7. Cấu trúc đề tài
1.2.3.3. Cơ sở vật chất
1.2.3.3.1. Phần cứng
a) Máy vi tính
Máy tính cá nhân (máy tính để bàn) là một máy tính độc lập được trang bị các phần mềm hệ thống, tiện ích và ứng dụng, cũng như các thiết bị vào ra và các thiết bị ngoại vi khác, mà một cá thể cần thiết để thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ. Đây là 1 hệ thống xử lý thông tin đa năng. Nó có thể nhận thông tin từ người (thông qua bàn phím, chuột), từ một thiết bị (đĩa cứng, USB, CD) hay từ mạng (thông qua modem, card mạng) và xử lý nó. Sau khi đã xử lý, thông tin được hiển thị cho người sử dụng xem trên màn hình, được lưu trữ trên thiết bị hay gửi đến cho ai đó thông qua mạng LAN hoặc mạng internet.
b) Máy in
Máy in là một thiết bị ngoại vi giúp tạo ra các văn bản tài liệu được lưu trữ trong các thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại). Máy in thường được sử dụng là máy in phun. Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đúng tên gọi của nó). Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn (khoảng 5000 làn/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản in sắc nét. Máy in phun chính là các máy in màu. Ngoài ra, nó còn in được các bản đen trắng.
c) Máy photocopy
Máy photocopy là một loại máy để phục vụ cho việc sao chép các loại giấy tờ, văn bản, tài liệu,... Năm 1950, chiếc máy photocopy đầu tiên ra đời, đây là một cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lớn trong sao chụp giấy tờ văn bản. Nhờ đó, ngày nay chúng ta đã có thể tạo ra văn bản mới có chất lượng giống như bản gốc.
d) Máy chiếu
Máy chiếu là một thiết bị có bộ phận phát ra ánh sáng và có công suất lớn, cho đi qua một số hệ thống xử lý trung gian (từ một số nguồn tín hiệu đầu vào) để tạo ra hình ảnh trên màn chắn sáng mà có thể quan sát được bằng mắt.
e) Điện thoại
Điện thoại là phương tiện dùng để liên lạc giữa các cơ quan, tổ chức, giữa các cá nhân với nhau. Điện thoại thường được sử dụng là điện thoại bàn để nâng cao việc kết nối một chiều giữa cơ quan, tổ chức với đối tượng khách hàng.
1.2.3.3.2. Phần mềm ứng dụng
a) Microsoft Office
Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng bao gồm các chương trình, máy chủ và các dịch vụ phát triển bởi Microsoft, được giới thiệu bởi Bill Gates. Đây tập hợp các ứng dụng và dịch vụ trên màn hình, các servers có liên hệ chặt chẽ với nhau, chúng được gọi chung là gói ứng dụng của văn phòng, chạy trên phần mềm Microsoft Windows. Microsoft Office có các phần mềm microsoft word, microsoft excel, microsoft powerpoint dùng trong hoạt động soạn thảo văn bản, tính toán và trình chiếu.
b) Hòm thư điện tử
Cùng với sự ra đời của máy tính và mạng internet, thuật ngữ thư điện tử cũng xuất hiện. Đây là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính thông qua các hộp thư điện tử như email, gmail.
Việc sử dụng hòm thư điện tử giúp hạ thấp chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian, đồng thời, có thể gửi cho nhiều người và nhiều tệp.
c) Cổng thông tin trực tuyến
Đây là phần mềm cho phép người sử dụng truy cập vào phần mềm của cơ quan, tổ chức để tìm hiểu về lịch sử, hoạt động của một cơ quan, tổ chức bất kì.
Ngoài ra, tại phần mềm này, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức có thể nắm được công việc công tác của mình và những thông báo của cơ quan.
d) CloudOffice
CloudOffice đây là phần mềm văn phòng điện tử dùng để quản lí công việc, công văn. Quản lí về: văn bản (đến, đi), công việc (tạo, theo dõi, đánh giá thực hiện công việc), tài liệu ( lưu trữ hồ sơ, hợp đồng,..), tiện ích văn phòng (chat, thảo luận,..),…vv.
e) Mạng
Đây là công cụ kết nối thông tin giữa các server. Nhờ có mạng và các phần mềm mà công việc được gắn kết với nhau.
Có loại mạng Wan, Lan và internet. Mạng Wan là mạng dữ liệu được kết nối giữa mạng đô thị, các khu vực địa lí cách xa nhau. Mạng Lan là hai hoặc nhiều máy tính, thiết bị ngoại vi được kết nối trong một khu vực nhỏ như một căn phòng, văn phòng hay một khuôn viên. Mạng internet là một hệ thống thông tin toàn cầu được truy cập công cộng liên kết bởi mạng máy tính. Thông tin được truyền theo kiểu kết nối gói dữ liệu dựa trên giao diện liên mạng được chuẩn hóa (giao thức IP – internet protoco là dữ liệu được sử dụng bởi máy chủ nguồn và đích để truyền dữ liệu trong một liên mạng).