7. Bố cục đề tài
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí
Để thu thập thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình thu viện phí của bệnh viện, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động thu viện phí, Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn đ xây dựng hệ thống chứng từ tƣơng đối đầy đủ, đúng quy định và ph hợp với quy mô, đặc điểm
hoạt động của bệnh viện. Tại bộ phận thu viện phí, thu tiền b ng hình thức tiền b ng tiền mặt, chƣa sử dụng thẻ ngân hàng. Qua xem x t, quy trình luân chuyển chứng từ viện phí ngoại trú và nội trú tại bệnh viện xem Hình 2.12 và Hình 2.13.
Hình 2.12. Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí ngoại tr
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Nghiệp vụ thu viện phí diễn ra liên tục với khối lƣợng rất lớn tại các bệnh viện. Với đặc điểm chung trong việc thu viện phí, quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí tại bệnh viện là khá đồng nhất.
Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí ngoại trú tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn gồm 06 bƣớc, cụ thể:
1 Bệnh nhân nộp tiền hoặc thực hiện các dịch vụ kỹ thuật y tế theo chỉ định của bác sĩ;
Bệnh nhân
Nhân viên thu phí (thu ngân) Kế toán viện phí Kế toán thanh toán Thủ quỹ Nộp tiền viện phí Lập biên lai thu viện phí Bảng kê chi phí KCB ngoại trú
Tổng hợp bảng kê nộp tiền
Lập phiếu thu
Thu tiền, ghi sổ quỹ
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
2 3 Nhân viên thu phí lập biên lai thu tiền; Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú theo mẫu 01 BV;
(4) Cuối mỗi ca trực, nhân viên thu phí tổng hợp chứng từ: biên lai thu viện phí, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú theo mẫu 01 BV,… vào Bảng kê nộp tiền viện phí chuyển cho kế toán viện phí;
5 Dựa vào bảng kê cuối mỗi ca trực, kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền mặt;
6 Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ và ghi sổ quỹ;
Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí nội trú tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơ có khác biệt đƣợc mô tả nhƣ ở Hình 2.12 gồm 7 bƣớc:
1 Bệnh nhân nộp tiền;
(2) (3) Nhân viên thu phí lập phiếu thu tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân vào viện điều trị nội trú hoặc lập biên lai thu tiền viện phí điều trị cho những bệnh nhân đang điều trị nội trú sau khi đ hoàn trả số tiền đ tạm gửi khi vào viện ban đầu;
4 Cuối ca trực, nhân viên thu phí tổng hợp toàn bộ chứng từ lập bảng kê thu tiền nội trú và chuyển cho kế toán thanh toán;
5 Chuyển bảng kê viện phí nội trú đến kế toán viện phí để kiểm tra và áp giá;
6 Chuyển bảng kê viện phí nội trú đến kế toán thanh toán lập phiếu thu; 7 Thủ quỹ thu tiền, nhập quỹ và ghi sổ quỹ;
Hình 2.13. Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí nội tr
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Bệnh nhân điều trị nội trú nộp tiền tạm ứng, tạm thu vào viện. Khi bệnh nhân ra viện kế toán s xác định số tiền bệnh nhân phải nộp sau khi xác định phần chi trả của BHYT nếu có và b tr số tiền tạm ứng khi nhập viện nếu có) xem Hình 2.14 và 2.15.
Bệnh nhân
Nhân viên thu phí (thu ngân) Kế toán viện phí Kế toán thanh toán Thủ quỹ Nộp tiền viện phí Lập phiếu thu tạm ứng hoặc
biên lai thu viện phí Bảng kê chi phí KCB nội trú
Tập hợp bảng kê nộp tiền nội trú
Lập phiếu thu
Thu tiền, ghi sổ quỹ
(1) (2) (3) (4) (6) (7) (5)
Hình 2.14. Phiếu thu tiền tạm ứng
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Hình 2.15. Hóa đơn thanh toán viện phí
Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Tại bệnh viện, hoạt động thu viện phí đƣợc xem là hoạt động phát sinh nhiều nghiệp vụ nhất, số lƣợng chứng từ gốc nhƣ: hoá đơn, biên lai thu tiền, phiếu thu tạm ứng, bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú nội trú,…phát sinh hàng ngày, hàng tháng là rất lớn. Do đó, để tổng hợp các
chứng từ gốc c ng loại, bệnh viện đều phải tự bổ sung các mẫu biểu tổng hợp viện phí theo từng nhân viên thu phí trên ecxel. Đây là chứng từ không có trong danh mục chứng từ bắt buộc và hƣớng dẫn nên mẫu biểu chứng từ sử dụng ở Trung tâm Y tế không nhất quán. Bởi vậy, việc kiểm tra chứng từ, giám sát hoạt động thu viện phí là cực kỳ quan trọng. Qua khảo sát, cuối mỗi ngày nhân viên thu phí lập các bảng kê nộp tiền không thống nhất theo đối tƣợng BHYT, theo khoa ph ng để tổng hợp thông tin mà bảng kê theo d i chi tiết dịch vụ y tế ngoại trú nội trú, dịch vụ yêu cầu theo số hoá đơn, theo từng nhân viên thu phí, xem bảng 2.4 và 2.5.
Bảng 2.4. Bảng kê thu viện phí nội tr
Đơn vị: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Bộ phận: TCKT
BẢNG KÊ THU VIỆN PHÍ (NỘI TRÚ)
Từ ngày 08 đến ngày 11 tháng 5 năm 2019
Số HD Họ tên NB Mã khoa
Chi tiết thu
Tổng số tiền thu Tiền khám Tiền giƣờng Phẫu thuật thủ thuật XN CĐ hình ảnh Tiền thuốc
012277 Trần Văn Long Nội 34.500 935.500 218.000 326.314 1.514.314 012278 Nguyễn Văn Tám Ngoại 34.500 961.000 52.900 109.300 144.919 1.302.619 012279 Dƣơng Đình Tân Ngoại 34.500 961.000 83.400 124.000 1.202.900 012280 Trƣơng Thịnh Nội 34.500 935.500 109.300 123.650 1.202.954 012281 Trịnh Văn Chín Nhi 34.500 374.200 114.400 112.000 635.100 012282 Trƣơng Văn Chín Nội 34.500 935.500 59.500 122.000 1.151.500 012283 Phạm Thị H a Ngoại 34.500 961.000 78.000 109.300 190.445 1.373.245 012284 Hồ Thị Kiều Mai Nội 34.500 935.500 218.000 114.000 1.302.000 012285 Phạm Thị Tâm Nhi 34.500 187.100 69.000 169.800 460.400 012286 Huỳnh Thế Phong Nội 34.500 935.500 40.400 118.950 1.129.350
Tổng cộng 345.000 8.121.800 130.900 674.200 456.400 1.424.078 11.152.378
B ng chữ: Mƣời một triệu một trăm năm mƣơi hai ngàn ba trăm bảy mƣơi tám đồng
Ngƣời thu tiền Kế toán
Bảng 2.5. Bảng kê thu viện phí ngoại tr
Đơn vị: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Bộ phận: TCKT
BẢNG KÊ THU VIỆN PHÍ ( NGOẠI TRÚ)
Ngày 08 tháng 5 năm 2019
Số
HD Họ tên NB Mã khoa
Chi tiết thu
Tổng số tiền thu Tiền khám Tiền giƣờng Phẫu thuật thủ thuật XN CĐ hình ảnh Tiền thuốc 012558 Đặng Thị Xuyến Khám 44.850 52.900 65.400 40.740 203.890 012559 Lý Thị Vân Khám 34.500 85.291 119.791 012560 Phạm Thị Nhƣ Ý Khám 34.500 83.400 100.800 218.700 012561 V Đình Thâm Khám 34.500 59.500 99.162 193.162 012562 Ngô Văn Thành Khám 34.500 40.400 130.331 205.231 012563 Phan Thị Hồng Ơn Khám 34.500 150.231 184.731 012564 Nguyễn Thị Mai Khám 34.500 43.900 94.320 172.720 012565 Phan Nguyên Toàn Khám 34.500 40.400 442.255 517.155 012566 Cao Thái Hà Khám 44.850 52.900 65.400 40.740 203.890 012567 Phạm Văn Thọ Khám 34.500 109.300 91.062 234.862 Tổng cộng 365.700 0 105.800 164.200 343.500 1.274.932 2.254.132
Số tiền b ng chữ: Hai triệu hai trăm năm mƣơi bốn nghìn một trăm ba mƣơi hai đồng.
Ngƣời thu tiền Kế toán
Nguồn: Trung tâm Y tế TP. Quy Nhơn
Việc lập bảng kê viện phí của Trung tâm không theo đối tƣợng bệnh nhân có thẻ BHYT, không có thẻ BHYT và không theo d i chi tiết cho từng khoa ph ng mà theo số hoá đơn, theo từng nhân viên thu phí chƣa phản ánh đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của đơn vị về tình hình hoạt động, phân phối thu nhập theo khoa ph ng.
Qua công tác kế toán tại Trung tâm, việc vận dụng và tổ chức tài khoản đối với Trung tâm trong hoạt động thu viện phí là khá chi tiết và đầy đủ ph hợp với quy định tại Thông tƣ 107 2017 TT-BTC nh m đáp ứng yêu cầu
trong công tác quản lý.
TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ gồm các tài khoản cấp II:
+ Tài khoản 5311 - Doanh thu dịch vụ y tế viện phí + Tài khoản 5312 - Doanh thu dịch vụ KCB theo yêu cầu + Tài khoản 5318 - Doanh thu khác
Hệ thống sổ kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ đƣợc kết xuất từ chƣơng trình phần mềm kế toán tổng hợp MISA. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị đƣợc thiết kế bao gồm sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết các khoản thu. Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu sổ mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với tổ chức kế toán tại bệnh viện. Bởi l thực tế tại bệnh viện, đi k m với việc điều trị cho bệnh nhân là phát sinh rất nhiều các khoản chi phí khác nhau nhƣ chi phí về thuốc, dịch truyền,... nên đi k m với Phiếu thanh toán ra viện của bệnh nhân là Bảng kê chi phí điều trị. Trong trƣờng hợp bệnh nhân thuộc diện đƣợc BHYT chi trả một phần chi phí thì lại càng khó khăn hơn. Để việc hạch toán các khoản chi phí này đƣợc tốt thì trách nhiệm công việc của kế toán chi tiết là rất lớn. Mỗi ngƣời từ thu ngân chịu trách nhiệm thanh toán cho từng bệnh nhân ra viện ngoài việc thanh toán đúng đủ cho bệnh nhân thì cần phải phân loại đối tƣợng bệnh nhân ngay từ khâu lập chứng từ này.
Sau khi nhận đƣợc báo cáo tổng hợp từ kế toán theo d i chi tiết thu BHYT kế toán tổng hợp, theo d i khoản thu BHYT trên tài khoản chi tiết 331 đối tƣơng bệnh nhân BHYT, cách hạch toán và xử lý nhƣ những tài khoản chi tiết khác. Quan trọng hơn là phần việc ở nhân viên kế toán phần hành với việc hoàn thiện các mẫu sổ chi tiết đáp ứng nhu cầu quyết toán với cơ quan bảo hiểm. Nhƣ đ trình bày trong phần tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, kế toán BHYT sau khi tiếp nhận chứng từ tập hợp lƣu chứng từ theo từng bệnh nhân,
đối chiếu với phần mềm Viettel - HIS lên báo cáo tổng hợp gửi đến cơ quan BHYT đề nghị thanh toán theo quý và xử lý chênh lệch phát sinh nếu có và chuyển báo cáo cho kế toán tổng hợp để hạch toán ghi sổ. Đối với các bệnh nhân BHYT, kế toán mở sổ chi tiết theo chính sách hƣởng bảo hiểm của đối tƣợng, nhƣ thế s có 3 sổ chi tiết tƣơng ứng cho đối tƣợng bệnh nhân nội tỉnh chữa bệnh ban đầu, bệnh nhân nội tỉnh đến và bệnh nhân ngoại tỉnh. Chi tiết các sổ là bệnh nhân đúng tuyến và bệnh nhân trái tuyến. Sổ chia làm nhiều cột, bao gồm các thông tin liên quan đến thông tin bệnh nhân, số thẻ BHYT, nơi cấp thẻ, các chi phí khám chữa bệnh phát sinh trong đó thể hiện số tiền bệnh nhân đ chi trả và số tiền đơn vị đề nghị cơ quan BHYT thanh toán.
Từ bảng kê viện phí nội trú ngoại trú kế toán s lập phiếu thu đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ liên quan, sau đó s lập lên bảng tổng hợp chứng từ, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản, các sổ liên quan và sổ cái hình thức nhật ký chung.
Thực tế hiện nay tại Trung tâm, việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí vẫn c n nhiều điểm hạn chế xuất phát từ bộ phận thu viện phí và bộ phận kế toán thanh toán, tổng hợp đang sử dụng phần mềm kế toán Misa và phần mềm quản lý tổng thể Viettel - HIS là hai phần mềm khác nhau. Điều này cho thấy thiếu sự liên kết thông tin giữa bộ phận viện phí và bộ phận kế toán, gây l ng phí thời gian làm tăng khối lƣợng công việc của nhân viên, đồng thời có thể có gian lận cố ý, hạn chế sự kiểm tra, giảm khả năng giám sát trong khâu tổng hợp bảng kê nộp tiền và phiếu thu, hạch toán vào tài khoản do chuyển số liệu thủ công giữa các bộ phận.
Bảng 2.6. Sổ cái tài khoản 5311 - Doanh thu dịch vụ y tế (viện phí)
Đơn vị: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn
Mẫu số: S03-H
Mã QHNS: 1047709 (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài
chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Từ ngày 12 05 2019 đến ngày 12 05 2019 Tài khoản: 5311 - Doanh thu dịch vụ y tế Viện phí
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số dƣ đầu kỳ 1.939.812.750
Điều chỉnh số dƣ đầu năm
12/05
/2019 PC.150 12/05/
2019
Thanh toán viện phí ngoại
trú từ ngày 08-11/5 131 21.523.350 12/05
/2019 PC.151 12/05/
2019
Thanh toán viện phí nội trú
từ ngày 08-11/5 131 53.415.450 12/05
/2019 PT.160 12/05/
2019
Thu viện phí ngoại trú từ
ngày 08-11/5 11112 19.951.388 12/05
/2019 PC.152 12/05/
2019
Thanh toán viện phí ngoại
trú từ ngày 08-11/5 131 8.152.500 12/05
/2019 PT.161 12/05/
2019
Thu viện phí nội trú từ ngày
08-11/5 11112 17.531.852 12/05
/2019 PC.153 12/05/
2019
Thanh toán viện phí ngoại
trú từ ngày 08-11/5 131 3.819.571 12/05
/2019 PT.162 12/05/
2019
Thu viện phí ngoại trú từ
ngày 08-11/5 11112 5.487.893 12/05
/2019 PC.154 12/05/
2019
Thanh toán viện phí nội trú
từ ngày 08-11/5 131 15.558.123
Cộng phát sinh trong kỳ 145.440.127
Số dƣ cuối kỳ 2.085.252.877
Cộng lũy kế từ đầu năm 274.135.000 2.359.387.877
- Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 1 - Ngày mở sổ:...
Ngày... tháng... năm...
Ngƣời lập Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị