Tổ chức thông tin kế toán hoạt động mua thuốc vật tư tại Bệnh viện

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

2.2.2 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động mua thuốc vật tư tại Bệnh viện

viện

2.2.2.1 Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua

Hình 2.5: Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng

(Nguồn: Phòng TCCB, Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định)

Hiện nay, việc mua thuốc tại bệnh viện được Sở Y tế thực hiện quản lý và kiểm soát rất chặt chẽ. Bệnh viện phải xác định nhu cầu thuốc trong cả năm tài chính để có kế hoạch mua thuốc cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải được đấu

thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định. Do vậy, cung ứng thuốc tại bệnh viện có những đặc thù riêng như:

Để thu thập thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình cung ứng của bệnh viện, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động mua và thanh toán. Khi có nhu cầu về vật tư, hàng hóa các bộ phận lập giấy đề nghị cấp vật tư, hàng hóa gửi cho bộ phận mua hàng (Bộ phận mua hàng bao gồm: thuốc tân dược, đông dược, vị thuốc do khoa Dược chịu trách nhiệm; Nếu vật tư y tế do phòng TTBYT chịu trách nhiệm; Nếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất và nhu cầu mua thuốc- vật tư y tế hay còn gọi là hàng hóa khác do phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm).

Giấy đề nghị dự trù thuốc- vật tư được gửi cho bộ phận mua hàng.

Căn cứ vào Giấy đề nghị dự trù vật tư, hàng hóa hoặc kế hoạch mua hàng hóa, dự trù hàng hóa (đã duyệt), bộ phận mua hàng thực hiện các thủ tục để mua như chọn nhà Cung cấp trình lãnh đạo phê duyệt, đưa ra quyết định mua hàng.

2.2.2.2 Tổ chức thông tin xác định đặt mua

Do thường xuyên không nhận được các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng một cách kịp thời nên phòng kế toán thường bị động về việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp, đặc biệt là đối với các hợp đồng ứng trước tiền hàng. Ngoài ra việc cập nhật dữ liệu các hóa đơn mua hàng, nguyên vật liệu nhập kho giữa các bộ phận lặp đi lặp lại, các mã nguyên vật liệu, mã nhà cung cấp sử dụng không thống nhất gây nên sự nhầm lẫn, trùng lắp.

Qua khảo sát thực tế tác giả nhận thấy, việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng thuốc- vật tư y tế được kế toán Dược dựa vào dữ liệu thu được từ nguồn thông tin của: thông tin về danh mục thuốc, vật tư y tế đã sử dụng trong quá trình điều trị, thông tin về các xét nghiệm đã làm, Quyết định trúng thầu thuốc của Sở Y tế và tại đơn vị, dự trù yêu cầu mua thuốc- vật tư, đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp, hóa đơn mua thuốc, phiếu nhập kho…khi mua.

Từ xác định nhu cầu mua thuốc- vật tư cần cung cấp: Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình

sử dụng thuốc được liên tục, nhưng đồng thời cũng tránh việc mua quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Bệnh viện.

Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận Dược sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho nhà cung cấp.

Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hóa, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán…

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà bệnh viện mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này. Ở tại Bệnh viện, Khoa Dược, phòng vật tư y tế là bộ phận trực tiếp mua thuốc- vật tư…

Bảng 2.3 Đơn đặt hàng

SỞ Y TẾ BÌNH ĐỊNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BV Y HỌC CỔ TRUYỀN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Bình Định, ngày 1 tháng 10 năm 2018

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Căn cứ Quyết định số 853/QĐ-SYT ngày 12 tháng 6 năm 2017 của Giám đốc Sở Y tế Bình Định về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi Gói thầu số 1: Thuốc Generic thuộc Dự toán mua sắm thuốc mua thuốc tập trung cấp địa phương cho các cơ sở y tế trong tỉnh Bình Định từ Quý 4 năm 2017 đến hết Quý 4 năm 2018 của Sở Y Tế Bình Định;

Căn cứ nhu cầu sử dụng của Bệnh viện tháng 10/2018;

Địa chỉ: Số NN1-NN1A Bạch Mã, P.15,Q.10,TP.Hồ Chí Minh, Một số mặt hàng sau: S TT Tên thuốc và hàm lượng Nước sản

xuất Đơn vị tính Số lượng Ghi chú

1 Nifedipin 20mg Việt Nam Viên 10.000 2 Renapril 10mg Việt Nam Viên 15.000 3 Mydocalm Việt Nam Viên 1.960 4 Adrenalin 1mg/ml Việt Nam Ống 150 Tổng cộng: 04 khoản

Trưởng khoa Dược Giám Đốc

(Nguồn: Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định)

2.2.2.2 Tổ chức thông tin xác định tiếp nhận

Căn cứ vào hợp đồng đã quy định rõ địa điểm giao hàng. Tại Bệnh viện y học cổ truyền, các công ty cung ứng giao hàng đến tận kho thuốc của khoa dược bệnh viện. Khi tiến hành nhận thuốc phải đối chiếu hoá đơn, phiếu báo lô với thực tế về tên thuốc, hàm lượng, số lượng, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, số lô sản xuất, hạn dùng. Phần lớn các đơn vị đã đảm bảo cung ứng theo hợp đồng.

Tuy nhiên trong những trường hợp phát sinh các nhu cầu do chậm phê duyệt kết quả thầu, do những biến động trên thị trường có một số đơn vị không đảm bảo cung ứng gây đứt hàng, thiếu thuốc.

Khi nhập thuốc và vật tư y tế, tiến hành các thủ tục kiểm nghiệm, trong đó hội đồng kiểm nhập do Giám đốc bệnh viện quyết định. Thành phần Hội đồng kiểm nhập gồm: Trưởng khoa Dược, Trưởng phòng Tài chính - Kế toán, thủ kho, thống kê dược, cán bộ cung ứng.

Căn cứ vào quy định trên thì Hội đồng kiểm nhập có thẩm quyền kiểm nhập thuốc và ra quyết định có nhập kho cấp phát thuốc tại kho dược bệnh viện. Khi có nhu cầu nhập thuốc vào kho thuốc bệnh viện thì Giám đốc bệnh viện sẽ ra quyết

định bằng văn bản thành lập Hội đồng kiểm nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao trong đó bắt buộc phải có Trưởng khoa dược, Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tài chính - Kế toán, dược sĩ là thủ kho dược, cán bộ thống kê dược và cán bộ cung ứng và những người khác nếu thấy cần thiết. Hội đồng kiểm nhập có trách nhiệm thực hiện hoạt động kiểm nhập về chủng loại, số lượng, chất lượng thuốc, hóa chất đối với mọi nguồn thuốc (mua, viện trợ, dự án, chương trình) trong bệnh viện.

Bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra hàng về có đúng yêu cầu về số lượng, quy cách, … như trên hóa đơn hay trong hợp đồng không. Nếu đúng như trên hóa đơn thì sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nhận và ký nhận trên hóa đơn ngay tại thời điểm kiểm hàng. Biên bản kiểm nhập phải có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan.

Bảng 2.4 Phiếu nhập kho

SỞ Y TẾ BÌNH ĐỊNH mẫu số C20-HD

BỆNH VIỆN YHCT (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

PHIẾU NHẬP KHO Số: 01049 (Ngày tháng 10 năm 2018)

Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH Dược phẩm Khương Duy Theo hóa đơn:0246094 ngày 10/8/2018

Của Công Ty TNHH Dược phẩm Khương Duy Nhập tại kho: Tân dược

S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hàm lượng Số lượng

Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nifedipin Viên 20mg 10.000 10.000 1.020 10.200.000 2 Renapril Viên 10mg 15.000 15.000 1.950 29.250.000 3 Mydocalm Viên 500mg 1.960 1.960 4.570 8.957.200 4 Adrenalin Ống 1mg 150 150 16.880 2.532.000 Tổng cộng:04 khoản 50.939.200

Tổng số tiền( Viết bằng chữ): Năm mươi triệu chin trăm ba chin ngàn hai trăm đồng chẳn./.

Số chứng từ kèm theo:

Nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua hàng và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó mà việc nhận hàng hoá phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tính toán số tiền… và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữa hai bên hay không? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.

Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa được kiểm nghiệm, phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã được kiểm nghiệm.

Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho: Trước khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc - hóa chất vào kho theo đúng quy định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn dùng, phiếu kiểm nghiệm của thuốc - hóa chất, đảm bảo thuốc - hóa chất nhập kho đúng chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng. Thuốc trong kho được sắp xếp như sau:

- Sắp xếp theo độc tính: nghiện, hướng tâm thần, thuốc thường.

- Sắp xếp theo tác dụng dược lý: thuốc gây tê, thuốc gây mê, thuốc chống dị ứng, thuốc chống nhiễm khuẩn, thuốc tim mạch, thuốc tiêu hóa...

- Sắp xếp theo dạng bào chế: thuốc viên, thuốc tiêm...

- Sắp xếp theo đường dùng: thuốc uống, thuốc tiêm, thuốc dùng ngoài... Trường hợp hàng nhập thiếu so với hóa đơn thì bộ phận nhận hàng phải xác định được hàng nhập thiếu là thuộc trách nhiệm của bên nào. Nếu hàng thiếu thuộc trách nhiệm của người bán thì không làm thủ tục nhập kho và thông báo cho bên bán biết để xử lý, nếu trách nhiệm thuộc về công ty Dược trong quá trình vận chuyển thì bộ phận vận chuyển phải bồi thường đồng thời bộ phận kiểm nhận sẽ kiểm nhận số lượng hàng thực tế giao.

kiểm nhận theo số lượng hàng ghi trên hóa đơn. Đồng thời phải xem xét hàng thừa là của người bán hay của công ty. Nếu hàng thừa của người bán thì bộ phận vận chuyển sẽ chuyển trả lại cho người bán hoặc công ty sẽ giữ hộ cho người bán. Nếu hàng thừa thuộc về công ty thì bộ phận kế toán sẽ phải hạch toán số lượng nhập theo số lượng nhập thực tế nhưng ghi giá nhập theo giá ghi trên hóa đơn.

Cả hai trường hợp trên kế toán công nợ chỉ theo dõi giá trị thanh toán theo giá trị trên hóa đơn.

Để kiểm tra lại số liệu quá trình nhập hàng vào cuối tháng kế toán hàng hóa sẽ lập bảng kê nhập, bảng cân đối NXT để đối chiếu với bảng kê hóa đơn hàng mua vào nhằm đối chiếu, phát hiện các sai sót trong quá trình nhập dữ liệu hoặc trong lúc nhập hàng. Nếu có sai sót xảy ra thì việc kiểm tra sẽ tốn rất nhiều thời gian vì khối lượng kiểm tra của kế toán là rất lớn.

Hình 2.6 Tổ chức quy trình nhận hàng và nhập kho bảo quản