7. Cấu trúc đề tài
2.2.3. Thực trạng công tác quản lí ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một trong những hoạt động yêu cầu cần phải được hướng dẫn, thực hiện, giám sát một cách chặt chẽ. Bộ phận văn phòng của cơ quan cần xây dựng ban quản lí, điều hành thực hiện nhiệm vụ giám sát việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động hành chính văn phòng nhằm hỗ trợ các công chức, viên chức trong công tác sử dụng các phần mềm công nghệ. Ngoài ra, ban quản lí sẽ hỗ trợ trực tiếp các phần mềm ứng dụng nếu xảy ra hiện lượng lỗi.
Ứng dụng CNNT vào hoạt động văn phòng đã được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quan tâm và tiến hành áp dụng chúng vào công tác hành chính văn phòng. Hiện nay, cơ quan có trang bị những trang thiết bị hiện đại máy tính có tốc độ xử lí dữ liệu cao, máy photo, máy chiếu, hay các phần mềm ứng dụng như phần mềm excel, word,… Trong công tác triển khai thực hiện cơ quan có cử công chức, viên chức đi học tập các lớp học bỗi dưỡng trên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trong công văn số 225/TTLTI-HCTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I về việc cử viên chức tham gia lớp bỗi dưỡng và cấp chứng chỉ kĩ năng công nghệ thông tin.
Các viên chức tham gia đợt tập huấn chủ yếu là lãnh đạo các phòng ban trong cơ quan. Nhưng sau khóa đào tạo, cơ quan không tiến hành tổ chức lớp học cho các nhân viên hành chính nghiệp vụ - người trực tiếp ứng dụng các CNTT vào công tác cụ thể của văn phòng, điều này sẽ gây ra hạn chế lớn trong việc ứng dụng CNNT trong công tác văn phòng của chính cơ quan.
Hình ảnh về văn bản cử công chức, viên chức tham gia lớp bồi dưỡng cấp chứng chỉ CNTT
Mặc dù, cơ quan có triển khai việc bồi dưỡng đạo tạo nguồn nhân lực trong việc ứng dụng CNTT nhưng vẫn chưa thực hiện một cách triệt để. Các chương trình mang tính chất khuyến khích chưa mang tính quyết liệt.
Hiện tại, cơ quan chưa có văn bản quy định về quy chế, cách thức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Các trang thiết bị, phần mềm được lắp đặt, các chuyên viên nghiệp vụ sẽ được chuyên viên quản trị thiết bị hướng dẫn cách sử dung và cũng tự tìm hiểu quy trình sử dụng chúng trên mạng. Điều này dẫn đến việc
ứng dụng trang thiết bị kĩ thuật hay các phần mềm quản lí chưa có quy trình thực hiện cụ thể, chưa có chuẩn mực để đánh giá quá trình ứng dụng CNTT vào các công tác nghiệp vụ.
Hoạt động ứng dụng CNTT chưa có bộ phận quản lí, điều hành nên không thể giám sát cách thức làm việc, hay việc ứng dụng đã đúng quy trình và đạt hiệu quả chưa. Trong công tác kiểm tra, giám sát cơ quan chỉ tiến hành đánh giá về khả năng sử dụng của các trang thiết bị chứ chưa đánh giá quy trình thực hiện ứng dụng trang thiết bị vảo công tác nghiệp vụ.
Như vậy, hoạt động quản lí, điều hành ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I vẫn còn chưa được chú trọng. Cơ quan vẫn chưa có bộ phận quản lí giám sát, chưa ban hành quy chế ứng dụng và bảo quản các trang thiết bị và các phần mềm để chúng hoạt động đạt được hiệu quả tối đa.