7. Bố cục của đề tài
2.2.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, kết xuất dữ liệu kịp thời, tra cứu dữ liệu nhanh chóng. Vì vậy, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác thì hệ thống máy tính đƣợc trang bị đầy đủ cho các nhân viên kế toán. Hiện nay,
TTYT huyện Hoài Ân đã ứng dụng CNTT trong quản lý bệnh viện nhƣng chỉ mới thực hiện đƣợc từng phần riêng lẻ nhƣ:
Phần mềm quản lý tài chính kế toán (áp dụng phần mềm kế toán Misa Mimosa.net của Công ty cổ phần MISA), phần mềm kế toán máy này có tính mở, triển khai nhanh chóng, có chế độ bảo hành, bảo trì và tƣ vấn hỗ trợ chuyên nghiệp, tận tình từ nhà cung cấp, khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung chính sách chế độ kế toán.
Phần mềm quản lý khám chữa bệnh (phần mềm Viettel - His), phần mềm này quản lý công tác khám bệnh, chữa bệnh; quản lý thu dịch vụ và quản lý công tác dƣợc, góp phần nâng cao chất lƣợng khám chữa bệnh cho nhân dân.
Phần mềm bảo hiểm xã hội (Phần mềm báo tăng giảm lƣơng và ốm đau,thai sản) do cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp đã giúp đơn vị tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, không phải đi đến cơ quan bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ giấy.
Phần mềm quản lý tài sản: Việc quản lý, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ, đơn vị sử dụng phần mềm Misa, phần mềm này đáp ứng đƣợc các báo cáo quyết toán tổng hợp với cấp trên, tuy nhiên tại đơn vị có nhiều khối hoạt động khác nhau cần phải phân nguồn quản lý nhƣ: khối bệnh viện, khối trạm y tế, khối y tế dự phòng, phòng khám khu vực. Phần mềm quản lý tài sản không tách đƣợc báo cáo từng khối, do vậy để đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán quản lý tài sản phải thực hiện trên Excel, việc này làm mất nhiều thời gian trong việc lập các báo cáo chi tiết.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, hệ thống mạng LAN đƣợc kết nối trong toàn Trung tâm Y tế huyện Hoài Ân, tạo điều kiện cho cán bộ toàn nói chung và nhân viên phòng kế toán tài chính nói riêng, liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm để quản lý chặt chẽ từng nguồn thu, tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý. Bên cạnh đó, các phần mềm này lại hoạt động đơn
lẻ, không kết nối liên thông nhau, việc nhập dữ liệu kế toán đƣợc thực hiện tập trung vào một hoặc một vài bộ phận. Do đó, việc lựa chọn giải pháp trong quản lý bệnh viện hiện tại trở nên khó khăn khi sử dụng hay khi nâng cấp, mở rộng hệ thống. Cụ thể nhƣ:
- Phần mềm kế toán Misa Mimosa.net: Căn cứ vào báo cáo tổng hợp thu dịch vụ khám chữa bệnh của phần mềm quản lý khám chữa bệnh để cập nhật vào phần mềm kế toán từ đó in chứng từ: nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…; Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn thuốc, vật tƣ, hóa chất của phần mềm quản lý khám chữa bệnh để cập nhật vào phần mềm kế toán,... Định kỳ tổng hợp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo số tổng hợp, không theo dõi số lƣợng theo từng mặt hàng thuốc, vật tƣ, hóa chất.
- Phần mềm quản lý khám chữa bệnh: Phục vụ quản lý khám chữa bệnh, quản lý thu dịch vụ khám chữa bệnh, quản lý công tác dƣợc, vật tƣ, hóa chất,...Định kỳ hàng tháng, quý, năm lập các báo cáo tình hình khám chữa bệnh, báo cáo tình hình thu dịch vụ khám chữa bệnh, báo cáo tình hình nhập xuất tồn thuốc, vật tƣ hóa chất,...Phần mềm quản lý theo từng bệnh nhân và từng mặt hàng thuốc, vật tƣ hóa chất.
- Phần mềm báo tăng giảm lƣơng và ốm đau,thai sản: Phục vụ trong việc báo cáo hàng ngày khi có phát sinh cán bộ tăng giảm lƣơng hoặc nghỉ ốm đau, thai sản.
- Phần mềm quản lý tài sản Misa: Việc quản lý, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ rất thuận lợi, phần mềm này đáp ứng đƣợc các báo cáo quyết toán tổng hợp và chi tiết với cấp trên nhƣng chƣa liên thông đƣợc với Phần mềm kế toán Misa Mimosa.net để kết xuất đƣợc các báo cáo và hạch toán theo quy định.
Nhƣ vậy, việc áp dụng các phần mềm hoạt động độc lập với nhau, cho thấy còn nhiều hạn chế trong quản lý tài chính, gây lãng phí thời gian, công sức,
chƣa có các giải pháp khắc phục đem lại hiệu quả trong sử dụng.
2.3 . KHẢO SÁT THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG NHẰM ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬN DỤNG