8. Kết cấu bài khóa luân
2.1.3. Tổ chức và hoạt động của phòng hành chính
2.1.3.1. Tổ chức của phòng hành chính:
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chínhgồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn thƣ, bộ phận lƣu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thƣ viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chínhđƣợc cụ thể hóa qua sơ đồ: (Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính phụ lục số 3)
Nhân sự:
Phòng Hành chính có Trƣởng phòng, Phó trƣởng phòng và một số công chức, nhân viên.Căn cứ vào nhiệm vụ đƣợc giao và quy chế làm việc của văn phòng, Trƣởng phòng Hành chínhphân công nhiệm vụ cho Phó trƣởng phòng, công chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng.
Hiện nay, Phòng Hành chínhcó tổng số 12 cán bộ, công chức và nhân viên bao gồm: có 9 biên chế và 3 hợp đồng.
Cụ thể gồm:
Cán bộ quản lý gồm 01Trƣởng phòng, 01 Phó trƣởng phòng.
Công tác văn thƣ gồm 03 ngƣời, trong đó có 01 công chức tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ; 01 công chức tốt nghiệp ngành thƣ viện, 01 nhân viên chuyên ngành quản trị văn phòng
Công tác lƣu trữ gồm 04 ngƣời trong đó có 03 công chức tốt nghiệp chuyên ngành VTLT, 01 nhân viên tốt nghiệp chuyên ngành quản trị văn phòng.
Các công tác khác gồm 01 đồng chí tốt nghiệp Cao đẳng Nội vụ làm hợp đồng công việc phô tô, đánh máy; 01 cán bộ làm công tác lƣu trữ kiêm nhiệm làm công tác thƣ viện.
2.1.3.2. Hoạt động của phòng hành chính:
- Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến; - Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp luật; có trách nhiệm tôi xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo văn phòng những trƣờng hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
- Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nƣớc và cơ quan;
quan;
- Thực hiện nhiệm vụ lƣu trữ, giúp văn phòng thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lƣu trữ theo quy định; hƣớng dẫn các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ theo quy định; hƣớng dẫn các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ theo quy định của nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thƣ viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phƣơng tiện, trang thiết bị đƣợc cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội phòng Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2013 của Bộ trƣởng Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ, văn phòng Bộ có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
2.1.4. 1. Chức năng
Văn phòng Bộ LĐTBXH là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trƣởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2.1.4. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Bộ LĐTBXH có các nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng tuần của Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác đã đƣợc Bộ duyệt;
- Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ;
- Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theo quy định;
- Thực hiện tổ chức các cuộc hội nghị cho cơ quan;
(Phụ lục 5: Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan)
- Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ;
- Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nƣớc trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của Nhà nƣớc; quản lý và tổ chức hoạt động của thƣ viện Bộ;
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cƣơng theo nội quy làm việc của cơ quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà nƣớc và của Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt; phòng chống dịch bệnh và công tác y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác dân quân, tự vệ cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ Chỉ huy trƣởng Ban chỉ huy quân sự cơ quan Bộ;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện, kinh phí hoạt động; bảo đảm phƣơng tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;
- Về Thi đua – Khen thƣởng:
+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thƣởng; xét tặng kỷ niệm chƣơng vì sự nghiệp Lao động, Thƣơng binh và xã hội; xét tặng các danh hiệu thi đua, khen thƣởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;
+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các danh hiệu thi đua, khen thƣởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả
khen thƣởng thành tích kháng chiến);
+ Thực hiện nhiệm vụ Thƣờng trực Hội đồng Thi đua khen thƣởng của Bộ và cơ quan ngang Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành; giúp Bộ theo dõi và tổ chức cung cấp thông tin cho các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các tổ chức và cá nhân theo quy định của Nhà nƣớc và của Bộ. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử của Bộ;
( Phụ lục 7: Chương trình hội nghị ứng dụng công tác ISO của Bộ)
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của Nhà nƣớc và của Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Bộ phân công.
2.1.4.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH
- Văn phòng Bộ LĐTBXH có Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng;
- Văn phòng Bộ LĐTBXH gồm các đơn vị: văn phòng đại diện tại TP.HCM, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Thƣ ký- tổng hợp, Phòng Quốc phòng an ninh, Phòng Tuyên truyền thi đua, Phòng Kế toán – tài chính, Phòng Quản lý xe, Nhà khách và Nhà khách ngƣời có công.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ ở Phụ lục 2)
2.2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI PHÕNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Bộ về vai trò của văn phòng và việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Thƣơng binh – áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại Bộ Thƣơng binh – Lao động và Xã hội
Nhận thấy tầm quan trọng của ISO trong công tác văn phòng lãnh đạo Bộ cũng đã đƣa ra một số những văn bản chỉ đạo, kinh phí và mục tiêu để cải thiện công tác hoạt động của văn phòng. Những vẫn chƣa có một tiêu chuẩn chính xác nào để cán bộ nhân viên của Bộ cũng nhƣ của văn phòng có thể hiểu cụ thể hơn về quy trình làm việc, tầm quan trọng, cũng nhƣ mục tiêu, kế
hoạch cụ thể của từng công việc từng hoạt động. Vì vậy, trong công tác hoạt động của văn phòng nên hoạt động của Văn phòng vẫn còn một những bất cập, khó khăn đáng kể và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng công việc của văn phòng nói riêng và của Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội nói chung.
Trên cơ sở những văn bản quy định của Nhà nƣớc, xuất phát từ quan điểm nhận thức đúng đắn của các cấp lãnh đạo cơ quan Bộ. Ban lãnh đạo Bộ đã nhận thấy đƣợc sự cần thiết, quan trọng của “chất lƣợng” trong hoạt động kinh doanh của cơ quan Bộ. Chính vì vậy, Bộ đã ban hành Quyết định số 17/QĐ-HĐ ngày 01 tháng 3 năm 2011 về việc thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000. Ban chỉ đạo ISO 9000 đƣợc thành lập bởi quyết định do lãnh đạo cơ quan Bộ ban hành có trách nhiệm triển khai toàn bộ các công việc trong quá trình áp dụng ISO 9001:2008. Sau đó cơ quan Bộ ban hành Thông báo số 34/TB-HĐ về việc phổ biến quy trình ISO cho toàn thể CBNV trong cơ quan Bộ.
Sự nhận thức đúng đắn của lãnh đạo Bộ thể hiện qua việc Ban lãnh đạo đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy định có liên quan đến quá trình triển khai áp dụng ISO, đầu tƣ kinh phí mời chuyên gia giàu kinh nghiệm về tƣ vấn, hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng HTQLCL, việc mời chuyên gia tƣ vấn làm việc với từng phòng ban sẽ giúp cho các CBNV trong cơ quan Bộ đƣợc đào tạo rõ ràng, bài bản và chi tiết hơn, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của từng cá nhân, đơn vị.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo Bộ cũng đã chú trọng đầu tƣ về cơ sở vật chất, thiết bị và kinh phí. Ví dụ nhƣ về kho lƣu trữ đã có một khu nhà riêng đƣợc trang bị đầy đủ các máy móc hỗ trợ cho công tác bảo quản đƣợc hiệu quả nhƣ tủ, giá đựng tài liệu lƣu trữ, hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió chống ẩm…
Kho lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Việc xây dựng và áp dụng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã khẳng định rất rõ vai trò to lớn của lãnh đạo về chất lƣợng của cơ quan Bộ. Lựa chọn ngƣời có đủ năng lực để đảm nhận vai trò đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo cũng chính là nhà tƣ vấn nội bộ về HTQLCL, để đảm nhận đƣợc vai trò đại diện lãnh đạo về chất lƣợng phải có khả năng lãnh đạo, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động của cơ quan Bộ, kiến thức rộng về các mô hình quản trị,…và đặc biệt cần tâm huyết và có quyết tâm cao trong việc thực hiện HTQLCL. Từ những nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về chất lƣợng của cơ quan Bộ, họ sẽ tác động đến các CBNV trong cơ quan Bộ, làm thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc của các CBNV từ phƣơng pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phƣơng pháp khoa học.
Bản thân phòng hành chính là đơn vị chịu trách nhiệm về việc triển khai áp dụng ISO 9001:2008 trong toàn cơ quan Bộ, lãnh đạo phòng hành chính cũng đề ra mục tiêu đối với hoạt động văn phòng nhƣ sau:
Áp dụng, duy trì cà cải tiến thƣờng xuyên HTQLCL ISO 9001:2008; Cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính, nhân sự đảm bảo cho các phòng ban hoạt động tốt;
trong cơ quan;
Quản lý tốt tài sản, cơ sở vật chất nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm phục vụ công việc của các phòng ban;
Kiểm soát chặt chẽ chi phí hành chính, văn phòng;
Phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan Bộ để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Qua kết quả điều tra, 100% CBNV đã đƣợc truyền đạt chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng của cơ quan, điều này giúp cho CBNV có định hƣớng và chuẩn mực đúng đắn trong công việc, không để xảy ra sai sót.
Lãnh đạo Bộ LĐTB&XH rất quan tâm đến việc duy trì và cải tiến HTQLCL ISO 9001:2008 qua các hành động cụ thể nhƣ: chỉ đạo Ban Quản lý chất lƣợng tiến hành tổ chức đánh giá nội bộ 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, tổ chức cuộc họp “Xem xét của lãnh đạo” 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, cử cán bộ Ban Quản lý chất lƣợng tham gia các buổi hội thảo về QLCL do cơ quan Bộ đánh giá chất lƣợng tổ chức.
Hầu hết các CBNV trong cơ quan Bộ đều có nhận thức tích cực về sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động cơ quan. Qua phân tích kết quả khảo sát, có 65% ý kiến của CBNV trong toàn cơ quan Bộ cho rằng việc áp dụng ISO trong hoạt động cơ quan Bộ là rất cần thiết, 31% cho là cần thiết, còn lại 4% cho rằng việc áp dụng ISO là có cũng đƣợc không có cũng đƣợc (không cần thiết). Nhƣ vậy, điều này chứng tỏ đa phần các CBNV trong cơ quan Bộ bƣớc đầu đã có những nhận thức đúng đắn, hiểu đƣợc vai trò và tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO. Điều này tạo điều kiện thuận lợi bƣớc đầu để triển khai áp dụng hiệu quả ISO 9001:2008 vào quản lý cũng nhƣ trong hoạt động văn phòng.
Theo quan sát thực tế, 100% CBNV trong cơ quan Bộ đã đƣợc đào tạo, tập huấn và đƣợc nghe phổ biến để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc theo các quy trình ISO. 100% CBNV biết đƣợc nhiệm vụ của mình thông qua bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công
việc cho mỗi vị trí làm việc đƣợc phân công rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn nên việc đánh giá năng lực làm việc, kết quả công việc sẽ khách quan hơn.
Qua đó cũng thấy đƣợc sự thống nhất trong nhận thức và đa số các CBNV đều có nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động cơ quan Bộ (91% ý kiến của CBNV). Tuy nhiên vẫn còn 9% ý kiến của CBNV chƣa nhận thức đúng đắn. Việc nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng ISO sẽ làm tăng hiệu quả làm việc, chất lƣợng dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, để đẩy mạnh việc áp dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động của cơ quan Bộ cần phải tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức của toàn bộ CBNV về sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan Bộ.
Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng đƣợc xây dựng và thông báo tới tất cả CBNV cơ quan Bộ, thông qua các khóa đào tạo về ISO hay trên trang thông tin nội bộ của cơ quan Bộ. Để từ đó từng thành viên trong cơ quan Bộ nắm đƣợc nội dung của chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng, góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm đầu ra và cũng nâng cao nhận thức về quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2.2.2. Thực trạng ứng dụng ISO trong thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng: công tác văn phòng:
Hiện nay, đối với hoạt động văn tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội trên cơ sở ứng dụng ISO 9001:2008, đã xây dựng và đƣa vào sử dụng các quy trình nghiệp vụ cơ bản nhƣ sau:
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản - Trong công tác tổ chức sự kiện
- Trong công tác quản lý nhân sự - Trong công tác quản lý văn bản
2.2.2.1. Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một nghiệp vụ quan trọng đối với các