6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định nhu cầu thuốc vật tư y tế
vật tư y tế
1.3.4.1 Khái quát việc tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng
Trên cơ sở tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng, hoạt động cung ứng, sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế được mô tả như hình. Sơ đồ dòng dữ liệu tổ chức của chu trình cung ứng
KẾ TOÁN Kế toán thanh toán Kế toán Tiền Kế toán tổng hợp KHOA DƯỢC Bộ phận lập kế hoạch Sở Y tế Xác định nhu cầu mua, đặt hàng Tiếp nhận bảo quản
Thanh toán Đối chiếu, báo cáo Theo dõi công nợ Bộ phận tiếp nhận Kế toán dược và vật tư y tế
Hình 1.4 : Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình cung ứng
[13]
1.3.4.2 Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua cung ứng thuốc- vật tư y tế
Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại thuốc, dịch truyền (nước), vật tư y tế để đảm bảo hoạt động khám chữa bệnh kịp thời cứu chữa người bệnh. Đặc thù của các bệnh viện trong hệ thống bệnh viện công lập thường mua thuốc, dịch truyền (nước) theo đấu thầu tập trung tại đơn vị chủ quản- Sở Y tế, giá thuốc và nhà cung cấp được xác định, ngoài thuốc ra vật tư y tế được đơn vị tự đấu thầu tại đơn vị hoặc mua trực tiếp đồng thời bao gồm các hoạt động mua sắm vật tư văn phòng tương tự như trong các doanh nghiệp. Nhu cầu mua được xác định theo năm tài chính bệnh viện sẽ lập nhu cầu mua cho từng đợt mua cụ thể. Đồng thời theo dõi tồn kho để lập nhu cầu mua từng đợt cho chính xác.
Phát sinh từ nhu cầu sử dụng thực tế thường xuyên tại các khoa lâm sàng và cận lâm sàng, tình hình biến động sử dụng thuốc tại Bệnh viện, tình hình tồn kho, bác sỹ điều trị đề xuất lên Hội đồng thuốc và điều trị nhu cầu sử dụng cho Bệnh nhân, Hội đồng thuốc thuốc và điều trị tiến hành họp và ra quyết định mua thuốc theo nhu cầu hợp lý sau đó giao bộ phận khoa Dược có nhiệm vụ lựa chọn đặt hàng
hàng (thuốc, vật tư, hóa chất...):
Bộ phận Dược lên đơn hàng phù hợp với nhà cung ứng đã được trúng thầu tại đấu thầu thầu tập trung của Sở Y tế (đơn vị mua thuốc theo đấu thầu tập trung). Lãnh đạo Bệnh viện duyệt đơn đặt hàng và bộ phận Dược tiến hành gởi đơn đặt hàng cho công ty cung ứng thuốc, riêng đối với vật tư y tế đơn vị tự đấu thầu hoặc mua trực tiếp…
- Lập kế hoạch cung ứng: Khoa Dược xây dựng danh mục thuốc- vật tư y tế sử dụng tại bệnh viện hàng năm theo nhu cầu điều trị hợp lý của các khoa lâm sàng. Danh mục thuốc- vật tư y tế được xây dựng căn cứ vào: mô hình hoạt động của bệnh viện, cơ cấu bệnh tật ở tại bệnh viện, danh mục kỹ thuật mà bệnh viện được thực hiện. Danh mục thuốc tại bệnh viện được ra soát, bổ sung, hiệu chỉnh hàng năm cho phù hợp với tình hình điều trị.
- Tổ chức đấu thầu mua thuốc- vật tư y tế: Theo quy định hiện nay các bệnh viện mua thuốc thông thường đều phải qua đấu thầu. Giá thuốc và nhà cung cấp đã được xác định. Riêng đối với vật tư- y tế giá chưa thật sự ổn định vì bệnh viện có những đặc thù riêng nên đơn vị tự đấu thầu hoặc mua trực tiếp ngoài thầu vì vậy giá vật tư y tế chưa được ổn định.
- Tiếp nhận thuốc- vật tư y tế và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lượng thuốc do bộ phận dược của bệnh viện phụ trách. Các thủ tục nhập kho được tiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dược để phản ánh vào các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan.
- Theo dõi thanh toán và thanh toán: Toàn bộ chứng từ mua thuốc sẽ được chuyển đến phòng kế toán để theo dõi và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định.
Trong trường hợp bệnh viện thực hiện việc mua sắm các thiết bị vật tư y tế, các vật tư văn phòng... thì thực hiện tương tự như chu trình mua vật tư, hàng hóa như trong các doanh nghiệp.
Như vậy, chu trình cung ứng trong bệnh viện liên quan đến công việc của các bộ phận, cá nhân: cơ quan quản lý cấp trên, nhà cung ứng, các khoa, phòng có nhu cầu, bộ phận quản lý kho (dược, vật tư y tế), kế toán dược, kế toán hàng tồn kho, kế
toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp.
Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảo quản thuốc và vật tư y tế thuộc chức năng của khoa Dược/phòng vật tư, thiết bị y tế. Các chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT bệnh viện là hạch toán tình hình nhập kho, theo dõi và thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp.
1.3.4.3 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động tiếp nhận thuốc- vật tư y tế
- Hàng về bộ phận kiểm nhập, kiểm nghiệm kho tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, kiểm tra đơn giá, quy cách, hạn dùng tại thời điểm nhập kho. Kế toán căn cứ chứng từ hóa đơn tiến hành phân loại nhập theo khu vực kho theo quy định tại đơn vị có tất cả các chữ ký của bộ phận cá nhân có liên quan. Phân kho theo loại thuốc tân dược, đông dược (chế phẩm được bào chế từ dược liệu) vị thuốc y học cổ truyền, vật tư y tế để hạch toán tổng hợp, chi tiết đồng thời ghi sổ kế toán cho từng loại thuốc cụ thể.
Bên cạnh việc mua hàng theo nhu cầu sử dụng điều trị thường xuyên còn có những tổ chức tài trợ thuốc, hóa chất, vật tư…theo chương trình, dự án của Ngành….
- Việc theo dõi, quản lý, hạch toán tổng hợp thuốc và vật tư y tế được kế toán sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu và TK 156- hàng hóa. TK 152, TK 156 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa trong kho để sử dụng cho các hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp như: hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của nhà nước, đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Đồng thời sử dụng TK 156- Hàng hóa, TK 156 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động hàng hóa trong kho (thuốc thành phẩm: thuốc tân dược, Đông dược, vật tư y tế).
Việc theo dõi, quản lý, hạch toán tổng hợp thuốc và vật tư y tế được kế toán sử dụng TK 152- Nguyên liệu, vật liệu và TK 155- thành phẩm. Vì bệnh viện mang tính chất đặc thù là bệnh viện chuyên khoa Y học cổ truyền nên dùng nhiều nguyên liệu để bào chế sản xuất thuốc. Đồng thời sử dụng TK 156- Hàng hóa, TK 156 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động hàng hóa trong kho (thuốc thành phẩm:
thuốc tân dược, Đông dược, vật tư y tế), thuốc đã qua sản xuất chỉ mua vào và xuất ra cho người bệnh.
- Kế toán tiến hành nhập kho theo chi tiết theo từng nội dung như thuốc, máu, hóa chất, dịch truyền, bông băng và các loại vật tư văn phòng, nhiên liệu, phụ liệu cho sản xuất thuốc...
Tại bệnh viện thường có một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến việc mua thuốc, vật tư y tế như sau:
1. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp). 2. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế do được cấp kinh phí để dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
3. Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài bằng tiền tạm ứng hoặc chưa trả tiền cho người bán
Trường hợp vị thuốc chưa qua sơ chế:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán) Có TK 312 - Tạm ứng
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp). Trường hợp thuốc sử dụng trực tiếp:
Nợ TK 156- Hàng hóa
Có TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 331- Phải trả nhà cung cấp
Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ do kế toán dược gửi lên kèm báo cáo tổng hợp về tình hình phát sinh liên quan đến mua hàng và thanh toán trong tháng, kế
toán Tổng hợp Bệnh viện tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu trên các chứng từ, từ các khoản , kiểm tra số lượng thực tế phát sinh, so với đơn đặt hàng. Sau đó, kế toán theo dõi và ghi sổ tài khoản Hàng hóa – 1561 cho từng loại thuốc cụ thể, Chi phí mua hàng - tài khoản 156, Tiền mặt - tài khoản 111 và Tiền gửi ngân hàng - tài khoản 112.
+ Sổ chi tiết hàng hóa: dùng để theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hóa (xem phụ lục)
+ Sổ cái tài khoản hàng hóa (xem phụ lục)
+ Sổ chi tiết phải trả cho người bán: do kế toán công nợ lập, dùng để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp.( xem phụ lục)
+ Sổ tổng hợp công nợ: do kế toán tổng hợp lập để tổng hợp lại tình hình công nợ phát sinh trong kỳ.( xem phụ lục)
+ Sổ cái tài khoản phải trả người bán: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản phải trả người bán.
+ Chứng từ ghi sổ: kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên chứng từ ghi sổ được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
1.3.4.5 Tổ chức thông tin theo dõi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp
Căn cứ vào chứng từ do kế toán dược gửi lên kèm báo cáo tổng hợp về tình hình phát sinh liên quan đến mua hàng và thanh toán trong tháng, kế toán Tổng hợp Bệnh viện tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu trên các chứng từ, từ các khoản , kiểm tra số lượng thực tế phát sinh, so với đơn đặt hàng. Sau đó, kế toán theo dõi và ghi sổ tài khoản Hàng hóa – 1561 cho từng loại thuốc cụ thể, Chi phí mua hàng - tài khoản 156, Tiền mặt - tài khoản 111 và Tiền gửi ngân hàng - tài khoản 112.
Song song với việc theo dõi nhập kho thuốc, vật tư y tế, kế toán cần thực hiện việc theo dõi chi tiết các khoản công nợ đối với nhà cung cấp theo đơn đặt hàng, lũy kế thông qua chi tiết TK 3311 theo danh mục nhà cung cấp để hạch toán
chi tiết công nợ của các nhà cung cấp.
Kế toán Dược kiểm tra toàn bộ chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng tiến hành cung cấp hàng hóa cùng đơn đề nghị thanh toán cho lãnh đạo Bệnh viện xét duyệt và chuyển kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.
Nợ TK 152- nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 1561- giá mua hàng hóa
Có TK 331- Phải trả người bán
Bộ chứng từ mua và nhập kho thuốc- vật tư gồm: Hợp đồng mua thuốc- vật tư y tế, quyết định trúng thầu, danh mục thuốc đã được trúng thầu, phiếu dự trù mua thuốc- vật tư, đơn đặt hàng đã duyệt để gởi nhà cung cấp, Hóa đơn mua thuốc, phiếu nhập, biên bản kiểm nhập kho.
Bộ chứng từ dùng để thanh toán cho nhà cung cấp gồm: Giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng mua thuốc- vật tư, danh mục thuốc được phê duyệt theo kết quả trúng thầu, hóa đơn, biên bản giao nhận, thanh lý hợp đồng từng phần, ủy nhiệm chi dùng cho kho bạc, ngân hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, cùng với việc giới thiệu khái quát về HTTTKT, tác giả tập trung làm rõ về HTTTKT trong đơn vị đặc thù là bệnh viện theo cách tiếp cận mới, tiếp cận theo chu trình. Theo đó, tổ chức thông tin kế toán tại các bệnh viện chia thành 4 chu trình: cung ứng, thu viện phí, khám và điều tri và chu trình tài chính. Đặc biệt trong chương này Luận văn đã đi sâu, đề cập đến chức năng trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế, tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng thuốc- vật tư y tế và báo cáo công tác Dược- vật tư y tế. Bên cạnh đó luận văn cũng nêu ra cách hạch toán chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình cung ứng thuốc tại bệnh viện. Những lý luận trong chương này là cơ sở nền tảng cho việc tìm hiểu đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.
CHƯƠNG 2
ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC- VẬT TƯ Y TẾ TẠI BỆNH
VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN BÌNH ĐỊNH