7. Cấu trúc đề tài
2.2.4.7. Công tác tổ chức các chuyến đi công tác
Trong quá trình hoạt động lãnh đạo cơ quan không chỉ làm việc bằng cách ngồi cơ quan tiếp nhận văn bản giấy tờ giải quyết mà còn phải thực hiện chuyến đi công tác. Tùy theo các chuyến đi công tác mà ta lại có cách tổ chức khác nhau. Thông thường các chuyến đi công tác được phân thành 4 loại: đi công tác thường kì, đi công tác đột xuất, đi công tác trong nước, đi công tác nước ngoài.
Thường thì hoạt động đi công tác thường xuyên hay đột xuất hay đi công tác là một. Đối với các chuyến đi gần thì Phó phòng HC-TC sẽ trực tiếp gọi điện thoại liên hệ tới đơn vị đến công tác và liên hệ xe đi chuyển. Còn các chuyến đi xa như vào Trung tâm Lưu trữ III, IV thì phải tìm hiểu và liên hệ đặt vé máy bay cho lãnh đạo.
Các chuyến đi công tác thường sẽ diễn ra trong nước, tuy nhiên, do nước ta là đang hướng tới giao lưu văn hóa toàn cầu nên cũng có hội thảo về hoạt động văn thư lưu trữ ở nước ngoài thì đại diện cơ quan sẽ được cử ra nước ngoài tham dự, học hỏi thì phó phòng sẽ tiến hành là visa, đặt vé máy bay.
Để chuyến đi công tác thành công thì Trưởng phòng HC-TC sẽ tiến hành hoạch định chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:
Bước 1: Xây dựng chương trình, kế hoạch cho chuyến đi công tác.
Bước 2: Chuẩn bị phương tiện đi lại cho lãnh đạo hay các cá nhân đi công tác.
Bước 3: Liên hệ tới cơ quan, tổ chức – nơi lãnh đạo, các cá nhân đi công tác để xác nhận lịch công tác, đồng thời thực hiện công tác liên hệ chỗ ăn nghỉ ngơi bằng việc gọi điện, gửi công văn thông báo qua gmail.
Bước 4: Chuẩn bị tài liệu phục vụ chuyến đi công tác.
Bước 5: Xây dựng bản dự trù kinh phí, sau đó gửi qua phòng Tài chính để làm căn cứ chi tiêu.
Bước 6: Lên kế hoạch hoạt động khi lãnh đạo, các cá nhân đi công tác. Bước 7: Kiểm tra xác nhận lịch trình công tác.
công cụ kĩ thuật thông tin và ứng dụng mạng internet để giảm bớt thời gian liên lạc thông qua đường bưu điện. Nhờ việc ứng dụng CNTT nên công tác chuẩn bị cho chuyến đi công tác được thực hiện nhanh chóng, không rườm rà.