Giải pháp tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

3.2.1 Giải pháp tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán

Để nâng cao chất lượng cung ứng thuốc người ta đã sử dụng nhiều biện pháp can thiệp khác nhau tác động vào các khâu của quá trình cung ứng thuốc trong Bệnh viện như: giáo dục nâng cao kiến thức, quản lý và đặc biệt Bệnh viện cần tập trung nâng cao chất lượng hệ thống máy tính, hệ thống mạng nội bộ dùng trong bệnh viện cũng như bố trí nguồn nhân lực IT có trình độ để việc triển khai phần mềm quản lý tổng thể VNPT.Hospital của đơn vị có hiệu quả hơn.Việc kê đơn điện tử là hoạt động hỗ trợ nhân viên y tế trong tất cả giai đoạn của quá trình sử dụng thuốc: nhập vào bằng máy tính và quản lý đơn thuốc; theo dõi việc thêm vào, xóa và theo dõi đơn thuốc; quản lý việc kê đơn thuốc giới hạn; hỗ trợ quyết định, trợ giúp việc lựa chọn và các trị liệu khác; hỗ trợ dùng thuốc và quan trọng là liên kết thông tin dữ liệu giữa khoa/ phòng trong Bệnh viện và Khoa Dược.

Tuy nhiên việc sử dụng hai phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin chung như hiện nay đã gây ra lãng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho bệnh viện. Phòng Tài chính kế toán cần tham mưu cho cấp lãnh đạo, nâng cấp bổ sung đầy đủ các phân hệ còn lại của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện VNPT .Hospital hiện đang áp dụng tại bệnh viện nhưng chú chưa trọng đến phân hệ quản lý tài chính kế toán nhằm thống nhất cơ sở dữ liệu dùng chung. Mô hình liên kết giữa các phân hệ chính được mô tả như Hình 3.1

Hình 3.1 Mô hình liên kết giữa các phân hệ chính

3.2.2 Giải pháp xây dựng bộ mã các đối tượng

Việc xây dựng bộ mã thống nhất là vô cùng quan trọng để tạo nên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Trong Bệnh viện có rất nhiều bộ mã, có những bộ mã cần được xây dựng theo chuẩn chung của ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, có những bộ mã có thể xây dựng theo đặc thù riêng của từng bệnh viện. Các bộ mã trong Bệnh viện được xây dựng như sau:

Thứ nhất, tuân thủ đúng bộ mã đã thống nhất nhất chung theo chuẩn ngành y tế, tổ chức y tế thế giới, bao gồm:

- Mã hoạt chất thuốc theo hệ thống phân loại về thuốc và hoạt chất của Tổ chức Y tế thế giới. ATC (Anatomical Therapeutic Chemical Classification System).

- Mã quản lý kháng sinh đồ theo Tổ chức Y tế thế giới (WHONET)

- Mã quản lý bệnh tật theo Tổ chức Y tế thế giới: ICD10 (International Statistical Classification of Diseases anhd Related Health Problem), phân loại bệnh tật quốc tế.

- Mã phẫu thuật thủ thuật: Mã gợi nhớ xây dựng theo danh mục phân loại thủ thuật phẫu thuật do Bộ Y tế ban hành theo quyết định số 1904/1998/QĐ-BYT ngày 10/08/1998.

Nhóm thứ nhất: Là một ký tự chữ cái, mã hoá bộ phận giải phẫu mà thuốc tác động vào.

VD: C: Hệ tim mạch

Nhóm thứ hai: Là 2 ký tự chữ số (từ 01 đến 16), mã hóa tác dụng điều trị chính có liên quan đến bộ phận giải phẫu của cơ thể mà thuốc tác động vào.

VD: C 03: Lợi tiểu

Nhóm thứ ba: Là 1 chữ cái, mã hóa nhóm điều trị cụ thể VD: C03C: Lợi tiểu trần cao

Nhóm thứ tư: Là 1 chữ cái, mã hóa nhóm hóa học có liên quan đến tác dụng dược lý.

VD: C03CA: Sulfonamide

Nhóm thứ năm: Là 2 ký tự chữ số (từ 01 đến 76), mã hóa nhóm chức năng hóa học cụ thể của thuốc.

Ví dụ: C03CA01:Furosemide

Đối với vật tư y tế, có thể xây dựng bộ mã dựa trên Danh mục vật tư y tế trong phạm vi thanh toán của Bảo hiểm y tế, ban hành kèm theo Thông tư số 27/2013/TT-BYT ngày 18/9/2013 của Bộ Y tế. Cụ thể, bộ mã vật tư y tế gồm 6 ký tự

- Ký tự thứ nhất là nhóm vật tư y tế được quy định từ số 1 đến 9 tương ứng với 9 nhóm vật tư y tế, cụ thể:

1. Bông, dung dịch sát khuẩn, rửa vết thương 2. Băng gạc, vật liệu cầm máu, điều trị vết thương

3. Bơm, kim tiêm, dây truyền, găng tay và các vật tư y tế sử dụng trong chăm sóc người bệnh

4. Ống thông, ống dẫn lưu, ống nối, dây nối, chạc nối, catheter 5. Kim khâu, chỉ khâu, dao phẫu thuật

6. Vật liệu thay thế, vật liệu cấy ghép nhân tạo

7. Các loại vật tư y tế sử dụng trong một số chuyên khoa 8. Các loại vật tư y tế sử dụng trong chẩn đoán, điều trị khác

9. Các loại vật tư y tế thay thế sử dụng trong một số thiết bị chẩn đoán, điều trị

- 2 ký tự tiếp theo là loại vật tư y tế trong nhóm, ví dụ Nhóm 1: - 01: Bông

- 02: Dụng cụ sát khuẩn, rửa vết thương - 3 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tư y tế

Ví dụ: 102020: Dung dịch rửa vết thương cái loại 102030: Dung dịch sát khuẩn, khử trùng dụng cụ

Thứ hai, xây dựng bộ mã riêng cho bệnh viện phù hợp đặc điểm hoạt động và quy mô của bệnh viện. Các bộ mã xây dựng thường bao gồm:

- Mã hành chính theo Chính phủ (Tổng cục Thống kê) ban hành. - Mã bệnh viện theo danh mục của Bộ Y tế ban hành.

- Mã nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người bệnh có thẻ BHYT theo BHYT Việt Nam.

- Mã người bệnh: Có phương pháp quản lý mã người bệnh tại mỗi bệnh viện. - Mã y tế, mã hồ sơ bệnh án, mã lưu hồ sơ bệnh án trong bệnh viện theo quy chế bệnh viện.

thuốc- vật tư y tế này sẽ được sử dụng cho bệnh nhân trong suốt quá trình bệnh nhân đến khám chữa bệnh và điều trị tại bệnh viện lần đầu cũng như lần sau. Vì chương trình phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đến thời điểm này chưa hoàn chỉnh về phần báo cáo số liệu do đó xây dựng mã thuốc- vật tư y tế thống nhất 1 mã duy nhất là cần thiết. Cụ thể danh mục thuốc- vậy tư y tế đang được thiết kế theo phần mềm VNPT .Hospital tại Bệnh viện như :

Bảng 3.1: Cấu trúc mã thuốc- vật tư y tế được đề xuất theo định hướng

Hai ký tự đầu (ô thứ nhất): TD – Loại thuốc tân dược Ký tự thứ 3 (ô thứ 2): số 0 – Mã phân loại thuốc

Hai lý tự tiếp theo thứ 4 và 5 (ô thứ 3): là mã bệnh viện, Sở Y tế.

Bốn ký tự cuối (ô thứ 4): Ký tự từ 0 đến 1 cũng là số thứ tự quy định của Bộ Y tế.

Ngoài việc xây dựng bộ mã thống nhất trong toàn viện chung cho 2 phần mềm riêng lẻ đang thực hiện song song, Tránh tình trạng nhầm lẫn mã thuốc dẫn đến xác định loại thuốc bị sai, bên cạnh đó thì giá vật tư y tế phải được xây dựng theo lộ trình và xây dựng theo định mức vật tư tiêu hao mất đi (như: bông, băng, cồn, gạc…) còn thuốc giá đã cố định theo giao thầu. Hiện tại, Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định đang áp dụng tính giá theo Thông tư liên tịch số 37/2015/TTLT- BYT-BTC và Thông tư số 02/2017/TT-BYT và Quyết định số 137/2017/QĐ-UBND

Thông tin Ghi chú

Mã thuốc- vật tư y tế

Cấu trúc mã thuốc- vật tư: SYT.MBV.YYY. XV.XXX

Trong đó:

52- SYT: Mã Sở y tế

184- MBV: Mã Bệnh viện

CPL-YYY: Ký tự tên thuốc- vật tư y tế

0V-XXXX: Số thứ mã thuốc theo quy định Bộ Y tế 52 184 CPL 05.0001

ngày 15/12/2017 về việc Ban hành bảng giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của Quỹ bảo hiểm y tế trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định. Tuy nhiên, khi đi vào thực hiện thì các nhà lãnh đạo của đơn vị sẽ gặp không ít khó khăn khi đưa ra những quyết định của mình. Do đó, các nhà quản lý của bệnh viện cần phải thay đổi từ cơ cấu tổ chức, thái độ phục vụ, phương thức quản lý và đặc biệt là thay đổi cơ chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ, đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời. Công tác kế toán cũng cần phải thay đổi để phục vụ cho cơ chế quản lý đó. Từng nhân viên trong bộ máy kế toán cũng cần thay đổi cách nhìn nhận về vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc được giao. Có như vậy, bộ phận dược phải phối hợp chặt chẽ với các khoa để quản lý tốt việc sử dụng và thống kê thuốc, nguồn thu, giảm thất thoát viện phí, để nhằm mục đích nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho CBVC cũng như chất lượng phục vụ người bệnh.

3.2.3 Xây dựng quy trình chuẩn

3.2.3.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán

Hiện nay tại bệnh viện việc cung ứng khá phức tạp với sự tham gia của nhiều nhân viên. Thêm vào đó, với sự gia tăng ngày càng nhanh về số lượng bệnh nhân thì việc xây dựng một quy trình chuẩn cho hoạt động cung ứng là vô cùng cấp thiết.

Với số lượng chứng từ lớn nên việc lập và tiếp nhận chứng từ phải được thực hiện hằng ngày, tránh tình trạng quá tải không thể kiểm tra, đối chiếu hoặc làm lẫn lộn dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi chép. Vì vậy, bệnh viện cần thiết lập một kế toán kiểm soát nội bộ (KSNB) ngay tại phòng cấp phát chuyên tiếp nhận, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ hàng ngày từ nhân viên thống kê và cấp phát giao cho kế toán KSNB này quản lý vìnhân lực tại khâu thu viện phí số lượng nhân viên đông nên không thể “mạnh ai lấy làm”. Việc thiết lập một kế toán KSNB này sẽ đảm bảo cho việc tra cứu, tìm kiếm và lưu trữ chứng từ để phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, đối chiếu, thanh quyết toán được thuận lợi, dễ dàng hơn.

Mặc dù hoạt động cung ứng đã ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể nhưng công tác quản lý thông tin kế toán chưa xây dựng quy trình cụ thể nào để

kiểm tra, giám sát, giảm sai sót trong hoạt động cung ứng, tác giả xin đề xuất quy trình cung ứng thuốc- vật tư y tế, quy trình thanh toán cho nhà cung ứng, quy trình ung ứng và kiểm soát cung ứng hàng ngày được nêu trong hình 3.2

Hình 3.2: Quy trình mua hàng và thanh toán

Ghi chú:

(1) Căn cứ vào thực tế hàng tồn kho hiện có và nhu cầu về hàng hóa phục vụ người bệnh, các bộ phận liên quan lập phiếu yêu cầu hàng hóa.

(2) Bộ phận mua hàng căn cứ vào phiếu yêu cầu và kế hoạch mua hàng đã được phê duyệt tham mưu lãnh đạo phê duyệt phiếu yêu cầu hàng hóa Giám đốc.

hàng tiến hành làm thủ tục mua hàng Làm thủ tục mua hàng

(5) Tiến hành tìm kiếm Nhà cung cấp, mang lại lợi ích cao nhất cho bệnh viện, về giá cả, uy tín…

(6) Bộ phận mua hàng hoàn tất các thủ tục cần thiết (phiếu yêu cầu mua vật tư, đơn đặt hàng,…), tiến hành đặt hàng và mua hàng hóa với các nhà cung cấp của bệnh viện.

(7) Tiến hành làm thủ tục hợp đồng, đơn đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn.

(8) Khi hàng về bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa, chọn mẫu kiểm tra (nếu cần)

(9) Lập biên bản kiểm nghiệm có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan, nếu hàng hóa đạt yêu cầu

+ Trường hợp không đạt yêu cầu, thủ kho nhập vào kho tạm, tìm hiểu nguyên nhân.

+ Trường hợp đạt tiêu chuẩn yêu cầu, chuyển toàn bộ cho thủ kho kiểm tra số lượng giữa đặt hàng, số lượng hàng hóa thực tế nhập kho.

(10) Nhà cung cấp gửi giấy báo hàng và hàng về cho bệnh viện, bộ phận thủ kho nhận và xử lý.

(11) Thủ kho tiến hành nhận hàng hóa đồng thời kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại; sau đó, ký vào biên bản giao nhận vật tư và tiến hành nhập kho.

(12) Thủ kho lên thẻ kho số lượng hàng hóa nhập kho và ký phiếu nhập kho.

(13) Sau khi hoàn thành các thủ tục mua hàng, nhận hàng. Bộ phận mua hàng làm giấy đề nghị thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.

(14) Thủ kho lên báo cáo về lô hàng đã nhận.

(15) Sau khi giấy đề nghị thanh toán được giám đốc phê duyệt, chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán.

(16) Chuyển chứng từ chi tiền cho thủ quỹ để làm thủ tục chi tiền, xuất quỹ.

(18)(19) Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng, phòng kế toán kiểm tra và thanh toán cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, sau đó nhập dữ liệu vào máy.

(20) Đến cuối kỳ, phòng kế toán sẽ in ra bản kê phiếu nhập, sổ cho tiết công nợ, sổ chi tiết vật tư, tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng nguyên vật liệu với thủ kho và với phòng vật tư. Ngoài ra, định kỳ kế toán còn thường xuyên đối chiếu kiểm tra sổ chi tiết hàng hóa với thủ kho.

Sau thời gian tìm hiểu thực tế tại bệnh viện, tác giả đã xây dựng quy trình mua hàng, đưa ra quy định một cách thống nhất cho hoạt động mua hàng, nhằm quản lý hoạt động này một cách chặt chẽ theo những chuẩn mực phù hợp, nâng cao chất lượng, hiệu quả.

BƯỚC QUY TRÌNH MUA HÀNG TRÁCH NHIỆM 1 - Ban Giám đốc -Bộ phận mua hàng 2 - Ban Giám đốc - Bộ phận mua hàng 3 - Ban Giám đốc - Bộ phận mua hàng 4 - Ban Giám đốc - Bộ phận mua hàng 5.6 - Ban Giám đốc - Bộ phận mua hàng 7 Kho 8 - Phòng KTTC - Bộ phận mua hàng - Kho 9 - Phòng KTTC - Bộ phận mua hàng - Kho Hình 3.3 Quy trình mua hàng

Xem xét nhu cầu cung ứng thuốc- vật tư

Kiểm tra tồn kho Tiếp nhận đơn hàng (thuốc- vật tư) Lập kế hoạch mua hàng

Lựa chọn nhà cung ứng (Ký HĐKT)

Ký HĐKT Đơn đặt hàng Mua trực tiếp

Lập phiếu nhập kho

Kiểm nhận hàng

Kết thúc hợp đồng, lưu hồ sơ Trao đổi mua hàng

Bước 1: Xem xét nhu cầu mua thuốc- vật tư - Kế hoạch mua hàng tháng, quý, năm

- Mức độ cấp phát cho bệnh nhân các kỳ trước, lượng tồn kho hiện tại, các hợp đồng mua đã ký

- Dự trù hàng hóa từ khách hàng. - Đơn đặt hàng của bộ phận cung ứng.

- Nhu cầu về sản phẩm mới (thuốc- vật tư)….

- Các nhu cầu đột xuất (hàng tham gia đấu thầu, hàng chương trình viện trợ). - Xây dựng mức tồn kho tối thiếu.

- Chỉ tiêu kế hoạch của năm thực hiện. - Trình tự kiểm tra tồn kho tối thiểu:

- Kiểm tra tồn kho tối thiểu trong máy vi tính, kiểm kê định kỳ hàng tháng, quý, năm

- Các cán bộ mua hàng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi lượng hàng tồn kho để đảm bảo có đủ hàng cho khách.

Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng

- Lên số lượng hàng cần mua dựa vào:

- Lượng tồn kho tối thiểu, lượng xuất trong tháng trước. - Tiếp nhận đơn đặt hàng lẻ của khách hàng.

- Dự trù hàng hóa từ khách hàng. Bước 3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Trưởng các bộ phận mua hàng, cán bộ mua hàng đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí:

+ Nhà cung cấp phải có giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật

+ Chất lượng sản phẩm. + Uy tín của nhà cung ứng + Giá cả phù hợp.

+ Các ưu đãi khác…

Căn cứ vào các tiêu chí đó, các bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung ứng