8. Kết cấu bài khóa luân
2.2.2.1. Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một nghiệp vụ quan trọng đối với các doanh. Soạn thảo và ban hành văn bản để trao đổi thông tin, giải quyết các
công việc, truyền đạt quyết định của cấp trên đối với cấp dƣới... Theo thống kê tại sổ đăng ký văn bản và phần mềm quản lý văn bản, năm 2015 Bộ đã soạn thảo và ban hành đƣợc 150 văn bản đi, bao gồm các văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chínhthông thƣờng nhƣ: Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, kế hoạch....
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Ngƣời chịu trách nhiệm Lƣu đồ Mô tả và biểu mẫu
Ban lãnh đạo
Trƣởng phòng
Phòng ban liên quan -Phiếu xin ý kiến các
phòng ban
Bộ trƣởng/ngƣời ủy quyền
-Phiếu trình ký các văn bản
-Phiếu xin ý kiến giám đốc
Văn thƣ
Văn thƣ Sổ theo dõi văn bản đi
Yêu cầu dự thảo văn bản Dự thảo
xin ý kiến
phê duyệt
Nhân bản, đóng dấu, lấy số công văn
Phân phối
Lƣu trữ
Việc ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn đã bƣớc đầu khắc phục đƣợc những hạn chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trƣớc đây, việc ứng dụng ISO đã xây dựng đƣợc một quy trình hoàn thiện, quy trình đã mô phỏng lại các bƣớc cần thực hiện trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, mỗi bƣớc trong quy trình đều có tài liệu kèm theo hƣớng dẫn cụ thể việc thực hiện các bƣớc trong.
Ứng dụng ISO còn nâng cao ý thức trách nhiệm của CBCNV trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, các CBCNV dễ dàng nhận thấy đƣợc trách nhiệm của mình trong quy trình soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên trong quá trình giải quyết công việc còn có những trƣờng hợp do thời gian gấp gáp dẫn đến tình trạng một số CBNV trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn làm tắt một số bƣớc, đặc biệt là bƣớc dự thảo văn bản, điều này dẫn đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tồn đọng nhiều hạn chế.
Việc đóng dấu vào văn bản trƣớc khi văn bản đó đƣợc ban hành cũng không đƣợc thực hiện theo đúng quy định, vì thực tế hoạt động của Bộ hiện nay các con dấu của Bộ do bộ phận tài chính kế toán quản lý và sử dụng. Điều này khiến cán bộ văn thƣ không kiểm soát một cách chi tiết về khối lƣợng văn bản ban hành. Ví dụ: hiện nay việc đóng dấu vào văn bản trƣớc khi văn bản đó đƣợc ban hành chƣa đƣợc thực hiện theo đúng quy định, đa số các văn bản gốc có chữ ký tƣơi của ngƣời có thẩm quyền ký văn bản đó không đƣợc đóng dấu trƣớc khi nhân bản và chuyển giao đến các bộ phận, các cơ quan để giải quyết công việc.