8. Kết cấu bài khóa luân
2.2.2.2 Trong công tác tổ chức sự kiện
Hoạt động của văn phòng không chỉ đơn thuần là các hoạt động liên quan đến giấy tờ, các thủ tục hành chính nhƣ: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đến...Công tác văn phòng còn bao gồm hoạt động tổ chức sự kiện.
Hàng năm Bộ có những sự kiện mang tính định kỳ thƣờng xuyên nhƣ: Lễ khai xuân, lễ kỷ niệm ngày 8/3, lễ tổng kết công tác năm... và có những sự
kiện mang tính chất quan trọng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của Bộ nhƣ: lễ ký hợp đồng, lễ ra mắt.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào việc tổ chức sự kiện đã xây dựng đƣợc quy trình cho CBCNV thực hiện.
Quy trình tổ chức sự kiện gồm:
Phần một: Xác định mục tiêu của sự kiện
Phần hai: Xác định nội dung của tổ chức sự kiện. Phần ba: So sánh nội dung với yêu cầu.
Phần bốn: Lên chƣơng trình.
Phần năm: Tiến hành tổ chức sự kiện.
Phần sáu: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
Ngoài quy trình tổ chức sự kiên trên, Bộ cần xây dựng các biểu mẫu. Việc mẫu hóa quy trình tổ chức sự kiện giúp cán bộ, CBCNV thực hiện công việc tổ chức sự kiện đƣợc dễ dàng hơn và tránh những thiếu xót trong quá trình tiến hành sự kiện.
Việc hệ thống hóa các bƣớc trong quy trình trong tổ chức sự kiện đã giúp cho CBCNV thực hiện một cách dễ dàng hơn, định hƣớng đƣợc những công việc cần thiết cần thực hiện theo trình tự.
Việc xây dựng và ban hành Quy trình tổ chức tổ chức sự kiện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ này cụ thể:
- Việc xác định mục tiêu của tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng ảnh hƣởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện của Bộ, nếu việc xác định mục tiêu sai thì dẫn đến tình trạng sự kiện đó đƣợc tổ chức không đạt hiệu quả, vì vậy công tác xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng.
- Khi quy trình tổ chức sự kiện đƣợc đƣa vào ứng dụng đã giúp cho CBCNV chuẩn bị một cách dễ dàng hơn, tránh đƣợc những công việc trùng lặp gây mất nhiều thời gian và chi phí. Bản mẫu hóa các công việc cần phải làm giúp cho CBCNV xác định nội dung công việc của mình, và khi có sai sót dễ dàng quy đƣợc trách nhiệm đó thuộc về cá nhân, bộ phận nào đảm nhiệm
từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm việc thực hiện công việc của CBCNV. - Các quy trình đƣợc tổ chức và hoàn thành theo đúng kế hoạch ban đầu đặt ra, giảm thiểu những sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Việc xây dựng văn bản mẫu về dự trù kinh phí dã giúp cho CBCNV biết đƣợc các đầu mục cơ bản cần phải chi cho quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Không gây lãng phí cho Bộ vào những công việc không cần thiết.
Nhƣ vậy công tác tổ chức sự kiện khi đƣợc ứng dụng ISO bƣớc đầu đã khắc phục đƣợc những bất cập trƣớc kia gặp phải, công tác thực hiện đƣợc đơn giản hơn. Tuy nhiên trong thời gian tới để công tác này đƣợc thực hiện tốt hơn nữa đòi hỏi Bộ cần có những phƣơng án đổi mới và quán triệt việc áp dụng quy trình tổ chức sự kiện trong công tác này.
Cơ quan cần xây dựng thêm một số Lƣu đồ/Quy trình có áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhƣ quy trình về tổ chức hội họp, hội thảo; quy trình tổ chức sự kiện; quy trình tổ chức chuyến đi công tác;…
Ví dụ về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, đi công tác:
(Phụ lục số 6: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo)
Bƣớc 1: Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo
Trƣởng phòng hành chính xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo về nội dung, thành phần, địa điểm và tổng kinh phí trình lãnh đạo. Sau khi đƣợc phê duyệt, Trƣởng phòng phân công soạn thảo công văn kèm gửi các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện, kiểm tra và phát hành giấy mời tài liệu theo danh sách đã nêu trong kế hoạch. Thành lập Ban tổ chức phân công công việc cho từng đơn vị và thành viên; chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị, hội thảo.
Bƣớc 2: Triển khai hội nghị, hội thảo
Tiếp đón, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp số lƣợng đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo trình Lãnh đạo. Theo dõi diễn biến hội nghị, hội thảo và ghi kết luận của Lãnh đạo. Báo cáo cho Ban tổ chức nếu có vấn đề phát sinh đột
xuất.
Văn phòng có trách nhiệm phân công lễ tân phục vụ hội nghị, hội thảo; hƣớng dẫn các đại biểu dự Hội nghị, hội thảo về địa điểm họp. Vận hành các thiết bị tin học, âm thanh, ánh sáng phục vụ hội nghị, hội thảo theo yêu cầu.
Bƣớc 3: Công tác sau hội nghị, hội thảo
Soạn thảo báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo. Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo.
Xem xét, trình Lãnh đạo ký duyệt báo cáo. Văn thƣ nhân bản và phát hành báo cáo đã đƣợc Lãnh đạo phê duyệt. Phòng kế toán phối hợp phòng, ban tổ chức làm thủ tục quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo.
Ban tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc các hoạt động của hội nghị, hội thảo (nếu cần).
Bƣớc 4: Lập hồ sơ hội nghị, hội thảo