6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2 Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tếvẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Thứ nhất, việc tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại bệnh viện chưa đồng bộ. Chương trình kế toán hiện nay sử dụng đồng thời hai phần mềm khác nhau nên số liệu kế toán không có tính kế thừa, chưa có tính liên kết cao, còn chồng chéo không được chuyển giao dữ liệu trong cùng hệ thống phần mềm máy tính mà vẫn phải in ra giấy các bảng kê, gây ra lãng phí về thời gian và công sức đồng thời tạo thêm gánh nặng chi phí cho Bệnh viện.
Ngoài ra, phần mềm giải pháp tổng thể bệnh viện VNPT.Hospital mà bệnh viện đang sử dụng chưa phát huy hết hiệu quả sử dụng trong việc cung cấp thông tin phục vụ oạt động quản lý mà chủ yếu phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhất là trong công tác khám chữa bệnh. Các thông tin phục vụ cho công tác kế toán chưa được quan tâm trong việc cung cấp, phân tích các thông tin phục vụ nhu cầu quản trị tại bệnh viện, hầu hết các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị tại bệnh viện nếu có thì cũng chỉ được lập thủ công do những bộ phận trực tiếp thực hiện làm cho các thủ tục kiểm soát thông tin kế toán không có sự đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các bộ phận dẫn đến sai sót, không khớp số liệu trong việc báo cáo.
Mặt khác, một số vấn đề bất cập khác như hệ thống máy tính trong bệnh viện chưa đồng bộ, hệ thống mạng nâng cấp chưa được kịp thời và trình độ cán bộ ở bệnh viện cũng còn hạn chế dẫn đến việc triển khai các ứng dụng phần mềm quản lý gặp nhiều khó khăn.
- Thứ hai, việc tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động mua thuốc - vật tư y tế trên thực tế vẫn còn nhiều trường hợp ngoại lệ, khó kiểm soát vì chưa tuân theo quy trình chuẩn. Việc xác định nhu cầu mua vẫn còn xảy ra nhiều trường hợp ngoại lệ, việc mua và lập dự toán còn mang tính chất thủ công vì không được cập nhập kịp thời trong phần mềm. Bên cạnh đó khoa dược còn tồn tại nhiều bất cập trong quá trình dự đoán nhu cầu thuốc trong tương lai, không xác định hết nhu cầu dẫn đến dự
trù sai lệch, đặc biệt tủ trực cấp cứu của các khoa điều trị luôn trong trạng thái bị động về cơ số thuốc không cập nhật kịp thời lên phần mềm tổng thể, khó theo dõi và quản lý, dễ gây thất thoát cho bệnh viện. Việc chạy theo yêu cầu điều trị của bác sỹ dẫn đến một số thuốc tồn đọng, hết hạn, trong khi một số thuốc không kịp mua để điều trị cho bệnh nhân. Mặc dù Nghị định số 59/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể đối với trường hợp có từ 02 nhà đầu tư trở lên cùng đăng ký lựa chọn một địa điểm để thực hiện Dự án đầu tư trong lĩnh vực xã hội hóa thì lựa chọn nhà đầu tư đáp ứng tiêu chí cao nhất về quy mô, chất lượng, hiệu quả. Tuy nhiên, do chưa có hướng dẫn cụ thể về quy trình, thủ tục lựa chọn nên bệnh viện còn khá lúng túng trong triển khai thực hiện.
- Thứ ba, việc tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp chưa thật sự hiệu quả do sự kết nối giữa các khoa phòng trong quy trình luân chuyển chứng từ đối với việc cung ứng có nhiều sự trùng lặp, chưa chặt chẽ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận còn chậm, tình trạng bị động trong thanh toán với nhà cung cấp vẫn còn xảy ra.
Bên cạnh đó, Bệnh viện chưa hạch toán các khoản mua và thanh toán theo từng đối tượng dẫn tới không đánh giá được đúng hiệu quả hoạt động của từng khoa do vậy chưa có chính sách khen thưởng động viên kịp thời để tạo động lực cho các khoa hoạt động hiệu quả làm ra nhiều chệnh lệch thu-chi và nhắc nhở các khoa hoạt động chưa hiệu quả tích cực cải thiện. Bên cạnh đó, nhân lực của kế toán còn thiếu, lượng bệnh nhân thanh toán hàng ngày là rất lớn, thuốc - vật tư bệnh viện ngày càng nhiều, đa dạng về chủng loại, mẫu mã mới nên đòi hỏi việc giám sát mua sắm và cấp phát là hết sức cẩn thận và cần thiết. Do thường xuyên không nhận được các đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng một cách kịp thời nên phòng kế toán thường bị động về việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp, đặc biệt là đối với các hợp đồng ứng trước tiền hàng. Ngoài ra việc cập nhật dữ liệu các hóa đơn mua hàng, nguyên vật liệu nhập kho giữa các bộ phận lặp đi lặp lại, các mã nguyên vật liệu, mã nhà cung cấp sử dụng không thống nhất gây nên sự nhầm lẫn, trùng lắp.
quan tâm đúng mức, chưa lập báo cáo kế toán phục vụ cho việc cung cấp thông tin quản trị nội bộ. Bên cạnh đó, do chưa có sự kết nối dữ liệu mà chỉ thực hiện riêng lẻ ở một vài bộ phận nên hạn chế trong việc kết xuất các thông tin cũng như lập các báo cáo có tính tổng hợp. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng chưa chặt chẽ và hợp lý. Việc theo dõi đơn đặt hàng còn thủ công, chưa theo dõi được tiến độ thực hiện của đơn đặt hàng. Bộ phận kho không có sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý kho, còn dung thẻ kho bằng thủ công chưa đồng bộ.
Các báo cáo này ở đơn vị chưa được chú trọng nhiều về mặt chất lượng, còn mang tính rời rạc, chưa tổng quát, chưa đáp ứng cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời, chưa sử dụng số liệu một cách triệt để, chưa gắn kết được các hoạt động với nhau để có những thông tin hữu ích phục vụ nhu cầu ra quyết định của lãnh đạo. Điển hình như các báo cáo mua thuốc thuốc (không theo dõi từng loại…mà theo dõi chung cho tấc cả các kho) và báo cáo tổng hợp tình hình mua thuốc chỉ mang tính chất chung chung (Mẫu số 01/BV) thường không gắn kết với các báo cáo của bộ phận vật tư, kho hàng giữa 2 phần mềm đang sử dụng tại bệnh viện nên phần nào phản ánh không trung thực bức tranh toán cảnh về mua thuốc- vật tư y tế và thanh toán tiền cho nhà cung ứng tại bệnh viện. Hay báo cáo công nợ của việc mua thuốc chưa theo dõi cụ thể cho từng nhà cung cấp thuốc- vật tư y tế.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 này, tác giả đã tập trung làm rõ một số vấn đề như sau: - Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định cũng như giới thiệu về cơ cấu tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.
- Mô tả thực tế công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định từ khâu tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua, đặt hàng, tiếp nhận và tổ chức thông tin kế toán theo dõi thanh toán trả tiền nhà cung cấp.
- Đưa ra những đánh giá về những kết quả đạt được cũng như những hạn chế trong việc tổ chức HTTTKT nói chung, tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định
Qua nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế, tác giả sẽ đưa ra một số định hướng và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định ở Chương 3.
CHƯƠNG 3
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC- VẬT TƯ
Y TẾTẠI BỆNH VIỆN Y HỌC CỔ TRUYỀN BÌNH ĐỊNH