7. Cấu trúc đề tài
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là một trong những kho Lưu trữ lịch sử lớn, có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời nhất so với các lưu trữ lịch sử khác ở nước ta. Tiền thân của Trung tâm là Kho Lưu trữ thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương được thành lập năm 1918. Đến năm 1962, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 102-CP tổ chức lại thành Kho Lưu trữ trung ương trực thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Đến năm 1988, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định cho đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Trải qua 56 năm hoạt động, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I ngày càng trưởng thành hơn về mọi mặt. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo, có chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến các vị trí việc làm. Hệ thống cơ sở vật chất được trùng tu và đảm bảo mọi điều kiện giúp công tác bảo quản trở nên tốt hơn.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có trụ sở tại địa chỉ: Số 18 đường Trung Yên I, phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
Theo Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Trong văn bản có những quy định như sau: [7;1,2,3]
a) Vị trí, chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp luật và quy
định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm vào Trung tâm.
3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
4. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
6. Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
8. Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
9. Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
10. Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
c) Cơ cấu tổ chức
a) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm. b) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp. c) Phòng Bảo quản tài liệu.
d) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu. đ) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu. e) Phòng Đọc.
g) Phòng Hành chính – Tổ chức. h) Phòng Kế toán.
i) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Cơ cấu tổ chức của cơ quan được sơ đồ hóa tại Phụ lục số I.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính – Tổ chức
Theo Quyết định số 319/QĐ-TTLTI ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Tổ chức, ta có thể thấy tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. [18;1,2,3]
a) Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có chức năng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức, nhân sự; thông tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị; bảo đảm cơ sở vật chất và điều kiện làm việc phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch về công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm.
2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính của Trung tâm, xây dựng các văn bản về cải tiến tổ chức bộ máy; qui định, qui chế về quản lý tổ chức, nhân sự; quản lý lao động, công sở, lề lối làm việc của Trung tâm.
3. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp; thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ.
4. Xây dựng kế hoạch và theo dõi đôn đốc các đơn vị trong việc triển khai thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo công tác của Trung tâm.
5. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm.
6. Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, đề án và độc giả.
7. Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật của Trung tâm.
8. Quản lý biên chế lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm.
9. Xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, xe ô tô, vật tư, tài sản, máy móc thiết bị và cơ sở vật chất của Trung tâm.
10. Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho viên chức theo điều kiện thực tế của Trung tâm.
11. Thực hiện các công việc về đối ngoại, lễ tân.
12. Tham gia ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của đơn vị.
13. Trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị.
14. Tham gia thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ do Trung tâm giao cho đơn vị.
15. Thực hiện các công việc cụ thể khác do Giám đốc giao cho đơn vị.
c) Cơ cấu tổ chức
* Cơ cấu lãnh đạo
- Phòng Hành chính-Tổ chức có 1 Trưởng phòng và 2 Phó Trưởng phòng. (Trưởng phòng là bà Nguyễn Thị Ngần, Phó Trưởng phòng là bà Tạ Thị Thanh Sơn và bà Phạm Phương Bắc).
- Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về quản lý và thực hiện nhiệm vụ được giao của đơn vị.
- Các Phó trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các nhiệm vụ, lĩnh vực công tác được phân công.
* Cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến – tức là phòng thực hiện mọi chức năng theo chiều dọc. Các bộ phận có hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng nhưng có sự tương tác với nhau. Xét theo thực tế hoạt động có thể chia phòng Hành chính – Tổ chức thành 4 bộ phận:
+ Bộ phận Hành chính và nhân sự + Bộ phận Quản trị thiết bị
+ Bộ phận Hậu cần
Sơ đồ cơ cấu tổ chứ bộ phận được mô hình hóa tại Phụ lục II.
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I