm tra, kế toán nhập dữ liệu vào máy, phần mềm tự động ghi sổ cái tài khoản và số chi tiết tài khoản. Từ cùng một hạch toán ban đầu nên kế toán không mất thời gian ghi hai lần trên sổ cái và sổ chi tiết, mặt khác sử dụng phần mềm kế toán đảm bảo số liệu trên sổ cái tài khoản và số chi tiết tài khoản là trùng khớp, những sai sót trong lúc hạch toán đƣợc phát hiện, sửa chữa kịp thời. Các sổ sách đƣợc thiết kế trên phần mềm kế toán phù hợp với chế độ kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng cho kế toán xã, phƣờng, thị trấn bao gồm các sổ nhƣ Bảng 1.3(Trang 34).
Đánh giá chung, trong quá trìnhsử dụng phần mềm để hạch toán và ghi sổ phục vụ rất lớn cho ngƣời làm công tác kế toán trong việc thực hiện công việc hàng ngày, tuy nhiên, công tác này vẫn còn hạn chế nhƣ:
Không thực hiện in sổ sách kế toán hàng tháng, hàng quý theo quy định và chỉ in một số sổ cơ bản chứ không in tất cả các sổ kế toán để lƣu trữ theo
62
quy định. Điều này mang lại rủi ro rất lớn nếu hệ thống phần mềm bị hƣ hỏng đột xuất thì đơn vị không có số liệu lƣu trên sổ sách.
Việc không in sổ sách ra đầy đủ mà toàn bộ số liệu trên sổ đƣợc lƣu trong máy nên tạo khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu giữa các số với nhau. Việc kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ chƣa đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, hầu hết các số vào cuối năm các xã mới kết xuất và in ra phục vụ cho công tác quyết toán. Do đó, số liệu cung cấp cho nhà quản lý chƣa kịp thời.