7. Cấu trúc đề tài
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT
tâm Lƣu trữ quốc gia I
2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trong công tác văn phòng
Trang thiết bị kĩ thuật là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các hoạt động của văn phòng trở nên hiệu quả hơn. Việc ứng dụng đồng bộ các trang thiết bị sẽ giúp việc tổ chức văn phòng trở nên gọn nhẹ hơn, giảm số lượng giấy tờ, sức lao động của mỗi cá nhân.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” dễ được thích ứng nhất bởi cách thức hoạt động đơn giản, máy móc, phần mềm sẽ trực tiếp xử lí thông tin mà con người chỉ cần nhập dữ liệu. Trong những năm gần đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn. Với giá thành hợp lí cùng với những lợi ích mà chúng mang lại thì máy móc trang thiết bị văn phòng được Trung tâm trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu của thực tế.
Các trang thiết bị phục vụ cho các công tác nghiệp vụ được trang bị khá đầy đủ gồm những loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền đạt các thông tin đã qua xử lí: máy tính cây, máy in, máy photo, điện thoại, máy fax,...
- Các phương tiện làm việc: bàn ghế, giá đựng tài liệu, giá trưng bày, các loại file hồ sơ,...
- Các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của văn phòng được diễn ra bình thường, an toàn, hiệu quả: các thiết bị chiếu sáng, các thiết bị chống ồn, các thiết bị thông gió,...
Tuy nhiên, để nắm được tính hiệu quả của các trang thiết bị văn phòng trong hoạt động của ứng dụng CNTT thì ta xét ba nhóm sau: Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, phần mềm quản lí, điều hành và hệ thống mạng thông tin.
a) Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng
Bảng thống kê các dụng cụ và trang thiết bị kĩ thuật văn phòng
STT Tên thiết bị Số
lƣợng
ĐVT Mức độ sử dụng
1 Máy tính 8 Bộ Thường xuyên
2 Máy in 4 Chiếc Thường xuyên
3 Máy photocopy 1 Cái Thường xuyên
4 Máy scan 1 Cái Không thường xuyên
5 Máy chiếu 1 Cái Không thường xuyên
6 Tủ hồ sơ, giá đựng tài liệu 4 Cái Thường xuyên
7 Bàn làm việc 16 Cái Thường xuyên
8 Ghế 8 Chiếc Thường xuyên
9 Máy điều hòa 3 Chiếc Không thường xuyên
10 Điện thoại bàn 8 Máy Thường xuyên
11 Quạt trần 3 Chiếc Không thường xuyên
12 Bóng đèn 12 Chiếc Thường xuyên
13 Máy Camera Chiếc Thường xuyên
(Nguồn: phòng Hành chính – Tổ chức)
Qua bảng thống kê về các dụng cụ và trang thiết bị văn phòng của phòng Hành chính - Tổ chức, ta có thể thấy rằng, mặc dù cơ quan đã đầu tư trong việc mua sắm các trang thiết bị trong việc phục vụ các nghiệp vụ văn phòng. Tuy nhiên, xét với nhu cầu thực tế và tính chất công việc, trang thiết bị của cơ quan vẫn còn thiếu làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên trong văn phòng. Hiện nay, nhân sự phòng hành chính gồm 8 cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhưng số lượng máy in chỉ có 4, điều này đã gây ra sự chờ đợi khi phải in ấn tài liệu cùng một lúc. Hay đối với việc sử dụng máy photo, cả phòng có một máy photo trong khi các bộ phận trong phòng lại chia thành các khu khác nhau, điều đó dẫn đến việc muốn photo hay scan văn bản thì phải đi lại nhiều. Như vậy, các trang thiết bị trong
văn phòng vẫn còn thiếu thốn và làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong phòng.
b) Phần mềm quản lí, điều hành
Danh sách một số phần mềm quản lí, điều hành đang đƣợc sử dụng
STT Tên phần mềm Chức năng Mức độ sử dụng
Phần mềm soạn thảo văn bản
1 Microsoft Office Word 2003, 2007
Soạn thảo văn bản Thường xuyên 2 Microsoft Office Excel
2003, 2007
Tạo bảng Không thường
xuyên
3 Microsoft Office
Powerpoint 2003, 2007
Trình chiếu Không thường
xuyên
4 Phần mềm Unikey Đánh máy bằng Tiếng Việt Thường xuyên
Phần mềm quản lí điều hành
5 Phần mềm quản lí văn bản đi, đến
- Quản lí sổ đăng kí văn bản đến, đi
- Quản lí sổ đăng kí chuyển giao văn bản
- Lập Danh mục tài liệu tham khảo
- Tìm kiếm văn bản
Thường xuyên
6 Phần mềm quản lí website Cổng thông tin
- Tìm kiếm thông tin về cơ quan: địa chỉ, hành động của cơ quan
Thường xuyên
7 Phần mềm quản lí facebook, Youtobe, Twitter
- Tìm kiếm và trao đổi thông tin
Không thường xuyên
8 Hòm thư điện tử - Gửi email công việc Thường xuyên
9 Phần mềm quản lí OMEGA.FA - Quản lí tài sản cố định và dụng cụ, trang thiết bị Thường xuyên (Nguồn phòng Hành chính – Tổ chức)
Dựa vào bảng danh sách phần mềm quản lí của phòng HC-TC, ta có thể thấy cơ quan đã ứng dụng phần mềm tiện ích vào hoạt động hành chính. Các phần mềm được sử dùng thường xuyên và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực của cho nghiệp vụ của công tác văn phòng. Phần mềm hỗ trợ cho nghiệp vụ trao đổi thông tin như facebook, youtobe,…không được sử dụng nhiều mà hoạt động tìm kiếm, trao đổi chủ yếu ở trên cổng thông tin hay hòm thư điện thử. Các phần mềm soạn thảo văn bản, quản lí tài sản được sử dụng khá thường xuyên bởi đây là công việc chính mà của phòng HC-TC.
Tùy theo mức độ làm việc mà thời gian sử dụng của các phần mềm khác nhau, nên trong quá trình sử dụng một số phần mềm bị lỗi (như phần mềm quản lí văn bản), hay do phiên bản cũ dẫn đến tốc độ xử lí thông tin kém ( như Microsoft word, excel, powerpoint 2003).
c) Hệ thống mạng thông tin
Hiện nay, cơ quan sử dụng hệ thống mạng Lan – đây là mạng kết nối các máy tính trong phạm vi toàn cơ quan. Việc sử dụng mạng Lan giúp các máy tính có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, đặc biệt là chia sẽ tập tin, máy in, máy quét. Hệ thống máy tính được sử dụng phần mềm Windows nên tốc độ xử lí thông tin lớn lên tới 10Mbps.
Gần đây, cùng với sự phát triển và lợi ích của mạng internet cơ quan đã lắp hệ thống mạng wifi giúp việc truy cập mạng nhanh hơn bởi tốc độ xử lí lên tới 55Mb.
Nhìn chung, hệ thống mạng thông tin được cơ quan quan tâm đầu tư. Điều này đã giúp công tác nghiệp vụ trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.