7. Kết cấu đề tài
3.2.1. Giải pháp liên quan đến các yếu tố của kiểm soát nội bộ
Thể chế hóa các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức nhằm xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh
Tính chính trực và giá trị đạo đức đã đƣợc nhà trƣờng quy định trong quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể CBCC, VC phải có những cƣ xử đúng mực. Tuy nhiên, các quy định này còn sơ sài, chƣa có hƣớng dẫn cụ thể. Do đó, nhà trƣờng cần ban hành bộ quy tắc ứng xử, làm cơ sở điều chỉnh hành vi trong nhà trƣờng. Bộ quy tắc ứng xử có thể đƣợc soạn thảo dựa trên nền tảng các quy định của pháp luật nhƣ: Luật Giáo dục, Luật Viên chức…và các quy định về đạo đức nhà giáo, có thể bao gồm các nội dung sau:
- Quy định phạm vi, đối tƣợng áp dụng cũng nhƣ mục đích của bộ quy tắc ứng xử trong nhà trƣờng.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà CBCC, VC trong nhà trƣờng cần đạt đƣợc nhƣ: phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với cơ quan Nhà nƣớc, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với HS hay với đối tác bên ngoài.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà HS trong nhà trƣờng cần đạt đƣợc nhƣ: phẩm chất chính trị (đối với Đoàn viên), tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với gia đình, bạn bè, thầy cô, CBCC, VC trong nhà trƣờng, với khách…
- Quy định tác phong, văn hóa ứng xử đối với khách đến liên hệ công tác với nhà trƣờng.
- Quy định các hành vi đƣợc khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm. - Hƣớng dẫn các phƣơng thức thông tin, báo cáo và cách giải quyết các vƣớng mắc (nếu có) liên quan đến hành vi đạo đức trong nhà trƣờng.
- Quy định các biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm và khen thƣởng cho các hành vi đƣợc khuyến khích.
Tổ (Phụ lục 5)
Việc xây dựng và công khai bảng mô tả công việc, cùng với Quy chế Thi đua – Khen thƣởng của nhà trƣờng sẽ giúp cho sự kiểm tra chéo của các CBCC, VC đƣợc dễ dàng và xác định đƣợc trách nhiệm của từng cá nhân khi xảy ra sự cố hoặc đánh giá đƣợc thành tích khi bình xét thi đua, khen thƣởng.
Bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng dạy
- Tiếp tục đẩy mạnh khuyến khích, hỗ trợ về thời gian cũng nhƣ tài chính cho lực lƣợng giáo viên, đặc biệt là giáo viên trẻ học tập nâng cao trình độ. Nhà trƣờng nên có chính sách hỗ trợ phần nào theo chi phí thực tế mà ngƣời học phải chi trả, không theo định mức của Nhà nƣớc. Đi kèm với đó, cũng cần xây dựng các chế tài đủ mạnh nhƣ: yêu cầu cam kết tiếp tục công tác tối thiểu 3 năm sau khi học xong (đối với chƣơng trình thạc sỹ), yêu cầu bồi thƣờng và phạt (gấp 2 hoặc gấp 3) kinh phí nhà trƣờng hỗ trợ…để tránh các trƣờng hợp sau khi đƣợc bồi dƣỡng lại chuyển công tác ở đơn vị khác có điều kiện tốt hơn.
- Tăng cƣờng tập huấn đổi mới phƣơng pháp dạy học, tổ chức dự giảng, hội thảo, giao lƣu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa các giáo viên trẻ và giáo viên công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm.
- Phối hợp với các trƣờng trong huyện, ngoài huyện (nếu có) chia sẻ kinh nghiệm, trao dồi chuyên môn nâng cao cao hiệu quả công tác dạy và học….
Nâng cao năng lực đội ngũ Bộ phận, Tổ
Tăng cƣờng các đợt tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, bồi dƣỡng ngoại ngữ, tin học, quản lý. Khuyến khích CBCC, VC đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, đủ năng lực tiếp tục học tập nâng cao trình độ (nhà trƣờng hỗ trợ về thời gian và một phần nào kinh phí).
chuyên môn ra khỏi biên chế và thay thế bằng những CBCC, VC đủ năng lực (thông qua thi tuyển). Điều này sẽ tạo động lực để họ nâng cao ý thức trách nhiệm, cố gắng rèn luyện để đáp ứng nhu cầu phát triển của nhà trƣờng.
Xây dựng văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đề bạt và quy hoạch cán bộ
Việc tuyển dụng tại nhà trƣờng đƣợc đề nghị lên cấp trên cụ thể hóa bằng văn bản và công khai rộng rãi. Vị trí đƣợc tuyển dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế làm việc tại đơn vị.
Xây dựng các tiêu chí rõ ràng cho việc quy hoạch cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác quản lý. Trong trƣờng hợp có nhiều ngƣời cùng đủ tiêu chuẩn thì phải quy định thêm các tiêu chí khác để đánh giá, tránh tình trạng đƣợc cất nhắc, đề bạt do thân quen với lãnh đạo.
Xây dựng cơ chế công khai đánh giá, khen thưởng dựa trên cơ sở hoàn thành công việc, không theo định mức
- Định kỳ, các thông tin về cá nhân tự đánh giá, đánh giá của Bộ phận, Tổ, và tổng hợp đánh giá của Văn phòng nên đƣợc công khai đăng tải trên website của trƣờng.
- Mở rộng thí điểm HS đánh giá giáo viên thông qua khảo sát trên Internet hàng tháng chứ không chỉ 1 lần duy nhất vào cuối học kỳ. Kết hợp với việc xác minh và đánh giá từ nhiều phía tránh tâm lý GV “sợ” HS đánh giá thấp nên “nhẹ tay”, buông lỏng, phải cho điểm cao.
- Tổ chức cho các Bổ phận, Tổ đăng ký danh hiệu thi đua cho tập thể và cá nhân, không hạn chế số lƣợng mà lấy hiệu quả công việc thực tế (căn cứ vào bảng đánh giá hàng tháng) làm thƣớc đo. Thành lập hội đồng đánh giá thi đua độc lập và có uy tín. Các thành viên của hội đồng thi đua nên bổ sung Ban Thanh tra nhân dân, bên cạnh BGH và các cán bộ chủ chốt.
Xây dựng lực lượng cán bộ nòng cốt tư vấn về rủi ro cho BGH
Văn hóa về quản trị rủi ro đã từng bƣớc hình thành trong nhà trƣờng. Nhiều CBCC, VC trong nhà trƣờng có ý thức về nhận diện rủi ro rất tốt. Nhà trƣờng cần tận dụng và bồi dƣỡng thêm, cử những cán bộ công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm cũng nhƣ các cán bộ có trình độ về chuyên môn và quản lý đi bồi dƣỡng tập huấn các khóa ngắn hạn về rủi ro. Tập hợp họ thành lập một Tổ Tƣ vấn rủi ro, kiêm nhiệm về tƣ vấn rủi ro lãnh đạo để phản ánh và nhận diện kịp thời các rủi ro để nhà trƣờng có biện pháp phòng tránh.
Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ảnh hưởng tới hoạt động của toàn trường
Khi thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, BGH nên tổ chức họp bàn cùng các cán bộ chủ chốt và tổ tƣ vấn rủi ro để cùng trao đổi, đƣa ra danh sách tất cả những rủi ro đơn vị có thể gặp phải. Những rủi ro này có thể là các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị.
Các yếu tố bên trong:
- Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết nội bộ: thƣờng xảy ra khi có sự mâu thuẫn về quan điểm và lợi ích của các cá nhân, tập thể, dễ dẫn đến tình trạng bao che cho những ngƣời thuộc phe mình, vùi dập những ngƣời thuộc phe khác làm mất đi sức mạnh của đơn vị.
- Rủi ro từ sự thông đồng của các cá nhân, bao che gian lận để trục lợi hoặc cố tình làm sai.
- Rủi ro về hạn chế năng lực nhân viên làm giảm hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ, dễ tạo kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng, kích động làm mất đoàn kết nội bộ.
- Rủi ro về chính sách nhân sự không tốt khiến nhiều CBVC có năng lực chuyển đến nơi khác có điều kiện làm việc tốt hơn.
Các yếu tố bên ngoài:
- Rủi ro do sự thay đổi chính sách pháp luật về thủ tục hành chính, về tuyển sinh, về đào tạo chất lƣơng mũi nhọn, về chế độ tài chính…
- Rủi ro do sự cạnh tranh của các trƣờng khác, đặc biệt là các trƣờng đƣợc đầu tƣ cơ sở vật chất, đội ngũ giảng dạy, quản lý có chiều sâu.
- Rủi ro do thay đổi nhu cầu lao động xã hội, thị hiếu của ngƣời học.
Xây dựng quy trình đánh giá và đối phó rủi ro cho từng bộ phận và cho phạm vi toàn trường.
Tổ chức cho các Bộ phận, Tổ soạn thảo các rủi ro, các đề xuất đối phó rủi ro liên quan đến hoạt động chủ yếu của bộ phận mình và tính vào khối lƣợng công việc hàng năm cho cán bộ tham gia soạn thảo. Tổ Tƣ vấn rủi ro sẽ tổng hợp, bổ sung và soạn thảo thành quy trình đánh giá, xử lý rủi ro cho từng bộ phận và mở rộng phạm vi toàn trƣờng. Quy trình có thể bao gồm các bƣớc sau:
- Phân tích từ mục tiêu (mục tiêu chung, mục tiêu từng bộ phận); - Nhận diện các yếu tố ảnh hƣởng tới mục tiêu của đơn vị;
- Phân tích rủi ro: xem xét khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hƣởng của rủi ro;
- Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, tính khả thi của các biện pháp mà có sự lựa chọn thích hợp nhƣ né tránh, giảm thiểu, chia sẽ, chấp nhận rủi ro;
- Xây dựng các biện pháp khắc phục hậu quả đối với các rủi ro đã xảy ra;
- Giám sát và kiểm soát rủi ro: giảm sát rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi ro mới qua đó đánh giá hiệu quả xử lý rủi ro.
3.2.1.3. Hoạt động kiểm soát
Hiện tại Ban Thanh tra nhân dân của nhà trƣờng gồm 3 ngƣời kiêm nhiệm. Nhà trƣờng nên có kế hoạch cụ thể để kiểm tra, giám sát mọi hoạt động để Ban Thanh tra nhân dân hoạt động có hiệu quả:
- Tiểu ban phụ trách về công tác quản lý: gồm một cán bộ đƣợc điều chuyển từ Văn phòng; chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực chính sách pháp luật, quy chế nội bộ tại đơn vị.
- Tiểu ban phụ trách về công tác giáo dục – đào tạo: gồm một giáo viên phụ trách tổ chuyên môn có nhiều kinh nghiệm, đã trải qua giảng dạy; chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện hoạt động giảng dạy, kiểm tra việc tổ chức đánh giá kết quả học tập, thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp… - Tiểu ban phụ trách về công tác tài chính: Một cán bộ có trình độ về công tác tài chính – kế toán; chịu trách nhiệm kiểm tra sự tuân thủ chế độ, các nguyên tắc kế toán, đảm bảo sự trung thực và hợp lý của thông tin kế toán.
Ban Thanh tra nhân dân sẽ đảm bảo tính độc lập, giúp đơn vị thực hiện thƣờng xuyên công tác kiểm tra nội bộ, kịp thời phát hiện sai phạm và có biện pháp xử lý. Đây là nhiệm vụ mới và khó khăn, nhà trƣờng nên có kế hoạch hỗ trợ về thời gian, kinh phí để CBVC có thể tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức để phục vụ hiệu quả công tác này.
Đối với công tác phân chia trách nhiệm, thủ tục ủy quyền và xét duyệt
Đối với từng nhiệm vụ, cần xây dựng thủ tục ủy quyền và phân chia trách nhiệm cho từng bộ phận và cụ thể hóa quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân bằng văn bản.
Đối với hoạt động kiểm soát công tác kế toán
Chú trọng làm tốt công tác lập dự toán bởi sự ảnh hƣởng rất lớn của dự toán đến chất lƣợng hoạt động của đơn vị.
Vật tƣ – thiết bị nên đƣợc kiểm kê hàng quý và đƣợc kiểm soát từ thời điểm mua mới cũng nhƣ trong suốt quá trình sử dụng. Trƣớc khi mua nhà trƣờng cần khảo sát giá cả ở nhiều nơi khác nhau để chọn mức giá phù hợp. Khi kiểm tra chất lƣợng của tài sản mua vào, nhà trƣờng cần lập Ban nghiệm thu gồm thành viên BGH, tài sản mua vào phải đảm bảo chuyên môn và sự khách quan trong đánh giá chất lƣợng, giá cả của sản phẩm. Sau khi nghiệm thu phải tiến hành lập biên bản có ý kiến và chữ ký của các thành viên Ban nghiệm thu và các bên tham gia
Định kỳ hàng tháng kiểm tra tình hình sử dụng của các thiết bị, đặc biệt là thiết bị điện.
- Văn phòng phẩm:
Đối với Bộ phận, Tổ tham gia giảng dạy: căn cứ vào số lớp, số HS, đặc thù của môn học.
- Điện, nƣớc, internet, điện thoại: hiện nay nhà trƣờng trả theo mức thực tế phát sinh của điện lực Phù Mỹ.
Đối với hoạt động kiểm soát công tác giảng dạy
- Rà soát lại chƣơng trình giảng dạy, đào tạo mũi nhọn hàng năm để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình phát triển của từng môn học theo chƣơng trình của giáo dục phổ thông mới nhƣ: cập nhật hay cắt giảm nội dung của một số môn học…
- Thành lập hội đồng đánh giá để khảo sát, đánh giá chất lƣợng của đề cƣơng, bài giảng, giáo án đƣợc sử dụng tại nhà trƣờng.
- Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lƣợng của giáo viên, tổ chức dự giờ…
- Xây dựng quy định về thời hạn chấm và nộp bài, nộp bảng điểm…và quy định các hình thức kỷ luật nếu vi phạm.
theo kế hoạch và dự giờ đột xuất nhằm đánh giá đúng thực trạng chất lƣợng giảng dạy.
- Định kỳ kiểm tra công tác giảng dạy tại các điểm trƣờng lẻ.
- Tiến hành khảo sát thƣờng xuyên việc đánh giá của HS về môn học cũng nhƣ về giáo viên.
- Đầu tƣ thêm các phƣơng tiện hỗ trợ giảng dạy thiết yếu nhƣ phòng học, hệ thống âm thanh, máy chiếu, dụng cụ thực hành…
Đối với công tác kiểm tra độc lập
Tăng cƣờng kiểm tra độc lập việc thực hiện giữa các bộ phận, các cá nhân thông qua cơ chế minh bạch trong quy trình hoạt động và minh bạch trong đánh giá của các Bộ phận, Tổ (các thông tin về hoạt động và đánh giá của các cá nhân trong bộ phận đƣợc công bố trên website hoặc bảng thông báo)
Định kỳ (tháng hoặc quý) tổ chức đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời điều chỉnh nếu có sai lệch. Ví dụ:
- Đối chiếu giữa Văn phòng, chuyên môn với các tổ và đảm bảo chất lƣợng số tiết thực dạy của giáo viên, điểm thi, điểm thi lại và tổng kết theo định kỳ của các lớp;
- Đối chiếu số liệu giữa chuyên môn, kế toán về chi trả số tiết dạy thực hành ngoài trời giáo viên thể dục và dạy bồi dƣỡng cho giáo viên.
Đối với công tác phân tích rà soát
- Mở rộng phân tích rà soát hoạt động của từng bộ phận thông qua thống kê các báo cáo bộ phận.
- Thống kê chất lƣợng đầu ra của các năm học cho lớp cuối cấp. - Phân tích các chỉ tiêu về sử dụng vật chất qua các năm nhƣ: + Số m2 phòng học/HS
+ Số HS/giáo viên
+ Số thiết bị, máy chiếu/ lớp học
3.2.1.4. Thông tin và truyền thông
Khuyến khích CBVC sử dụng email nội bộ, nhóm kín Zalo như một kênh thông tin liên lạc thường xuyên
Mỗi Bộ phận, Tổ đều có email dùng chung cho tất cả nhân viên, giáo viên. Điều này tạo sự khó khăn trong việc quản lý thông tin và liên lạc qua email nên kênh thông tin này ít đƣợc sử dụng. Do đó, nhà trƣờng nên khuyến khích họ sử dụng Zalo nhóm nhƣ một kênh liên lạc thƣờng xuyên. Khi email nội bộ đƣợc sử dụng phổ biến thì các yêu cầu nhiệm vụ, các thông báo, quyết định sẽ đƣợc truyền đạt tới toàn thể CBVC một cách nhanh chóng, kịp thời.
Phổ biến mục tiêu chung của toàn trường, mục tiêu cụ thể của từng