7. Bố cục của đề tài
3.2.5 Tổ chức kiểm tra kếtoán
- Kiểm tra công tác kế toán là một khâu quan trọng không thể thiếu trong tổ chức công tác kế toán , đặc biệt đối với các ĐVSN, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chấp hành dự toán ngân sách, đánh giá chất lƣợng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản, … phát hiện và chấn chỉnh, ngăn ngừa kịp thời những sai phạm.
Do đó, công tác tự kiểm tra, kiểm soát là rất cần thiết, đơn vị cần thƣờng xuyên tự kiểm tra tài chính theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ tài chính về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN. Hàng năm, TT T cần xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán tài chính ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch kiểm tra đó phải xác định rõ mục đích; nội dung; đối tƣợng; thời gian; phƣơng pháp kiểm tra và ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện công việc kiểm tra trong từng khâu. Đồng thời, phải xây dựng bản kiểm để kiểm tra, kế hoạch xây dựng phải phù hợp và cụ thể với đặc điểm tổ chức công tác kế toán cũng nhƣ những điều kiện về con ngƣời; thời gian và chi phí kiểm tra; kế hoạch phải có tính khả thi và mang lại hiệu quả.
- Nội dung kiểm tra cần chú trọng tại đơn vị là:
+ Kiểm tra các khoản thu chi ngân sách, thu chi hoạt động dịch vụ của đơn vị, chênh lệch thu - chi và trích lập các quỹ.
+ Các đơn vị phải tự kiểm tra việc thực hiện thu ngân sách, kiểm tra các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ. Kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi kể cả trong dự toán và ngoài dự toán, xác định nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán. Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục chi NSNN, nội dung chi thƣờng xuyên theo đúng định mức, tiêu chuẩn quy định của Nhà nƣớc và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Các đơn vị phải tự kiểm tra các khoản chênh lệch thu chi hoạt động dự kiến trong quá trình thực hiện thu chi tài chính nhƣ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; chênh lệch thu - chi hoạt động sự nghiệp khác; kiểm tra việc tính toán và nộp thuế thu nhập; kiểm tra việc tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ tại đơn vị.
+ Kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, vật liệu, dụng cụ.
+ Đơn vị phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại đơn vị, việc ghi chép trong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính,…; kiểm tra việc tính hao mòn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; kiểm tra việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc; kiểm tra tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,…
+ Đối với vật liệu, dụng cụ đơn vị tự kiểm tra từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc xếp, đến khâu nhập kho và xuất kho đƣa vào sử dụng; kiểm tra tính hợp lý của việc xây dựng các định mức sử dụng, dự trữ và hao hụt vật liệu.
+ Kiểm tra việc quản lý sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi của đơn vị.
+ Đơn vị phải tự kiểm tra việc chấp hành đúng quy định quỹ tiền mặt, tiền gửi. Cần kiểm tra số lƣợng tiền mặt thực có trong quỹ, đối chiếu với số lƣợng trong sổ kế toán, số dƣ tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc, Ngân hàng; đối chiếu số liệu giữa số dƣ tiền gửi với số liệu trên sổ kế toán,.
+ Trong quá trình kiểm tra, ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra cần phải có những hƣớng dẫn kịp thời giúp sửa chữa và khắc phục những sai sót. Từ đó giúp
nâng cao kinh nghiệm cho cán bộ viên chức.
+ Cần tăng cƣờng hơn nữa vai trò công khai tài chính trong đơn vị để đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị. Điều này vừa phục vụ cho việc kiểm tra giám sát quá trình sử dụng kinh phí, tài sản của nhà nƣớc vừa giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm chế độ quản lý tài chính đặc biệt nâng cao tính trách nhiệm và hiệu quả trong việc quản lý tài chính của TTYT.
+ Bộ phận kế toán phối hợp với ban thanh tra thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu tình hình thu dịch vụ khám chữa bệnh tại các trạm y tế xã để tránh thất thu. Kiểm tra tình hình xuất kho thuốc, vắc xin và số tiền thu đƣợc tiền thuốc vắc xin phải phù hợp. Kiểm tra việc sử dụng các nguồn kinh phí do Trung tâm Y tế cấp về cho các Trạm y tế nhằm chấn chỉnh kịp thời khi phát hiện việc sử dụng kinh phí không đúng mục đích.
3.2.6. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.
Việc lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán;
Hai là, việc thiết kế các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo đƣợc yêu cầu quản lý vừa phù hợp với hệ thống tài khoản, phƣơng pháp hạch toán và các báo cáo kế toán hiện hành;
Ba là, đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng các phần mềm kế toán vào công tác hạch toán.
Qua nghiên cứu thực tế tại đơn vị để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng nhƣ cung cấp kịp thời thông tin cho nhà lãnh đạo đơn vị ra quyết định, hệ thống sổ
kế toán của TT T cũng cần đƣợc hoàn thiện. Cụ thể:
Để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ cũng nhƣ tăng cƣờng việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng ngƣời bán, kế toán cần bổ sung các nội dung trên Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng về thời hạn thanh toán
Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện khi đƣợc lập và in ra cần phải đƣợc thực hiện các yếu tố pháp lý nhƣ điền đầy đủ số trang, ngày mở sổ, ký chứng từ đầy đủ, đóng dấu giáp lai và đóng dấu của đơn vị, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu, tránh để tình trạng tẩy xóa, sai sót trên sổ, bảo quản và giữ gìn sổ theo đúng quy định.
3.2.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
- Thứ nhất, việc bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán phải thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP về công tác tổ chức nơi lƣu trữ tài liệu kế toán. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lƣu trữ theo quy định của pháp luật. Trƣờng hợp đơn vị không tổ chức kho lƣu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lƣu trữ thực hiện lƣu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lƣu trữ theo quy định của pháp luật.
- Thứ hai, phải thực hiện thời hạn lƣu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định tại khoản 5 điều 41 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015.
- Thứ ba, Tài liệu kế toán lƣu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán, trừ một số trƣờng hợp đƣợc quy định tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP nhƣ: Tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu; Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan… Tài liệu kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận
và từng ngƣời làm kế toán. Ngƣời làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
- Thứ tƣ, việc bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp đƣợc thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Tài liệu kế toán đƣa vào lƣu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Thứ năm, việc lƣu trữ tài liệu kế toán trên phƣơng tiện điện tử thì chứng từ kế toán và sổ kế toán của đơn vị kế toán trƣớc khi đƣa vào lƣu trữ vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lƣu trữ theo quy định. Việc lƣu trữ tài liệu kế toán trên phƣơng tiện điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ.
3.3. NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN