7. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Quy trình giao dịch trong kiểmsoát chi thanh toán vốn đầu tư XDCB
Quy Nhơn
2.2.1. Quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN Quy Nhơn qua KBNN Quy Nhơn
Sơ đồ 2.2 Quy trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN Quy Nhơn
(Nguồn: Quyết định số 5657/QĐ- KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng Giám đốc) Trong đó:
Bước 1: Chủ đầu tư hoặc đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ đề nghị chi ngân sách (chi thường xuyên, chi đầu tư) cán bộ kiểm soát chi.
Bước 2: GDV tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ dự toán.
Bước 3: GDV lập chứng từ, nhập dự toán vào hệ thống.
Bước 4: GDV trình hồ sơ, chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống lên Giám đốc đơn vị KBNN.
Bước 5: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát, ký trên chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống.
1.Chủ đầu tư/đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán 7.Chuyển một liên chứng từ cho đơn vị
2. GDV kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và nhập YCTT trình GĐ
Kiểm tra dự toán/số dư TKTG trên hệ thống TABMIS 3. KTT kiểm soát, ký phê duyệt, chuyển Giám đốc 6. Áp thanh toán để chuyển tiền cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, trả chứng từ cho bộ phận KSC
4. Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ.
5. GDV thực hiên áp thanh toán cho khách hàng,
43
Bước 6: GDV lưu 01 liên cùng hồ sơ dự toán kinh phí và 01 liên lưu cùng liệt kê chứng từ hàng ngày.
Bước 7: GDV trả hồ sơ, chứng từ cho đơn vị.
2.2.1.Thủ tục kiểmsoát thanh tóan vốn đầu tư XDCB qua KBNN Quy Nhơn
2.2.2.1. Kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu
Hồ sơ pháp lý ban đầu là hồ sơ KBNN Quy Nhơn làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. Giai đoạn này chính là kiểm soát trước, sau khi được phân bổ kế hoạch vốn đầu tư năm, Chủ đầu tư phải đến mở tài khoản giao dịch và gửi hồ sơ tài liệu 1 lần của dự án cho cán bộ phận kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của Kho bạc Nhà nước. Tùy vào từng giai đoạn của dự án mà có các hồ sơ khác nhau như:
* Hồ sơ thuộc giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm:
+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt;
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu; + Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu;
+ Trường hợp Chủ đầu tư tự thực hiện phải có văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt và văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Vẫn có nhiều Chủ đầu tư không chú trọng đến giai đoạn chuẩn bị đầu tư này. Do giai đoạn này nguồn vốn thường không bố trí riêng, mà bố trí chung vào giai đoạn thực hiện dự án nên việc phê duyệt dự toán cho công tác chuẩn bị đầu tư ít được Chủ đầu tư chú trọng, nên khi gửi hồ sơ thanh toán thường bị thiếu dự toán giai đoạn này. Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu phải căn cứ theo dự toán chuẩn bị đầu tư được duyệt và phải có trước hợp đồng giữa Chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu, tuy nhiên qua quá trình kiểm soát nhiều Chủ đầu tư vẫn còn để sai sót xảy ra, một số văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có trước
44
dự toán được duyệt, có văn bản thì lại có sau thời gian ký kết hợp đồng của Chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu; văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thường không có giá trị. Giá trị hợp đồng ở giai đoạn này thường là giá trị tạm tính, chỉ được bổ sung giá trị chính thức khi có quyết định phê duyệt dự án đầu tư ( quyết định phê duyệt dự án đầu tư thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư).
* Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư gồm:
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;
+ Hợp đồng kinh tế giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ – CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên doanh các nhà thầu, Chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thoả thuận liên doanh;
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
+ Đối với trường hợp tự thực hiện còn gửi KBNN các tài liệu: Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền); văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu; số lượng và loại hồ sơ; lập phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tư. Nguồn vốn bố trí cho giai đoạn này rất lớn, giai đoạn này thanh toán cho rất nhiều chi
45
phí trong hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, hồ sơ thanh toán đã được Chủ đầu tư quan tâm nên khi làm thủ tục thanh toán gửi đến kho bạc đã cơ bản đầy đủ theo quy trình yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số Chủ đầu tư chưa nắm rõ được quy định nên khi gửi hồ sơ thanh toán vẫn còn thiếu, đặc biệt là khi có quyết định điều chỉnh đầu tư được cấp thẩm quyền duyệt thì Chủ đầu tư thường chỉ mang theo quyết định được phê duyệt mà không kèm theo dự toán điều chỉnh; các văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thường không có giá trị, không rõ hình thức và thời gian của văn bản không hợp pháp; hợp đồng giữa Chủ đầu tư với nhà thầu vẫn còn nhiều trường hợp không làm theo hướng dẫn tại Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015) của Chính phủ về hợp đồng xây dựng trong hoạt động xây dựng như không có hình thức hợp đồng, một số có hình thức lại sai so với văn bản lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện không rõ ràng, vẫn còn nhiều hợp đồng thực hiện chậm so với tiến độ trong hợp đồng quy định, hợp đồng liên doanh vẫn còn tình trạng chỉ một nhà thầu đứng đầu liên doanh ký ( theo quy định thì hợp đồng liên doanh thì phải có đầy đủ giữa ba bên ký trên hợp đồng), khi hợp đồng liên doanh thì Chủ đầu tư không gửi kèm theo thỏa thuận liên doanh khi thanh toán tại kho bạc.
Tài liệu bổ sung hàng năm:
Kế hoạch vốn đầu tư của Ủy ban Nhân dân thông báo.
Hồ sơ bổ sung hàng năm, thực tế trong quá trình kiểm soát hồ sơ bổ sung hàng năm này thường được Ủy ban Nhân dân thành phố gửi trực tiếp đến Kho bạc Nhà nước Quy Nhơn, nên các Chủ đầu tư thường không cần bổ sung khi làm thủ tục thanh toán, tuy nhiên các thông báo điều chỉnh kế hoạch vốn so với thông báo kế hoạch vốn lần đầu vẫn còn chậm có khi gần hết năm niên độ mới có thông báo làm ảnh hưởng tới tiến độ giải ngân tại Kho bạc.
46
* Sơ đồ minh họa trình tự kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu theo quyết định 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016:
Sơ đồ 2.3. Trình tự kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu
( Nguồn: Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước ).
Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự logic về thời gian các hồ sơ, tài liệu, số lượng và loại hồ sơ, lập phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tư, trình tự được thực hiện như sau:
Bước 1: Chủ đầu tư hoặc Ban quản lý dự án (gọi chung là Chủ đầu tư) hoàn thiện các hồ sơ liên quan đến dự án đã được phê duyệt, Chủ đầu tư đến KBNN Quy Nhơn gửi hồ sơ xin mở và sử dụng tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính về chế độ mở và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước Quy Nhơn.
Kho bạc Nhà nước Quy Nhơn có trách nhiệm hướng dẫn Chủ đầu tư mở tài khoản để được thanh toán vốn cho từng công trình.
Chủ đầu tư Kiểm soát chi
Hồ sơ mở tài khoản Hồ sơ pháp lý ban đầu Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp Hướng dẫn đơn vị
lập hồ sơ giải ngân
(1)
(2)
(3) (4)
47
Bước 2: Sau khi Kho bạc Nhà nước Quy Nhơn mở tài khoản giao dịch cho Chủ đầu tư, căn cứ kế hoạch vốn đã được cấp có thẩm quyền giao đã được cơ quan Tài chính nhập trên chương trình TABMIS, Chủ đầu tư nộp hồ sơ pháp lý cho cán bộ kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản.
Bước 3: Cán bộ kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ pháp lý của hồ sơ, kiểm tra các chi phí đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư trong dự án đầu tư được duyệt.
Bước 4: Sau khi hồ sơ pháp lý được kiểm tra, đầy đủ đúng theo quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB quy định, cán bộ kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ giải ngân vốn đầu tư.
2.2.2.2. Kiểm soát chi tạm ứng, thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành
- Kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Ngoài tài liệu gửi lần đầu như trên, khi tạm ứng vốn, Chủ đầu tư còn phải gửi đến KBNN những tài liệu như sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư + Giấy rút vốn đầu tư
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng Chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng. Chủ đầu tư gửi bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư).
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ của Chủ đầu tư, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn.
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của Chủ đầu tư thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng để làm thủ tục tạm ứng. Việc tạm ứng theo hợp đồng giữa Chủ đầu tư cho nhà thầu được thực hiện theo quy định hiện hành. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm xác định mức tạm ứng cho từng hợp đồng cụ thể, đảm bảo mức tạm ứng của
48
cả dự án theo quy định. Đối với tạm ứng của các hợp đồng trong hoạt động xây dựng thay vì trước đây được phép tạm ứng đến 80% giá trị hợp đồng thì nay việc tạm ứng được thực hiện theo quy định của hợp đồng, không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng và trong cùng một thời điểm thì tổng số dư tạm ứng của các hợp đồng trong năm đó không được vượt quá 30% kế hoạch vốn năm bố trí cho dự án đó, ngoài ra còn phải thực hiện bảo lãnh tạm ứng. Cơ chế tạm ứng thay đổi, nhưng một số Chủ đầu tư chưa kịp thời nắm bắt nên khi lập các chứng từ tạm ứng gửi ra Kho bạc thường lập các chứng từ tạm ứng vượt mức tạm ứng cho phép, các giấy rút vốn đầu tư các Chủ đầu tư không nắm rõ về các nội dung trong giấy rút vốn, thường sai mã nội dung kinh tế, mã chương, mã ngành...
* Sơ đồ minh họa trình tự kiểm soát hồ sơ tạm ứng theo quyết định 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016
Sơ đồ 2.4. Trình tự Kiểm soát hồ sơ tạm ứng
(Nguồn: Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước).
(2)
(1) (2)
(3)
Lãnh đạo KBNN Quy Nhơn
CV Kiểm soát chi
Kế toán viên Chủ đầu tư (2) (4) (1) (4) Kế toán trưởng (3)
49
Các bước của kiểm soát chi tạm ứng khối lượng hoàn thành tại KBNN Quy Nhơn:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của Chủ đầu tư thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, hợp đồng cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư, đồng thời lập tờ trình trình lãnh đạo đơn vị xem xét, ký chứng từ giấy.
Bước 2: Căn cứ vào hồ sơ tạm ứng, tờ trình đã được lãnh đạo đơn vị phê duyệt. Cán bộ kiểm soát chi nhập yêu cầu thanh toán trên hệ thống TABMIS và chuyển chứng từ giấy sang Kế toán viên.
Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của Chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo trình lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi ký gửi Chủ đầu tư thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Bước 3: Kế toán viên thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy và chuyển trả lại chứng từ giấy cho Kế toán viên.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, bộ phận Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ Kiểm soát chi để xử lý.
50
Bước 4: Kế toán viên áp thanh toán và thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên Kế toán trưởng để Kế toán trưởng kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, đệ trình Giám đốc để truyền đi, thanh toán cho đơn vị thụ hưởng, nếu sai trả lại Kế toán viên để hoàn thiện, đồng thời hủy áp trên TABMIS.
- Kiểm soát hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành
Ngoài tài liệu của dự án theo quy định về hồ sơ pháp lý của quy trình này, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành sau:
* Đối với trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành được thực hiện
theo hợp đồng.
-Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện Chủ đầu tư và đại diện nhà thầu (Phụ lục số 03a ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT- BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính);
-Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT- BTC ngày 18/1/2016 của Bộ Tài chính).
-Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); -Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, ngoài các hồ sơ nêu trên, cán bộ kiểm soát còn tiếp nhận các hồ sơ: Dự toán phát sinh và quyết định phê duyệt dự toán của Chủ đầu tư, hoặc của cấp có thẩm quyền, phụ lục bổ sung hợp đồng; bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư số