7. Bố cục của đề tài
1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN Ở ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG
Trong đơn vị sự nghiệp công lập tổ chức kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hoạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế toán trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng.Vì vậy, tổ chức kế toán sẽ góp phần quan trọng vào việc thu nhập, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo đơn vị đƣa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời, có ảnh hƣởng đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao của các đơn vị sự nghiệp công lập.
Kế toán là khâu quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính của một đơn vị. Việc tính đúng, tính đủ các yếu tố đầu vào và tổ chức tốt công tác thu nhập, xử lý, phân tích, cung cấp thông tin để phục vụ yêu cầu quản lý có ý
nghĩa to lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập.
Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một tổ chức/bộ phận của đơn vị cũng chi phí rất nhiều cho công việc này. Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cũng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán, cần phải tính toán, xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả/hiệu quả/tính kinh tế của công tác kế toán mang lại.
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC
1.2.2.1. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
a)Khái niệm chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đƣợc gọi là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán. (Nguồn: Luật Kế toán số 88/2015/QH13)
b)Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán. * Quy định về nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ. - Chữ ký, họ tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán.
*Quy định về việc lập và lƣu trữ chứng từ kế toán
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
- Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có mẫu thì đơn vị kế toán đƣợc tự lập chứng từ kế toán nhƣng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên quy định. Trƣờng hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
- Chứng từ kế toán đƣợc lập dƣới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; đƣợc in ra giấy và lƣu trữ theo quy định. Trƣờng hợp không in ra giấy mà thực hiện lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ.
* Quy định về việc ký chứng từ kế toán
từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải đƣợc ký bằng loại mực không phai. Không đƣợc ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của ngƣời khiếm thị đƣợc thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do ngƣời có thẩm quyền hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do ngƣời có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký trƣớc khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị nhƣ chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
* Quy định về việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ kế toán. Trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
- Cá nhân, tổ chức nào vi phạm các quy định về chứng từ kế toán thì tùy từng hành vi, mức độ, hậu quả mà có thể bị xử phạt hành chính do hành vi vi
phạm quy định về chứng từ kế toán hoặc bị xử lý hình sự.
c)Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán.
Các thông tin cơ bản là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có nhƣ sau:
- Tên gọi chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định nhƣ phiếu thu, phiếu nhập kho,… Nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ đƣợc xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh chứng từ đó.
- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này đƣợc đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra đƣợc thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: mọi chứng từ kế toán phải đƣợc ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên những chứng từ không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
- Số lƣợng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ. - Chữ kí của ngƣời lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.
- Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của ngƣời kiểm soát (kế toán truởng)
và ngƣời phê duyệt (thủ trƣởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị.
- Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau nhƣ phƣơng thức thanh toán, phƣơng thức bán hàng,…
- Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lí cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ đƣợc làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không đƣợc viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
+ Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa sửa chữa trên chứng từ.
+ Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
+ Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nƣớc ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải đƣợc dịch ra tiếng Việt, phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nƣớc ngoài.
d)Tổ chức kiểm tra và chỉnh lý chứng từ kế toán. * Kiểm tra chứng từ kế toán
- Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đƣợc dùng để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm 4 bƣớc sau:
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ. + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trƣởng và kế toán trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
*Chỉnh lý chứng từ kế toán
Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị để hoàn thiện đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trƣớc khi ghi sổ kế toán. Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế toán và phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp).
e)Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
- Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lƣợt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm đƣợc tình hình, kiểm tra, phê duyệt, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán. Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đạt đƣợc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán. Để sự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán đƣợc hợp lý nền nếp, cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, trong đó quy định đƣờng đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bƣớc luân chuyển, nhiệm vụ của ngƣời nhận đƣợc chứng từ.
chất lƣợng công tác kế toán phụ thuộc trƣớc hết vào chất lƣợng của chứng từ kế toán. Vì vậy lập và luân chuyển chứng từ kế toán là công việc cần hết sức quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ: Tuân theo đúng nguyên tắc lập và phản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế. Hơn nữa còn cần quan tâm đến việc cải tiến công tác kế toán nói chung theo các hƣớng sau:
- Giảm số lƣợng chứng từ để đủ cho nhu cầu, tránh thừa hoặc trùng lặp. Hạn chế sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần. ác định đúng những bộ phận cần lƣu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý.
- Đơn giản hóa nội dung chứng từ: Chứng từ chỉ bao gồm những nội dung thật cần thiết. Đơn giản hóa tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hóa chứng từ. - Hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ. Quy chế hóa các bƣớc xử lý từng loại chứng từ. Xây dụng sơ đồ luân chuyển chứng từ khoa học.
f) Tổ chức sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán.
- Theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC thì các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tƣ này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
- Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán số: 88/2015/QH13, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
Danh mục mẫu các chứng từ kế toán bắt buộc quy định theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC tại Phụ lục số 01.
1.2.2.2. Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
- Đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị.
- Đơn vị đƣợc bổ sung tài khoản kế toán trong các trƣờng hợp sau: + Đƣợc bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã đƣợc quy định trong Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
+ Trƣờng hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã đƣợc quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trƣớc khi thực hiện.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán quy định theo Thông tƣ số