2.3.1.1 Chi phí thuê
Trong bối cảnh đại đại dịch hiện nay, dưới sức ép của khủng hoảng kinh tế, hàng ngàn lao động tại Việt Nam buộc hoặc tự nguyện thôi việc chuyển sang hình thức làm việc tự do. Đồng thời số lượng các doanh nhân trẻ, các nhà khởi nghiệp tăng như vũ bão. Họ cần có một không gian làm việc để tối ưu hóa năng suất của mình. Những người làm việc tại nhà phải vật lộn với việc tách biệt cuộc sống công việc và gia đình, đồng thời cũng phải tìm kiếm các đồng nghiệp để giao lưu. Số khác lựa chọn vào quán cà phê làm việc. Tuy nhiên, cái giá phải trả cho chỗ ngồi tại quán cà phê là không rẻ. Trung bình mỗi ngày người lao động đều phải làm việc 4 tiếng hoặc hơn, với tần suất như vậy mỗi lần ngồi họ đều phải gọi 2 lần đồ uống. Giá trung bình của các quán cà phê hiện nay tầm 50.000 đồng/cốc, như vậy người lao động sẽ mất khoảng 3.000.000 đồng/tháng cho chi phí chỗ ngồi tại quán cà phê. Tuy nhiên với không gian làm việc chia sẻ, doanh nghiệp, người lao động chỉ cần trả một khoản chi phí thuê nhưng lại đi kèm với nhiều tiện ích khác như máy photocopy, máy fax, tủ đồ cá nhân.
Về cơ bản các không gian làm việc chung sẽ góp phần giảm thiểu tối đa những rào cản về mặt tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp, ví dụ như chi phí đầu tư ban đầu, chi phí thuê văn phòng, chi phí tìm kiếm khách hàng, chi phí quản lý vận hành… Ngoài ra, không gian làm việc chung còn cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp trẻ muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Đặc biệt, hợp đồng linh hoạt và chi phí thanh toán cũng phụ thuộc vào khả năng ngân sách của từng doanh nghiệp.
Giả thuyết 1: Chi phí thuê văn phòng chia sẻ có tác động tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.2 Không gian truyền cảm hứng và sáng tạo
Không gian làm việc chung góp phần mang lại sự hỗ trợ tích cực về mặt cảm xúc cho người lao động (Spinuzzi, 2012). Cấu trúc không gian mở kết hợp với thiết kế văn phòng sáng tạo và cài đặt công việc linh hoạt cho phép các thành viên tự do quyết định cách họ thích sử dụng không gian và các tính năng của nó để tạo điều kiện cho tinh thần chia sẻ và hợp tác (Fabbri & Charue-Duboc, 2014). Nhờ vào cấu trúc thiết kế đó, không gian làm việc chung giúp cho người lao động dễ dàng kết nối, chia sẻ, giúp đỡ, hỗ trợ nhau. Từ đó tạo nên một môi trường văn phòng thân thiện, thoải mái và tràn đầy cảm hứng. Nghiên cứu năm 2015 của Fuzi đã cho kết quả có tới 70% người tham gia khảo sát tham gia vào không gian làm việc chung là bởi vì bầu không khí thân thiện,
dễ chịu và 56% khác là vì các thiết bị và cơ sở vật chất văn phòng tốt, đầy đủ. Hai không gian văn phòng chia sẻ thuộc nghiên cứu đều có thiết kế không gian mở, có các góc thư giãn, cà phê, phòng họp. Đây là những ưu điểm lớn của không gian làm việc chung giúp cho nó tạo ra môi trường làm việc dễ chịu, thân thiện, kích thích khả năng sáng tạo cho người dùng và giúp họ vượt qua cảm giác cô đơn khi làm việc. Nhờ thiết kế sáng tạo và độc đáo so với các văn phòng truyền thống, không gian làm việc chung giúp cho người lao động tương tác với nhau và gặp được những đồng nghiệp có cùng chung ý tưởng. Qua đó, người lao động có thể cộng tác và tìm ra các ý tưởng sáng tạo, đổi mới, nâng cao hiệu quả công việc (Markel, 2015).
Giả thuyết 2: Không khí làm việc truyền cảm hứng và sáng tạo ảnh hưởng tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.3 Sự kết nối mạng lưới đồng nghiệp
Theo Capdevila (2013), sự giao lưu trực tiếp giữa các đồng nghiệp có kiến thức và nền tảng chuyên môn khác nhau trong văn phòng làm việc chia sẻ mang lại cơ hội hợp tác và đổi mới. Theo nghĩa này, không gian làm việc chung đóng vai trò là “Không gian thứ ba” (Oldenburg, 2002), không gian xã hội hóa ở cấp địa phương góp phần vào sự gắn kết xã hội.
Không gian làm việc chung cũng tạo cơ hội cho người lao động tận dụng lợi thế vị trí trong trung tâm thành phố của văn phòng để gần khách hàng hoặc nhà cung cấp. Do đó, đồng nghiệp địa phương có thể tiếp cận với kiến thức từ bên ngoài và phía bên kia, cá nhân tiếp xúc được kiến thức địa phương. Sự trao đổi chéo này tạo điều kiện cho sự hợp tác chuyên nghiệp và các dự án sáng tạo. Ngoài ra, khi được làm việc cùng các đồng nghiệp, những người làm việc tự do hay các doanh nhân trẻ mới mới khởi nghiệp, các thành viên được thúc đẩy cộng tác để tham gia chia sẻ kiến thức. Trong khi chia sẻ một lượng lớn kiến thức chung, đồng nghiệp cũng có cơ sở kiến thức bổ sung có thể dẫn đến sự đổi mới hiệu quả thông qua các hoạt động hợp tác và chia sẻ kiến thức Sự thúc đẩy này không đến từ động lực bên ngoài mà từ động lực nội tại. Họ tham gia vào các dự án, hoạt động tập thể để tạo ra tri thức và thu được các nguồn lực mới. Sự hợp tác không nhằm một kế hoạch hay mục đích từ trước nhằm đạt được kiến thức hay nguồn lực cụ thể mà họ thiếu. Các đồng nghiệp tập trung vào sự thành công của nỗ lực tập thể hơn là sự phân bì, so sánh mức độ đóng góp của các thành viên có bằng nhau hay kiến thức mà thành viên khác đóng góp có thể tận dụng được. Hơn thế nữa, Becker (2008) cho rằng, làm việc trong các văn phòng chia sẻ tạo cơ hội cho người lao động có cơ hội được đánh giá và công nhận từ các đồng nghiệp xung quanh. Mạng xã hội trong một không gian có thể được sử dụng để phản hồi liên quan đến công việc của một người, nhưng đồng thời cũng để xây dựng danh tiếng.
Giả thuyết 3: Tiếp cận mạng lưới đồng nghiệp tác động tích cực tới động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.4 Tương tác và hỗ trợ xã hội
Các đồng nghiệp làm việc trong không gian làm việc chung cho biết các đặc điểm hấp dẫn nhất của làm việc chung trong văn phòng chia sẻ là tương tác xã hội và tương tác ngẫu nhiên và cơ hội (Deskmag, 2012 ).
Các doanh nhân và doanh nghiệp có thể tiếp cận các chuyên gia khác tham gia vào công việc liên quan hoặc bổ sung, do đó giảm bớt rào cản trong việc thử các ý tưởng mới và giảm chi phí giao dịch và thông tin (Pearce-Neudorf, 2014 ).Theo
Hillman (2011), một không gian làm việc chung có thể được coi là một môi trường 'tiếp xúc cao', nơi mà các cuộc hợp tình cờ thường xuyên xảy ra. Tương tác tự phát với các đối tác từ các hoạt động kinh doanh khác nhau là một nguyên tắc có ý nghĩa.
Nhiệm vụ của người chủ văn phòng chia sẻ là phát triển một không gian kích thích sự tương tác giữa các đồng nghiệp. Khắp các cuộc phỏng vấn với những người dẫn chương trình làm việc chung do Merkel thực hiện (2015), có thể thấy rằng những người dẫn chương trình này sẵn sàng tạo ra một bầu không khí ấm cúng và nhiều lựa chọn công việc. Đồng nghiệp cần được khuyến khích để đến làm việc mỗi ngày. Một không gian mở sẽ kích thích sự tương tác giữa các đồng nghiệp. Không gian càng thoáng, càng ít ranh giới càng dễ dàng cho mọi người có thể tương tác với nhau (Hillman, 2011; Rohlf, 2011).
Tương tác không phải lúc nào cũng được bắt đầu từ quan điểm chuyên môn; các khía cạnh xã hội cũng quan trọng như vậy. Deijl (2011) tuyên bố rằng sự hiện diện của các doanh nhân khác xung quanh dường như tăng động lực làm việc hơn. Sự hỗ trợ xã hội và phản hồi một cách chuyên nghiệp về các hoạt động kinh doanh nâng cao quá trình học tập của cá nhân doanh nhân và ảnh hưởng đến các khả năng của con người như khả năng kinh doanh. Sự hỗ trợ có sẵn dưới hình thức cố vấn, nơi một người hiểu biết hơn sẽ giúp một công nhân ít kinh nghiệm hơn. Trong trường hợp này, người cố vấn đưa người bảo trợ của họ dưới cánh của mình (Leforestier, 2009).
Làm việc với đồng nghiệp trong cùng một cộng đồng sẽ tạo ra sự hợp tác. Trong một nghiên cứu điển hình do Deijl (2011) trình bày, nghiên cứu thực nghiệm được thực hiện về tác động của tăng trưởng kinh tế. Nghiên cứu này cho thấy rằng năng suất của người lao động tăng lên, vì họ làm việc trong một không gian làm việc chung. ''Đây có thể là do cấu trúc và sự kiểm soát bên ngoài mà không gian làm việc này cung cấp'' (Deijl, 2011). Không gian làm việc chia sẻ dẫn đến sự lan tỏa kiến thức và kĩ năng giữa các đồng nghiệp, kích thích sự đổi mới và có tác động tích cực đáng kể đến thu nhập của người lao động.
Giả thuyết 4: Tương tác và hỗ trợ xã hội ảnh hưởng tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.5 Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong không gian làm việc chung
Không gian làm việc chung hoạt động như một trung tâm chia sẻ kiến thức đa dạng chủ đề thuộc nhiều lĩnh vực - là nơi mà các cá nhân sở hữu các cấp độ và nền tảng kiến thức, kỹ năng khác nhau có thể gặp gỡ, tiếp xúc, tương tác và cộng tác với nhau (Capdevila, 2015). Không gian làm việc chung là một cộng đồng mở, nơi sự tin tưởng và cộng tác đóng vai trò quan trọng, không có bất kỳ cấu trúc phân cấp nào. Đây là nơi mà những người lao động làm việc cùng nhau, những người sử dụng không gian làm việc chung bắt chuyện với người làm việc bàn bên cạnh và trao đổi ý kiến, do đó kiến thức được chia sẻ (Deijl, 2011). Sự tương tác hàng ngày với các đồng nghiệp và chia sẻ các thực hành và sở thích chung đóng góp vai trò rất lớn vào việc học tập chung (Lave & Wenger, 1991), chia sẻ kiến thức và xây dựng cộng đồng (Wenger, 1998). Nhiều không gian làm việc chung có góc uống cà phê và đi văng thoải mái nhằm duy trì bầu không khí thân mật và khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên (Bizzarri, 2010). Các buổi họp, sự kiện, hội thảo diễn ra ở văn phòng chia sẻ là điều kiện tốt để người sử dụng mô hình này tương tác và chia sẻ kiến thức, kinh
nghiệm với nhau (Capdevila, 2015). Vì vậy, có rất nhiều khả năng cho việc tạo ra kiến thức mới và các hoạt động sáng tạo.
Tại không gian làm việc chia sẻ, việc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm được coi như các khóa đào tạo và huấn luyện chuyên nghiệp dành cho những người sử dụng không gian làm việc chung. Thứ nhất, tham gia chia sẻ kiến thức mang lại cơ hội học hỏi và cải thiện các kỹ năng, kiến thức và năng lực. Thứ hai, điều này cũng giúp các họ tiếp cận với các nguồn kiến thức, kinh nghiệm mà họ còn thiếu và cần bổ sung nhờ sự tiếp xúc gần, tương tác và thậm chí là hợp tác với các đồng nghiệp khác. Hơn nữa, trong quá trình chia sẻ kiến thức, họ có thể có kiến thức và kinh nghiệm bổ sung cho nhau dẫn đến những ý tưởng, sáng kiến mới đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, các chuyên gia từ bên ngoài thành phố thường tận dụng lợi thế vị trí trung tâm của không gian làm việc chung để tiếp cận gần hơn các đối tượng khách hàng hoặc nhà cung cấp của họ. Vì vậy, những người làm việc tại không gian làm việc chung có thể tiếp cận nguồn kiến thức ngay từ bên trong và cả bên ngoài (Capdevila, 2015).
Thậm chí, nhờ sự đa dạng của các cấp độ và lĩnh vực kiến thức có trong không gian làm việc chung, những người làm việc tại đây có thể hưởng lợi từ sự đa dạng đó bằng cách hợp tác cùng nhau để phát triển các dự án. Thông qua việc tận dụng và kết hợp các khả năng và chuyên môn khác nhau, họ có thể tìm ra cách cung cấp các dịch vụ cho khách chung với nhau và kinh doanh chung dựa kết hợp các kiến thức chuyên môn khác nhau của họ (Deijl, 2011; Capdevila, 2015).
Giả thuyết 5: Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm ảnh hưởng tích cực đến động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.6 Hợp tác với đồng nghiệp
Văn phòng chia sẻ đã chứng minh rằng thời của những căn phòng chật hẹp và bàn làm việc tách biệt đã không còn nữa. Làm việc cùng với những người từ các ngành khác và với các bộ kỹ năng khác với kỹ năng của riêng tạo ra cơ hội lớn cho các ý tưởng kinh doanh mới. Mọi người làm việc tốt hơn từ những không gian làm việc hợp tác, sáng tạo chủ yếu bởi vì xung quanh có những cá nhân cùng chí hướng, những người có những dự án thú vị đang diễn ra và sẵn sàng chia sẻ kiến thức họ biết được cho mình là vô cùng giá trị.
Kelly Konya (2019) đã chỉ ra rằng sự hợp tác trong văn phòng là một điều phổ biến hơn ở các không gian làm việc chung vì môi trường chia sẻ có cách mang lại những điều tốt nhất cho mọi người và trong nhóm. Hơn nữa, mọi người cảm thấy thoải mái kết nối mạng trong không gian văn phòng hợp tác vì họ biết rằng họ (ít nhiều) đang ở cùng một con thuyền với những người khác.
Theo Knoll Workplace Research (2013), sự thành công của không gian làm việc hợp tác sáng tạo ngày nay được thúc đẩy bởi nhu cầu đổi mới. Các chuyên gia từ xa đang yêu cầu hỗ trợ trong quy trình kinh doanh của họ, cải thiện năng suất, ra quyết định nhanh và đổi mới từ không gian làm việc cộng tác mà họ chọn làm cơ sở tại nhà của mình.
Khi làm như vậy, những người làm việc từ các không gian văn phòng cộng tác mở có thể tiếp cận tất cả những nhu cầu này chỉ vì bản chất là ở gần những người khác và những nhóm người cũng muốn những thứ tương tự. Nếu một nhóm người đều muốn được hỗ trợ trong việc phát triển chiến lược kinh doanh, thì họ có thể tìm ra giải pháp của mình cho nhau.
Hơn thế nữa, xung quanh những người cùng chí hướng có cùng kỳ vọng về kinh nghiệm làm việc sẽ dễ dàng sử dụng văn phòng chung làm không gian cộng tác. Đó là một trải nghiệm hoàn toàn phổ biến tại các không gian làm việc chung khi thấy hai thành viên trò chuyện và sau đó thấy những người đó cùng làm việc tại một trong các phòng họp của không gian trong một dự án chung.
Giả thuyết 6: Hợp tác với đồng nghiệp tác động tích cực tới động cơ tham gia mô hình không gian làm việc chung.
2.3.1.7 Sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ các chuyên gia và đồng nghiệp
Văn phòng chia sẻ được xem như một thực tiễn xã hội đặc trưng cho những cách thức tổ chức lao động mới và tạo điều kiện hỗ trợ lẫn nhau giữa những người làm nghề tự do và những người trẻ khởi nghiệp năng động. Như có thể cho thuê linh hoạt, tiết kiệm chi phí và hướng tới cộng đồng nơi làm việc, không gian làm việc chung tạo điều kiện cho các cuộc gặp gỡ, tương tác và hiệu quả trao đổi giữa các cộng đồng công việc, thực hành và nhận thức đa dạng và các nền văn hóa. Ngay cả tên của những không gian làm việc này cũng có thể kết hợp với cộng đồng, không gian và sự xuất hiện của những ý tưởng mới để chỉ ra những định hướng mới, thực hành và quy trình trong quá trình tạo tri thức. Mô hình văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của nhiều chuyên gia ở nhiều lĩnh vực khác nhau, do đó họ dễ dàng tạo lập quan hệ, trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau ở các lĩnh vực. Tương tự như sự gia tăng của các vườn ươm, các can