8. Kết cấu bài khóa luân
2.2.2.4. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quy trình quản lý văn
văn bản
2.2.2.4.1. Quy trình giải quyết văn bản đến
Nhân viên văn thƣ khi tiếp nhận các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu đƣợc chuyển đến Bộ phải kiểm tra thƣ rồi mới ký nhận văn bản. Sau đó, phân loại sơ bộ công văn, sách báo, … và đăng ký vào Sổ giao nhận văn bản. Những văn bản đến sau khi vào sổ công văn đến sẽ đƣợc chuyển tới Ban lãnh đạo Bộ phê duyệt và phân văn bản đến các đơn vị có liên quan. Khi nhận đƣợc văn bản do phòng hành chính chuyển tới, lãnh đạo các đơn vị xét văn bản và nội dung yêu cầu xử lý, giao cho các cán bộ và giám sát việc thực hiện.
Việc giải quyết văn bản đến phải đƣợc quy định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho từng phòng ban, cụ thể quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng hành chính trong đó nhân viên văn thƣ chịu trách nhiệm chính về việc quản lý và giải quyết văn bản đến tránh tình trạng đùn đẩy, ùn tắc và chậm trễ trong quá trình giải quyết văn bản. Việc bóc bì văn bản đến dùng tay bóc xé có thể làm rách văn bản.
Khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vào việc giải quyết văn bản đến đã tạo ra một phƣơng pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lƣợng công việc, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và soạn thảo các biểu mẫu dùng trong quản lý văn bản đến, tránh sai sót đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc của Bộ
Mọi văn bản, giấy tờ gửi đến Bộ đều phải thông qua nhân viên văn thƣ tiến hành các bƣớc kiểm tra, phân loại văn bản sau đó đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất và đƣợc xử lý nhanh chóng, chính xác. Tất cả tài liệu, giấy tờ đến Bộ đều đƣợc trình Ban lãnh đạo cho ý kiến trƣớc khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, nhân viên văn thƣ theo dõi đôn đốc giải quyết kịp thời.
2.2.2.4.2. Quy trình giải quyết văn bản đi
Nguồn: Phòng hành chính
Cán bộ đƣợc phân công tiếp nhận yêu cầu soạn thảo văn bản sẽ tiến hành nghiên cứu và soạn thảo văn bản đúng thể thức và yêu cầu về công tác ban hành văn bản, sau khi soạn xong thì trình văn bản cho lãnh đạo đơn vị xét. Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm soát xét văn bản, chịu trách nhiệm về nội dung và những thông tin của văn bản đó và phải ký nháy vào văn bản trƣớc khi chuyển tới Bộ trƣởng. Văn thƣ soát lại lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản sai thẩm quyền, thể thức phải trả lại cho cá nhân, đơn vị chỉnh sửa và báo Trƣởng phòng hành chính biết.
Khi đã có văn bản hoàn chỉnh, văn thƣ ghi số văn bản, ngày tháng ban hành và trình ký. Số văn bản do văn thƣ quản lý thống nhất toàn Bộ Tất cả văn bản, giấy tờ do CBNV trực tiếp soạn thảo, sau khi hoàn tất việc soạn thảo thì trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến. Mọi văn bản, giấy tờ do các phòng ban chức năng soạn thảo thì nhân viên tại phòng ban đó tụ mang những văn bản, giấy tờ đó tới Ban lãnh đạo để xin ký duyệt, rồi sau đó chuyển đến cho nhân viên văn thƣ hoàn tất mọi thủ túc để gửi đi, nhân viên văn thƣ có nhiệm
vụ tiếp nhận gửi văn bản đi. Các văn bản do Bộ gửi đi trƣớc khi gửi đi đều phải qua văn thƣ để kiểm tra về thể thức để đảm bảo văn bản gửi đi có đầy đủ giá trị pháp lý. Sau đó văn thƣ vào sổ công văn đi, bỏ công văn vào phong bì, ghi địa chỉ ngƣời nhận rồi văn thƣ sẽ liên lạc với dịch vụ chuyển phát nhanh yêu cầu họ qua nhận thƣ. Khi văn bản đã đƣợc giải quyết, xử lý xong để chuyển sang lƣu trữ thì văn bản đƣợc nhân viên văn thƣ lƣu lại hoàn chỉnh để lƣu trữ, đƣợc sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Khi đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, việc quản lý văn bản phải thực hiện theo quy trình đƣợc thống nhất toàn Bộ nhằm mang lại hiệu quả tốt và giảm bớt đƣợc những lỗi sai còn tồn tại. Việc áp dụng HTQLCL vào việc quản lý văn bản đi cũng giúp các CBNV tiết kiệm thời gian, không phải soạn thảo lại các biểu mẫu cần dùng đến khi thực hiện công việc vì trong quy trình quản lý văn bản đi theo ISO đã có kèm theo các biểu mẫu đƣợc thống nhất toàn Bộ
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc giải quyết văn bản đi sẽ giúp cho các phòng ban, Bộ có một phƣơng pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục đƣợc sự chồng chéo về trách nhiệm, chủ động hơn khi thực hiện công việc. Tuy nhiên, Bộ vẫn chƣa có văn bản nào quy định rõ ràng tiêu chí đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, chế độ đãi ngộ, thƣởng phạt cho CBNV hầu hết đều mang tính cảm tính.
Quy trình quản lý công đƣợc áp dụng đối với tất cả các văn bản đến và đi của Bộ Phòng hành chính Bộ là đơn vị tổ chức thực hiện quy trình nhằm thống nhất về thủ tục tiếp nhận, xử lý, phân phối văn bản đến và ban hành văn bản đi tại Bộ Hệ thống văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đƣợc xây dựng rõ ràng, kiểm soát chặt chẽ, có chuẩn mực đánh giá công việc, phân công trách nhiệm rõ ràng đối với từng vị trí đã tạo những thuận lợi trong việc tìm kiếm cũng nhƣ đào tạo, tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin nội bộ.
văn thƣ chung của Bộ, các đơn vị phòng ban trong Bộ không tổ chức văn thƣ riêng. Tất cả các văn bản giấy tờ, tài liệu, thƣ từ chuyển đến Bộ và tất cả văn bản do Bộ phát hành đều tập trung tại văn thƣ của Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ.
Nhân viên văn thƣ của Bộ nghe phổ biến về việc áp dụng HTQLCL vào công việc và có sự phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng và đã có bản mô tả công việc cho vị trí văn thƣ thống nhất cách làm việc.