7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
Ban lãnh đạo phải luôn quan tâm đến hoạt động kiểm soát của đơn vị, kiểm tra thường xuyên các hoạt động nghiệp vụ thông qua BCTC, báo cáo quản
trị của đơn vị. Xây dựng thủ tục kiểm soát bao gồm các quy chế, chính sách, các bước và thủ tục do Ban lãnh đạo cơ quan thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Các nội dung cơ bản cần được hoàn thiện:
- Kế toán chấp hành chế độ hạch toán kế toán kịp thời, đảm bảo thông tin tài chính, tình hình tuân thủ trong đơn vị một cách kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.
- Xây dựng một bộ phận KSNB độc lập, do 01 lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm chính. Bộ phận KSNB có chức năng kiểm tra, kiểm soát tất cả các quy định, quy chế mà cơ quan đã ban hành nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Ban hành các văn bản phân công công tác cho các phòng ban, bộ phận và cá nhân một cách đầy đủ và cụ thể. Việc phân công, phân nhiệm được quy định rõ ràng trong các thủ tục kiểm soát, phân định rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan trong việc thực hiện chức năng phù hợp theo trình tự thực hiện hoạt động.
- Ban hành và áp dụng tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào các hoạt động quản lý và giải quyết công việc nội bộ tại Cục Quản lý thị trường tỉnh Phú Yên. Các phòng chuyên môn, các Đội QLTT, công chức và người lao động thuộc Cục có trách nhiệm nghiên cứu, bám sát và tuân thủ áp dụng vào thực tiễn công việc, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực Hệ thống. Cụ thể là các quy trình chuyên môn như sau:
+ Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu và hồ sơ); + Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội;
+ Quy trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; + Quy trình kiểm soát và xử lý công việc không phù hợp;
+ Quy trình kiểm tra nội bộ;
+ Quy trình tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; + Quy trình thanh tra chuyên ngành;
+ Quy trình cấp phát ấn chỉ quản lý thị trường;
+ Quy trình cấp phát sổ nhật ký công tác quản lý thị trường;
+ Quy trình tham mưu xử phạt các vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại theo thẩm quyền;
+ Quy trình tổng hợp, báo cáo theo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm.
❖ Công tác quản lý thị trường
- Quán triệt đầy đủ, sâu sắc cho CBCC chấp hành đúng quy định thời hạn kiểm tra, tăng cường tính chuyên nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát thị trường.
- Thời hạn cuộc kiểm tra, nội dung kiểm tra, thành viên đoàn kiểm tra phải phù hợp, đảm bảo, cân đối. Coi trọng việc xây dựng, phê duyệt kế hoạch kiểm tra theo chuyên đề, từng mặt hàng trọng điểm. Tiến hành các cuộc kiểm tra cần bám sát nội dung, bố trí nhân lực có nghiệp vụ vững vàng, đồng đều, hợp lý, thực hiện theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt.
- Đề cao vai trò trách nhiệm của Trưởng đoàn kiểm tra trong việc xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra, quyết định xử lý phải chính xác và kịp thời, đầy đủ căn cứ để kết luận. Đối với những vụ việc phức tạp, vượt thẩm quyền, liên quan đến nhiều cấp, ngành cần phải báo cáo ngay cho cấp trên trực tiếp xem xét giải quyết. Bên cạnh đó, cần có kế hoạch cụ thể trong việc đề nghị cho ý kiến, thống nhất quan điểm, nội dung xử lý kết quả kiểm tra, không nên có tình trạng không thống nhất trong kết quả kiểm tra giữa các cấp các ngành, dẫn đến việc xử lý sau kiểm tra bị chậm trễ, vướng mắc.
thành viên đoàn kiểm tra, từng thành viên phải xây dựng kế hoạch cá nhân gồm những Thông tư, Nghị định, văn bản pháp luật có liên quan, chế độ tài chính để áp dụng vào từng vụ việc kiểm tra cụ thể. Kết thúc vụ việc kiểm tra, từng thành viên phải có báo cáo kết quả nhiệm vụ được giao, kiến nghị xử lý công việc cho Trưởng đoàn kiểm tra.
❖ Quy trình lập dự toán ngân sách
Tiêu chí làm căn cứ để xây dựng các định mức chi phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và dễ kiểm tra trong quá trình thực hiện. Những tiêu chí phải mang tính khoa học trong việc xác định nhiệm vụ, công việc cụ thể đối với từng chức danh CBCC, người lao động; cơ cấu tổ chức bộ máy; định mức biên chế được giao; định mức, chế độ chi hoạt động của ngành để làm cơ sở cho việc lập dự toán và phân bổ ngân sách.
Xây dựng quy trình dự toán ngân sách cụ thể, chi tiết, rõ ràng đảm bảo các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau; quy định rõ nội dung, thời gian thực hiện, các loại báo cáo và trách nhiệm mà các đơn vị cần phải thực hiện; xây dựng các biểu mẫu chi tiết hướng dẫn cho các bộ phận lập các dự toán liên quan đến đơn vị mình.
Khi lập dự toán phải căn cứ vào số liệu của năm trước, năm hiện tại và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến mức dự toán năm kế hoạch. Các dự toán được xây dựng phải có thuyết minh cơ sở tính toán và gắn liền với kế hoạch công tác năm, các đề xuất về sử dụng kinh phí phải dựa trên nhu cầu có thực và được tính toán chính xác.
Phải theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện; so sánh và phân tích sự chênh lệch giữa thực tế với dự toán kế hoạch để có sự điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả cao. Đồng thời, rút được những kinh nghiệm trong quá trình lập dự toán năm tiếp theo.
Lập báo cáo đánh giá quá trình thực hiện dự toán. Báo cáo phải phản ánh được tổng quát tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao của các đơn vị; phân tích khó khăn, thuận lợi và bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện; đề xuất các kiến nghị về cơ chế, chính sách nhằm tạo điều kiện thực hiện kế hoạch được giao.
Chi tiết quy trình lập dự toán ngân sách được thực hiện qua các bước: - Bước 1: Giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt động cho từng Phòng chuyên môn, Đội QLTT trực thuộc.
- Bước 2: Từng bộ phận lập dự toán ngân sách gửi cho đơn vị chủ quản. - Bước 3: Tổng hợp báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp toàn bộ dự toán kinh phí theo mục lục ngân sách.
- Bước 4: Bộ phận Kế toán họp, thảo luận với Ban lãnh đạo về kế hoạch ngân sách.
- Bước 5: Căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách, bộ phận Kế toán kiểm tra và ra thông báo kết quả thẩm định dự toán NSNN, phân bổ cho đơn vị trực thuộc, các phòng ban của Cục.
- Bước 6: Các phòng ban thực hiện kế hoạch được duyệt. - Bước 7: Thanh tra, kiểm tra kế hoạch ngân sách được duyệt.