7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng chứng từ kế toán ngân sách xã
Hệ thống chứng từ kế toán nhằm hình thành hệ thống thông tin ban đầu cho đơn vị. Tổ chức tốt hệ thống chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực, khách quan của các số liệu kế toán và BCTC và đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều bắt buộc phải đƣợc lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác các yếu tố quy định trên chứng từ. Một số chứng từ các xã sử dụng thƣờng xuyên nhất nhƣ:
- Phiếu thu; phiếu chi (Phụ lục 02); Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán;
- Bảng thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp;
- Biên lai thu tiền; Bảng tổng hợp biên lai thu tiền; Thông báo các khoản thu của xã;
- Giấy nộp tiền vào ngân sách; Bảng kê thu ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nƣớc, Ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng, giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ...
Tất cả các mẫu chứng từ này đƣợc dùng theo mẫu chuẩn ban hành kèm theo Thông tƣ 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán ngân sách xã thực hiện qua các bƣớc đƣợc thể hiện qua các bƣớc nhƣ sau:
Hình 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ 8
53
Xác định danh mục chứng từ kế toán:
Trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tại đơn vị mình sao cho danh mục chứng từ phải đƣợc thiết kế đạt các yêu cầu pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi đƣợc vận dụng.
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính.Tổ chức lập chứng từ là xây dựng quy chế lập và trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán.
Tổ chức kiểm tra chứng từ:
Hầu hết các xã trên địa bàn xã, phƣờng trên thị xã Hoài Nhơn đã tổ chức kiểm tra. Chứng từ đƣợc kiểm tra các vấn đề nhƣ tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các nội dung ghi chép trên chứng từ, tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chính xác của các số liệu trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ của các đơn vị đƣợc giao cho bộ phận phụ trách kế toán thực hiện trƣớc khi tiến hành ghi sổ và thanh toán. Khi nhận đƣợc chứng từ từ bộ phận khác gửi đến, kế toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ để làm hồ sơ thanh toán, sau đó trình kế toán trƣởng kiểm tra lại trƣớc khi ký và trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt chứng từ.
Phân loại chứng từ và ghi sổ:
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, bộ phận kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ nhƣ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút dự toán, Chứng từ chuyển khoản... Hiện nay, các đơn vị đều sử dụng phần mềm kế toán để kế toán và tổng hợp nên công tác ghi sổ đƣợc tiến hành trên phần mềm kế toán. Căn cứ vào các chứng từ đã đƣợc lập và phân loại, kế toán chỉ cần kế toán chứng từ chi tiết đúng tài khoản, nội dung, mục lục NSNN, nguồn vốn... phần mềm sẽ tự động lên sổ kế toán chi
54 tiết và tổng hợp.
Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Hiện nay, chứng từ sau khi ghi sổ đƣợc lƣu trữ và bảo quản tại bộ phận kế toán của các xã phục vụ nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ đƣợc đóng thành từng tập, phân theo từng loại chứng từ và lƣu theo trình tự thời gian. Cụ thể về thời gian lƣu trữ chứng từ kế toán bắt buộc nhƣ sau:
Tài liệu kế toán của xã lƣu trữ tối thiểu 5 năm gồm: Tài liệu kế toán của xã dùng cho việc quản lý, điều hành thƣờng xuyên của xã không trực tiếp dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính đƣợc lƣu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm nhƣ: Các tập cuống phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... không lƣu ở tập chứng từ của bộ phận kế toán xã; Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành nội bộ của xã và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Tài liệu kế toán của xã lƣu trữ tối thiểu 10 năm gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, năm; Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã, Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã đã đƣợc HĐND xã phê chuẩn; Báo cáo quyết toán các công trình XDCB của xã, Nhật ký -Sổ cái hoặc Sổ cái; Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lƣu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định; Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ dự án hoàn thành của ban quản lý dự án; Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của xã; Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trƣờng hợp mà pháp luật quy định phải lƣu trữ trên 10 năm thì thực hiện lƣu trữ theo quy định đó;
55
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lƣu trữ vĩnh viễn do Chủ tịch UBND xã quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lƣu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lƣu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc đƣợc tiêu huỷ theo quyết định của Chủ tịch UBND xã.
Đánh giá chung trong quá trình nghiên cứu chứng từ tại các xã, phƣờng trên địa bàn thị xã Hoài Nhơn đó là:việc thực hiện công tác tổ chức chứng từ kế toán đƣợc thực hiện tƣơng đối khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, vẫn còn một vài hạn chếcó thể nêu ra cụ thể nhƣ sau:
Một số thông tin chƣa đầy đủ nhƣ trên Phiếu thu, Phiếu chi nhƣ: ngƣời nhận tiền không ghi rõ số tiền bằng chữ thực nhận, ngày, tháng, năm của một số chứng từ gốc chƣa đầy đủ, có chứng từ bị tẩy xóa, sửa đổi ngày tháng.
Một số đơn vị còn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣ Kế toán vừa là ngƣời đi mua hàng (văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ...) và cũng là ngƣời chi thanh toán. Việc này rất dễ xảy ra gian lận, thất thoát tài sản.
Việc kiểm tra chứng từ không đƣợc kế toán thực hiện hàng ngày mà đợi cuối tháng hoặc khi chứng từ phát sinh nhiều, lúc này kế toán mới phát hiện sai sót. Lúc này, kế toán mới yêu cầu ngƣời đề nghị thanh toán hoàn thiện lại chứng từ hoặc hủy chứng từ sai và lập lại chứng từ đúng.
Trong lƣu trữ chứng từ kế toán, theo quy định thì một số tài liệu cho lƣu trữ 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn. Tuy nhiên, một số đơn vị chƣa thực hiện phân loại tài liệu để tiêu hủy khi đủ thời hạn lƣu trữ mà để lƣu trữ tồn đọng rất nhiều năm.
56
Đơn vị: UBND xã Tam Quan Nam
PHIẾU THU Mẫu số:C41-BB
Mã QHNS: 101065 (Ban hành kèm theo thông tư số:107/2017/TT/BTC
Ngày 11 tháng 5 năm 2019 ngày 10/10/2017 của BTC
Số: PT 32 Quyển số:………
Nợ: Có: Họ và tên ngƣời nộp tiền: Huỳnh Thị Hồng
Chức vụ Thủ quỹ Nội dung: Thu phí chứng thực tháng 5/2019 Số tiền: 1.500.000 Viết bằng
chữ: (Một triệu năm trăm nghìn đồng)
Kèm theo: CHỦ TỊCH UBND XÃ KẾ TOÁN TRƢỞNG NGƢỜI LẬP
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Công Võ Thị Hƣng Võ Thị Hƣng
Đã nhận đủ số tiền: Bằng số: 1.500.000
Bằng
chữ: Một triệu năm trăm nghìn đồng
Ngày 11 tháng 5 năm2018 NGƢỜI NỘP THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Huỳnh Thị Hồng
57
Đơn vị: UBND xã Tam Quan Nam
PHIẾU CHI
Mẫu số:C41-BB
Mã QHNS: 1010365
(Ban hành kèm theo thông tư số:107/2017/TT/BTC
Ngày 13 tháng 5 năm 2019 ngày 10/10/2017 của BTC
Số: PC 92 Quyển số:………
Nợ: Có:
Họ và tên ngƣời nhận tiền: Nguyễn Thị Hoa
Chức vụ Thủ quỹ
Nội dung: Chi hỗ trợ tiền điện nƣớc thôn quý 1-2/2019
Số tiền: 600.000
Viết bằng chữ: (Sáu trăm nghìn đồng chẵn)
Kèm theo: .
CHỦ TỊCH UBND XÃ KẾ TOÁN TRƢỞNG NGƢỜI LẬP
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Lê Thanh Phong Nguyễn Thị Hiền Nguyễn Thị Hiền
Đã nhận đủ số tiền: Bằng số: 600.000đ
Bằng chữ: Sáu trăm nghìn đồng chẵn
Ngày 13 tháng 5 năm 2019
THỦ QUỸ NGƢỜI NHẬN TIỀN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
58