7. Cấu trúc đề tài
2.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch
Xây dựng chương trình, kế hoạch là hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục của văn phòng. Văn phòng soạn thảo chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo và toàn cơ quan. Công tác soạn thảo được sử dụng bằng máy tính, có sự hỗ trợ của phần mềm microsoft word, excel. Ngoài ra, ứng dụng gmail cũng được sử dụng phổ biến trong việc chuyển giao văn bản tới tác phòng ban.
Chương trình, kế hoạch được chia theo năm, quý, tháng hay theo tính chất của từng công việc như kế hoạch công tác tháng, tuần,… Dù phân loại như thế nào
thì vẫn cần phải tiến hành theo quy trình cụ thể, dưới đây ví dụ về quy trình xây dựng kế hoạch công tác:
Bước 1: Cục Văn thư gửi văn bản kế hoạch công tác cho Trung tâm. Bước 2: Trung tâm sẽ giao văn bản kế hoạch cho từng đơn vị
Bước 3: Các đơn vị giao cho từng viên chức nhiệm vụ của mình bằng văn bản theo sự phân công của trưởng đơn vị.
Bước 4: Các viên chức tự xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện nhiệm vụ. Quá trình chuyển giao nhiệm vụ, kế hoạch chủ yếu là văn bản. Cơ quan chưa có phần mềm để thực hiện công tác phân công công việc. Điều này gây mất thời gian trong việc in và phân phát văn bản cho viên chức trong các phòng, ban.
2.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin
Văn phòng là “bộ lọc” thông tin của cơ quan bởi đây là bộ phận giữ chức năng thu thập, xử lí và truyền đạt thông tin. Đây là công việc đòi hỏi việc cập nhập thông tin phải thường xuyên, chính xác, đầy đủ. Các thông tin được thu thập đều phụ vụ cho hoạt động quản lí, điều hành.
Hệ thống thông tin được thu thập chủ yếu bằng các hình thức tiếp nhận văn bản từ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc từ các Trung tâm lưu trữ II, III, IV bằng bản cứng qua đường bưu điện, hay thông qua bộ phận khác trong cơ quan. Các thông tin chọn lọc phải tìm nhiều nguồn từ trên mạng, sổ quản lí văn bản của cơ quan để xây dựng giá trị pháp lí, đồng thời, để có một quyết định đảm bảo tính thực tế thì cần phải xét thực tiễn hoạt động của cơ quan làm căn cứ. Bởi lẽ vậy, nên Trung tâm đã trang bị những trang thiết bị kĩ thuật cần thiết để phục vụ công tác trên. Hệ thống máy tính với việc kết nối mạng Lan, mạng internet cho phép chuyên viên có thể thu thập luật, quyết định, nghị quyết để làm căn cứ cho việc ban hành văn bản. Ngoài ra, đối với các văn bản báo cáo nội bộ đều được gửi qua gmail cá nhân để kiểm tra, ra soát về mặt nội dung và thẩm mĩ trước khi ban hành.
Việc xử lí thông tin được chuyên viên hành chính sàng lọc, đánh giá và tổng hợp để hình thành nên văn bản. Đối với công tác soạn thảo văn bản thì sử dụng phần mềm microsoft word. Phần mềm excel hỗ trợ tính toán, lập bảng biểu, phân tích thông số,…
Mặc dù, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có lắp đặt mạng internet tuy nhiên do hệ thống quản lí mật chưa tốt nên các văn bản từ cơ quan ngoài tổ chức gửi đến chủ yếu bằng văn bản chứ không dùng email. Các văn bản này đều được gửi qua đường bưu điện. Điều này dẫn đến việc nắm bắt thông tin vẫn còn chậm chưa đáp ứng yêu cầu của công việc. đặc biệt, một số trường hợp do sự cố về vận chuyển dẫn đến thông tin đến cơ quan chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ hoàn thành chương trình, kế hoạch đề ra.
Các văn bản gửi tới cơ quan khác cũng dùng hình thức gửi văn bản thông qua đường bưu điện.
* Quy trình tổng hợp thông tin:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc các cơ quan khác gửi đến Trung tâm.
Bước 2: Ban giám đốc Trung tâm tiếp nhận đưa ra hướng chỉ đạo cho các bộ phận bằng đường văn bản.
Bước 3: Xét tính pháp lí và nhu cầu thực tiễn để soạn thảo và ban hành văn bản.
Bước 4: Gửi văn bản đến bộ phận liên quan qua hai hình thức: bản mềm qua gmail và bản cứng.
bởi kinh phí, cũng như trình đồ, vốn đầu tư còn hạn chế. Bởi vậy, cơ quan nên chú trọng đầu tư một cách đồng bộ để việc xử lí giải quyết công việc một cách trực tiếp thông qua gmail chứ không phải qua bộ phận trung gian. Điều này đảm bảo tính chính xác, bảo mật của thông tin trong hoạt động tổng hợp thông tin trong công tác văn phòng.
2.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế
Nội quy, quy chế là chuẩn mực giúp cơ quan, tổ chức hoạt động có nề nếp, kỉ cương. Các công cụ hỗ trợ việc ban hành văn bản và giám sát hoạt động thực hiện dựa trên phần mềm microsoft word và microsoft excel.
Trưởng phòng hành chính cùng các phòng ban khác tiến hành xây dựng nội quy, quy chế làm việc của cơ quan bằng các văn bản sau. Sau khi được sự cho phép của ban giám đốc, văn bản được ban hành sẽ gửi tới các phòng ban, rồi tiến hành nhân bản gửi đến từng viên chức trong phòng.
Đối với hoạt động kiểm tra, đánh giá viên chức thực hiện nội quy, quy chế thì sẽ do chuyên viên nhân sự đảm nhiệm. Công tác này được thực hiện trên file mềm excel, hàng ngày, chuyên viên nhân sự sẽ tích điểm và đánh giá thời gian đi làm, mức độ hoàn thành công việc, hoạt động nghiên cứu, cũng như việc nghỉ phép của viên chức có tuân theo quy định của cơ quan.
Ghi chú:
- Tác phong công việc: là đánh giá tiêu chuẩn ý thức đi làm làm.
- Mức độ hoàn thành công việc: các công việc được hoàn thành theo tuần, tháng.
- Tổng thời gian làm việc: số ngày công chức, viên chức đến cơ quan. - Số thời gian tăng ca: khoảng thời gian làm việc sau giờ hành chính.
- Ghi chú: bổ sung thêm thông tin cán bộ, viên chức, công chức đi công tác, hay tham gia các hoạt động nghiên cứu,… để làm căn cứ bình xét khen thưởng.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức nội quy, quy chế đã làm giảm số lượng giấy tờ trong văn phòng, đồng thời, giúp cho công tác tra tìm, kiểm tra trở nên thuận tiện hơn.
2.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện
Hội họp và sự kiện là hoạt động thường niên và không thể thiếu đối với mỗi tổ chức. Hoạt động này là một trong những hình thức để thu thập, xử lí và truyền đạt thông tin đảm bảo các thông tin được lưu chuyển một cách thông suốt.
Công tác hội họp được chia thành hội họp: ra quyết định, triển khai vấn đề, kiểm tra, đôn đốc, tổ kết, sơ kết. Đối với các sự kiện thì thiên về chào mừng ngày lễ, kỉ niệm ngày thành lập,…
Cách thức tổ chức các cuộc hội họp bằng phương pháp truyền thống là tổ chức tại một phòng họp (đối với các cuộc họp thường niên), tại hội trường (đối với các cuộc họp có quy mô lớn).
Đối với việc tổ chức một phòng họp ta cần sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật thông tin hỗ trợ: máy chiếu, màn chiếu, maket, âm thanh, ánh sáng, bục phát biểu.
Hình ảnh Hội nghị Tổng kết cuối năm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Quy trình được thực hiện qua 3 bước: Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định nội dung của cuộc họp, sự kiện. - Xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể - Phân công công việc
- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp, sự kiện - Chuẩn bị kịch bản chương trình - Soạn thảo chương trình nghị sự
- Chuẩn bị phòng hội trường – nơi diễn ra cuộc họp, sự kiện - Chuẩn bị dịch vụ ăn uống
- Chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ: máy chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng,… Bước 2: Tiến hành
- Tiếp đón đại biểu
- Phân phát văn kiện hay tài liệu (chương trình nghị sự) - Tuyên bố lí do khai mạc
- Tiến hành hội nghị - Ghi biên bản - Soạn thảo biên bản Bước 3: Kết thúc - Đọc diễn văn bế mạc - Tặng quà, chiêu đãi khách - Hoàn thiện các văn bản
- Quyết toán chi phí với bộ phận tài chính
Việc ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, tổ chức sự kiện bước đầu đã mang lại hiệu quả, để lại ấn tượng thông qua việc sử dụng trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng, nội dung chương trình đa dạng phong phú thể hiện qua việc trình chiếu video giới thiệu về cơ quan trong các sự kiện. Tuy nhiên, đối với hình thức hội họp vẫn chưa áp dụng phương thức mới như hội họp trực tuyến để giảm thiểu thời gian và công sức chuẩn bị. Bởi vậy, cơ quan nên tiến hành áp dụng việc họp trực tuyến thông qua smartphone hoặc trên thị trường hiện nay có cung cấp
dịch vụ họp với thiết bị hỗ trợ camera, loa,…