7. Bố cục đề tài
2.3.2. Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đ đạt đƣợc, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí vẫn c n tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, về tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán:
- Chƣơng trình kế toán mà bệnh viện đang áp dụng hiện nay, việc sử dụng đồng thời hai phần mềm khác nhau là phần mềm quản lý tổng thể Viettel- HIS và phần mềm kế toán MISA nên số liệu kế toán không có tính kế
thừa, chƣa có tính liên kết cao, c n chồng ch o không đƣợc chuyển giao dữ liệu trong c ng hệ thống phần mềm máy tính mà vẫn phải in các bảng kê, danh sách, thông tin số liệu ra giấy, gây ra l ng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho Trung tâm.
- Ngoài ra, phần mềm giải pháp tổng thể bệnh viện Viettel -HIS mà Trung tâm đang sử dụng chƣa phát huy hết hiệu quả sử dụng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhất là trong công tác khám chữa bệnh. Các thông tin phục vụ cho công tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm trong việc cung cấp, phân tích các thông tin phục vụ nhu cầu quản trị tại Trung tâm, hầu hết các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị tại Trung tâm nếu có thì c ng chỉ đƣợc lập thủ công do những bộ phận trực tiếp thực hiện làm cho các thủ tục kiểm soát thông tin kế toán không có sự đối chiếu, kiểm tra ch o giữa các bộ phận dẫn đến sai sót, không khớp số liệu trong việc báo cáo.
- Mặt khác, một số vấn đề bất cập khác nhƣ hệ thống máy tính trong Trung tâm chƣa đồng bộ, hệ thống mạng nâng cấp chƣa đƣợc kịp thời và trình độ cán bộ ở Trung tâm c ng c n hạn chế dẫn đến việc triển khai các ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn. Hiện tại bệnh nhân khám chữa bệnh và sử dụng các dịch vụ tại Trung tâm khá đông, lƣợng tiền mặt thu về lớn, phải kiểm đếm và dễ gây thất thoát tiền, mặc d Trung tâm đ cho bệnh nhân chi trả b ng quẹt thẻ nhƣng đa số bệnh nhân không d ng hình thức quẹt thẻ vì chƣa có thói quen d ng thẻ.
Thứ hai, về tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí: - Đối với hoạt động xác định viện phí vẫn c n xảy ra nhiều trƣờng hợp ngoại lệ trong việc thu phí từ bệnh nhân dẫn đến việc lập và tính toán những trƣờng hợp này c n mang tính chất thủ công vì không đƣợc cập nhập kịp thời trong phần mềm, ví dụ đối với bệnh nhân huỷ thanh toán do sai sót trong quá trình nhập liệu, ngƣời bệnh BHYT cần phải quản lý chi phí các dịch vụ kỹ thuật cao BHYT chi trả và các khoản BHYT không chi trả.
- Việc quản lý thống nhất m bệnh nhân không có thẻ BHYT chƣa thống nhất d ng CNTT một m duy nhất.
- Chƣa xử lý hiệu quả trƣờng hợp bệnh nhân trốn viện không nộp viện phí, chi miễn giảm viện phí cho bệnh nhân ngh o không có BHYT vẫn c n xảy ra thƣờng xuyên và liên tục, làm thất thu viện phí.
Thứ ba, về tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu phí:
- Sự kết nối giữa các khoa ph ng trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với nguồn thu viện phí, BHYT có nhiều sự tr ng lặp, chƣa chặt ch , luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận c n chậm dẫn đến việc kiểm soát các nguồn thu phí gặp khó khăn.
- Trung tâm chƣa hạch toán các khoản thu theo từng khoa dẫn tới không đánh giá đƣợc đúng hiệu quả hoạt động của từng khoa do vậy chƣa có chính sách khen thƣởng động viên kịp thời để tạo động lực cho các khoa hoạt động hiệu quả làm ra nhiều chệnh lệch thu-chi và nhắc nhở các khoa hoạt động chƣa hiệu quả tích cực cải thiện. Bên cạnh đó, nhân lực của kế toán c n thiếu, lƣợng bệnh nhân thanh toán hàng ngày là rất lớn, Trung tâm lại triển khai thêm nhiều dịch vụ kỹ thuật mới nên đ i h i việc ghi chi tiết từng hoạt động dịch vụ theo từng khoa là hết sức cần thiết. Ví dụ nhƣ trong trƣờng hợp bệnh nhân thuộc diện BHYT chi trả một phần chi phí nếu đơn vị không tổ chức hạch toán thật chi tiết thì khả năng cơ quan BHXH “xuất toán” là rất cao. Lúc đó, khoản chi phí này là “gánh nặng” đối với bệnh viện và việc xác định nguyên nhân để quy trách nhiệm c ng gây ra những khó khăn trong nội bộ đơn vị.
Thứ tƣ, về tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo viện phí
- Về hệ thống biểu mẫu báo cáo của Trung tâm chỉ bao gồm các báo cáo mang tính pháp lệnh, các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị đều đƣợc lập thủ công, mang tính riêng lẻ, tự phát theo yêu cầu đột xuất của l nh đạo Trung tâm mà không mang tính chất bao quát các hoạt động của Trung tâm.
- Trung tâm chƣa quan tâm đến việc lập báo cáo kế toán phục vụ cho việc cung cấp thông tin quản trị nội bộ. Các báo cáo này ở đơn vị chƣa đƣợc chú trọng nhiều về mặt chất lƣợng, c n mang tính rời rạc, chƣa tổng quát, chƣa đáp ứng cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời, chƣa sử dụng số liệu một cách triệt để, chƣa gắn kết đƣợc các hoạt động với nhau để có những thông tin hữu ích phục vụ nhu cầu ra quyết định của l nh đạo. Điển hình nhƣ các báo cáo thu viện phí không theo d i đối tƣợng BHYT…mà theo số hoá đơn, theo từng nhân viên viện phí và báo cáo tổng hợp danh sách ngƣời bệnh BHYT khám bệnh, chữa bệnh đề nghị thanh toán Mẫu số C79a-HD, C80a- HD thƣờng không gắn kết với các báo cáo của bộ phận vật tƣ, kho hàng nên phần nào phản ánh không trung thực bức tranh về thu, chi viện phí tại Trung tâm. Hay báo cáo của bộ phận thu viện phí cuối ngày lập các bảng kê để lên báo cáo đối chiếu thu của bệnh nhân BHYT và bệnh nhân viện phí thì chỉ sử dụng số liệu phục vụ cho mục đích quyết toán BHYT, hạch toán viện phí với cơ quan BHYT, c n bệnh nhân viện phí thì chƣa đƣợc theo d i chi tiết cho từng khoa.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2 này, tác giả đ trình bày thực tế việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn, thông qua các số liệu và các tài liệu của bệnh viện từ đó nêu các đặc điểm về tổ chức thông tin kế toán nói chung và thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí nói riêng. Giới thiệu chung về Trung tâm y tế, cơ cấu tổ chức công tác kế toán, thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí, đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn. Đặc biệt tác giả đi sâu vào thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế gồm ba hoạt động chính đó là hoạt động xác định viện phí, hoạt động thu viện phí và hoạt động báo cáo viện phí. Có thể nhận thấy trong quá trình hoạt động, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế đ áp dụng phần mềm quản lý tổng thể Viettel - HIS. Hệ thống về công tác khám chữa bệnh nên giảm thiểu đƣợc quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin và mọi công việc đều đƣợc xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính. Tuy nhiên c n mặt tồn tại hạn chế trong tổ chức thông tin kế toán theo chu trình thu viện phí nhƣ: Ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, bệnh nhân thanh toán viện phí b ng tiền mặt, công tác báo cáo chƣa đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin...
Qua nghiên cứu lý luận thực tế, tác giả xin đƣa ra một số định hƣớng cụ thể và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn ở Chƣơng 3.
CHƢƠNG 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN