7. Cấu trúc đề tài
1.2.4.9. Công tác tổ chức thi đu a khen thưởng
Thi đua khen thưởng là hoạt động thường niên của mỗi cơ quan tổ chức nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của CB, CC và VC. Công tác này đánh giá ý thức cũng như mức độ hoàn thành công việc. Để thực hiện được điều trên, nhà quản trị văn phòng cần xây dựng khung điều kiện để đánh giá xét loại khen thưởng bằng phần mềm microsoft exel hoặc microsoft word. Tổ chức khen thưởng cần phải tổ chức thành chương trình để tôn vinh nhưng CB,CC và VC có thành tích xuất sắc trong việc, từ đó, thúc đẩy sự nhiệt huyết với công việc của họ.
Qua phần cơ sơ lí luận, ta có cái nhìn tổng quan về khái niệm, định nghĩa về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Ngoài ra, thì ta cũng nhìn thấy được tính ứng dụng và nội dung trong ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng. Dựa trên phần lí luận, thì đây chính là cơ sở để ta xét và đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
CHƢƠNG II:
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I
2.1. Khái quát chung về Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là một trong những kho Lưu trữ lịch sử lớn, có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời nhất so với các lưu trữ lịch sử khác ở nước ta. Tiền thân của Trung tâm là Kho Lưu trữ thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương được thành lập năm 1918. Đến năm 1962, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 102-CP tổ chức lại thành Kho Lưu trữ trung ương trực thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Đến năm 1988, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định cho đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Trải qua 56 năm hoạt động, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I ngày càng trưởng thành hơn về mọi mặt. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo, có chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến các vị trí việc làm. Hệ thống cơ sở vật chất được trùng tu và đảm bảo mọi điều kiện giúp công tác bảo quản trở nên tốt hơn.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có trụ sở tại địa chỉ: Số 18 đường Trung Yên I, phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
Theo Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Trong văn bản có những quy định như sau: [7;1,2,3]
a) Vị trí, chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp luật và quy
định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm vào Trung tâm.
3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
4. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
6. Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
8. Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
9. Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
10. Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
c) Cơ cấu tổ chức
a) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm. b) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp. c) Phòng Bảo quản tài liệu.
d) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu. đ) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu. e) Phòng Đọc.
g) Phòng Hành chính – Tổ chức. h) Phòng Kế toán.
i) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Cơ cấu tổ chức của cơ quan được sơ đồ hóa tại Phụ lục số I.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính – Tổ chức
Theo Quyết định số 319/QĐ-TTLTI ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Tổ chức, ta có thể thấy tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. [18;1,2,3]
a) Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có chức năng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức, nhân sự; thông tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị; bảo đảm cơ sở vật chất và điều kiện làm việc phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch về công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm.
2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính của Trung tâm, xây dựng các văn bản về cải tiến tổ chức bộ máy; qui định, qui chế về quản lý tổ chức, nhân sự; quản lý lao động, công sở, lề lối làm việc của Trung tâm.
3. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp; thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ.
4. Xây dựng kế hoạch và theo dõi đôn đốc các đơn vị trong việc triển khai thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo công tác của Trung tâm.
5. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
6. Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, đề án và độc giả.
7. Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật của Trung tâm.
8. Quản lý biên chế lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm.
9. Xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, xe ô tô, vật tư, tài sản, máy móc thiết bị và cơ sở vật chất của Trung tâm.
10. Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho viên chức theo điều kiện thực tế của Trung tâm.
11. Thực hiện các công việc về đối ngoại, lễ tân.
12. Tham gia ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của đơn vị.
13. Trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị.
14. Tham gia thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ do Trung tâm giao cho đơn vị.
15. Thực hiện các công việc cụ thể khác do Giám đốc giao cho đơn vị.
c) Cơ cấu tổ chức
* Cơ cấu lãnh đạo
- Phòng Hành chính-Tổ chức có 1 Trưởng phòng và 2 Phó Trưởng phòng. (Trưởng phòng là bà Nguyễn Thị Ngần, Phó Trưởng phòng là bà Tạ Thị Thanh Sơn và bà Phạm Phương Bắc).
- Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về quản lý và thực hiện nhiệm vụ được giao của đơn vị.
- Các Phó trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ, lĩnh vực công tác được phân công.
* Cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến – tức là phòng thực hiện mọi chức năng theo chiều dọc. Các bộ phận có hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng nhưng có sự tương tác với nhau. Xét theo thực tế hoạt động có thể chia phòng Hành chính – Tổ chức thành 4 bộ phận:
+ Bộ phận Hành chính và nhân sự + Bộ phận Quản trị thiết bị
+ Bộ phận Hậu cần
Sơ đồ cơ cấu tổ chứ bộ phận được mô hình hóa tại Phụ lục II.
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I tâm Lƣu trữ quốc gia I
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trong công tác văn phòng
Trang thiết bị kĩ thuật là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các hoạt động của văn phòng trở nên hiệu quả hơn. Việc ứng dụng đồng bộ các trang thiết bị sẽ giúp việc tổ chức văn phòng trở nên gọn nhẹ hơn, giảm số lượng giấy tờ, sức lao động của mỗi cá nhân.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” dễ được thích ứng nhất bởi cách thức hoạt động đơn giản, máy móc, phần mềm sẽ trực tiếp xử lí thông tin mà con người chỉ cần nhập dữ liệu. Trong những năm gần đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn. Với giá thành hợp lí cùng với những lợi ích mà chúng mang lại thì máy móc trang thiết bị văn phòng được Trung tâm trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu của thực tế.
Các trang thiết bị phục vụ cho các công tác nghiệp vụ được trang bị khá đầy đủ gồm những loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền đạt các thông tin đã qua xử lí: máy tính cây, máy in, máy photo, điện thoại, máy fax,...
- Các phương tiện làm việc: bàn ghế, giá đựng tài liệu, giá trưng bày, các loại file hồ sơ,...
- Các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của văn phòng được diễn ra bình thường, an toàn, hiệu quả: các thiết bị chiếu sáng, các thiết bị chống ồn, các thiết bị thông gió,...
Tuy nhiên, để nắm được tính hiệu quả của các trang thiết bị văn phòng trong hoạt động của ứng dụng CNTT thì ta xét ba nhóm sau: Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, phần mềm quản lí, điều hành và hệ thống mạng thông tin.
a) Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng
Bảng thống kê các dụng cụ và trang thiết bị kĩ thuật văn phòng
STT Tên thiết bị Số
lƣợng
ĐVT Mức độ sử dụng
1 Máy tính 8 Bộ Thường xuyên
2 Máy in 4 Chiếc Thường xuyên
3 Máy photocopy 1 Cái Thường xuyên
4 Máy scan 1 Cái Không thường xuyên
5 Máy chiếu 1 Cái Không thường xuyên
6 Tủ hồ sơ, giá đựng tài liệu 4 Cái Thường xuyên
7 Bàn làm việc 16 Cái Thường xuyên
8 Ghế 8 Chiếc Thường xuyên
9 Máy điều hòa 3 Chiếc Không thường xuyên
10 Điện thoại bàn 8 Máy Thường xuyên
11 Quạt trần 3 Chiếc Không thường xuyên
12 Bóng đèn 12 Chiếc Thường xuyên
13 Máy Camera Chiếc Thường xuyên
(Nguồn: phòng Hành chính – Tổ chức)
Qua bảng thống kê về các dụng cụ và trang thiết bị văn phòng của phòng Hành chính - Tổ chức, ta có thể thấy rằng, mặc dù cơ quan đã đầu tư trong việc mua sắm các trang thiết bị trong việc phục vụ các nghiệp vụ văn phòng. Tuy nhiên, xét với nhu cầu thực tế và tính chất công việc, trang thiết bị của cơ quan vẫn còn thiếu làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên trong văn phòng. Hiện nay, nhân sự phòng hành chính gồm 8 cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhưng số lượng máy in chỉ có 4, điều này đã gây ra sự chờ đợi khi phải in ấn tài liệu cùng một lúc. Hay đối với việc sử dụng máy photo, cả phòng có một máy photo trong khi các bộ phận trong phòng lại chia thành các khu khác nhau, điều đó dẫn đến việc muốn photo hay scan văn bản thì phải đi lại nhiều. Như vậy, các trang thiết bị trong
văn phòng vẫn còn thiếu thốn và làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong phòng.
b) Phần mềm quản lí, điều hành
Danh sách một số phần mềm quản lí, điều hành đang đƣợc sử dụng
STT Tên phần mềm Chức năng Mức độ sử dụng
Phần mềm soạn thảo văn bản
1 Microsoft Office Word 2003, 2007
Soạn thảo văn bản Thường xuyên 2 Microsoft Office Excel
2003, 2007
Tạo bảng Không thường
xuyên
3 Microsoft Office
Powerpoint 2003, 2007
Trình chiếu Không thường
xuyên
4 Phần mềm Unikey Đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên
Phần mềm quản lí điều hành
5 Phần mềm quản lí văn bản đi, đến
- Quản lí sổ đăng kí văn bản đến, đi
- Quản lí sổ đăng kí chuyển giao văn bản
- Lập Danh mục tài liệu tham khảo
- Tìm kiếm văn bản
Thường xuyên
6 Phần mềm quản lí website Cổng thông tin
- Tìm kiếm thông tin về cơ quan: địa chỉ, hành động của cơ quan
Thường xuyên
7 Phần mềm quản lí facebook, Youtobe, Twitter
- Tìm kiếm và trao đổi thông tin
Không thường xuyên
8 Hòm thư điện tử - Gửi email công việc Thường xuyên
9 Phần mềm quản lí OMEGA.FA - Quản lí tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị Thường xuyên (Nguồn phòng Hành chính – Tổ chức)
Dựa vào bảng danh sách phần mềm quản lí của phòng HC-TC, ta có thể thấy cơ quan đã ứng dụng phần mềm tiện ích vào hoạt động hành chính. Các phần mềm được sử dùng thường xuyên và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực của cho nghiệp vụ của công tác văn phòng. Phần mềm hỗ trợ cho nghiệp vụ trao đổi thông tin như facebook, youtobe,…không được sử dụng nhiều mà hoạt động tìm kiếm, trao đổi chủ yếu ở trên cổng thông tin hay hòm thư điện thử. Các phần mềm soạn thảo văn bản, quản lí tài sản được sử dụng khá thường xuyên bởi đây là công việc chính mà của phòng HC-TC.
Tùy theo mức độ làm việc mà thời gian sử dụng của các phần mềm khác nhau, nên trong quá trình sử dụng một số phần mềm bị lỗi (như phần mềm quản lí văn bản), hay do phiên bản cũ dẫn đến tốc độ xử lí thông tin kém ( như Microsoft word, excel, powerpoint 2003).
c) Hệ thống mạng thông tin
Hiện nay, cơ quan sử dụng hệ thống mạng Lan – đây là mạng kết nối các máy tính trong phạm vi toàn cơ quan. Việc sử dụng mạng Lan giúp các máy tính có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, đặc biệt là chia sẽ tập tin, máy in, máy quét. Hệ thống máy tính được sử dụng phần mềm Windows nên tốc độ xử lí thông tin lớn lên tới 10Mbps.
Gần đây, cùng với sự phát triển và lợi ích của mạng internet cơ quan đã lắp hệ thống mạng wifi giúp việc truy cập mạng nhanh hơn bởi tốc độ xử lí lên tới