6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
2.2.2. KSC đầu tư XDCB từ ngân sách xã qua KBNN Tây Sơn
2.2.2.1. Kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư XDCB
Tạm ứng vốn XDCB của UBND xã cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp cho các công việc cần thiết để triển khai thực hiện hợp đồng hoặc các công việc không thông qua hợp đồng. Mức vốn tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng do UBND xã thống nhất với nhà thầu theo đúng quy định và phải được quy định rõ trong hợp đồng.
a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro.
+ Hồ sơ mở tài khoản đã hết hiệu lực nhưng UBND xã, ban quản lý dự án đầu tư XDCB xã không làm thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời.
+ Thiếu bảo lãnh tạm ứng đối với trường hợp giá trị tạm ứng hợp đồng được quy định trong hợp đồng lớn hơn 1 tỷ đồng.
+ Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng hết thời gian có hiệu lực, chưa thu hồi hết tạm ứng Chủ đầu tư chưa gia hạn bảo lãnh tạm ứng mà KBNN không có văn bản đôn đốc.
+ Chuyển tiền tạm ứng vào 1 tài khoản của thành viên liên danh không được quy định trong hợp đồng.
+ UBND xã lập chứng từ tạm ứng XDCB chưa đầy đủ, chưa chính xác như: Giấy đề nghị tạm ứng vón đầu tư, Giấy rút tạm ứng vốn đầu tư không
ghi ngày tháng năm lập; không ghi năm kế hoạch vốn …
+ Chậm thu hồi tạm ứng vốn đầu tư, các khoản tạm ứng sau 30 ngày kể từ ngày tạm ứng, cán bộ KSC chưa đề xuất lãnh đạo ban hành văn bản yêu cầu chủ đầu tư xử lý tạm ứng dẫn đến tạm ứng còn tồn đọng từ nhiều năm.
- Đánh giá rủi ro.
Các rủi ro trong khâu tạm ứng vốn đầu tư có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nó có thể gây ra mất an toàn tiền, làm thất thoát NSNN và ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị KBNN Tây Sơn nói riêng và hệ thống KBNN nói chung trong dư luận xã hội.
b. Thủ tục kiểm soát
- Hồ sơ tạm ứng và thu hồi tạm ứng gửi tới KBNN. + Hồ sơ đề nghị tạm ứng gồm:
Giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư
Giấy rút vốn đầu tư
Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng Chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng; là bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư).
+ Hồ sơ thu hồi vốn tạm ứng:
Bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Giấy nộp trả vốn đầu tư - Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn quy định là 03 ngày làm việc kể từ khi GDV nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ của chủ đầu tư gửi đến, cán bộ trực tiếp kiểm soát phải xem xét hồ sơ của chủ đầu tư đảm bảo các yêu cầu theo quy định. GDV phải xác
định số vốn chấp nhận tạm ứng theo điều khoản đã cam kết trong hợp đồng nhưng tối đa là 50% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án, các yếu tố trên giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư; giấy rút tạm ứng vốn đầu tư phù hợp với các nội dung, điều khoản trên hợp đồng; bảo lãnh tạm ứng của nhà thầu, GDV lập tờ trình tạm ứng vốn đầu tư trình KTT, lãnh đạo duyệt. GDV theo dõi vốn tạm ứng và phải được thu hồi qua các lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng, đảm bảo thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng.
c. Hoạt động giám sát
Kiểm tra tạm ứng vốn XDCB ngân sách xã được thực hiện thường xuyên hàng tháng, quý theo kế hoạch tự kiểm tra chéo của KBNN Tây Sơn như cán bộ KSC vốn đầu tư XDCB ngân sách huyện kiểm tra hồ sơ tạm ứng vốn đầu tư XDCB do cán bộ KSC vốn đầu tư XDCB ngân sách xã quản lý và kế hoạch kiểm tra định kỳ của Phòng Thanh tra KBNN tỉnh Bình Định.
- Kiểm tra chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại KBNN Tây Sơn
- Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ tài liệu, tính hợp pháp, tính hợp lệ.
- Kiểm tra đối tượng được cấp tạm ứng, điều kiện tạm ứng vốn, mức vốn tạm ứng, thời điểm thu hồi tạm ứng, mức thu hồi tạm ứng.
- Kiểm tra đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với điều khoản hợp đồng; kế hoạch vốn năm.
- Kiểm tra thời hạn kiểm soát xử lý hồ sơ theo quy định. - Kiểm tra việc theo dõi số dư tạm ứng và thu hồi tạm ứng - Kiểm tra tồn quỹ ngân sách xã
Định kỳ hàng quý, KBNN Tây Sơn lập và gửi báo cáo kết quả tự kiểm tra chéo công tác KSC tạm ứng vốn XDCB lên KBNN tỉnh Bình Định theo quy định để phục cho việc đánh giá kết quả KSC NSNN.
2.2.2.2. Kiểm soát thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành
Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá trị hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng. Chủ đầu tư có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện áp dụng các loại hợp đồng theo quy định hiện hành của nhà nước.
a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro.
+ Thiếu bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành đối với công việc thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng
+ Hồ sơ mở tài khoản đã hết hiệu lực nhưng chủ đầu tư, ban quản lý không làm thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời
+ Phụ lục hợp đồng thể hiện có phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng ban đầu, tuy nhiên hồ sơ lưu tại KBNN không có dự toán, quyết định phê duyệt dự toán cho phần khối lượng công việc phát sinh này.
+ Thiếu cuốn dự án đầu tư hoặc cuốn báo cáo kinh tế kỹ thuật
+ Các thông tin trong hợp đồng bị bỏ trống, thời gian ký hợp đồng không logic, nội dung hợp đồng chưa phù hợp (nội dung công việc bị sai, sai số tiền bằng số bằng chữ)
- Đánh giá rủi ro.
Các rủi ro trên luôn song hành với các hoạt động giao dịch kiểm soát và có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nó có thể gây ra những sai lệch giữa giá trị đề nghị thanh toán với hợp đồng gây thất thoát ngân sách nhà nước.
b. Thủ tục kiểm soát
- Hồ sơ thanh toán:
lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng (hoặc hợp đồng bổ sung), Chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN, bao gồm:
Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Giấy rút vốn đầu tư
Đối với từng lần thanh toán của công việc (trừ lần thanh toán cuối cùng): Trong thời hạn 03 ngày làm việc, GDV sau khi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, tiến hành kiểm soát các hồ sơ chứng từ theo quy định. GDV căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho Chủ đầu tư. Chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc và chất lượng công trình. KBNN căn cứ vào hồ sơ thanh toán thực hiện thanh toán theo hợp đồng. Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, ngoài các hồ sơ nói trên, GDV tiếp nhận thêm các hồ sơ: Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán phát sinh, phụ lục hợp đồng; Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện Chủ đầu tư và đại diện nhà thầu. Trường hợp khối lượng phát sinh được hình thành gói thầu mới (đối với hợp đồng trọn gói), GDV KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán riêng cho gói thầu phát sinh như đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng.
+ Thanh toán khối lượng hoàn thành không thông qua hợp đồng.
Đối với các công việc như trường hợp tự làm, các công việc quản lý dự án do Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện,...: đơn vị phải gửi đến Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt cho từng công việc; Giấy
đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.
Đối với chi phí bồi thường, hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất, hồ sơ thanh toán gồm: đơn vị gửi đến KBNN Bảng kê xác nhận khối lượng công tác bồi thường, hỗ trợ đã thực hiện; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.
+ Thanh toán khối lượng hoàn thành do người dân trong xã tự làm: Đối với gói thầu có kỹ thuật đơn giản, khối lượng công việc chủ yếu sử dụng lao động thủ công mà người dân trong xã có thể tự làm được, thì Chủ đầu tư báo cáo người có thẩm quyền quyết định phê duyệt dự án đầu tư giao cho người dân trong xã tự tổ chức thực hiện, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Thực hiện hình thức này, Chủ đầu tư ký hợp đồng với người dân thông qua Người đại diện (do những người dân trong xã tham gia thi công xây dựng bầu). Khi áp dụng hình thức này thì phải có sự giám sát của Ban giám sát đầu tư của cộng đồng. Chủ đầu tư gửi thêm văn bản chấp thuận của người quyết định đầu tư cho phép người dân trong xã tự làm. Căn cứ hợp đồng, khối lượng xây dựng hoàn thành được nghiệm thu; Chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN đề thanh toán cho Người đại diện.
Trường hợp Người đại diện không có tài khoản tại ngân hàng: Chủ đầu tư đề nghị KBNN chi trả bằng tiền mặt; Người đại diện thanh toán cho người dân tham gia thực hiện gói thầu; Chủ đầu tư và Ban giám sát đầu tư của cộng đồng có trách nhiệm giám sát chặt chẽ việc Người đại diện thanh toán tiền công cho người dân. Khi thanh toán gói thầu do người dân trong xã tự làm thì cơ quan thanh toán không thanh toán giá trị chi phí của các công việc người dân không thực hiện và thuế giá trị gia tăng trong dự toán công trình.
GDV căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán do Chủ đầu tư gửi đến; trong thời gian 03 ngày làm việc.
c. Hoạt động giám sát
Kiểm tra, giám sát thanh toán vốn XDCB ngân sách xã được thực hiện thường xuyên hàng tháng, quý theo kế hoạch tự kiểm tra chéo của KBNN Tây Sơn như cán bộ KSC vốn đầu tư XDCB ngân sách huyện kiểm tra hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB do cán bộ KSC vốn đầu tư XDCB ngân sách xã quản lý và kế hoạch kiểm tra định kỳ của Phòng Thanh tra KBNN tỉnh Bình Định.
Kiểm tra, giám sát việc tiếp nhận và hạch toán nguồn vốn đầu tư:
- Kiểm tra hồ sơ mở tài khoản; kiểm tra việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn vốn đầu tư phải đúng đối tượng, đúng niên độ và thời hạn quy định.
- Kiểm tra việc hạch toán kế toán các nguồn vốn đầu tư khi tiếp nhận nguồn, khi tạm ứng, thanh toán, thanh toán tạm ứng.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu về nguồn vốn đã nhận và sử dụng, số vốn còn lại chưa giải ngân.
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kiểm soát hồ sơ, tài liệu dự án:
- Kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tài liệu gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án, tài liệu bổ sung hàng năm, tài liệu được bổ sung, điều chỉnh (nếu có).
- Kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu (lập đúng mẫu; ghi chép đúng nội dung; đúng bản chất kế toán phát sinh; đúng, đủ chữ ký, con dấu).
- Kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu (đảm bảo tính hợp pháp; ghi đầy đủ các nội dung đúng phương pháp và trình tự)
- Kiểm tra việc quy định cụ thể đối với các tài liệu phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính. Các tài liệu phải đảm bảo phê duyệt phải đúng thẩm quyền và logich về thời gian.
- Kiểm tra việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ tài liệu theo quy chế thực hiện một cửa trong KSC NSNN qua KBNN.
- Kiểm tra đối chiếu hạng mục công việc từng lần đề nghị thanh toán, khối hoàn thành theo nội dung ghi trong bảng xác định giá trị khối lượng công việc theo hợp đồng: có trong hợp đồng hoặc có trong dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu).
- Kiểm tra vốn thanh toán có trong: kế hoạch; giá trúng thầu hoặc dự toán (trường hợp chỉ định thầu); trong hợp đồng.
- Kiểm tra đảm bảo các điều khoản thanh toán có trong hợp đồng: Số lần thanh toán; Giai đoạn thanh toán; Thời điểm thanh toán; Điều kiện thanh toán.
- Kiểm tra thời hạn kiểm soát xử lý hồ sơ theo quy định.
- Kiểm tra việc chuyển tiền cho các nhà thầu đúng đơn vị thụ hưởng. - Kiểm tra các khoản chi bằng tiền mặt thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2017/TT-BTC ngày 20/3/2017 của Bô Tài Chính.
. - Kiểm tra mẫu bộ chứng từ thanh toán theo quy định, phương pháp lập, tính đầy đủ của con dấu, chữ ký, cách ghi chép trên chứng từ.
- Kiểm tra việc từ chối tạm ứng, thanh toán phải có thông báo cho chủ đầu tư.
Định kỳ hàng quý, KBNN Tây Sơn lập và gửi báo cáo kết quả tự kiểm tra chéo công tác KSC thanh toán vốn XDCB lên KBNN tỉnh Bình Định theo quy định để phục cho việc đánh giá kết quả KSC NSNN.
2.2.2.3. Kiểm soát thanh toán quyết toán vốn công trình hoàn thành. a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro.
+ Công trình XDCB chậm phê duyệt quyết toán vốn đầu tư; còn tình trạng chủ đầu tư và nhà thầu đề nghị quyết toán cao hơn giá trị đích thực,
công trình xây dựng.
+ Người có thẩm quyền quyết định đầu tư đồng thời là người phê duyệt dự án hoàn thành, như vậy là "vừa đá bóng vừa thổi còi".
+ Quyết định phê duyệt quyết toán công trình chưa phân định rõ nguồn vốn; chưa phân rõ trách nhiệm về công nợ cho từng dự án, dẫn đến khó khăn cho việc quản lý công nợ tại UBND các xã.
- Đánh giá rủi ro.
Các rủi ro trong phê duyệt quyết toán công trình XDCB nêu trên là kẽ hở để UBND xã và nhà thầu chiếm dụng vốn NSNN, gây thất thoát ngân sách nhà nước.
b. Thủ tục kiểm soát
- Hồ sơ thanh toán:
Khi công trình, dự án XDCB đã được phê duyệt quyết toán, Chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi KBNN, bao gồm:
Quyết định phê duyệt quyết toán kèm báo cáo quyết toán dự án hoàn thành.
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Giấy rút vốn đầu tư
GDV sau khi nhận đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, tiến hành kiểm soát các hồ sơ chứng từ theo quy định.
- Thời hạn giải quyết.
Thời hạn xử lý tối đa là 03 ngày làm việc.
c. Hoạt động giám sát
Giám sát công tác quyết toán vốn đầu tư XDCB ngân sách xã được KBNN Tây Sơn thực hiện thường xuyên hàng tháng, quý theo kế hoạch tự kiểm tra chéo do bộ KSC vốn đầu tư XDCB ngân sách huyện kiểm tra hồ sơ quyết toán vốn đầu tư XDCB do cán bộ KSC đầu tư XDCB ngân sách
xã quản lý và kế hoạch kiểm tra định kỳ của Phòng Thanh tra KBNN tỉnh