7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện chứng từ kế toán ngân sách xã
Hệ thống chứng từ tại đơn vị tốt sẽ góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu chi, qua đó tăng cƣờng công tác quản lý các nguồn thu, các khoản
79
NGƯỜI LẬP
(Ký, họ tên)
THỦ QUỸ
(Ký, họ tên)
chi, đem lại hiệu quả cho việc sử dụng các nguồn lực tại đơn vị; đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu. Do đó, việc hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán là điều cần thiết, để công tác tổ chức chứng từ kế toán đạt hiệu quả cao, các xã cần tiến hành hoàn thiện:
Một là, các đơn vị phải quán triệt thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán đƣợc chế độ kế toán hiện hành quy định, đặc biệt là nguyên tắc bất kiêm nhệm, tránh tình trạng ngƣời đi mua hàng và thủ quỹ là cùng một ngƣời. Việc tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm này sẽ hạn chế đƣợc gian lận, thất thoát tài sản của đơn vị.
Biểu mẫu: Phiếu chi
HUYỆN ...
UBND XÃ ...
Mã QHNS: ...
PHIẾU CHI
Ngày.... tháng ... năm .... Quyển số: ... Số: ...
Nợ: ... Có: ... Họ và tên ngƣời nhận tiền: ...
Địa chỉ:... Nội dung: ... Số tiền: ... (loại tiền) (Viết bằng chữ): ... Kèm theo: ...
CHỦ TỊCH UBND XÃ PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họtên)
Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: ... - Bằng chữ:... Ngày . tháng . năm .. NGƢỜI NHẬN TIỀN (Ký, họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ: ... + Số tiền quy đổi: ...
83
Hai là, bổ sung các biểu mẫu cần thiết thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các khoản chi đƣợc rõ ràng và cụ thể, kế toán các xã, phƣờng cần phải làm bảng kế công tác phí, có các chứng từ kèm theo nhƣ giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng, giấy thanh toán tạm ứng (nếu có tạm ứng) và một số chứng từ khác nhƣ vé xe, vé tàu, hóa đơn phòng nghỉ.
Hiện nay trong phần mềm chƣa có mẫu của "Bảng kê thanh toán công tác phí" trên, nên kế toán phải lập thủ công, sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng kế thanh toán công tác phí nhập số liệu vào phần mềm để in phiếu chi và trình Chủ tịch xã, phƣờng ký duyệt chi. Lập bảng kê thanh toán công tác phí giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu các khoản chi đƣợc rõ ràng và chặt chẽ hơn.
Biểu mẫu: Bảng kê thanh toán công tác phí
Đơn vị:...
Mã QHNS: ...
Mẫu số C17– HD
(Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT- BTC ngày 24/11/2017 của Bộ Tài chính)
BẢNG KÊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ
Tháng...năm... STT Họ và tên Đơn vị Tiền vé (tàu, xe, ...) Tiền thuê phƣơng tiện đi lại
Tiền phụ cấp lƣu trú Tiền phòng nghỉ Cộng Số tiền đã tạm ứng Số nộp trả lại Số tiền còn đƣợc nhận Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 D Cộng x x Tổng số tiền (Viết bằng chữ):...
(Kèm theo.... chứng từ gốc: Vé, Giấy đi đá đơn,...)
Ngày....tháng....năm ...
Ngƣời lập Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
84
Ba là, thực hiện nghiêm túc quy định lƣu trữ chứng từ kế toán vì hiện tại kế toán các xã, phƣờng đang dùng phần mềm “Kế toán ngân sách xã” MISA, trong phần mềm có chế độ tự sao lƣu vào ổ đĩa của máy, nhƣng để tránh trƣờng hợp mất dữ liệu khi máy bị hỏng thì kế toán cần phải lƣu trữ dữ liệu qua các thiệt bị điện tử khác nhƣ USB, đĩa mềm, hay là lƣu trữ trực tuyến.
Đặc biệt các chứng từ chi theo nguồn không tự chủ (các chƣơng trình mục tiêu), kế toán phải sắp xếp riêng từng chƣơng trình mục tiêu, không để chung với các chứng từ chi khác nhƣ chi lƣơng, chi công tác phí..., điều này gây khó khăn cho việc kiểm tra và theo dõi nguồn kinh phí của từng chƣơng trình mục tiêu.