6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA KBNN TÂY SƠN
2.1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động của KBNN Tây Sơn
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của KBNN Tây Sơn
KBNN Tây Sơn được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/4/1990. KBNN Tây Sơn trực thuộc KBNN tỉnh Bình Định có chức năng thực hiện nhiệm vụ của KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng thương mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật.
Theo Quyết định số 4236/QĐ-KBNN ngày 08 tháng 9 năm 2017 của Tổng Giám đốc KBNN, KBNN Tây Sơn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của KBNN cấp huyện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Quản lý quỹ ngân sách nhà nước và các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quy định của pháp luật:
+ Tập trung và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu ngân sách nhà nước; tổ chức thực hiện việc thu nộp vào quỹ ngân sách nhà nước các khoản tiền do các tổ chức và cá nhân nộp tại KBNN cấp huyện; thực hiện điều tiết các khoản thu cho các cấp ngân sách theo quy định;
+ Thực hiện kiểm soát, thanh toán, chi trả các khoản chi NSNN và các nguồn vốn khác trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Nhà nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại KBNN cấp huyện.
- Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt và các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại KBNN cấp huyện.
- Thực hiện công tác kế toán NSNN:
+ Hạch toán kế toán về thu, chi NSNN, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ, chính quyền địa phương và các hoạt động nghiệp vụ kho bạc tại KBNN cấp huyện theo quy định của pháp luật;
+ Báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách nhà nước cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan nhà nước có liên quan theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác điện báo, thống kê về thu, chi NSNN, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ và chính quyền địa phương theo quy định; xác nhận số liệu thu, chi ngân sách nhà nước qua KBNN cấp huyện.
Tổng hợp, đối chiếu tình hình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phát sinh với các đơn vị liên quan tại KBNN cấp huyện.
- Quản lý ngân quỹ nhà nước tại KBNN cấp huyện theo chế độ quy định:
+ Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN cấp huyện;
+ Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản của KBNN cấp huyện tại ngân hàng thương mại trên cùng địa bàn để thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán của KBNN theo chế độ quy định;
+ Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc theo quy định.
- Thực hiện công tác phát hành, thanh toán trái phiếu Chính phủ theo quy định.
- Thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo tại KBNN cấp huyện theo quy định.
- Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại KBNN cấp huyện.
- Quản lý đội ngũ công chức, lao động hợp đồng; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ tại KBNN cấp huyện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hoá hoạt động KBNN; thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
- Quản lý các điểm giao dịch thuộc KBNN cấp huyện theo quy định. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN cấp tỉnh giao.
2.1.1.2. Quyền hạn của KBNN Tây Sơn
- Trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để nộp NSNN hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho NSNN theo quy định của pháp luật.
- Được từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của KBNN Tây Sơn
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức hoạt động
Tính đến 31 tháng 12 năm 2018, KBNN Tây Sơn có 10 cán bộ công chức tham gia vào quy trình kiểm soát chi NSNN với cơ cấu một ban lãnh gồm 2 người, 1 Kế toán trưởng, 7 Kế toán viên và Giao dich viên, thể hiện qua sơ đồ sau:
Cơ cấu tổ chức Kiểm soát chi KBNN Tây Sơn
BAN LÃNH ĐẠO
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN VIÊN GIAO DỊCH VIÊN
2.1.2.2. Phân công chức năng, nhiệm vụ
- Giám đốc: Phụ trách toàn diện mọi hoạt động của KBNN Tây Sơn; Trực tiếp phụ trách KSC vốn đầu tư XDCB và phê duyệt chứng từ KSC đầu tư XDCB và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư từ 1 tỷ đồng trở lên của tất cả các giao dịch viên.
- Phó Giám đốc: Phụ trách các công việc được Giám đốc phân công; Trực tiếp phụ trách công tác kế toán nhà nước, công tác KSC thường xuyên và phê duyệt chứng từ KSC thường xuyên và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư dưới 1 tỷ đồng của tất cả các giao dịch viên.
- Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện quy trình KSC NSNN, hạch toán kế toán của toàn bộ giao dịch viên tại kho bạc huyện. Kiểm soát hồ sơ chứng từ theo quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi NSNN (bao gồm: chi đầu tư phát triển, chi thường xuyên), ký chứng từ giấy, phê duyệt chứng từ trên TABMIS do giao dịch viên; Kiểm tra hồ sơ đăng ký mở và sử dụng tài khoản của các đơn vị giao dịch tại KBNN;
song phương điện tử; hạch toán chi chuyển giao ngân sách, kế toán thanh toán Liên kho bạc, Lệnh chi tiền; kế toán công trái, trái phiếu; kế toán ấn chỉ; kế toán nội bộ tập trung.
- Giao dich viên: Thực hiện giao dịch và tiếp nhận hồ sơ của đơn vị để KSC theo quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi NSNN (bao gồm: chi đầu tư phát triển, chi thường xuyên). Định kỳ tổng hợp số liệu và lập và nộp các báo cáo định kỳ theo quy định.
2.2. THỰC TRẠNG KSC NGÂN SÁCH XÃ QUA KBNN TÂY SƠN 2.2.1. KSC thường xuyên ngân sách xã qua KBNN Tây Sơn 2.2.1. KSC thường xuyên ngân sách xã qua KBNN Tây Sơn
2.2.1.1. Đối với các khoản chi thanh toán cá nhân a. Nhận diện và đánh giá rủi ro.
- Nhận diện rủi ro:
+ Thiếu văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế lưu bản phô tô
+ Khi có biến động biên chế nhưng lại không có văn bản giao chỉ tiêu biên chế bổ sung
+ Các danh sách lưu tại KBNN không phù hợp với nội dung, giá trị ở thời điểm chuyển tiền thanh toán (từ số liệu trên Bảng danh sách xác định được tiền lương, các khoản đóng góp theo lương, tuy nhiên chứng từ chuyển tiền không phù hợp với danh sách)
+ Danh sách tiền lương lập trùng tên, trùng số thứ tự; số liệu chi tiết tổng cộng không khớp, số liệu trên bảng tính không đúng. Đặc thù của các xã là một cán bộ nhưng kiêm nhiệm nhiều chức danh; có nhiều loại phụ cấp khác nhau; theo dõi ở nhiều chương, loại khoản khác nhau nên cán bộ KSC KBNN rất khó khăn trong việc kiểm tra.
+ Khi có biến động tăng giảm lương nhưng UBND xã không gửi danh sách chi tiền lương có biến động đến KBNN để kiểm soát.
+ Thiếu danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức.
+ Thiếu danh sách chế độ khoán. - Đánh giá rủi ro
Các rủi ro này có thể dẫn đến chi sai chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội. UBND xã cố tình nâng khống hệ số lương, phụ cấp, khai khống số tiền cột tổng số trên danh sách thanh toán gây thất thoát cho NSNN.
Khả năng phát sinh của sai phạm trên là cao vì tính chất của khoản chi lương là khoản chi phát sinh hằng tháng, số lượng người hưởng lương từ NSNN lớn và thường xuyên có sự thay đổi về số lượng người, hệ số lương và phụ cấp. Điều này đòi hỏi cán bộ KSC Kho bạc phải luôn luôn kiểm tra chính xác số lượng và số tiền khi rút phải khớp đúng với danh sách lưu tại KBNN.
b. Thủ tục kiểm soát
Đầu năm, UBND xã gửi đến KBNN văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt; Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức. (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
Hàng tháng: Căn cứ vào giấy rút dự toán, báo cáo tăng giảm lương (nếu có) do UBND xã gửi đến, cán bộ KSC tiến hành thực hiện:
- Kiểm tra, đối chiếu với bảng đăng ký quỹ lương, kiểm tra báo cáo tăng, giảm lương nếu chênh lệch so với bảng đăng ký quỹ lương.
- Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN bảo đảm các yếu tố trên giấy rút dự toán phải ghi rõ đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, ghi chi tiết theo mục lục ngân sách, mã tính chất nguồn kinh phí và mã cấp ngân sách, mẫu dấu chữ ký người quyết định chi của đơn vị phải đúng với mẫu dấu chữ ký UBND xã đã đăng ký với KBNN Tây Sơn.
Đối với các khoản thanh toán khác cho cá nhân cán bộ KSC kiểm soát danh sách chi theo từng lần thanh toán.
Tất cả các khoản chi cho con người đều thực hiện thanh toán chuyển khoản vào tài khoản của cá nhân được hưởng qua ngân hàng. Tuy nhiên, do đặc thù địa bàn các xã ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, giao thông không thuận lợi, nên đa phần UBND các xã thanh toán bằng tiền mặt các khoản chi này.
Xử lý sau khi kiểm tra: Các khoản chi này đều thuộc công việc phải giải quyết ngay. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập hai liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng trong đó nêu rõ những tài liệu chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ. Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, cán bộ KSC hoàn thiện chứng từ và thanh toán cho đơn vị.
c. Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ, các nghiệp vụ thanh
toán cá nhân của đơn vị UBND xã sẽ được phát hiện thông qua:
- Kiểm tra, xem xét việc đối chiếu danh sách những người hưởng lương do Chủ tịch UBND xã ký duyệt so với chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao hàng năm của đơn vị để thực hiện KSC tiền lương, phụ cấp theo quy định. Trường hợp đầu năm, KBNN chưa nhận được chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền phê duyệt thi KBNN căn cứ vào chỉ tiêu biên chế năm trước đã được phê duyệt để kiểm soát, thanh toán lương cho đơn vị.
- Kiểm tra, xem xét việc áp dụng các hệ số phụ cấp lương, như phụ cấp ngành nghề, độc hại, phụ cấp khu vực, v.v…đã được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, đảm bảo theo đúng quy định hiện hành.
- Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền lương, phụ cấp và các khoản tính theo lương cho người hưởng lương trên giấy rút dự toán ngân sách khớp đúng với
tổng số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách lương do Chủ tịch UBND xã ký duyệt.
- Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền trên giấy rút dự toán khớp đúng với danh sách những người hưởng chế độ khoán (Gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Kiểm tra, xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ thanh toán cá nhân đảm bảo theo đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và trong phạm vi dự toán được giao; việc chấp hành về trình tự, thủ tục theo quy định.
2.2.1.2. Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro:
+ Thiếu văn bản lựa chọn nhà thầu
+ Không logic về mặt thời gian: văn bản lựa chọn nhà thầu ký sau hợp đồng kinh tế.
+ Căn cứ quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu không đúng (căn cứ văn bản không có, căn cứ văn bản không còn hiệu lực)
+ Cấp phó ký hợp đồng nhưng không có giấy ủy quyền.
+ Thời gian ký hợp đồng không logic: hợp đồng ký trước văn bản lựa chọn nhà thầu, ký sau thời gian nghiệm thu.
+ Thông tin trên hợp đồng và trên văn bản lựa chọn nhà thầu có sự mâu thuẫn.
+ Một số khoản chi thiếu Bảng kê chứng từ thanh toán - Đánh giá rủi ro
Các rủi ro này khả năng xảy ra là khá cao, do UBND các xã không nắm được quy định hoặc cố tình làm sai, thường là những khoản chi có giá trị lớn, gây thất thoát cho NSNN. Điều này đòi hỏi cán bộ KSC phải thường xuyên cập nhật quy định mới, hướng dẫn tư vấn cho các kế toán xã, kiểm tra kỹ sự
logic của hồ sơ mà UBND xã gửi đến KBNN.
b. Thủ tục kiểm soát
Đặc thù của xã bao gồm rất nhiều bộ phận, các đoàn thể, hội… nên các khoản chi có sự khác biệt, chủ yếu chi mua hàng hóa, vật tư dùng cho chuyên môn, in ấn, sách tài liệu, chi phí làm việc khác….Khi phát sinh nhu cầu chi, đơn vị gửi đến KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, nghiệm thu hợp đồng, văn bản lựa chọn nhà thầu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Căn cứ vào các quy định, cán bộ KSC KBNN Tây Sơn kiểm tra các yếu tố trên các hồ sơ do đơn vị gửi đến: Hợp đồng giữa UBND xã và đơn vị được lựa chọn cung cấp hàng hóa phải đảm bảo tính pháp lý, giá trị hợp đồng, thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản: tên của các bên ký kết hợp đồng; người đại diện; tài khoản của mỗi bên để thực hiện thanh toán; giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện phải phù hợp với văn bản lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt; hình thức thanh toán và được ký kết bởi thủ trưởng đơn vị của các bên ký kết hợp đồng. Nếu Chủ tịch UBND xã không đứng ra ký kết hợp đồng thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người được đứng ra ký kết hợp đồng thay mình. Văn bản lựa chọn nhà thầu phải thể hiện được tên đơn vị cung cấp hàng hóa, thời gian thực hiện, loại hình hợp đồng, giá trị thực hiện hợp đồng là căn cứ để kiểm soát hợp đồng. Văn bản lựa chọn nhà thầu: tùy vào giá trị hợp đồng mà văn bản lựa chọn nhà thầu có thể không giống nhau.
Đối với nội dung chi từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu UBND xã được phép chỉ định đơn vị thực hiện. Đối với nội dung chi từ 100 triệu đồng trở lên thì phải tổ chức đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu, phải được thực hiện đúng thẩm quyền phê duyệt. Hợp đồng giữa UBND xã và đơn vị được lựa chọn cung cấp hàng hóa phải đảm bảo tính pháp lý.