8. Kết cấu bài khóa luân
3.5. Nghiên cứu để ban hành các văn bản có liên quan nhằm tạo động lực
động lực CBNV Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội trong việc ứng dụng ISO vào quy trình giải quyết công việc.
Cơ quan cần xây dựng các văn bản quy định, hƣớng dẫn xây dựng mục tiêu chất lƣợng, văn bản xác định rõ mục tiêu chất lƣợng của cơ quan nói chung và của các đơn vị trong cơ quan nói riêng. Để đạt đƣợc chính sách chất lƣợng thì đầu tiên các mục tiêu phải tƣơng ứng và phù hợp, không thiếu sót. Mục tiêu chất lƣợng của cơ quan đƣợc xác định hàng năm dựa trên các nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế của cơ quan. Cụ thể đối với từng mục trong chính sách chất lƣợng cần xác định mục tiêu cơ quan, từ mục tiêu cơ quan đƣa xuống thành mục tiêu bộ phận, từ mục tiêu bộ phận sẽ đƣa thành mục tiêu nhân viên và đƣa vào kế hoạch thực hiện hàng tháng/quý của bộ phận.
Hiện nay, tại phòng hành chính vẫn chƣa có văn bản nào quy định về soạn thảo văn bản vẫn áp dụng theo thông tƣ 01/2011-BNV về quy trình soạn thảo văn bản, chƣa có các văn bản xây dựng các chế tài riêng đối với hoạt
động văn phòng. Để hoạt động văn phòng đạt hiệu quả tốt, Trƣởng phòng hành chính cần xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo văn bản thống nhất toàn cơ quan, tránh trƣờng hợp mỗi CBNV làm một kiểu, đùn đẩy trách nhiệm nếu xảy ra sai sót.
Xây dựng và ban hành văn bản liên quan đến quy định về chế độ đãi ngộ, chính sách khen thƣởng và xử phạt cho văn phòng nói chung và toàn bộ cơ quan nói riêng để khuyến khích CBNV yên tâm làm việc, gắn bó với cơ quan. Nhƣ vậy sẽ tạo đƣợc động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lƣợng, cũng nhƣ sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho các CBNV tìm ra các giải pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lƣợng. Hằng năm, cơ quan sẽ đƣa ra một quỹ tiền thƣởng cho từng bộ phận. Với từng mức độ đạt mục tiêu chất lƣợng thì sẽ tƣơng ứng với từng ý mức thƣởng, CBNV nào làm tốt sẽ đƣợc thƣởng nhiều hơn những CBNV chƣa làm tốt. Việc khen thƣởng kịp thời là nguồn động viên rất lớn động viên ngƣời lao động làm việc và gắn bó với cơ quan. Để tạo ra thách thức và thúc đẩy sự nỗ lực của mỗi CBNV, cần xây dựng rõ quy chế bổ nhiệm, bãi nhiệm. Đánh giá lại năng lực làm việc và thực hiện bãi nhiệm nếu không đạt mục tiêu nhiều lần. Trong hoạt động văn phòng không thể đánh giá ngay đƣợc chất lƣợng làm việc song việc ứng dụng ISO 9001:2008 cũng mang lại những hiệu quả nhất định để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Tuy đã có quy trình quản lý văn bản đến, đi nhƣng cơ quan cần xây dựng thêm quy chế văn thƣ lƣu trữ. Quy chế quy định về các hoạt động văn thƣ lƣu trữ trong quá trình quản lý văn phòng. Khi xây dựng các quy trình cần công khai các quyết định, công bố các Lƣu đồ/Quy trình đã đƣợc xây dựng tại các phòng làm việc. Một trong những nguyên nhân gây ra sai sót, không đạt chất lƣợng trong công việc là nhân viên thực hiện chƣa đúng quy trình tại quy trình còn khó nhớ, dài dòng. Vì vậy, các quy trình làm việc cần đƣợc in ra và treo tại nơi làm việc của từng nhân viên các bộ phận để mỗi nhân viên có thể
nhìn thấy hằng ngày và tham khảo khi thực hiện công việc. Bƣớc 5: Lƣu hồ sơ.
Nhìn chung, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thể do nhiều mục đích khác nhau tùy theo yêu cầu của mổi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc áp dụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số các các cơ quan hành chính, các tổ chức, doanh nghiệp trong nƣớc đã áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụng của các nƣớc nhƣ Malaysia, Singapo, Ấn độ, … chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy khi ứng dụng tiêu chuẩn trong công tác văn phòng còn có các lợi ích cụ thể trong cơ quan nhƣ sau:
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chínhđƣợc kiện toàn tạo cơ hội xác định rõ ngƣời rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có đƣợc cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;
- Lãnh đạo không nên giao phó trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và để có nhiều thời gian đầu tƣ cho công tác phát triển cơ quan;
- Đo lƣờng, đánh giá đƣợc hệ thống, quá trình, chất lƣợng công việc và sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lƣợng cụ thể;
- Thƣờng xuyên chỉ đạo công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lƣợng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính;
- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hƣớng đến việc nâng cao thành tích của đơn vị và cơ quan;
- Đánh giá đƣợc hiệu lực và tác dụng của các chủ trƣơng, chính sách và các văn bản pháp lý đƣợc thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý
các định hƣớng, mục tiêu, chiến lƣợc và các thủ tục và quy trình giải quyết công việc hành chính.
Với những lợi ích thiết thực và mang lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổ chức trên thế giới và Việt Nam đã và đang ứng dụng thành công ISO trong công tác văn phòng.
Tiểu kết chương 3
Việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng của Bộ sẽ đƣợc chuẩn xác, khoa học và hợp lý hơn nếu Ban lãnh đạo Bộ có sự chỉ đạo, quan tâm sâu sắc đến việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong đó đặc biệt quan tâm đến công tác văn phòng, ban hành các văn bản cũng nhƣ chuẩn bị về nguồn lực nhân sự, tài chính đáp ứng việc ứng dụng ISO 9001:2008, tăng cƣờng kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Không chỉ vậy, các cán bộ, nhân viên trong Bộ có nhận thức đúng đắn về tiêu chuẩn ISO 9001:2008, có trách nhiệm và ý thức cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc phân công thì công tác văn phòng Bộ nói riêng và hoạt động của Bộ Lao động Thƣơng binh và xã hội nói chung chắc chắn sẽ có những bƣớc tiến mới, đảm bảo chất lƣợng công việc.
KẾT LUẬN
Nhiều năm trở lại đây khi triển khai ứng dụng công tác ISO vào hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và công tác văn phòng nói riêng tại Việt Nam đã có nhiều chuyển biến, cải tiến đƣợc chất lƣợng công việc, nâng cao tác phong làm việc của CBNV. Qua đề tài khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thƣơng binh và xã hội” tại chƣơng một đã đƣa ra một cách nhìn chung nhất về hệ thống quản lý chất lƣợng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó có tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tiếp đó, chƣơng hai đã giới thiệu sơ lƣợc về cơ quan đồng thời đƣa ra chủ trƣơng chỉ đạo ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng và nêu ra thực trạng của cơ quan trƣớc khi triển khai ứng dụng và khi triển khai ứng dụng. Từ thực trạng và các giải pháp đã nêu, tôi xin đƣa ra một số ý kiến đề xuất sau:
- Thứ nhất, Bộ Lao động Thƣơng binh và xã hội phải luôn giữ vững chủ trƣơng, chính sách ứng dụng ISO nhằm cải thiện chất lƣợng.
- Thứ hai, cần triển khai triệt để, đồng bộ công tác ứng dụng ISO đến mọi lĩnhvực hoạt động của Bộ.
- Thứ ba, Bộ cần có những chính sách khuyến khích các CBCNV có tinh thần trách nhiệm và thực hiện tốt việc ứng dụng ISO.
- Về phía cơ quan quản lý nhà nƣớc cần có những chế chặt chẽ hơn về công tác ứng dụng ISO đồng thời có những chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho các mô hình ứng dụng ISO trong các lĩnh vực để cải tiến chất lƣợng.
- Về phía sinh viên khi học phải tìm hiểu sâu hơn về ISO để ra trƣờng làm việc khỏi phải bỡ ngỡ, thực hiện công việc đƣợc tốt hơn.
Trong phạm vi nghiên này, những nội dung nêu trên mới chỉ là kết quả nghiên cứu bƣớc đầu. Bên cạnh đó còn rất nhiều vấn đề cần đƣợc tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới. Hy vọng trong thời gian tới, vấn đề này sẽ đƣợc nghiên cứu một cách sâu hơn, góp phần giúp Bộ Lao động Thƣơng binh và xã hội hạn chế đƣợc những tồn tại để phát huy những mặt ƣu điểm.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, Số 01/ĐA-VGDVH ngày 20 tháng 04 năm 2016 về đề án thành lập Bộ Lao động Thƣơng binh và xã hội
2, Bộ Khoa học và Công nghệ, Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 26 tháng 12 năm 2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
3, Bộ Khoa học và Công nghệ, Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành chínhnhà nước đối với chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong cơ quan hành chínhNhà nước
5, Bộ Khoa học và Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001
6, Bộ Khoa học và Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001.
7, Chính phủ, Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lƣợng sản phẩm, hàng hóa
8, Nguyễn Hữu Thái Hòa (2007), Hành trình văn hóa ISO và Giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất bản Trẻ, Hà Nội.
9, Cao Việt Hiếu (2010), Quản trị chất lượng, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Thành phố Hồ Chí Minh
10, Kaôru Ixikaoa, ngƣời dịch: Nguyễn Nhƣ Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội.
11, Nguyễn Thị Minh Nguyệt Lớp ĐHLT QTVP Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội “Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác phòng tại công ty Cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông”
12, Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo quá trình nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp in Việt Nam, Luận án tiến sĩ khoa học kinh tế: 5.02.05, Hà Nội
13, Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
14, Nguyễn Chí Phƣơng (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 ở Việt Nam, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
15, Quốc hội, Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ 9 (từ ngày 16 tháng 5 đến ngày 29/6/2006).
16, Quốc hội, Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2.
17, Thủ tƣớng Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 về việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chínhnhà nước.
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng,
18,Tổng cục trƣởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng,Quyết định số 404/QĐ-TĐC ngày 26 tháng 3 năm 2010 về việc hướng dẫn thực hiện hoạt động đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát, đánh giá đột xuất, đánh giá chứng nhận lại hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chínhnhà nước.
19, Hoàng Trọng Thanh (2013), Quản trị chất lượng sản phẩm, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội.
hành chính– Một hướng đi mới trong công cuộc cải cách hành chínhở nước ta hiện nay, Hội nghị khoa học trẻ - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, trang 503-514.
21, TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3. 22, Các trang web: http://www.iso.org/ http://www.iso.org/iso/iso_survey_executive-summary.pdf?v2013 http://viengiaoduc.com.vn/ https://vi.wikipedia.org/wiki/C%C6%A1_quan_h%C3%A0nh_ch%C 3%ADnh_Nh%C3%A0_n%C6%B0%E1%BB%9Bc_Vi%E1%BB%87t_Na m
Phụ lục 1:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội
ụ Các tổ chức giúp Bộ trƣởng
thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc
Các đơn vị sự nghiệp nhà nƣớc trực thuộc Bộ Vụ Lao động - Tiền lƣơng
Cục Bảo trợ xã hội Cục Việc làm Cục phòng chống tệ nạn xã hội Cục Ngƣời có công Cục An toàn lao động Cục Quản lý Lao động ngoài nƣớc
Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam Các Sở LĐTBXH Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán bộ Thanh tra Văn phòng Tổng cục Dạy nghề
Trƣờng Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức lao động – xã hội Báo Lao động và Xã hội Tạp chí Lao động và Xã
hội
Trung tâm Thông tin Viện Chỉnh hình - Phục
hồi chức năng Viện Khoa học Lao
động và Xã hội Phòng LĐTB quận huyện Cán bộ Lao động xã phƣờng
BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Vụ Bảo hiểm xã hội Vụ Hợp tác quốc tế
Vụ Bình đẳng giới Vụ Kế hoạch – Tài chính
Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ VĂN PHÒNG Chánh Văn Phòng Chánh Văn phòng Phòng Thƣ ký - Tổng hợp Phòng Hành chính Phòng Quản trị Phòng Tài vụ Phòng Tuyên truyền – Thi đua Phòng An ninh quốc phòng Đội xe Nhà khách Bộ Nhà khách ngƣời có công
Đại diện Văn phòng Bộ tại Tp Hồ Chí
Phụ lục 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính
Chú giải: : Quan hệ chỉ đạo, điều hành : Quan hệ hỗ trợ, trao đổi trong công việc
Phòng Hành chính Bộ phận Văn thƣ Bộ phận Photo Bộ phận Lƣu trữ Bộ phận Thƣ viện
Phụ lục số 4: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của Bộ (4a) Chuẩn bị lập chƣơng trình công tác Xây dựng chƣơng trình công tác dự thảo Trƣng cầu ý kiến về chƣơng trình công tác dự thảo
Thảo luận thông qua chƣơng trình công tác dự
thảo
Ban hành chƣơng trình công tác
(4b)
Trách nhiệm Nội dung Tiến độ thời gian
Phòng Thƣ ký-Tổng
hợp 3-5 ngày làm
việc từ khi tiếp nhận chƣơng trình của các đơn vị 5-7 ngày làm việc từ khi tổng hợp xong chƣơng trình công tác Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp 2 – 3 ngày làm việc Chánh Văn phòng
Văn thƣ Ngay sau khi
ký phát hành Phát hành, Lƣu trữ Phê duyệt/Xem xét/Trình Bộ trƣởng xem xét, quyết định Xem xét/Trình Chánh văn phòng
- Phân công chuyên viên soạn công văn gửi các đơn vị thuộc Bộ hƣớng dẫn nội dung và thời hạn gửi dự kiến Chƣơng trình, kế hạch công tác
- Tiếp nhận thông tin, tổng hợp số liệu, tình hình và xây dựng dự thảo chƣơng trình, kế hoạch công