7. Bố cục đề tài
3.2.1. Hoàn thiện quy trình thu, nộp viện phí
3.2.1.1. Hoàn thiện quy trình thu, nộp viện phí khi bệnh nhân trốn viện
Để tránh việc bệnh nhân trốn viện, thông tin giữa các khoa ph ng cần phải có sự phối hợp chặt ch với nhau để theo d i kịp thời chi phí điều trị của bệnh nhân thƣờng xuyên để đảm bảo việc thu tạm ứng luôn lớn hơn phần chi phí của bệnh nhân. Các thông tin liên quan đến chi phí điều trị của bệnh nhân đƣợc thống kê đầy đủ và chính xác, khi xuất viện s đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán viện phí. Hoặc để hạn chế tối đa tổn thất này, bệnh viện c ng nên có những giải pháp nhƣ Trung tâm Y tếs thu thẻ BHYT của đối tƣợng ngoại trú vì hiện nay mới thu giữ thẻ BHYT của đối tƣợng nội trú.
Với việc thu giữ thẻ BHYT, đối với những trƣờng hợp trốn viện, b về không thanh toán, Trung tâm Y tế lập danh sách gửi cơ quan BHXH đề nghị không cấp lại thẻ đối với những ngƣời c n lƣu lại thẻ tại Trung tâm Y tế.
Những trƣờng hợp bệnh nhân trốn viện khi đến khám bệnh lại, phần mềm quản lý tổng thể Trung tâm Y tế Viettel-His nên có cảnh báo để ngƣời bệnh phải hoàn thành việc đóng viện phí cho lần khám bệnh trƣớc và có những trƣờng hợp bệnh nhân mƣợn thẻ BHYT của ngƣời khác để khám bệnh phần mềm c ng nên có chức năng chụp hình bệnh nhân để đối chiếu hình ảnh, kịp thời phát hiện những trƣờng hợp này.
3.2.1.2. Hoàn t n quy tr n t u, nộp v n p
Hiện nay tại Trung tâm Y tế việc thu viện phí khá phức tạp với sự tham gia của nhiều nhân viên. Thêm vào đó, với sự gia tăng ngày càng nhanh về số
lƣợng bệnh nhân có thẻ BHYT chiếm tỷ trọng lớn thì việc xây dựng một quy trình chuẩn cho hoạt động thu viện phí là vô c ng cấp thiết.
Với số lƣợng chứng từ thu lớn nên việc lập và tiếp nhận chứng từ phải đƣợc thực hiện h ng ngày, tránh tình trạng quá tải không thể kiểm tra, đối chiếu hoặc làm lẫn lộn dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi ch p. Vì vậy, Trung tâm Y tế cần thiết lập một kế toán kiểm soát nội bộ KSNB ngay tại ph ng thu viện phí chuyên tiếp nhận, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ chứng từ hàng ngày từ nhân viên thu viện phí giao cho kế toán KSNB này quản lý vì nhân lực tại khâu thu viện phí số lƣợng nhân viên đông nên không thể “mạnh ai lấy làm”. Việc thiết lập một kế toán KSNB này s đảm bảo cho việc tra cứu, tìm kiếm và lƣu trữ chứng từ để phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, đối chiếu, giám định quyết toán BHYT đƣợc thuận lợi, dễ dàng hơn.
Mặc d hoạt động thu viện phí đ ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể nhƣng công tác quản lý thông tin kế toán chƣa xây dựng quy trình cụ thể nào để kiểm tra, giám sát, giảm sai sót trong hoạt động thu viện phí, tác giả xin đề xuất quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân ngoại trú, quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội trú, quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày đƣợc nêu trong Bảng 3.1, Bảng 3.2 và Bảng 3.3.
Bảng 3.1. Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân ngoại tr
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
Bộ phận tiếp nhận
- Lấy số đăng ký khám chữa bệnh.
- Xác định dịch vụ kỹ thuật và thu số tiền tạm ứng theo quy định, chuyển biên lai tạm thu cho bệnh nhân BN .
Nhân viên thu phí
- Sau khi BN có chỉ định cận lâm sàng của Bác sĩ BS : * BN có thẻ BHYT: - BN cầm phiếu chỉ định đến từng ph ng cận lâm sàng để chẩn đoán cận lâm sàng. * BN không có thẻ BHYT: - BN cầm phiếu chỉ định đến ph ng cận lâm sàng để thực hiện dịch vụ, nếu số tiền tạm thu không đủ bệnh nhân quay về quầy thu viện phí nộp thêm tiền, nhân viên thu phí xác nhận trên hệ thống đồng thời cung cấp hoá đơn cho bệnh nhân để bệnh nhân đi làm các chỉ định cận lâm sàng.
- Sau khi BN làm đầy đủ các dịch vụ chẩn đoán cận lâm sàng theo chỉ định của BS, quay lại ph ng BS khám ban đầu, BS đọc kết quả và cho hƣớng xử trí:
* BN không phải nhập viện:
- Kết thúc khám tại ph ng khám, sau
- Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng
Thực hiện thu tiền theo đối tƣợng và nhu cầu KCB của bệnh nhân - Chỉ định, cập nhật các dịch vụ bệnh nhân sử dụng. - Theo d i số tiền tạm ứng và chi phí thực d ng của bệnh nhân.
đó nhận đơn thuốc và thanh toán tiền tạm ứng tại quầy thu viện phí ban đầu trƣớc khi ra viện.
* BN phải nhập viện:
- Bệnh nhân nhận phiếu vào viện từ Bác sĩ, quay lại quầy thu viện phí nộp tạm ứng theo quy định, sau đó nhân viên bàn tiếp đón hƣớng dẫn bệnh nhân các bƣớc tiếp theo theo quy định.
- Đối với BN BHYT: BN đến ph ng giải quyết thủ tục BHYT theo quy định.
Nhân viên viện phí
- Cuối mỗi ngày in Bảng kê thu tạm ứng; Bảng kê thu thêm; Bảng kê chi trả; Bảng kê thanh toán thu chi viện phí ngoại trú chi tiết theo từng m bệnh nhân, đối chiếu với số tiền thực thu của mình, nộp bảng kê và tiền về bộ phận liên quan.
Lập Bảng kê nộp tiền, Bảng
kê thu tiền đồng chi trả và
Bảng 3.2. Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội tr Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
Bộ phận tiếp nhận
- Lấy số đăng ký khám chữa bệnh.
- Xác định chi phí điều trị của bệnh nhân và thu số tiền tạm ứng theo quy định, chuyển biên lai tạm thu cho BN.
Nhân viên thu phí
* Đối với tiền tạm ứng của BN:
- BN vào viện từ khoa Khám bệnh, trƣờng hợp BN đ đóng tiền tạm ứng nhƣng chƣa đủ theo yêu cầu của khoa lâm sàng hoặc BN có sử dụng dịch vụ kỹ thuật mà số tiền tạm ứng đợt 1 chƣa đủ. BS khoa lâm sàng yêu cầu nộp thêm, BN cầm giấy yêu cầu nộp tiền đến quầy thu viện phí để đóng tạm ứng đợt 2, đợt 3 …
* Đối với chi phí nằm viện của BN:
- Hết đợt điều trị BN đƣợc xuất viện. Hành chính khoa lâm sàng tổng hợp chi phí đ d ng thực tế của BN, in chi phí cả đợt điều trị cho BN, BN cầm Bảng kê chi phí đến quầy thu viện phí để thanh toán viện phí. Nhân viên viện phí kiểm tra, đối chiếu với hệ thống mạng tổng chi phí điều trị đ sử dụng, số tiền BN đ tạm ứng trƣớc cho bệnh viện đồng thời cung
- Tiếp nhận thông tin bệnh nhân - Thu tạm ứng
Thực hiện thu tiền theo đối tƣợng và nhu cầu điều trị của
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan
cấp hoá đơn cho BN.
Nhân viên thu phí
- Cuối mỗi ngày in Bảng kê thu tạm ứng nội trú; Bảng kê thanh toán thu chi viện phí nội trú chi tiết theo từng mã bệnh nhân, đối chiếu với số tiền thực thu của mình, nộp bảng kê và tiền về bộ phận liên quan.
Bảng 3.3. Quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/Tài liệu liên quan
Nhân viên thu phí
- Tạm thu một khoản tiền tạm ứng đối với BN ngoại trú nếu cần và BN phải vào viện điều trị nội trú. Trong quá trình điều trị, thu tạm ứng bổ sung các khoản chi phí điều trị ƣớc tính .
- Đối với BN nội trú ra viện: Căn cứ vào Bảng kê chi phí đ đƣợc kế toán tại từng khoa kiểm soát để thu tiền hoặc hoàn trả lại tiền tạm ứng cho BN.
- Đối với bệnh nhân ngoại trú: Căn cứ vào chi phí thực tế của bệnh nhân.
Nhân viên thu phí
- Cuối ngày nhân viên thu phí lập bảng kê nộp tiền số tiền thu đƣợc từ: Tạm ứng, thanh toán viện phí ngoại trú nội trú và số tiền đ hoàn trả cho Thu viện phí nội/ngoại trú, thu tạm ứng Lập báo cáo số thu viện phí hàng ngày Lập bảng kê thu/ nộp viện phí
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/Tài liệu liên quan
bệnh nhân thu đƣợc hàng ngày.
- Chuyển các phiếu, bảng kê chi phí KCB của bệnh nhân có BHYT chi trả nếu có sang cho kế toán BHYT nhập liệu để tổng hợp thống kê, lập bảng biểu gửi cơ quan BHYT.
Nhân viên thu phí, Kế toán thanh toán (KTTT), Thủ quỹ, Kế toán KSNB
- Việc thu và nộp tiền phải đƣợc thực hiện vào buổi sáng ngày làm việc kế tiếp.
- Kế toán KSNB kiểm soát số lƣợng ngƣời truy cập vào hệ thống quản lý thu tiền của ngày hôm trƣớc, báo sang cho KTTT để kiểm soát số ngƣời nộp tiền và lập phiếu thu, phiếu chi tiền trên hệ thống kế toán.
- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền tiến hành thu tiền của nhân viên thu phí nộp sang.
Kế toán KSNB
- Thủ quỹ, KTTT chốt số thu - chi, tồn quỹ hàng ngày và cùng ký xác nhận vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày.
- Toàn bộ chứng từ thu-chi, hoàn tạm ứng viện phí đƣợc chuyển sang Kế toán KSNB để kiểm soát lại chi tiết các khoản thu - chi viện phí trên hệ thống phần mềm quản lý viện phí và Thu - Nộp tiền
viện phí
Kiểm soát số thu/nộp viện phí
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/Tài liệu liên quan
ký xác nhận kiểm soát trên bảng kê nộp tiền và xác nhận chốt số quỹ tiền mặt hàng ngày.
Kế toán thanh toán
- KTTT nhận lại toàn bộ chứng từ gốc, in chứng từ ghi sổ và lƣu trữ chứng từ theo quy định của Luật kế toán.