6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4 Tổ chức báo cáo hoạt động cung ứng thuốc vật tư y tế
Thực tế tại Bệnh viện, có hơn 400 loại thuốc- vật tư khác nhau, bệnh nhân đa dạng vì vậy để kiểm soát sự biến động của từng loại thuốc- vật tư, từng bệnh nhân, nhà cung ứng, tránh tình trạng thanh toán nhầm… các tài khoản được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Qua tìm hiểu thực tế việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo cung ứng thuốc- vật tư y tế được thực hiệnđúng theo quy định. Hằng ngày, nhân viên thống kê dược sẽ dựa trên phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện VNPT .Hospital lập bảng kê sử dụng thuốc- vật tư y tế ngoại trú/ nội trú; bảng kê tạm ứng thuốc- vật tư y tế nội trú; bảng kê hóa đơn nhập kho… gửi lên bộ phận kế toán Dược để lập báo cáo nhập xuất tồn cho từng kho hàng. Đồng thời tiến hành kiểm kê theo định kỳ để xác định thừa thiếu, tồn kho sau đó gửi chứng từ đến kế toán tổng hợp để làm báo cáo hàng tháng. Cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ tiến hành để điều chỉnh chênh lệch thừa hoặc thiếu cho từng kho hàng cụ thể, sau đó sẽ lập lên chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Trên cơ sở chứng từ đã lập, kế toán ghi sổ theo các đối tượng cụ thể.
Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ do kế toán Dược gửi lên kèm báo cáo tổng hợp về tình hình phát sinh liên quan đến mua hàng và thanh toán trong tháng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu trên các chứng từ, từ các khoản chi, kiểm tra số lượng thực tế phát sinh, so với đơn đặt hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp theo dõi và ghi sổ tài khoản Hàng hóa – 156 cho từng loại thuốc cụ thể, Chi phí sản xuất kinh danh dịch vụ dỡ dang- 154, TK 155- Thành phẩm, Tiền mặt - tài
Hệ thống sổ sách cũng được thực hiện đầy đủ, tổ chức khoa học theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính.
Nhìn chung, hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính tại bệnh viện thực hiện tương đối đầy đủ, chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, sắp xếp sổ sách kế toán tương đối khoa học: sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết phải trả cho khách hàng, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ Cái…
Tuy nhiên tại bệnh viện, hoạt động cung ứng được xem là hoạt động phát sinh tương đối nhiều nghiệp vụ, số lượng chứng từ gốc như: hoáđơn, hợp đồng mua thuốc, phiếu nhập kho,nhập kho thành phẩm sau khi sản xuất, phiếu xuất kho sản xuất, xuất kho bệnh nhân,…phát sinh hàng ngày, hàng tháng là rất lớn. Do đó, để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bệnh viện đều phải tự bổ sung các mẫu biểu tổng hợp báo cáo theo từng mục trên ecxel. Đây là chứng từ không có trong danh mục chứng từ bắt buộc và hướng dẫn nên mẫu biểu chứng từ sử dụng ở bệnh viện không nhất quán. Bởi vậy, việc kiểm tra chứng từ, giám sát hoạt động cung ứng là cực kỳ quan trọng.
Hình 2.9 Giao diện màn hình báo cáo thuốc- vật tư y tế ngoại, nội trú
Báo cáo tạm ứng sử dụng thuốc- vật tư nội trú bao gồm: Phiếu lĩnh thuốc- vật tư nội trú; Bảng kê đơn thuốc- vật tư tạm ứng nội trú; Phiếu xuất kho tạm ứng cho khoa điều trị nội trú.
Báo cáo sử dụng thuốc-- vật tư ngoại trú bao gồm: Đơn thuốc- vật tư ngoại trú; Bảng thống kê đơn thuốc- vật tư ngoại trú;Phiếu xuất kho theo bảng kê sử dụng thuốc- vật tư.
Báo cáo mua thuốc- vật tư y tế: Hóa đơn mua thuốc- vật tư y tế; Phiếu nhập kho;
Báo cáo công tác Dược: Hàng tháng, hàng quý kế toán Dược trên cơ sở bảng kê chi phí lĩnh thuốc, chữa bệnh ngoại trú/nội trú làm báo cáo gửi đến phòng Tài chính kế toán. Mỗi tháng, quý một lần lãnh đạo cùng kế toán trưởng thực hiện báo cáo quyết toán thuốc với các khoa phòng, đối với quyết toán năm sẽ có thêm đại diện của Sở y tế.
- Báo cáo tổng hợp tình hình công Nợ phải trả cho nhà cung cấp: - Báo cáo công tác Dược (xem Phụ lục);
- Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn; - Báo cáo tổng hợp tình hình công Nợ
Nhìn chung, hầu hết các báo cáo về mua thuốc- vật tư ngoại trú/ nội trú - BHYT kế toán bệnh viện đã thực hiện theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính- Bộ Y tế. Việc lập, nộp và công khai báo cáo đúng theo mẫu biểu quy định, đảm bảo nội dung, phương pháp lập tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, giám sát của lãnh đạo bệnh viện. Hệ thống báo cáo hiện nay đã được sửa đổi theo hướng đơn giản hơn về biểu mẫu và phương pháp lập tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị trong việc thực hiện công tác quyết toán ở đơn vị. Tuy nhiên, công tác báo cáo của đơn vị vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục như chưa thật sự chú trọng và đầu tư công sức cho việc lập báo cáo quyết toán BHYT. Mặc dù đã ứng dụng phần mềm giải pháp tổng thể bệnh viện VNPT .Hospital trong quản lý cung ứng nhưng việc kết xuất dữ liệu để đối chiếu, kiểm tra cho hệ thống báo cáo quản trị còn nhiều bất cập. Vì đơn vị sử dụng 2 phần mềm kế toán không nhất quán giữa Misa. NET và VNPT .Hospital.
Với tình hình hiện nay nhà nước đang giao dần quyền tự chủ cho Bệnh viện thì yêu cầu đối với báo cáo của đơn vị không những đòi hỏi về chất lượng mà cả về số lượng cũng phải tăng lên để phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động của bệnh viện.