7. Cấu trúc đề tài
3.3.1. Trang thiết bị kĩ thuật
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển nhanh đến chóng mặt, vòng đời công nghệ ngắn, chỉ trong vòng nửa năm hay nhiều nhất là một năm lại xuất hiện trang thiết bị, phần mềm CNTT mới với những tính năng ưu biệt. Bởi vậy việc chạy theo công nghệ là điều vô cùng khó khăn, tuy nhiên, cũng không vì thể mà vẫn sử dụng những cái lạc hậu. Ta cần có hướng đầu tư chiến lược cho việc trang bị các trang thiết bị kĩ thuật, phần mềm. Khi mua sắm ta cần phải nắm được hiệu suất sử dụng, tuổi thọ trung bình để có quyết định đúng đắn.
Qua quá trình thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc trang bị trang thiết bị còn thiếu và một số thiết bị sử dụng quá nhiều nên hiệu suất làm việc kém. Bởi vậy, em xin đề xuất cơ quan bổ sung thêm các trang thiết bị sau:
Thứ nhất, là máy tính xách tay
Để hướng tới xây dựng mô hình “văn phòng hiện đại”, cơ quan có thể trang bị máy tính xách tay bởi sự tiện ích của chúng vô cùng lớn như giảm diện tích văn phòng, di chuyển thuận lợi có thể mang đi công tác,… Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại máy hoạt động tốt với cấu hình lớn core i7, core i5, bộ nhớ RAM từ 4GB, 6GB cho đến 8GB, thời lượng pin cho phép ta sử dụng từ 2 cho đến 3 tiếng. Đây là một số dòng máy phù hợp với dân văn phòng: HP, Dell, Acer, Lenovo,…
Thứ hai, máy chiếu
Máy chiếu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác tổ chức hội họp, sự kiện, nó giúp cho việc truyền đạt thông tin không bị nhàm chán.
Hiện nay, nhiều công ty sản xuất máy chiếu và chất lượng tốt. Một trong những sản phẩm sử dụng cũng khá phổ biến hiện này là máy chiếu Sony VPL- DX270. Đây là máy chiếu có trọng lượng nhẹ, nhỏ gọn, tiết kiệm năng lượng, và đơn giản để thiết lập, dễ dàng kết nối với các thiết bị. Độ phân giải lớn 1024 x 768, tuổi thọ bóng đèn 1000 giờ, công suất bóng đèn 215W, cân nặng 2,6 kg.
Hình ảnh máy chiếu Sony VPL-DX270
Thứ 3, máy in đa chức năng
Trên thị trường hiện nay, sản phẩm máy in đa chức năng được bán rộng rãi. Một chiếc máy in có thể đảm nhiệm nhiều công việc không chỉ là in ấn văn bản giấy tờ. Chúng có thể dùng trong hoạt động photo, scan văn bản. Đặc điểm nổi bật của những chiếc máy in này là khả năng quét tài liệu và gửi nó qua email mà không cần có sự có mặt của máy tính. Một lưu ý không phải máy in nào cũng có khả năng gửi email mà chúng ta cần phải thiết lập chúng tự động gửi email đến file quản lí của máy tính. Ngoài ra, chúng cũng có khả năng quét hình ảnh, biểu đồ và chỉnh sửa chúng sau đó sẽ tự động gửi email.
Máy in Ricoh SP310SFN Máy in canon MF212W
Máy in Brother MFC-L2701DW Máy inHP Color Deskjet 4625
Việc trang bị các trang thiết bị hiện đại, sẽ góp phần nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Tuy nhiên đây chỉ là biện pháp tạm thời, cơ quan cần chú trọng nhiều trong việc bồi dưỡng và đào tạo nguồn nhân lực.