7. Cấu trúc đề tài
2.2.4. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng ít nhiều mang lại những chuyển hướng tích cực trong hoạt động quản lí điều hành công việc hành chính tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Dưới đây là thực về cách thức tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan:
2.2.4.1. Công tác tổ chức cán bộ
Văn phòng của cơ quan thực hiện chức năng cơ bản đó là hành chính và tổ chức nhân sự. Với chức năng này, văn phòng đảm nhiệm chức năng tuyển dụng, làm lương, chấm công, quản lí hồ sơ nhân sự. Ngoài ra, văn phòng còn tổ chức các chương trình tập huấn hay xây dựng kế hoạch đào tạo.
Công tác tổ chức cán bộ được được hiện trên phầm mềm excel của cơ quan. Trong hoạt động tổ chức này, chuyên viên nhân sự thực hiện các công việc như là lương, các chế độ bảo hiểm, phúc lợi, hay hoạt động chấm công, hay là quản lí hồ sơ nhân sự.
Đối với công tác làm lương hay các chế độ bảo hiểm, chuyên viên nhân sự căn cứ vào những quy định của nhà nước về chế độ dành cho người lao động từ đó tiến hành tính lương cho CB,CC và VC của phòng. Mặc dù, cơ quan có số lượng
đội ngũ nhân sự lớn khoảng 30 người nhưng công tác tính lương vẫn sử dụng phần mềm microsoft excel.
Hình ảnh giao diện file tính lương của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Hồ sơ nhân sự của cơ quan được tổ chức một cách thủ công, cơ quan lưu bằng tập lưu văn bản. Trong một hồ sơ nhân sự thì có văn bản quyết định công tác, sơ yếu lí lịch thông tin nhân sự, các văn bằng, chứng chỉ kèm theo. Cơ quan không sử dụng phần mềm để lưu và tra cứu. Khi muốn khai thác, tìm hiểu và lấy thông tin nhân sự thì phải tìm trong hồ sơ nhân sự của cơ quan được lưu tại phòng Hành chính – Tổ chức.
Đối với công tác chấm công, thì cơ quan sử dụng hình thức thủ công, chấm trong sổ dựa trên bảng biểu ngày giờ thời gian đã lập sẵn. Chuyên viên nhân sự sẽ nhận văn bản báo của các phòng về thời gian làm việc của CB, CC và VC của cơ quan rồi vào sổ theo dõi chấm công. Hoạt động chấm công sẽ là căn cứ đánh giá về tác phong, thái độ làm việc của nhân sự cơ quan.
Hình ảnh bảng chấm công trong sổ chấm công năm 2018
2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ
a) Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng trong công tác văn phòng. Văn phòng là nơi hình thành các văn bản, từ văn bản của bộ phận cho tới văn bản của cả cơ quan. Hàng năm, văn phòng ban hành khoảng 3000 văn bản. Là trung tâm thông tin của cơ quan nên công tác soạn thảo văn bản của văn phòng đòi hỏi tính chính
xác cao. Đồng thời, các văn bản ban hành cần phải nhanh chóng và kịp thời.
Trước đây, công tác soạn thảo văn bản thực hiện theo phương thức thủ công, một văn bản ban hành thì phải soạn thảo bằng hình thức viết, rồi đưa cho lãnh đạo cơ quan duyệt, sau đó mới thực hiện việc đánh máy. Quy trình này mặc dù đảm bảo lượng thông tin được sàng lọc chặt chẽ, tuy nhiên khá tốn thời gian trong việc ban hành văn bản.
Trước sự phát triển và tính ưu biệt của CNTT mang lại đối với công việc, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cũng đã trang bị thiết những thiết bị kĩ thuật thông tin và xây dựng hệ thống phần mềm hỗ trỡ công tác văn phòng, nhờ đó việc soạn thảo và trình duyệt văn bản trở nên tiện lợi và đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, cơ quan đang sử dụng bộ máy tính cây bao gồm bàn phím, màn hình và cây. Máy tính của cơ quan sử dụng bộ RAM 8GB nên tốc độ xử lí dữ liệu cao, cho phép lưu trữ thông tin lớn, đồng nghĩa với việc này là ta có thể làm nhiều việc một lúc. Trong hệ thống máy tính tại phòng HC-TC cài đặt chủ yếu là phần mềm microsoft office 2003 và microsoft office 2007. Hai phiên bản này dù có giao diện khác nhau nhưng đều chứa phần mềm microsoft word cho phép soạn thảo văn bản. Đồng thời, với việc kết nối hệ thống mạng LAN và mạng internet đã giúp việc kiểm tra, chỉnh sửa và chuyển giao văn bản trở nên thuận tiện hơn. Với những phím chức năng trên bàn phím và phần mềm microsoft word cho phép người soạn thảo có thể gõ văn bản, kiểm tra văn bản và sửa chữa văn bản trong thời gian ngắn. Ngoài ra, phần mềm word còn hỗ trợ việc căn lề, điều chỉnh phông chữ, cỡ chữ tạo tính thẩm mĩ cho văn bản. Đặc biệt, trong Microsoft có phần mềm excel hỗ trợ việc thống kế con số, danh sách một cách nhanh chóng và chính xác.
Quy trình ứng dụng phần mềm trong hoạt động soạn thảo văn bản:
Bước 1, viên chức văn thư nhận ý kiến chỉ đạo của giám đốc cơ quan, sau đó tiến hành soạn thảo văn bản.
Bước 2, xây dựng nội dung văn bản phù hợp với hình thức, thể thức theo quy định.
Bước 3, trình văn bản lên lãnh đạo duyệt nội dung, trưởng phòng HC-TC chịu trách nghiệm duyệt về thể thức văn bản.
Bước 4, hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành văn bản bằng việc photo thành các bản cứng, tiến hành đóng dấu và chuyển tới bộ phận liên quan.
Nói tóm lại, ứng dụng CNTT trong hoạt động soạn thảo đã nâng cao chất lượng, tính thẩm mĩ của văn bản, đồng thời, tiết kiện thời gian trong việc chỉnh sửa văn bản. Điều này đã giúp hiệu quả công tác văn phòng được nâng cao.
b) Công tác văn thƣ
Trong hoạt động quản lí văn bản đi, đến cơ quan được thực hiện trên phần mềm quản lí quản lí văn bản của cơ quan.
Đây là phần mềm hỗ trợ công tác lưu trữ thông tin văn bản đến đi của cơ quan. Là cơ quan lưu trữ quốc gia nên hàng năm số lượng văn bản được gửi đi và đến của cơ quan tương đối nhiều khoảng trên 3000 văn bản/năm. Bởi vậy, việc quản lí ghi sổ sách gây mất thời gian và bất tiện trong việc tra tìm các văn bản khi cần thiết nên phần mềm này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong hoạt động lưu trữ văn bản.
Hình ảnh giao diện phần mềm quản lí văn bản và hồ sơ
Đây là giao diện của phần mềm quản lí văn bản và hồ sơ công việc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Hệ thống này quản lí việc đăng kí văn bản đi, đến, danh mục hồ sơ và chuyển giao văn bản.
* Quản lí vản bản đến
Trong quy trình quản lí văn bản đến cơ quan thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Chuyên viên văn thư trực tiếp tiến hành tiếp nhận tất cả các văn bản từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Bộ, Ngành, các Trung tâm lưu trữ khác và các cơ quan, cá nhân liên quan gửi đến.
Sau khi tiếp nhận chuyên viên văn thư tiến hành phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu và ghi số, ngày đến.
Bước 2: Trình văn bản đến
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến, văn thư cơ quan tiến hành trình văn bản tới lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.
Văn bản đến được chia làm hai loại: - Văn bản phải trả lời nơi gửi: kí hiệu là A
- Văn bản không phải trả lời nơi gửi: kí hiệu là B
Tuy nhiên, đối với văn bản được gửi trực tiếp đến cá nhân hoặc phòng, bộ phận cụ thể thì không phải gửi xin ý kiến của lãnh đạo.
Bước 3: Đăng kí văn bản đến
Việc đăng kí văn bản đến được thực hiện trên Sổ đăng kí văn bản đến của phần mềm quản lí văn bản của cơ quan.
Quy trình đăng kí văn bản đến được thực hiện như sau: Văn bản được đóng dấu đến và ghi ngày tháng năm Đăng kí vào Số đăng kí văn bản đến Lưu văn bản đến Xuất kết quả tới Sổ chuyển giao văn bản đến
Dưới đây là mục của đăng kí của Sổ đăng kí văn bản đến của cơ quan: Ngày đến, tháng đên Số đến Tác giả Số, kí hiệu Ngày, tháng, năm của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc ngƣời nhận Kí nhận Ghi chú
- Đối với văn bản mật cơ quan không tiến hành đăng kí trên phần mềm mà sử dụng sổ đăng kí riêng.
Hoạt động đăng kí văn bản giúp cơ quan kiểm soát số lượng văn bản từ cơ quan gửi đến, đồng thời kiểm soát được công việc của từng phòng, cá nhân. Ngoài ra, nó giúp cho CB, CC và VC có thể tra tìm các văn bản liên quan tới công việc của mình.
Bước 3: Chuyển giao văn bản
Hàng ngày, văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản của Cục 2 lần trong ngày thường vào đầu buổi sáng và giữa buổi chiều. Bởi vậy văn thư cơ quan sau khi tiếp nhận xử lí nhanh để chuyển giao cho bộ phận liên quan.
Công việc chuyển giao cần phải thực hiện đúng theo quy định, đối với những văn bản “Hỏa tốc” hay “Khẩn” báo cáo lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo.Các văn bản được chuyển giao là văn bản cứng đã qua quá trình xử lí.
Bước 4: Giải quyết theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Phó Trưởng phòng HC-TC cùng với chuyên viên văn thư trực tiếp theo dõi kiểm tra tiến trình thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân đơn vị từ đó đánh giá lập sổ theo dõi.
* Quản lí văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày
Đây là khâu cuối cùng của công tác soạn thảo văn bản. Trước khi ban hành văn bản, Trưởng phòng HC-TC kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày rồi kí nháy vào phần lưu của nơi nhận, đối với nội dung của văn bản thì trưởng các phòng, ban, bộ phận liên quan tiến hành kiểm tra và kí nháy sau phần nội dung của văn bản.
cho đến khi văn bản được hoàn thiện.
Bước 2: Trình kí văn bản
Sau khi quá trình sửa đổi bổ sung được hoàn thành thì sẽ trình văn bản đến cá nhân có thẩm quyền để xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi xem xét các cá nhân có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định có thông qua văn bản hay không. Nếu có thì sẽ kí vào văn bản, nếu thiếu nội dung sẽ đưa ra ý kiến chỉ đạo để bổ sung giúp văn bản trở nên hoàn thiện hơn.
Bước 3: Ghi số kí hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản
Văn bản hoàn thiện là lúc văn thư tiến hành ghi số kí hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Điều này giúp việc quản lí và theo dõi văn bản trở trở nên hiệu quả hơn.
Bước 3: Đăng kí văn bản đi
Hoạt động đăng kí văn bản đi được sử dụng trên phần mềm quản lí văn bản của cơ quan.
Nghiệp vụ này được tiến hành theo quy trình sau:
Các mục trong sổ đăng kí văn bản đi:
Số, kí hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ngƣời kí Nơi nhận văn bản Đơn vị, ngƣời nhận văn bản Số lƣợng bản Ghi chú Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản Văn bản đi đã kí và ghi số kí hiệu, ngày tháng năm Nhập thông tin vào sổ đăng kí Lưu văn bản đi
Bước 4: Nhân bản và đóng dấu
Dựa vào số lượng văn bản gửi ở nơi nhận mà chuyên viên văn thư tiến hành photo. Các văn bản phải in đúng số lượng. Ngoài ra, trong quá trình sao chép văn bản, văn thư cơ quan cần đảm bảo tính mật của văn bản và thời gian chuyển giao văn bản.
Trước khi đóng dấu, chuyên viên văn thư cần rà soát văn bản một lần cuối trước để đảm bảo tính thẩm mĩ cũng như tính pháp lí của văn bản.
Các hình thức đóng dấu văn bản của cơ quan: dấu chữ kí, dấu giáp lai, dấu treo, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu mật.
Bước 5: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản
- Thủ tục chuyển phát
Đối với văn bản lưu hành nội bộ, chuyên viên văn thư chuyển phát văn bản tới từng bộ phận trong cơ quan.
Đối với văn bản gửi tới cơ quan thì cần lựa chọn bì, viết bì và phiếu chuyển phát nhanh. Các văn bản mang tính khẩn, mật, hỏa tốc thì phải đóng dấu để đảm bảo chất giá trị thời gian của chất lượng thông tin (nếu cần).
Hoạt động theo dõi việc chuyển phát văn ghi vào sổ chuyển giao văn bản đi của cơ quan.
Hình ảnh sổ chuyển giao văn bản đi của cơ quan Bước 6: Lưu văn bảnđi
ban hành.
Các văn bản được lưu đều là bản cứng có dấu đỏ và chữ kí của người có thẩm quyền.
* Lập hồ sơ
Hồ sơ là hoạt động tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan nhằm tạo ra hồ sơ nguyên tắc. Lập hồ sơ là công việc chọn lọc và lưu giữ văn bản gốc để xây dựng hồ sơ lưu trữ. Xét theo nội dung mà phân thành các loại hồ sơ khác nhau.
Mặc dù, cơ quan có trang bị phần mềm quản lí văn bản tuy nhiên công tác lập hồ sơ vẫn áp dụng theo phương pháp truyền thống. Các văn bản được phát hành đều được chuyên viên văn thư giữ lại và lưu bằng bản gốc. Việc phân loại hồ sơ được chia thành các nhóm: Hồ sơ pháp lí, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc,….Hồ sơ được sắp xếp dựa theo hình thức của văn bản. Đối với văn bản đi thì xếp theo công việc, đối văn bản đến thì sắp xếp theo cơ quan. Hồ sơ mở và kết thúc theo năm.
Hình ảnh về hồ sơ lưu trữ của cơ quan
Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012. Đây là tập tưu công văn đi của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I theo quý I năm 2017.
c) Công tác lƣu trữ
* Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lưu trữ là việc thực hiện công tác xác định giá trị của tài liệu để xét chúng thuộc diện lưu trữ hay là không.
Bổ sung tài liệu lưu trữ tức là hàng năm ta thu thập, nghiên cứu tài liệu và tiến hành bổ sung nhằm hoàn thiện, phong phú phông lưu cơ quan.
Là cơ quan hoạt động về công các lưu trữ, nên hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ là hoạt động thường xuyên và liên tục. Công tác thu thập thông tin được thực hiện bằng việc lập danh sách trên các phần mềm, bổ sung các danh mục tài liệu tại phòng đọc của cơ quan giúp công tác tra tìm trở nên thuận tiện hơn.
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu là việc xác định giá trị bảo quản của tài liệu lưu trữ. Tùy vào giá trị nội dung mà mỗi một tài liệu lại có thời hạn bảo quản lưu trữ khác nhau. Bộ khung tiêu chuẩn giá trị tài liệu lưu trữ được hệ thống hóa bằng văn bản được lưu bằng bản cứng trong hồ sơ Công tác quản lí lưu trữ của cơ quan.
* Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong công tác thống kê tài liệu, chuyên viên lưu trữ sử dụng những cái công cụ chuyên môn để xác định tình hình tài liệu (số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung) và thống kê trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan.
Công tác thống kê tài liệu dựa trên danh mục hồ sơ trong phần mềm quản lí vản bản. Việc thông kê trên phần mềm giúp hoạt động tra cứu dễ dàng hơn.
* Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ