7. Kết cấu đề tài
3.1.2. Quan điểm phù hợp
Trong hoạt động quản lý nhà trƣờng đòi hỏi BGH phải thiết lập hệ thống KSNB phù hợp với trình độ quản lý. Chọn các mô hình KSNB phù hợp với trình độ quản lý tại các trƣờng Trung học Cơ sở và phù hợp với hệ thống
thông tin của nhà trƣờng. INTOSAI 2013 để làm cơ sở lý luận cho việc hoàn thiện hệ thống KSNB ở nhà trƣờng.
Khi ứng dụng một cách đúng đắn lý thuyết COSO và Chuẩn mực kiểm soát nội bộ INTOSAI vào thực trạng KSNB của nhà trƣờng thì sẽ đạt đƣợc một số vấn đề sau đây:
• Tạo một môi trƣờng hoạt động, làm việc hữu hiệu và hiệu quả: Đạo đức, năng lực CBCC, VC đƣợc nâng cao, công việc đƣợc phân công đúng ngƣời, đúng việc.
• Xây dựng đƣợc một hệ thống kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo công việc đƣợc thực hiện đúng quy trình đặt ra và đạt đƣợc chất lƣợng cũng nhƣ hiệu quả tốt nhất.
• Xây dựng tốt một hệ thống nhận diện rủi ro, xử lý tốt các tình huống rủi ro xảy ra hay ít ra cũng ngăn chặn đƣợc rủi ro xảy ra một cách thấp nhất.
• Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông đƣợc bảo mật, nhanh chóng, chính xác và đảm bảo yêu cầu đƣa ra quyết định của lãnh đạo và tránh đƣợc sự rƣờm rà trong các thủ tục hành chính nhƣ trƣớc đây, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng nhƣ kinh phí NSNN.
• Giám sát hiệu quả nhằm hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình kiểm soát các khoản chi ngân sách, nâng cao ý thức, trách nhiệm của CBCC, VC trong việc xử lý thông tin, đồng thời hạn chế những hành vi mang tính tƣ lợi, cá nhân làm ảnh hƣởng không tốt đến mục tiêu của nhà trƣờng.
3.1.3. Quan điểm về cân đối giữa lợi ích và chi phí
Để hệ thống KSNB cung cấp đầy đủ thông tin và hệ thống càng chặt chẽ thì nhà trƣờng phải bổ sung một cách chi tiết, đầy đủ các bộ phận, các công đoạn trong quá trình quản lý và thực hiện; tránh tuyệt đối việc một nhân viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ; từ đó sẽ làm cho hệ thống KSNB của nhà trƣờng sẽ cồng kềnh, chi phí sẽ tăng.
Do đó, để tránh cho hệ thống KSNB bị cồng kềnh, tốn thêm chi phí cho nhà trƣờng thì trong quá trình hoạt động khi có những thông tin không trọng yếu thì nên bỏ qua. Còn đối với những thông tin cần phải kiểm soát chặt
chẽ, khi thiết lật hệ thống KSNB cần phải xác định rằng thông tin đó có cần thiết cho BGH, cho nhà quản lý hay không, có thật sự quan trọng hay không thì hệ thống KSNB mới thiết lập nó, còn không thì bỏ qua.
Vì việc rủi ro trong việc lơi là KSNB (đối với những thông tin không quan trọng) thì ít tốn kém hơn so với chi phí bỏ ra để hình thành hệ thống quản trị nó, cho nên cấu trúc KSNB tốt không phải là phải đầy đủ, cồng kềnh mà phải là hệ thống KSNB vừa đủ nhƣng phải gọn (tức hài hòa giữa chi phí bỏ ra với lợi ích nó mang lại cho nhà trƣờng). Chính vì vậy nhà trƣờng không cần hình thành hệ thống KSNB lớn nhƣ doanh nghiệp, mà nhà trƣờng nên chọn mô hình kết hợp KSNB vào trong các vị trí quyền hạn, trách nhiệm của những chức danh trƣờng: Bộ phận, Tổ.
3.1.4. Quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay tại đơn vị, CNTT chƣa đƣợc ứng dụng và khai thác công dụng một cách triệt để, có sự đầu tƣ hệ thống máy móc thiết bị tin học và các phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên vẫn chƣa đƣợc trang bị phần mềm tổng hợp dữ liệu báo cáo, do vậy phần nào ảnh hƣởng đến việc khai thác dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý điều hành của BGH chƣa đƣợc nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Trong hoạt động KSNB, ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin truyền thông là bƣớc cải thiện đột phá mang lại hiệu quả cao, thông qua đó giúp cho hệ thống KSNB vận hành trơn tru và hiệu quả. Ứng dụng CNTT không phải đơn thuần là sử dụng các thiết bị thông tin, mà phải đƣợc hiểu là một giải pháp làm thay đổi quy trình hoạt động liên quan theo chiều hƣớng hiện đại tích cực; ví dụ: Trong quy trình quản lý sổ sách kế toán áp dụng phần mềm Misa Mimosa, quản lý và khai thác văn bản đi, đến trên phần mềm IDESK, trong tra cứu văn bản pháp luật bằng hệ thống phần mềm trực tuyến, trong quy trình điều hành quản lý, trong quy trình thu phí, tìm kiếm, trao đổi,
chia sẻ kinh nghiệm và tài nguyên học tâp… CNTT khi đƣợc triển khai sẽ đƣợc thiết kế lập trình sẵn, buộc tất cả các khâu tham gia vận hành phải tuân thủ theo đúng quy trình, không đƣợc bỏ sót một khâu nào và cũng không chấp nhận nếu vận hành sai quy trình, đó là điều nhà quản lý mong muốn trong hoạt động KSNB, để đảm bảo toàn bộ hoạt động đƣợc quản lý điều hành dƣới sự kiểm soát đúng hƣớng, mang lại hiệu quả cao.
3.1.5. Quan điểm hội nhập
Trong thời đại ngày nay, toàn cầu hóa kinh tế đang trở thành xu thế khách quan, lôi cuốn các nƣớc, bao trùm hầu hết các khu vực, vừa thúc đẩy hợp tác, vừa tăng sức ép cạnh tranh giữa các nền kinh tế. Hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra những cơ hội to lớn cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc nhƣng cũng mang đến những thách thức không nhỏ đối với một nƣớc đang phát triển ở trình độ thấp nhƣ nƣớc ta hiện nay. Để tận dụng cơ hội và để giảm thiểu những thách thức, cần phải đi tắt đón đầu, ứng dụng hiệu quả những công cụ quản lý kinh tế hiện đại của thế giới, trong đó có việc áp dụng hệ thống KSNB đã đƣợc COSO và INTOSAI hƣớng dẫn ban hành. Do vậy, theo quan điểm của tác giả, các đơn vị hành chính công cũng nhƣ các đơn vị giáo dục cần có một quy định về hệ thống KSNB đƣợc xây dựng trên quan điểm phù hợp với thông lệ quốc tế, để các đơn vị này có thể sẵn sàng hội nhập với nền kinh tế toàn cầu.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các trƣờng THCS trên địa bàn huyện
Dựa vào 5 quan điểm chọn lọc trên làm nền tảng, và căn cứ vào lý thuyết COSO và Chuẩn mực kiểm soát nội bộ INTOSAI 2013 làm cơ sở tác giả đƣa ra các giải pháp hoàn thiện nhƣ sau: