Hoàn thiện thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

3.2.4 Hoàn thiện thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp

Để thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung cấp thì trước tiên đơn vị (Bệnh viện) phải cho nhà cung cấp biết được những yêu cầu chất lượng đối với thuốc- vật tư y tế.

Trong quá trình hợp tác bệnh viện cũng phải xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng nhà cung cấp về các yêu cầu: Thời gian giao hàng,

đảm bảo chất lượng sản phẩm, các dịch vụ hoạt động bổ trợ, các yêu cầu về hóa đơn, số lượng cung cấp, giải quyết các yêu cầu phát sinh khi xảy ra. Trên cơ sở những đánh giá đó mà Bệnh viện sẽ có những hình thức hợp tác lâu dài với nhà cung cấp. Từ đó tiến tới thiết lập quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.

Thảo luận với nhà cung cấp những điểm chưa được và những điểm đã đạt được để góp phần giảm giá thành sản phẩm, bảo đảm chất lượng thuốc – vật tư tốt nhất để đáp ứng cho nhu cầu của người bệnh.

3.2.5 Hoàn thiện xây dựng kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua hàng và thanh toán

Công tác xây dựng kế hoạch tại bệnh viện chưa được chú trọng, cơ sở để xây dựng kế hoạch chưa được khoa học, cần phải căn cứ vào nhiều tiêu thức để xây dựng kế hoạch. Định kỳ, cần phải đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Khi đấu thầu một lô hàng, bệnh viện phải tiến hành lập kế hoạch đấu thầu để đưa ra giá tham gia dự thầu. Việc lập kế hoạch đấu thầu tại bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định được thực hiện bởi tổ mua sắm.

Công tác dự báo danh mục và số lượng các mặt hàng thuốc- vật tư khi xây dựng “Kế hoạch đấu thầu” phải có tính chính xác, có đối chiếu với thực tế sử dụng của năm trước, đồng thời có căn cứ vào số lượng tồn kho tại thời điểm xây dựng kế hoạch.

Công tác dự báo nhu cầu thuốc sử dụng phải gắn kết với công tác dự toán, đảm bảo cung ứng đủ thuốc phục vụ bệnh nhân đồng thời đảm bảo đủ nguồn kinh phí thanh toán, không để xảy ra trình trạng nợ tồn đọng, nợ không đủ nguồn thanh toán.

Khi thắng thầu nhận được lô hàng, Bệnh viện tiến hành lập kế hoạch mua hàng đó, bao gồm: Bảng tổng hợp kế hoạch dự trù mua hàng, bảng tổng hợp hàng tồn kho, …

Việc xây dựng kế hoạch mua hàng đòi hỏi phải kết hợp đầy đủ các nguồn thông tin cần thiết như: kế hoạch sản xuất tại bệnh viện, bảng xuất nhập tồn hàng hóa (thuốc- vật tư), Bản thương thảo và hợp đồng, các quy định của Nhà nước, của

bệnh viện, đảm bảo cung ứng đủ thuốc phục vụ bệnh nhân đồng thời đảm bảo đủ nguồn kinh phí thanh toán, không để xảy ra trình trạng nợ tồn đọng, nợ không đủ nguồn thanh toán.

Kế hoạch mua hàng: Bao gồm dự toán về số lượng theo từng lô thầu.

+ Giá được xây dựng trên cơ sở về giá được niêm yết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bộ y tế.

+ Các định mức về lượng căn cứ: kế hoạch sản xuất, bảng xuất nhập tồn hàng hóa, nhu cầu phục vụ thuốc cho bệnh nhân tại các bệnh viện trên địa bàn.

Việc lập kế hoạch thanh toán là một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu, bệnh viện sẽ chủ động trong quá trình thanh toán, tránh tình trạng để nợ quá hạn.... Tuy nhiên tại bệnh viện thì chỉ có nghiệp vụ mua hàng là được lập kế hoạch và tiến hành theo dõi chặt chẽ còn nghiệp vụ thanh toán thì chưa được bệnh viện thực hiện việc lập kế hoạch. Chính vì thế, bệnh viện cần lập kế hoạch thanh toán để từ đó có thể kiểm soát hiệu quả hơn các khoản thanh toán phát sinh trong kỳ.

Bảng 3.2: Kế hoạch thanh toán

BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN BÌNH ĐỊNH

KẾ HOẠCH THANH TOÁN

NĂM: ……..

Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Cả năm I. Mua thuốc- vật tư

1. Tổng thanh toán 2. Thanh toán ngay

3. Thanh toán nợ kỳ trước

II. Mua thiết bị

1. Tổng thanh toán 2. Thanh toán ngay

3. Thanh toán nợ kỳ trước ………

Tổng số tiền phải chi

Trên cơ sở kế hoạch được lập bệnh viện cũng phải tiến hành theo dõi kế hoạch thanh toán để biết được tình hình thực hiện so với kế hoạch đặt ra như thế

nào, có phát sinh thêm khoản thanh toán nằm ngoài kế hoạch, có vấn đề gì bất thường trong quá trình thanh toán không, để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đơn vị cũng nên xây dựng kế hoạch thanh toán ngay từ đầu năm để biết được luồng tiền đi ra là bao nhiêu từ đó có chính sách cân đối thu chi cho hợp lý. Kế hoạch thanh toán được lập căn cứ trên kế hoạch mua hàng, kế hoạch nhập khẩu, để lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.

3.2.6 Bổ sung sổ kế toán, biểu mẫu báo cáo

Hiện nay, theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính được áp dụng kể từ ngày 01/01/2018 thay thế cho Quyết định số19/2006/QĐ- BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC thì chứng từ kế toán được phân loại và quy định cụ thể thành hai loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc và chứng từ tự thiết kế. Theo đó chứng từ bắt buộc bao gồm 5 loại: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Giấy đề nghị thanh toán; hợp đồng mua thuốc- vật tư,Thanh lý hợp đồng. Ngoài 4 loại chứng từ kế toán bắt buộc kể trên thì đơn vị được phép tự thiết kế chứng từ kế toán phù hợp với đặc thù của đơn vị mình.

Về công tác kế toán Dược- vật tư: Bộ phận Dược- vật tư cần cập nhật kịp thời những chính sách mới có liên quan đến hoạt động mua sắm, thanh toán để phục vụ tốt hơn cho công tác cung ứng, báo cáo được đầy đủ, chính xác và kịp thời, cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nhanh chóng bất kỳ thời điểm nào. Việc lập báo cáo theo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ. Các công việc của kế toán Dược từ khâu ghi chép nghiệp vụ nhập kho, xuất kho trên các chứng từ gốc đến việc phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ trên các báo cáo đều phải được trình bày một cách dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu. Mặc dù, bệnh viện đã ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, đã thực hiện việc cập nhật dữ liệu danh mục thuốc, giá thuốc lên hệ thống cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam nhưng vẫn chưa đáp ứng được hết các yêu cầu về cung cấp số liệu trong công tác báo cáo.

Báo cáo công nợ phải trả

BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN BÌNH ĐỊNH

BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Ngày ….. tháng ….. năm …

T TT

Tên nhà cung cấp

Thời gian nợ Số tiền

Ghi chú Ngày nợ Ngày trả Đã trả Chưa

trả Quá hạn Kế toán trưởng Ngày …. tháng …. năm … Lập bảng

Với tình hình thực tế của đơn vị thì báo cáo nội bộ còn chưa được chú trọng nhiều, chưa cung cấp được thông tin hữu ích về hiệu quả quản lý của từng bộ phận, từng khoa cũng như toàn bệnh viện. Vì vậy, tác giả cũng mạnh dạn đưa ra đề xuất cần thiết lập một kế toán kiểm soát nội bộ từ bộ phận mua sắm, đấu thầu nhằm đánh giá hiệu quả công tác cung ứng thuốc- vật tư, cụ thể như xây dựng Bảng kê mua thuốc sử dụng cho bệnh nhân ngoại trú/nội trú theo đối tượng/theo khoa; Báo cáo doanh thu ngoại trú/nội trú theo đối tượng/theo khoa… Những báo cáo này là căn cứ rất quan trọng và kịp thời phục vụ việc đưa ra các quyết định, định hướng phát triển của Bệnh viện. Đặc biệt, trong điều kiện cơ chế tự chủ như hiện nay, việc đánh giá kết quả sử dụng các nguồn thu là rất quan trọng do vậy ngoài những báo cáo theo quy định thì tổ chức lập các báo cáo kế toán này là rất cần thiết.

Trong phạm vi nghiên cứu này, tác giả xây dựng một số mẫu báo cáo có tính cấp thiết giúp bệnh viện nâng cao khả năng quản lý tốt hơn các nghiệp vụ trong chu trình thu viện phí.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trong chương 3, tác giả đã đưa ra một số định hướng để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.

Để khắc phục những tồn tại trong tổ chức thông tin kế toán đã nhận diện ở chương 2, góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán, tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát của bộ phận kế toán, trong chương này, tác giả chú trọng đưa ra một loạt các gải pháp cụ thể như: tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán là điều kiện tiên quyết trên nguyên tắc “đi tắt đón đầu” để hoàn thiện tổ chức HTTTKT nói chung và tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế nói riêng. Ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ Bệnh viện nào và cần được sự quan tâm không chỉ của Ban giám đốc bệnh viện. Để thông tin kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện trong môi trường cạnh tranh hiện nay, trong điều kiện ứng dụng CNTT thì việc hoàn thiện HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế là điều kiện thuận lợi để ban lãnh đạo bệnh viện có những định hướng phù hợp để phát triển nhanh và bền vững trong tương lai, ứng dụng công nghệ thông tin là điệu kiện tiên quyết để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định. Ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo bệnh viện nhằm nâng cao chất lượng cung ứng thuốc- vật tư y tế trong điều kiện hiện nay, đồng thời xây dựng bộ mã các đối tượng (thuốc- vật tư y tế) để tạo nên một cơ sở dữ liệu thống nhất trong bệnh viện, xây dựng quy trình chuẩn: Quy trình mua hàng và thanh toán, Hoàn thiện xây dựng kế hoạch đấu thầu, kế hoạch mua hàng, hoàn thiện và lập kế hoạch thanh toán ,đề xuất biểu mẫu báo cáo để quản lý một cách khoa học và hợp lý hơn nhằm tạo ra sự liên kết thông tin giữa các bộ phận chức năng được tốt hơn, phục vụ cho việc truy xuất dữ liệu, báo cáo được nhanh chóng và chính xác.

KẾT LUẬN

Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện là một việc rất cần thiết và tất yếu để duy trì hoạt động của Bệnh viện. Bên cạnh nguồn thu từ ngân sách nhà nước thì nguồn viện phí và BHYT là nguồn thu chính, chủ yếu để xây dựng phát triển Bệnh viện, đổi mới trang thiết bị máy móc, đào tạo cán bộ, đảm bảo đời sống cho CBVC. Tuy nhiên, để quản lý một cách chính xác và khoa học việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện không phải là điều đơn giản bởi vì có rất nhiều chế độ thanh toán khác nhau, nhiều đối tượng điều trị, nhiều quy định về giải quyết chính sách của Nhà nước cũng như của Bệnh viện và nhiều vấn đề phát sinh khác. Trên thực tế, tổ chức công tác này còn gặp nhiều khó khăn, không chỉ đòi hỏi phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời mà còn phải đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy và phù hợp thông tin kế toán khi ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay.

Qua nghiên cứu lý luận và khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định, luận văn đã hoàn thành được các nội dung chính sau:

Thứ nhất, bổ sung một số cơ sở lý luận cũng như những đặc điểm tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại bệnh viện trong giai đoạn hiện nay.

Thứ hai, thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định đã được luận văn làm rõ và chỉ ra những mặt còn hạn chế trong tổ chức thông tin kế toán tại đơn vị. Từ đó, tác giả nhận thấy tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế nói riêng tại Bệnh viện tuy đã đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin kế toán trung thực, khách quan nhưng tổ chức hệ thống thông tin kế toán của Bệnh viện vẫn chưa được tích hợp đồng bộ cơ sở dữ liệu dùng chung của phần mềm giải pháp tổng thể bệnh viện VNPT .Hospital, vẫn còn mang tính hình thức trong việc trình bày báo cáo và cung cấp thông tin quản lý nội bộ.

định hướng cụ thể và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện.

Trong xu thế đổi mới hiện nay, với tiêu chí phục vụ bệnh nhân ngày càng chuyên nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính lạc hậu, các khâu trung gian không cần thiết gây tốn nhiều thời gian thì giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện như là một chìa khóa dẫn đến thành công cho ngành y tế Việt Nam. Đây không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực y tế mà còn là một bước tiến mới trong tư duy quản lý. Tuy nhiên, để có thể tối ưu hóa ứng dụng của giải pháp quản lý bệnh viện thì cần phải có những phương hướng và hành động cụ thế, như vậy mới có thể thực hiện những bước tiến đáng kể cho ngành y tế Việt Nam trong tương lai. Qua quá trình nghiên cứu để thực hiện đề tài, tác giả đã hệ thống hóa các lý luận về kế toán, hệ thống thông tin kế toán, nêu lên thực trạng công tác kế toán tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định nói riêng và ngành y tế Việt Nam nói chung. Đề tài mang một ý nghĩa thực tiễn cao, với nghiên cứu này tác giả mong muốn có thể góp phần cung cấp một hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt, kịp thời, giúp kiểm soát tốt các nguồn lực tại bệnh viện, nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản lý tài chính y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Bộ Y Tế (1997), Thông tư số 08/BYT-TT ngày 4/7/1997 hướng dẫn việc tổ chức chức năng nhiệm vụ của Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện để thực hiện chỉ thị 03/BYT- CT ngày 25/2/1997 của Bộ trưởng Bộ Y Tế về việc chấn chỉnh công tác quản lý và sử dụng thuốc tại bệnh viện.

[2] Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 9/8/2006 hướng dẫn thực hiện Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, Hà Nội.

[3] Bộ Y tế - Bộ Tài chính (2007), Thông tư liên tịch số 10/2007/TTLT-BYT-BTC ngày 10/8/2007 hướng dẫn đấu thầu mua thuốc trong các cơ sở y tế công lập. Quy định Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và các