7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Mỗi CBCC đều có ý thức và tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi công vụ. Mọi chế độ, văn bản đều được cập nhật kịp thời thông qua hệ thống mạng nội bộ của ngành. Thông qua diễn đàn KSNB những vướng mắc về chế độ nghiệp vụ, trao đổi thông tin đều được phản ánh và giải đáp kịp thời.
Bên cạnh đó, cơ quan cũng có quy định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản. Cơ quan có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu biểu, quy định về thời gian và nơi lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Hàng tháng cơ quan có in sổ sách kế toán, công khai lương hàng tháng để CBCC biết. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi chép vào sổ sách kế toán, chấp hành đúng các quy định về chứng từ; hạch toán, mở sổ kế toán, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hàng năm, các đơn vị có thực hiện BCTC theo chế độ kế toán và báo cáo quyết toán năm và nộp về cấp trên và các nơi liên quan. Đơn vị cấp trên thường xuyên có văn bản hướng dẫn về việc lập và nộp báo cáo hàng năm.
Bảng 2.11. Kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông
(Dựa trên Phụ lục 2)
TT Nội dung câu hỏi
Trả lời Có (%) Không
(%)
1 Cơ quan có ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý điều hành không? 94,34 5,66
2
Ban lãnh đạo có được cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu và phân tích hoạt động không?
92,45 7,55
3 Hệ thống thông tin nội bộ QLTT có được sử dụng hữu hiệu
không? 96,23 3,77
4 Thông tin về công việc có được truyền tải từ cấp trên xuống
cấp dưới rõ ràng và ngược lại không? 88,68 11,32
5 Cơ quan có các biện pháp đảm bảo chất lượng thông tin
truyền thông không? 75,47 24,53
6 Cơ quan có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu
biểu không? 80,00 20,00
7 Cơ quan có quy định về thời gian và nơi lưu trữ chứng từ, tài
liệu kế toán không? 100,00 0,00
8 Hàng tháng cơ quan có in sổ sách kế toán hay không? Thông tin
trên sổ kế toán và báo cáo tài chính có tin cậy không? 80,00 20,00 9 Cơ quan có công khai bảng lương hàng tháng để CBCC,
NLĐ được biết không? 100,00 0,00
10
Cơ quan có quy định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản?
100,00 0,00
(Nguồn: Tổng hợp tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Qua khảo sát, có thể thấy cách thức truyền đạt thông tin hiện tại tại Cục QLTT tỉnh Phú Yên đảm bảo được yêu cầu đặt ra. CBCC thực hiện báo cáo tình hình công việc cho lãnh đạo đơn vị để ban lãnh đạo có thể giám sát hiệu quả công việc. Thủ trưởng đơn vị thường xuyên được cung cấp đầy đủ các thông tin từ bên ngoài lẫn bên trong đơn vị. Các thông tin này thường được thể hiện dưới dạng các văn bản, chứng từ hoặc các thông tin trong nội bộ.
Mặt khác, khảo sát về hiệu quả của hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp được thực hiện qua mạng nội bộ có trên 96% ý kiến đồng tình. Điều này cho thấy việc sử dụng thường xuyên thông tin trên hệ thống eDMS giúp cho CBCC tại Cục nắm được thông tin kịp thời và xử lý công việc chính xác, không trễ hạn so với quy định.
Hệ thống trao đổi thông tin và hệ thống báo cáo đáp ứng được nhu cầu thông tin kịp thời và đầy đủ trong đơn vị. Tuy nhiên, việc đảm bảo chất lượng thông tin truyền thông không được đánh giá cao, tỷ lệ đồng tình chỉ chiếm 75%. Thực tế cho thấy, đơn vị đã áp dụng được công nghệ thông tin truyền thông nhưng không đảm bảo được sự kiểm soát thông tin. Một số thông tin đa chiều, đa nguồn có thể có giá trị ít hay nhiều hay không có giá trị. Do đó, công tác sàng lọc, phân loại và xử lý thông tin là rất quan trọng, đòi hỏi người thực hiện phải nhạy bén, có năng lực tốt để xác định được đâu là thông tin tham khảo, đâu là thông tin rác và chuyển thông tin đến bộ phần cần. Hiện nay, công tác này tại Cục chưa được thực hiện, chưa có biện pháp kiểm tra, giám sát, thu thập, xử lý thông tin và vận dụng thông tin chưa đem lại hiệu quả cao.