6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
2.2. THỰC TRẠNG KSC NGÂN SÁCH XÃ QUA KBNN TÂY SƠN
2.2.1.1. Đối với các khoản chi thanh toán cá nhân a. Nhận diện và đánh giá rủi ro.
- Nhận diện rủi ro:
+ Thiếu văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế lưu bản phô tô
+ Khi có biến động biên chế nhưng lại không có văn bản giao chỉ tiêu biên chế bổ sung
+ Các danh sách lưu tại KBNN không phù hợp với nội dung, giá trị ở thời điểm chuyển tiền thanh toán (từ số liệu trên Bảng danh sách xác định được tiền lương, các khoản đóng góp theo lương, tuy nhiên chứng từ chuyển tiền không phù hợp với danh sách)
+ Danh sách tiền lương lập trùng tên, trùng số thứ tự; số liệu chi tiết tổng cộng không khớp, số liệu trên bảng tính không đúng. Đặc thù của các xã là một cán bộ nhưng kiêm nhiệm nhiều chức danh; có nhiều loại phụ cấp khác nhau; theo dõi ở nhiều chương, loại khoản khác nhau nên cán bộ KSC KBNN rất khó khăn trong việc kiểm tra.
+ Khi có biến động tăng giảm lương nhưng UBND xã không gửi danh sách chi tiền lương có biến động đến KBNN để kiểm soát.
+ Thiếu danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức.
+ Thiếu danh sách chế độ khoán. - Đánh giá rủi ro
Các rủi ro này có thể dẫn đến chi sai chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội. UBND xã cố tình nâng khống hệ số lương, phụ cấp, khai khống số tiền cột tổng số trên danh sách thanh toán gây thất thoát cho NSNN.
Khả năng phát sinh của sai phạm trên là cao vì tính chất của khoản chi lương là khoản chi phát sinh hằng tháng, số lượng người hưởng lương từ NSNN lớn và thường xuyên có sự thay đổi về số lượng người, hệ số lương và phụ cấp. Điều này đòi hỏi cán bộ KSC Kho bạc phải luôn luôn kiểm tra chính xác số lượng và số tiền khi rút phải khớp đúng với danh sách lưu tại KBNN.
b. Thủ tục kiểm soát
Đầu năm, UBND xã gửi đến KBNN văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt; Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức. (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
Hàng tháng: Căn cứ vào giấy rút dự toán, báo cáo tăng giảm lương (nếu có) do UBND xã gửi đến, cán bộ KSC tiến hành thực hiện:
- Kiểm tra, đối chiếu với bảng đăng ký quỹ lương, kiểm tra báo cáo tăng, giảm lương nếu chênh lệch so với bảng đăng ký quỹ lương.
- Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN bảo đảm các yếu tố trên giấy rút dự toán phải ghi rõ đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, ghi chi tiết theo mục lục ngân sách, mã tính chất nguồn kinh phí và mã cấp ngân sách, mẫu dấu chữ ký người quyết định chi của đơn vị phải đúng với mẫu dấu chữ ký UBND xã đã đăng ký với KBNN Tây Sơn.
Đối với các khoản thanh toán khác cho cá nhân cán bộ KSC kiểm soát danh sách chi theo từng lần thanh toán.
Tất cả các khoản chi cho con người đều thực hiện thanh toán chuyển khoản vào tài khoản của cá nhân được hưởng qua ngân hàng. Tuy nhiên, do đặc thù địa bàn các xã ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, giao thông không thuận lợi, nên đa phần UBND các xã thanh toán bằng tiền mặt các khoản chi này.
Xử lý sau khi kiểm tra: Các khoản chi này đều thuộc công việc phải giải quyết ngay. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập hai liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng trong đó nêu rõ những tài liệu chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ. Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, cán bộ KSC hoàn thiện chứng từ và thanh toán cho đơn vị.
c. Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ, các nghiệp vụ thanh
toán cá nhân của đơn vị UBND xã sẽ được phát hiện thông qua:
- Kiểm tra, xem xét việc đối chiếu danh sách những người hưởng lương do Chủ tịch UBND xã ký duyệt so với chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao hàng năm của đơn vị để thực hiện KSC tiền lương, phụ cấp theo quy định. Trường hợp đầu năm, KBNN chưa nhận được chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền phê duyệt thi KBNN căn cứ vào chỉ tiêu biên chế năm trước đã được phê duyệt để kiểm soát, thanh toán lương cho đơn vị.
- Kiểm tra, xem xét việc áp dụng các hệ số phụ cấp lương, như phụ cấp ngành nghề, độc hại, phụ cấp khu vực, v.v…đã được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, đảm bảo theo đúng quy định hiện hành.
- Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền lương, phụ cấp và các khoản tính theo lương cho người hưởng lương trên giấy rút dự toán ngân sách khớp đúng với
tổng số tiền lương, phụ cấp của từng người trong danh sách lương do Chủ tịch UBND xã ký duyệt.
- Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền trên giấy rút dự toán khớp đúng với danh sách những người hưởng chế độ khoán (Gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Kiểm tra, xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ thanh toán cá nhân đảm bảo theo đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và trong phạm vi dự toán được giao; việc chấp hành về trình tự, thủ tục theo quy định.
2.2.1.2. Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro:
+ Thiếu văn bản lựa chọn nhà thầu
+ Không logic về mặt thời gian: văn bản lựa chọn nhà thầu ký sau hợp đồng kinh tế.
+ Căn cứ quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu không đúng (căn cứ văn bản không có, căn cứ văn bản không còn hiệu lực)
+ Cấp phó ký hợp đồng nhưng không có giấy ủy quyền.
+ Thời gian ký hợp đồng không logic: hợp đồng ký trước văn bản lựa chọn nhà thầu, ký sau thời gian nghiệm thu.
+ Thông tin trên hợp đồng và trên văn bản lựa chọn nhà thầu có sự mâu thuẫn.
+ Một số khoản chi thiếu Bảng kê chứng từ thanh toán - Đánh giá rủi ro
Các rủi ro này khả năng xảy ra là khá cao, do UBND các xã không nắm được quy định hoặc cố tình làm sai, thường là những khoản chi có giá trị lớn, gây thất thoát cho NSNN. Điều này đòi hỏi cán bộ KSC phải thường xuyên cập nhật quy định mới, hướng dẫn tư vấn cho các kế toán xã, kiểm tra kỹ sự
logic của hồ sơ mà UBND xã gửi đến KBNN.
b. Thủ tục kiểm soát
Đặc thù của xã bao gồm rất nhiều bộ phận, các đoàn thể, hội… nên các khoản chi có sự khác biệt, chủ yếu chi mua hàng hóa, vật tư dùng cho chuyên môn, in ấn, sách tài liệu, chi phí làm việc khác….Khi phát sinh nhu cầu chi, đơn vị gửi đến KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, nghiệm thu hợp đồng, văn bản lựa chọn nhà thầu (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Căn cứ vào các quy định, cán bộ KSC KBNN Tây Sơn kiểm tra các yếu tố trên các hồ sơ do đơn vị gửi đến: Hợp đồng giữa UBND xã và đơn vị được lựa chọn cung cấp hàng hóa phải đảm bảo tính pháp lý, giá trị hợp đồng, thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản: tên của các bên ký kết hợp đồng; người đại diện; tài khoản của mỗi bên để thực hiện thanh toán; giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện phải phù hợp với văn bản lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt; hình thức thanh toán và được ký kết bởi thủ trưởng đơn vị của các bên ký kết hợp đồng. Nếu Chủ tịch UBND xã không đứng ra ký kết hợp đồng thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người được đứng ra ký kết hợp đồng thay mình. Văn bản lựa chọn nhà thầu phải thể hiện được tên đơn vị cung cấp hàng hóa, thời gian thực hiện, loại hình hợp đồng, giá trị thực hiện hợp đồng là căn cứ để kiểm soát hợp đồng. Văn bản lựa chọn nhà thầu: tùy vào giá trị hợp đồng mà văn bản lựa chọn nhà thầu có thể không giống nhau.
Đối với nội dung chi từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu UBND xã được phép chỉ định đơn vị thực hiện. Đối với nội dung chi từ 100 triệu đồng trở lên thì phải tổ chức đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu, phải được thực hiện đúng thẩm quyền phê duyệt. Hợp đồng giữa UBND xã và đơn vị được lựa chọn cung cấp hàng hóa phải đảm bảo tính pháp lý.
soát các hồ sơ, chứng từ còn kiểm soát khoản chi đó có trong dự toán được giao hay không, thực hiện kiểm soát sự logic về mặt thời gian hợp đồng phải sau văn bản lựa chọn nhà thầu, sự đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ theo quy định, kiểm soát giấy rút đảm bảo đầy đủ các yếu tố và phù hợp nội dung thanh toán. Cán bộ KSC kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ. Khi thanh toán cho đơn vị, cán bộ KSC của KBNN Tây Sơn phải lưu toàn bộ hồ sơ của đơn vị vào tập chứng từ của Kho bạc bao gồm: văn bản lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, văn bản ủy quyền (nếu có) các hồ sơ đó phải là bản chính hoặc bản gốc.
Trong trường hợp UBND xã đề nghị tạm ứng trên cơ sở hợp đồng đã được ký kết thì cán bộ KSC chỉ đồng ý cho tạm ứng tối đa không quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết và không vượt quá dự toán năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó, trừ các trường hợp đặc thù có hướng dẫn riêng. Nếu tạm ứng khi không có hợp đồng thì cán bộ KSC thực hiện tạm ứng cho đơn vị theo đề nghị của UBND xã, phù hợp với tiến độ thực hiện và trong dự toán được giao, đối với các khoản UBND xã đã tạm ứng khi chưa đủ điều kiện thanh toán, thì phải thanh toán chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng sau. Khi kiểm soát hồ sơ tạm ứng của đơn vị, cán bộ KSC cũng phải kiểm tra các yếu tố trên chứng từ đảm bảo phải hợp pháp, hợp lệ như thanh toán trực tiếp.
Tất cả các hồ sơ chứng từ sau khi cán bộ KSC kiểm tra đã đúng theo quy định, tiến hành nhập vào chương trình TABMIS để kiểm soát dự toán rồi chuyển toàn bộ cho KTT thực hiện kiểm soát hồ sơ, chứng từ, ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống TABMIS, KTT chuyển lại hồ sơ, chứng từ giấy cho cán bộ KSC để trình lên Giám đốc, sau khi Giám đốc phê duyệt thì cán bộ KSC thực hiện áp thanh toán cho khách hàng và chuyển
chứng từ cho TTV thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán song phương điện tử và hoàn thiện các thông tin thanh toán, cuối cùng cán bộ KSC đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán vào tập chứng từ ngày, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán cho khách hàng theo thời gian trên phiếu giao nhận.
c. Hoạt động giám sát
Qua động giám sát thường xuyên và định kỳ, các nghiệp vụ chi mua sắm, sửa chữa tài sản của UBND xã sẽ được phát hiện thông qua:
- Kiểm tra xác định sự đầy đủ và tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ chứng từ thanh toán, như: Bảng kê chứng từ thanh toán kèm hoá đơn chứng từ mua sắm (đối với các khoản chi thường xuyên) là việc xác minh, đối chiếu giữa Bảng kê, hồ sơ, chứng từ thanh toán lưu tại UBND xã với Bảng kê, hồ sơ, chứng từ thanh toán lưu tại KBNN khi thực hiện KSC qua KBNN.
- Kiểm tra thời gian lập và duyệt dự toán mua sắm, sửa chữa của UBND xã so với quy định của Luật Ngân sách.
- Kiểm tra tính hợp pháp - hợp lệ của hồ sơ chứng từ mua sắm, sửa chữa kèm theo.
- Kiểm tra tình hình thanh toán tạm ứng, chứng từ thanh toán chuyển tiền tạm ứng của UBND xã cho đơn vị cung cấp hàng hóa là cơ sở xác định việc sử dụng vốn tạm ứng có đúng mục đích không? Nếu sử dụng không đúng mục đích vốn tạm ứng thì KBNN yêu cầu thu hồi và xử phạt VPHC.
2.2.1.3. Đối với hình thức chi theo Lệnh chi tiền của ngân sách xã
Đối với hình thức chi theo Lệnh chi tiền của ngân sách xã, hồ sơ thanh toán là Lệnh chi tiền. Lệnh chi tiền là chứng từ kế toán do UBND xã lập để căn cứ thực hiện trích NSNN cấp kinh phí cho các đối tượng thụ hưởng hoặc chuyển nguồn kinh phí NSNN; là căn cứ để UBND xã, KBNN hạch toán chi
NSNN. Thực tế tại địa bàn huyện Tây Sơn, Lệnh chi tiền do UBND xã gửi lên KBNN chủ yếu chỉ dùng để chi chuyển nguồn kinh phí năm nay sang năm sau để thực hiện các khoản chi đã được bố trí trong dự toán năm nay hoặc dự toán bổ sung nhưng đến hết thời gian chỉnh lý (31/01 năm sau) chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa xong được cơ quan có thẩm quyền cho tiếp tục thực hiện chi vào ngân sách năm sau. Chi chuyển nguồn được quyết toán vào ngân sách năm nay, thu chuyển nguồn được hạch toán vào ngân sách năm sau.
2.2.2. KSC đầu tư XDCB từ ngân sách xã qua KBNN Tây Sơn
2.2.2.1. Kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư XDCB
Tạm ứng vốn XDCB của UBND xã cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp cho các công việc cần thiết để triển khai thực hiện hợp đồng hoặc các công việc không thông qua hợp đồng. Mức vốn tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng do UBND xã thống nhất với nhà thầu theo đúng quy định và phải được quy định rõ trong hợp đồng.
a. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- Nhận diện rủi ro.
+ Hồ sơ mở tài khoản đã hết hiệu lực nhưng UBND xã, ban quản lý dự án đầu tư XDCB xã không làm thủ tục đăng ký thay đổi kịp thời.
+ Thiếu bảo lãnh tạm ứng đối với trường hợp giá trị tạm ứng hợp đồng được quy định trong hợp đồng lớn hơn 1 tỷ đồng.
+ Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng hết thời gian có hiệu lực, chưa thu hồi hết tạm ứng Chủ đầu tư chưa gia hạn bảo lãnh tạm ứng mà KBNN không có văn bản đôn đốc.
+ Chuyển tiền tạm ứng vào 1 tài khoản của thành viên liên danh không được quy định trong hợp đồng.
+ UBND xã lập chứng từ tạm ứng XDCB chưa đầy đủ, chưa chính xác như: Giấy đề nghị tạm ứng vón đầu tư, Giấy rút tạm ứng vốn đầu tư không
ghi ngày tháng năm lập; không ghi năm kế hoạch vốn …
+ Chậm thu hồi tạm ứng vốn đầu tư, các khoản tạm ứng sau 30 ngày kể từ ngày tạm ứng, cán bộ KSC chưa đề xuất lãnh đạo ban hành văn bản yêu cầu chủ đầu tư xử lý tạm ứng dẫn đến tạm ứng còn tồn đọng từ nhiều năm.
- Đánh giá rủi ro.
Các rủi ro trong khâu tạm ứng vốn đầu tư có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nó có thể gây ra mất an toàn tiền, làm thất thoát NSNN và ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị KBNN Tây Sơn nói riêng và hệ thống KBNN nói chung trong dư luận xã hội.
b. Thủ tục kiểm soát