6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán nhà cung cấp
2.2.3.1 Tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán
Sau khi nhập kho hàng hóa thuốc, vật tư y tế thủ kho tiến hành ghi thẻ kho để theo dõi hàng hóa nhập kho, kế toán theo dõi nhập số liệu vào máy vi tính để theo dõi.
Hình 2.7 Mô hình tổng thể hệ thống thanh toán công nợ
(Nguồn: Phòng TCCB, Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định) Tại phân hệ mua thuốc- vật tư: Khi Bệnh viện (Khoa Dược) tổng hợp nhu cầu sử dụng của các khoa điều trị dự trù hàng theo nhu cầu sử dụng thực tế tại các
khoa điều trị, loại bệnh (thuốc- vật tư…) Bộ phận Dược tổng hợp lên đơn đặt hàng trình lên Giám đốc duyệt, sau khi được duyệt yêu cầu Đơn đặt hàng được chuyển cho nhà cung ứng (sau thời hạn 90 ngày kể từ khi nhà thầu xuất trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu như: hoá đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu theo từng đợt cung ứng hàng hoá)
Sau khi nhận được phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán dược và vật tư y tế tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng và nhập kho. Kế toán dược và vật tư y tế không nhập lại phiếu nhập kho, thay vào đó được phép truy cập vào hệ thống để xem và kiểm tra nội dung phiếu nhập kho được lưu vào hệ thống trước đó, đối chiếu với bản in ra giấy có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan (kế toán dược và vật tư y tế không có chức năng chỉnh sửa nội dung của phiếu nhập kho do khoa Dược lập).
- Ghi nhận các khoản nợ người bán:
Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hóa, dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền, phải ghi kịp thờicác chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán: Gồm phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hóa đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng ủy nhiệm chi, séc qua Ngân hàng hay phiếu chi bằng tiền mặt.
Hình 2.8 Cơ cấu luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán
(Nguồn: Phòng TCCB, Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định) (1) Bộ phận mua hàng sau khi hoàn thành nghiệp vụ mua hàng, lập giấy đề nghị thanh toán gửi kế toán thanh toán.
(2) Khi có đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán (3) Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, kế toán lập
Phiếu chi (Ủ y nhiệm chi) Ghi sổ kế toán liên quan Duyệt chi Ghi sổ kế toán liên quan
Phiếu chi (UNC)
1
Theo dõi, báo cáo mua hàng liên quan
Giấy đề nghị thanh toán than h toán Thủ quỹ Ban Giám đốc,
Kế toán trưởng Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận mua hàng Xuất quỹ Lập chứng từ thanh toán Đề nghị thanh toán
phiếu chi tiền mặt nếu thanh toán bằng tiền mặt, lập ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng, Kho bạc.
(4) Chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán cho Ban giám đốc/ kế toán trưởng ký phê duyệt chấp nhận chi tiền.
(5) Căn cứ vào chứng từ đã ký, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thanh toán (6) Xuất quỹ
(7) (8) Kế toán các bộ phận liên quan theo dõi, ghi sổ và lưu chứng từ.
Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Bệnh viện áp dụng hệ thống tài khoản và sổ sách theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính. Bệnh viện hiện đang sử dụng các tài khoản sau để theo dõi mua hàng và thanh toán tại đơn vị.
TK 111 “ Tiền mặt”
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc” TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
TK 154”Chi phí SXKD, dịch vụ dỡ dang” TK 155 ”Thành phẩm”
TK 156 “hàng hóa”
TK 331 “ Phải trả cho người bán”
2.2.3.1 Tổ chức thông tin thanh toán cho nhà cung cấp
Trên cơ sở chứng từ đã lập, kế toán ghi sổ theo các đối tượng cụ thể. Qua khảo sát, cuối mỗi tuần, tháng nhân viên kế toán dược lập các bảng kê chi phí tình hình mua thuốc thống nhất theo đối tượng nhà cung cấp để tổng hợp thông theo dõi chi tiết công nợ theo hoá đơn, theo nhà cung ứng. Lập bảng kê sử dụng thuốc theo khoa phòng. Nhưng việc lập bảng kê sử dụng thuốc của khoa phòng trong bệnh viện không theo đối tượng bệnh nhân chưa phản ánh đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của đơn vị về tình hình hoạt động sử dụng thuốc- vật tư y tế theo khoa phòng.
Thực tế hiện nay tại bệnh viện, việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động cung ứng vẫn còn nhiều điểm hạn chế xuất phát từ bộ phận Dược- vật tư (bộ phận tổng
hợp đặt hàng) và bộ phận kế toán dược, tổng hợp thường sử dụng hai phần mềm kế toán khác nhau. Điều này cho thấy thiếu sự liên kết thông tin giữa bộ phận kế toán dược và bộ phận kế toán tổng hợp, gây lãng phí thời gian làm tăng khối lượng công việc của nhân viên, đồng thời có thể có gian lận cố ý, hạn chế sự kiểm tra, giảm khả năng giám sát trong khâu tổng hợp. Quá trình thanh toán tiền mua thuốc- vật tư còn chậm trễ so với hợp đồng, hạch toán vào tài khoản do chuyển số liệu thủ công giữa các bộ phận trên 2 phần mền khác nhau.