8. Kết cấu bài khóa luân
2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Bộ về vai trò của văn phòng và việc áp
Lao động và Xã hội
Nhận thấy tầm quan trọng của ISO trong công tác văn phòng lãnh đạo Bộ cũng đã đƣa ra một số những văn bản chỉ đạo, kinh phí và mục tiêu để cải thiện công tác hoạt động của văn phòng. Những vẫn chƣa có một tiêu chuẩn chính xác nào để cán bộ nhân viên của Bộ cũng nhƣ của văn phòng có thể hiểu cụ thể hơn về quy trình làm việc, tầm quan trọng, cũng nhƣ mục tiêu, kế
hoạch cụ thể của từng công việc từng hoạt động. Vì vậy, trong công tác hoạt động của văn phòng nên hoạt động của Văn phòng vẫn còn một những bất cập, khó khăn đáng kể và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng công việc của văn phòng nói riêng và của Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội nói chung.
Trên cơ sở những văn bản quy định của Nhà nƣớc, xuất phát từ quan điểm nhận thức đúng đắn của các cấp lãnh đạo cơ quan Bộ. Ban lãnh đạo Bộ đã nhận thấy đƣợc sự cần thiết, quan trọng của “chất lƣợng” trong hoạt động kinh doanh của cơ quan Bộ. Chính vì vậy, Bộ đã ban hành Quyết định số 17/QĐ-HĐ ngày 01 tháng 3 năm 2011 về việc thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000. Ban chỉ đạo ISO 9000 đƣợc thành lập bởi quyết định do lãnh đạo cơ quan Bộ ban hành có trách nhiệm triển khai toàn bộ các công việc trong quá trình áp dụng ISO 9001:2008. Sau đó cơ quan Bộ ban hành Thông báo số 34/TB-HĐ về việc phổ biến quy trình ISO cho toàn thể CBNV trong cơ quan Bộ.
Sự nhận thức đúng đắn của lãnh đạo Bộ thể hiện qua việc Ban lãnh đạo đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy định có liên quan đến quá trình triển khai áp dụng ISO, đầu tƣ kinh phí mời chuyên gia giàu kinh nghiệm về tƣ vấn, hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng HTQLCL, việc mời chuyên gia tƣ vấn làm việc với từng phòng ban sẽ giúp cho các CBNV trong cơ quan Bộ đƣợc đào tạo rõ ràng, bài bản và chi tiết hơn, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của từng cá nhân, đơn vị.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo Bộ cũng đã chú trọng đầu tƣ về cơ sở vật chất, thiết bị và kinh phí. Ví dụ nhƣ về kho lƣu trữ đã có một khu nhà riêng đƣợc trang bị đầy đủ các máy móc hỗ trợ cho công tác bảo quản đƣợc hiệu quả nhƣ tủ, giá đựng tài liệu lƣu trữ, hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió chống ẩm…
Kho lưu trữ của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Việc xây dựng và áp dụng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã khẳng định rất rõ vai trò to lớn của lãnh đạo về chất lƣợng của cơ quan Bộ. Lựa chọn ngƣời có đủ năng lực để đảm nhận vai trò đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo cũng chính là nhà tƣ vấn nội bộ về HTQLCL, để đảm nhận đƣợc vai trò đại diện lãnh đạo về chất lƣợng phải có khả năng lãnh đạo, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động của cơ quan Bộ, kiến thức rộng về các mô hình quản trị,…và đặc biệt cần tâm huyết và có quyết tâm cao trong việc thực hiện HTQLCL. Từ những nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về chất lƣợng của cơ quan Bộ, họ sẽ tác động đến các CBNV trong cơ quan Bộ, làm thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc của các CBNV từ phƣơng pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phƣơng pháp khoa học.
Bản thân phòng hành chính là đơn vị chịu trách nhiệm về việc triển khai áp dụng ISO 9001:2008 trong toàn cơ quan Bộ, lãnh đạo phòng hành chính cũng đề ra mục tiêu đối với hoạt động văn phòng nhƣ sau:
Áp dụng, duy trì cà cải tiến thƣờng xuyên HTQLCL ISO 9001:2008; Cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính, nhân sự đảm bảo cho các phòng ban hoạt động tốt;
trong cơ quan;
Quản lý tốt tài sản, cơ sở vật chất nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm phục vụ công việc của các phòng ban;
Kiểm soát chặt chẽ chi phí hành chính, văn phòng;
Phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan Bộ để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Qua kết quả điều tra, 100% CBNV đã đƣợc truyền đạt chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng của cơ quan, điều này giúp cho CBNV có định hƣớng và chuẩn mực đúng đắn trong công việc, không để xảy ra sai sót.
Lãnh đạo Bộ LĐTB&XH rất quan tâm đến việc duy trì và cải tiến HTQLCL ISO 9001:2008 qua các hành động cụ thể nhƣ: chỉ đạo Ban Quản lý chất lƣợng tiến hành tổ chức đánh giá nội bộ 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, tổ chức cuộc họp “Xem xét của lãnh đạo” 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, cử cán bộ Ban Quản lý chất lƣợng tham gia các buổi hội thảo về QLCL do cơ quan Bộ đánh giá chất lƣợng tổ chức.
Hầu hết các CBNV trong cơ quan Bộ đều có nhận thức tích cực về sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động cơ quan. Qua phân tích kết quả khảo sát, có 65% ý kiến của CBNV trong toàn cơ quan Bộ cho rằng việc áp dụng ISO trong hoạt động cơ quan Bộ là rất cần thiết, 31% cho là cần thiết, còn lại 4% cho rằng việc áp dụng ISO là có cũng đƣợc không có cũng đƣợc (không cần thiết). Nhƣ vậy, điều này chứng tỏ đa phần các CBNV trong cơ quan Bộ bƣớc đầu đã có những nhận thức đúng đắn, hiểu đƣợc vai trò và tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO. Điều này tạo điều kiện thuận lợi bƣớc đầu để triển khai áp dụng hiệu quả ISO 9001:2008 vào quản lý cũng nhƣ trong hoạt động văn phòng.
Theo quan sát thực tế, 100% CBNV trong cơ quan Bộ đã đƣợc đào tạo, tập huấn và đƣợc nghe phổ biến để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc theo các quy trình ISO. 100% CBNV biết đƣợc nhiệm vụ của mình thông qua bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công
việc cho mỗi vị trí làm việc đƣợc phân công rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn nên việc đánh giá năng lực làm việc, kết quả công việc sẽ khách quan hơn.
Qua đó cũng thấy đƣợc sự thống nhất trong nhận thức và đa số các CBNV đều có nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động cơ quan Bộ (91% ý kiến của CBNV). Tuy nhiên vẫn còn 9% ý kiến của CBNV chƣa nhận thức đúng đắn. Việc nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng ISO sẽ làm tăng hiệu quả làm việc, chất lƣợng dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, để đẩy mạnh việc áp dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động của cơ quan Bộ cần phải tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức của toàn bộ CBNV về sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan Bộ.
Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng đƣợc xây dựng và thông báo tới tất cả CBNV cơ quan Bộ, thông qua các khóa đào tạo về ISO hay trên trang thông tin nội bộ của cơ quan Bộ. Để từ đó từng thành viên trong cơ quan Bộ nắm đƣợc nội dung của chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng, góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm đầu ra và cũng nâng cao nhận thức về quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.