8. Kết cấu của luận văn
3.3. Một số giải pháp nâng cao công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB qua
3.3.1. Nhóm các giải pháp hoàn thiện KSNB chi đầu tư XDCB
3.3.1.1 Hoàn thiện Môi trường kiểm soát
Xây dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả, phát triển ổn định vững chắc và hình thành KBNN điện tử.
Vì vậy đòi hỏi CBCC KBNN Bình Định cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ mới đáp ứng được nhu cầu ngày càng phát triển của Hệ thống Kho bạc.
Giải pháp thực hiện:
- Đơn vị cần phải có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cho những CBCC làm nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ.
- Yêu cầu CBCC phải tự hoàn thiện bản thân, đưa ra các tiêu chuẩn để mỗi CBCC tự phấn đấu đạt được trình độ chuyên môn theo yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu tiêu chuẩn đưa ra thì phải có biện pháp xử lý …
- Thường xuyên tổ chức các cuộc thi kiến thức về nghiệp vụ nhằm tạo cho CBCC có tinh thần học tập, lao động sáng tạo trong công tác.
3.3.1.2 Hoàn thiện Đánh giá rủi ro
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin liên quan đến các số liệu thu, chi ngân sách phục vụ cho việc quản lý và điều hành ngân sách các cấp. Tuy nhiên hiện nay KBNN đã ban hành Quy định tạm thời khung Quản lý rủi ro trong các hoạt động thanh toán VĐT XDCB, kế toán, kho quỹ nhưng vẫn còn những rủi ro có thể xảy ra nhất là trong công tác kế toán không thể nhận thấy được. Tôi xin được kiến nghị một số giải pháp như sau:
-Việc ban hành quy định tạm thời khung quản lý rủi ro trong các hoạt động nghiệp vụ tại KBNN cần phải sinh hoạt thường xuyên để CBCC trong
93
đơn vị nắm vững. Định kỳ phải có sự kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để có biện pháp phòng ngừa, khắc phục.
- Trong lĩnh vực hoạt động kế toán thường xảy ra những rủi ro do đó định kỳ cần phải tổ chức rà soát, kiểm tra, tự kiểm tra công tác kế toán không những theo nội dung trong khung quản lý rủi ro mà qua thực tế sẽ có những sai sót ngoài những nội dung đã ban hành đề nghị đơn vị đưa vào những nội dung đó để kiểm tra, tự kiểm tra tại đơn vị. Ví dụ như định kỳ cần đưa ra bảng câu hỏi để rà soát các hoạt động nghiệp vụ kế toán tại đơn vị.
- KBNN cần ban hành tiêu thức đánh giá chất lượng hoạt động kế toán và thanh toán VĐT nhằm mục đích chỉ ra những sai sót, vi phạm phổ biến thường gặp của cán bộ nghiệp vụ tại đơn vị. Là căn cứ để đánh giá chất lượng hoạt động nghiệp vụ kế toán, thanh toán VĐT.
3.3.1.3 Hoàn thiện Hoạt động kiểm soát
Công tác tự kiểm tra nội bộ là một trong những khâu quan trọng của quá trình quản lý các hoạt động KBNN, quản lý mà không kiểm tra hoặc xem nhẹ khâu kiểm tra thì không thể nắm được diễn biến của quá trình quản lý, không thể đánh giá được khâu ban hành và tổ chức thực hiện quyết định của quá trình quản lý và từ đó không thể đạt được các mục tiêu mà công tác quản lý đã đề ra. Để khắc phục những hạn chế trên, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tự kiểm tra bản thân tôi xin đưa ra một số biện pháp sau:
-Tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục trong đội ngũ CBCC về sự cần thiết, mục đích, ý nghĩa vai trò và tầm quan trọng của công tác tự kiểm tra để mọi CBCC xem công tác kiểm tra là khâu quan trọng không thể thiếu trong hoạt động nghiệp vụ KBNN. Là hoạt động mang tính thường xuyên giúp CBCC thực hiện có hiệu quả phần hành công việc được giao, tuân thủ nghiêm trong chính sách, chế độ, quy chế, quy trình nghiệp vụ.
94
dựng kế hoạch đến tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, thường xuyên theo dõi, đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ, các CBCC trong đơn vị thực hiện tốt công tác tự kiểm tra.
-Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tự kiểm tra hàng quý, năm. Kế hoạch kiểm tra phải có tính “động”, nghĩa là ngoài quy định cứng về nội dung, đối tượng bắt buộc phải được kiểm tra, cần có bổ sung, điều chỉnh khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm, hoặc theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị. Trên cơ sở quy trình tự kiểm tra, đơn vị cần chủ động lựa chọn hình thức tự kiểm tra, nội dung kiểm tra sao cho phù hợp với đặc điểm tình hình của đơn vị mình. Phải coi đây là nhiệm vụ thường xuyên giống như hoạt động nghiệp vụ. -Về nội dung kiểm tra, do những sai phạm hiện nay khá đa dạng và có xu hướng xảy ra ở hầu hết các lĩnh vực nghiệp vụ, nhưng với thời gian có hạn do đó chúng ta cần phải tăng cường kiểm tra chuyên đề và luôn chú ý phúc tra lại việc khắc phục những sai sót qua kiểm tra.
- Kết quả tự kiểm tra của từng tổ, từng bộ phận, từng cá nhân phải được phản ảnh đầy đủ, trung thực, chính xác, đánh giá một cách khách quan, được phổ biến công khai trong phạm vi toàn đơn vị để mọi người cùng rút kinh nghiệm và phòng tránh. Gắn kết quả công tác kiểm tra với trách nhiệm của mỗi CBCC đã thực hiện việc kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ chứng từ đã kiểm tra … Những lỗi thiếu sót qua tự kiểm tra có thể được xem xét, coi là một tiêu thức bình xét kết quả thi đua khen thưởng hàng quý, năm.
- Công tác sau kiểm tra, kiểm soát là khâu cuối cùng và không thể thiếu của một hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ, nó có vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ của KBNN. Mục đích của công tác sau kiểm tra, kiểm soát nhằm chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, thiếu sót, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật, phát huy nhân tố tích cực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả các hoạt động chuyên môn nghiệp
95
vụ. Vì vậy để nâng cao chất lượng công tác sau thanh tra, kiểm tra cần phải có những giải pháp cụ thể như sau:
Tại KBNN Bình Định: Đầu năm căn cứ kế hoạch kiểm tra có chia ra hàng quý kiểm tra nghiệp vụ công tác chuyên môn, công tác tổ chức cán bộ, công tác phòng chống tham nhũng… Tùy theo tình hình thực tế của đơn vị, căn cứ theo nội dung kiểm tra sẽ kiểm tra theo nội dung đã đề ra và kiểm tra đột xuất nếu thấy cần thiết. Sau kiểm tra Phòng Thanh tra sẽ có báo cáo kết quả kiểm tra và sẽ theo dõi việc khắc phục sau kiểm tra.
Đối với KBNN cần Xây dựng và Ban hành mới quy trình xử lý sau thanh tra, kiểm tra thay thế quy trình ban hành theo Quyết định số 1540/QĐ- KBNN, cần phải nghiên cứu xây dựng Quy trình thanh tra kiểm tra cụ thể ở từng lĩnh vực, từng đối tượng.
3.3.1.4 Hoàn thiện Thông tin truyền thông
Thứ nhất, khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo, có khoản chi sai chế độ, sai số tiền bằng chữ, bằng số, chứng từ không đúng mẫu quy định.
Trong quá trình kiểm soát chi qua KBNN Bình Định chúng tôi thấy còn tồn tại rất nhiều vấn đề cần phải quan tâm, nhất là trong lĩnh vực chi thường xuyên đối với ngân sách cấp xã còn xảy ra tình trạng như chi không đúng chế độ, định mức quy định, chi không có dự toán, vượt dự toán của cấp có thẩm quyền phê duyệt. Do đó cần phải có biện pháp tăng cường quản lý đào tạo cán bộ chủ chốt, cán bộ quản lý tài chính ngân sách xã. Nâng cao trình độ năng lực, kiến thức quản lý kinh tế cho cán bộ làm công tác tài chính. Chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa đội ngũ làm công tác kế toán ngân sách xã. Ban hành hệ thống tiêu chuẩn, định mức, đơn giá phù hợp, đồng bộ cho việc lập và chấp hành dự toán, thanh quyết toán NSNN. Nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho cấp xã. KBNN Bình Định cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chi NSNN, kịp thời phát hiện, ngăn chặn,
96
xử lý kịp thời các sai phạm ở cấp xã.
Đối với Bộ Tài Chính cần phải sửa đổi và Ban hành quy định về kiểm soát chi đối với ngân sách cấp xã (hiện nay vẫn sử dụng kiểm soát chi theo TT60/2003) chưa phù hợp với điều kiện hiện nay.
Các chứng từ sai số tiền bằng số, bằng chữ, chứng từ không đúng mẫu quy định. Theo quy định chứng từ kế toán phải lập theo đúng mẫu quy định. Nhưng hiện nay do nhiều đơn vị chưa có phần mềm kế toán hoặc nếu có nhưng vẫn lập bằng thủ công, sử dụng các phông chữ khác nhau, hay copy từ mẫu này sang mẫu khác không sửa hết các yếu tố dẫn đến nhiều sai sót. Những sai sót này không những đơn vị giao dịch phải làm đi làm lại mà cán bộ kiểm soát của Kho bạc phải tốn nhiều thời gian để đối chiếu lại với mẫu hiện hành và kiểm tra số tiền bằng số, bằng chữ. Từ những tồn tại trên tôi xin đưa ra những giải pháp sau: Đề nghị Bộ Tài chính cần ban hành văn bản quy định cụ thể hơn về công tác lập, sử dụng và quản lý chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán ngoài việc quy định phải đúng mẫu còn phải quy định như đối với văn bản đó là phải đúng thể thức. Cần phải xây dựng phần mềm áp dụng thuận tiện cho các đơn vị. Đối với những đơn vị có điều kiện cần có quy định bắt buộc sử dụng phần mềm chương trình kế toán trong công tác kế toán nói chung và chứng từ kế toán nói riêng. Các đơn vị sử dụng NSNN phải có trách nhiệm trong công tác lập, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán nhất là đối với người đứng đầu và kế toán trưởng các đơn vị cần phải được đề cao.
Khi có thay đổi về chế độ, định mức, các chế độ về tài chính, kế toán cần phải quan tâm tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác kế toán. Bên cạnh đó cán bộ KSC của KBNN Bình Định cần phải am hiểu luật và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật NSNN, Luật kế toán, thường xuyên cập nhật các chế độ, quy định để kiểm soát và hướng dẫn, hỗ trợ cho các đơn vị sử dụng NSNN hiểu và làm đúng chế độ.
97
Thứ hai, việc nghiên cứu các chế độ, văn bản của CBCC còn hạn
chế, chưa cập nhật kịp thời.
Trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ CBCC trong đơn vị chưa đồng đều, một số công chức tốt nghiệp hệ tại chức được đào tạo nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau vì vậy việc nghiên cứu, am hiểu các văn bản, chế độ của CBCC còn nhiều hạn chế, thực hiện chưa thông suốt, chưa thống nhất đối với CBCC làm nhiệm vụ kiểm soát chi. Hơn nữa số CBCC này vẫn chưa chú tâm, chưa chủ động tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ chuyên môn. Do đó đơn vị cần phải:quan tâm tới công tác đào tạo bồi dưỡng bố trí hợp lý cán bộ làm công tác chuyên môn nghiệp vụ ở từng lĩnh vực. Cần phải đào tạo nhân viên để nhân viên giỏi một việc biết nhiều việc và có thể đảm nhận thêm bất kỳ công việc nào khi cần thiết.
Định kỳ đơn vị cần phải tổ chức sinh hoạt về các chế độ, định mức, … mà các cơ quan có thẩm quyền ban hành, tránh trường hợp không có sự thống nhất giữa giữa các CBCC thực thi nhiệm vụ. Như chúng ta đã biết chế độ ban hành thì không tránh khỏi mỗi người hiểu mỗi kiểu. Do đó để đáp ứng được yếu tố này thì khi có chế độ, văn bản mới Ban lãnh đạo cũng như Trưởng phòng nghiệp vụ cần phải nghiên cứu trước khi đưa ra sinh hoạt tập thể để CBCC nắm bắt. Khi hướng dẫn cần phải cụ thể chi tiết và có thể thêm vào các tình huống cụ thể để CBCC dễ hiểu hơn. Mặc khác để có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn nhằm giải quyết các vấn đề được trôi chảy thì đòi hỏi mỗi CBCC trong đơn vị cần phải tự học tập nghiên cứu các văn bản, chế độ. Các văn bản, chế độ phục vụ cho công tác kiểm soát tại đơn vị rất nhiều mặc khác cơ chế, chính sách thường xuyên thay đổi nên việc cập nhật cần phải được kịp thời để kiểm soát chi đúng chế độ quy định. Do đó cần phải đưa ra các giải pháp để thực hiện như “Sổ tay hướng dẫn” nhằm giúp cho CBCC KBNN và kế toán đơn vị sử dụng ngân sách tra cứu để thực hiện việc thanh
98
toán các khoản chi NSNN.
Phương pháp tra cứu nhanh, chính xác văn bản, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của các cấp có thẩm quyền ban hành theo từng mã nội dung kinh tế: Thống kê mỗi mã nội dung kinh tế tương ứng với quy định chế độ tiêu chuẩn, định mức của các cấp có thẩm quyền, cán bộ KSC chỉ cần kích vào mục chi thì hiển thị nội dung các văn bản quy định chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi của các cấp có thẩm quyền ban hành, thuận lợi cho việc tra cứu, đối chiếu và nắm bắt kịp thời các quy định.
3.3.1.5 Hoàn thiện Giám sát
Ngoài việc thiết kế, vận hành hệ thống KSNB để CBCC thực hiện các mục tiêu chung của đơn vị nó còn có chức năng giám sát giữa các CBCC với nhau, giữa các bộ phận lẫn nhau. Tuy nhiên Ban lãnh đạo cũng cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các công việc hàng ngày trong phạm vi quản lý qua đó cũng sẽ phát hiện được những điểm chưa hợp lý, bất cập của hệ thống và có biện pháp điều chỉnh kịp thời để phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị. Ban lãnh đạo đơn vị cũng cầnphải quan tâm đến việc tiếp nhận các ý kiến phản hồi của các đơn vị giao dịch để điều chỉnh và giữ uy tín cho đơn vị.
Định kỳ Ban lãnh đạo cần phải tham gia xây dựng hệ thống, cùng nhau phân tích và đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống có phù hợp với điều kiện hiện tại của đơn vị hay không và đơn vị đã thực hiện tốt chưa …
3.3.2. Tổ chức thực hiện
3.3.2.1. Về thực hiện qui trình kiểm soát thanh toán Về tiếp nhận hồ sơ:
Như đã đề cập ở phần thực trạng hiện nay tại KBNN Bình Định khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ kiểm soát chi không trình trưởng bộ phận tổng hợp ký đóng dấu trả cho chủ đầu tư thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ mà chỉ trình thông báo khi hồ sơ đã kiểm soát xong chuyển thanh toán cho khách hàng.
99
Đây là việc làm trái với qui trình và có thể gây ra tiêu cực. Để tránh tình trạng trên cần thực hiện các giải pháp như sau:
- Quán triệt để cán bộ kiểm soát chi thực hiện nghiêm qui trình 282/QĐ-KBNN ngày 20/04/2012 và có chế tài rõ ràng để xử lý nghiêm các trường hợp cố tình làm trái qui định để gây chậm trễ giải ngân dự án;
- Trưởng phòng Kiểm soát chi cần mở sổ theo dõi số lượng hồ sơ tiếp nhận trong ngày, hồ sơ đã giải quyết trong ngày để thống kê được số lượng hồ sơ còn tồn đọng để đôn đốc, xử lý tránh tình trạng hồ sơ vướng thủ tục bị lãng quên đồng thời phát hiện được những trường hợp cán bộ kiểm soát chi cố tình kéo dài thời gian kiểm soát, gây khó dễ cho chủ đầu tư, nhà thầu;
- Tăng cường công tác tuyên truyền để chủ đầu tư nắm rõ qui trình, phối hợp tốt với KBNN trong việc giao và nhận kết quả, qua đó giám sát quá trình tác nghiệp của cán bộ kiểm soát chi để tăng cường công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB.
Về hồ sơ chứng từ thanh toán
Đối với các hồ sơ chứng từ KBNN Bình Định tiếp nhận thiếu hoặc thừa