7. Kết cấu của đề tài
2.3.1. Những mặt đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Quản lý
thị trường tỉnh Phú Yên
❖Môi trường kiểm soát
Cục Quản lý thị trường tỉnh Phú Yên luôn chú trọng và đề cao sự liêm chính và giá trị đạo đức. Đơn vị cũng đã xây dựng được môi trường văn hóa nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của CBCC trong đơn vị. Lãnh đạo đơn vị đã quan tâm đến việc xây dựng và ban hành quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp có tính bắt buộc chung đối với toàn thể lực lượng. Bên cạnh đó, lãnh đạo Cục cũng thường xuyên đề cập đến vấn đề giá trị đạo đức trước toàn thể CBCC, NLĐ thông qua các cuộc họp hàng tháng, hướng dẫn các yêu cầu về đạo đức, đồng thời đưa ra những biện pháp cụ thể để khuyến khích việc tuân thủ hay xử phạt những hành vi vi phạm đạo đức công vụ.
Đa số CBCC, NLĐ chấp hành tốt nội quy, quy chế cơ quan, kỷ cương của đơn vị, có ý thức tổ chức kỷ luật, giữ gìn đoàn kết trong cơ quan. Lãnh đạo các Phòng, Đội QLTT trực thuộc luôn gương mẫu, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn việc thi hành công vụ của CBCC, thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, có các biện pháp phòng, chống quan liêu, tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thực hiện tốt các quy định của pháp luật về dân chủ cơ sở, không gây bè phái, mất đoàn kết.
Bên cạnh đó, Cục luôn quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ CBCC có trình độ năng lực, phù hợp với công việc chuyên môn. Việc phân định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, bố trí công việc hợp lý cũng được ban lãnh đạo Cục quan tâm, tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp việc xử lý công việc được thuận lợi và nhanh chóng, không chậm trễ về tiến độ công việc.
Lãnh đạo đơn vị được khảo sát có triết lý quản lý và phong cách điều hành tốt, có năng lực quản lý cao và luôn tâm huyết với nghề, đồng thời luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, xây dựng được bầu không khí thân
thiện, gần gũi trong đơn vị.
Cơ cấu tổ chức rất thuận lợi cho việc thực hiện phân cấp, phân quyền, vừa đảm bảo giữ vai trò độc lập trong việc thực hiện nhiệm vụ theo chức năng cơ quan, vừa đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, điều hành, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ chung của toàn cơ quan.
Chính sách nhân sự trong cơ quan được thực hiện theo đúng các quy định trong các luật và văn bản dưới luật. Hệ thống các chính sách nhân sự tương đối đầy đủ từ chính sách tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, sa thải, các chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với CBCC…
Cơ quan Cục luôn có những chính sách để phát triển đội ngũ CBCC, NLĐ trung thực và có khả năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ hống KSNB đạt hiệu quả. Đồng thời để nâng cao trình độ chuyên môn, các đơn vị luôn tạo điều kiện cho CBCC, NLĐ tham gia các khóa học nghiệp vụ.
Tổng số CBCC của Cục QLTT tỉnh Phú Yên hiện nay là 53 người. Về trình độ chuyên môn, hầu hết CBCC đã được đào tạo ở trình độ Đại học và Sau Đại học với các chuyên ngành chủ yếu là Kinh tế, Kế toán, Quản lý kinh tế, Luật. Về trình độ nghiệp vụ, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động của ngành rất rộng, bao gồm rất nhiều lĩnh vực, do đó lãnh đạo cơ quan cũng thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng cho CBCC để nâng cao trình độ nghiệp vụ và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của ngành. Bên cạnh đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC đã có sự đầu tư theo chiều sâu về tin học hóa nhằm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát của ngành.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong cơ quan. Cục đã chủ động xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế làm việc để làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động của đơn vị.
❖Đánh giá rủi ro
Cục QLTT tỉnh Phú Yên là cơ quan chuyên môn thuộc Tổng cục Quản lý thị trường. Cục có chức năng giúp Tổng cục trưởng Tổng cục QLTT quản lý Nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về phòng, chống, xử lý các hành vi kinh doanh hàng hóa nhập lậu; sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm, hàng hóa không rõ nguồn gốc xuất xứ; hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; hành vi vi phạm pháp luật về chất lượng, đo lường, giá, an toàn thực phẩm; hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và các hành vi gian lận thương mại theo quy định pháp luật trên địa bàn tỉnh Phú Yên; thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật… Vì vậy, cơ quan luôn xác định có rủi ro trong thực thi nhiệm vụ cũng như trong quá trình thu chi NSNN. Bên cạnh đó, là rủi ro về mất mát tài sản hoặc tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu tại cơ quan.
Để ngăn ngừa, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất trong bảo quản, sử dụng tài sản, tang vật, phương tiện tại cơ quan, Cục QLTT tỉnh Phú Yên quy định rõ mọi tài sản, tang vật, phương tiện đều được phân công quản lý rõ ràng như: có két, kho... để bảo quản tài sản, tang vật, phương tiện. Đối với máy móc, xe cộ… đều có chỗ để an toàn và quy định ai không có phận sự thì không được đến gần, đảm bảo mọi tài sản đều được bảo vệ một cách an toàn. Trang bị camera giám sát tại kho và các vị trí thường xuyên có người ra vào để dễ theo dõi, quản lý. Hàng năm, cơ quan đều có mua bảo hiểm xe, bảo hiểm phòng chống cháy nổ… để phòng tránh rủi ro cháy nổ có thể xảy ra.
Để ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong quá trình cấp phát chi tiêu như: rủi ro tính nhầm, sai đối tượng… hàng tháng tiền lương, tiền khoán chi, tiền thưởng… đều được chuyển thanh toán qua ngân hàng cho CBCC, NLĐ.
❖Hoạt động kiểm soát
cơ bản nhằm đảm bảo các mục tiêu của hệ thống KSNN đó là hữu hiệu và hiệu quả, tuân thủ pháp luật và các quy định, tính trung thực và hợp lý của BCTC, an toàn tài sản và thông tin của cơ quan.
Các chứng từ tổng hợp hàng ngày được Kế toán trưởng và Ban lãnh đạo kiểm tra kiểm soát kịp thời và đóng tập, đánh số chứng từ đưa vào kho lưu trữ. Thực hiện chế độ lưu trữ theo quy định, khi cần thiết có thể sử dụng chương trình phần mềm lưu trữ tra soát kịp thời, nhanh chóng. Các nghiệp vụ hoạt động được tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ có sự phê chuẩn đầy đủ các chức danh theo quy định.
Đối với quy trình lập dự toán tại Cục, để tiến hành cho việc lập dự toán được thuận tiện, Cục đã có kế hoạch rõ ràng về thời gian nộp và biểu mẫu lập dự toán cung cấp cho các phòng ban: vào tháng 6 hàng năm Cục đều có thông báo tới các phòng ban trong Cục, các đơn vị trực thuộc Cục tiến hành rà soát, xem xét lại nguồn kinh phí, các kế hoạch thực hiện trong năm… Điều này đem lại hiệu quả cao cho công tác lập dự toán ngân sách tại Cục. Các biểu mẫu được bộ phận Kế toán cung cấp đầy đủ cho các phòng ban giúp cho công tác dự toán được thuận tiện, nhanh chóng và đồng bộ.
Việc thanh toán lương qua ngân hàng đã hạn chế tình trạng sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Hàng tháng, cơ quan đều công khai danh sách tiền lương phải trả cho CBCC để đảm bảo tính công khai, minh bạch trong thu chi tài chính.
❖Thông tin và truyền thông
Mỗi CBCC đều có ý thức và tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi công vụ. Triển khai, thực hiện có hiệu quả hệ thống thông tin điện tử nội bộ eDMS của ngành, vận hành hệ thống xử lý vi phạm hành chính (INS) trong hoạt động công vụ của đơn vị. Mọi hoạt động đều được xử lý từ các chương trình ứng dụng, số liệu báo cáo được cập nhật kịp thời, các sổ cái, sổ chi tiết được in trực tiếp từ chương trình. Điều này, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục
hành chính, tiết kiệm thời gian và thuận lợi trong việc giải quyết công việc từ xa. Cập nhật và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
❖Giám sát
Tại Cục luôn có sự giám sát thường xuyên liên tục ở các hoạt động. Trưởng các phòng chuyên môn và Đội trưởng Đội QLTT trực thuộc chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho cấp dưới của mình và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về mọi hoạt động của bộ phận mình. Do đó, các CBCC, NLĐ thường xuyên được nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, cơ quan cũng tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát, đối chiếu chuyên môn giữa các bộ phận với nhau. Đồng thời, đánh giá thường xuyên chất lượng chuyên môn của CBCC thông qua các cuộc họp định kỳ, tổ chức các kỳ thi đánh giá chuyên môn nghiệp vụ.
Ngoài ra, cơ quan thường xuyên tiếp nhận những ý kiến đóng góp xây dựng của CBCC trong nội bộ cơ quan cũng như của các cá nhân, đơn vị bên ngoài. Ban lãnh đạo có những đề xuất, biện pháp chấn chỉnh kịp thời để hệ thống KSNB luôn được vận hành tốt, đúng quy định, hạn chế những sai sót, đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu của đơn vị đề ra.