7. Cấu trúc đề tài
3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức
Nhân lực là nguồn lực cốt yếu quyết định tới sự phát triển của một tổ chức. Ta không thể phủ nhận được vai trò mà CNTT mang lại đối với cuộc sống từ công việc cho đến các hoạt động giải trí. Tuy nhiên, chúng không thể thay thế con người, bởi máy móc, các phần mềm hiện đại đến mấy cũng không thể tự hoạt động mà nó phải nhờ đến sự hỗ trợ đắc lực của con người. Bởi vậy, trước khi yêu cầu CC, VC cần phải học lớp này, lớp kia để nâng cao trình độ thì ta nên cho họ thấy rằng họ có vai trò quan trọng mang tính quyết định đối với tổ chức. Khi thấy được vai trò của mình họ sẽ chủ động thay đổi để phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội.
Do mỗi vị trí có đặc thù riêng nên vai trò và tầm quan trọng cũng khác nhau. Khi tổ chức các lớp nâng cao nhận thức cũng cần phân chia đối tượng sao cho phù hợp.
Đối với cán bộ - vị trí lãnh đạo của cơ quan. Ta phải cho họ thấy rằng những quyết định của họ có ảnh hưởng không nhỏ đến việc tổ chức hoạt động của cơ quan. Nhờ họ mà cơ quan hoạt động một cách hiệu quả và có tính thống nhất. Bởi vậy, nếu họ nhận thấy giá trị, lợi ích của CNTT trong công tác hành chính của thì họ sẽ quan tâm nhiều hơn tới việc triển khai và ứng dụng CNTT.
Đối với công chức, viên chức thì chia thành vị trí quản lí (trưởng phòng, phó phòng) và chuyên viên nghiệp vụ ( người thực thi các nghiệp vụ văn phòng).
Vị trí quản lí là người trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra công tác ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng. Với vai trò của mình các trưởng phòng, phó phòng đã giúp việc ứng dụng CNTT được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính thống nhất trong quá trình hoạt động.
Các chuyên viên nghiệp vụ - người áp dụng CNTT vào công tác văn phòng. Họ trực tiếp sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật và các phần mềm ứng dụng vào các công tác nghiệp vụ. Họ là người giúp khai thác tốt các trang thiết bị và phần mềm, bởi khi nắm rõ được chức năng của nó họ thực hiện chúng theo đúng quy trình từ đó hạn chế việc hỏng hóc hay các lỗi chạy chương trình máy tính.
Nói tóm lại, việc nâng cao nhận thức về giá trị của bản thân đối với mỗi cá nhân trong tổ chức là một trong những giải pháp quan trọng mang tính quyết định cho các giải pháp về sau.
3.1.2. Nâng cao nhận thức về công tác đào tạo, bỗi dưỡng
Để nâng cao nhận thức, vốn hiểu biết cũng như tầm nhìn từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc thì việc thường xuyên đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức là cần thiết.
a) Nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học
Trong thời đại của sự bùng nổ về công nghệ thông tin, ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thì những người làm công tác văn phòng cần phải am hiểu về tin học, đặc biệt là ứng dụng các phần mềm quản lí để tăng hiệu suất công việc. Điều này đòi hỏi họ luôn tự trau dồi, làm mới kiến thức mình đã học để có thể đuổi theo sự phát triển của CNTT.
Ngày nay, công tác hiện đại hóa văn phòng dẫn đến cách tổ chức công việc ngày một thông minh hơn. Cơ sở dữ liệu, các thông tin đều trao đổi trên ứng dụng của máy tính qua môi trường mạng như cổng thông tin cơ quan, gmail, youtobe,… Cùng với sự phát triển đó, thì một yêu cầu tất yếu đặt ra là phải có những con người năng động, nhiệt huyết, giỏi chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể hòa nhập vào xu hướng mới của thế giới.
Bởi vậy, để nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cần quan tâm nhiều hơn tới hoạt động tổ chức lớp đào tạo, bỗi dưỡng ngắn hạn.
Trung tâm có thể mời chuyên viên về công nghệ thông tin tại các trường đại học như Đại học Công nghệ thông tin, Đại học Bách khoa Hà Nội,… để trao đổi về tin học và lợi ích, cách thức ứng dụng các phần mềm quản lí vào hoạt động nghiệp vụ.
Một trong những cách thức học cũng khá hiệu quả, mang tính chủ động và đạt hiệu quả cao là tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về các phần mềm CNTT tiện ích đối với công tác nghiệp vụ. Trong chương trình thi nên chia nhỏ các nội dung tiếp cận như phần mềm quản lí tài sản, phần mềm quản lí kế toán, phần mềm quản lí văn bản, phần mềm tra cứu tài liệu đọc,… Điều này sẽ thu hút nhiều đối tượng tham gia và họ có thể thỏa sức nghiên cứu về chủ đề mà mình yêu thích và am hiểu. Chính thời gian tham gia cuộc thi, CB,CC và VC sẽ có điều kiện tìm hiểu về phần mềm mới đa chức năng, đồng thời, với những đề tài đó có thể ứng dụng vào thực tiễn hoạt động cơ quan. Ngoài ra, để chương trình thu hút được người tham gia thì ban thi đua cũng cần tổ chức giải như giấy khen, tiền thưởng hay làm mục đánh giá xét tăng lương định kì.
Bên cạnh những chính sách phát triển của cơ quan thì mỗi CC, VC phòng HC-TC cũng phải tự tạo tinh thần say mê học hỏi, tìm tòi, nghiêm cứu về công nghệ thông tin và cách thức ứng dụng nó trong thực tiễn công việc của mình.
Do quá trình hội nhập, giao lưu nên Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có đối tác nước ngoài như Nga, Pháp, Lào,… vì vậy việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt là ngôn ngữ anh, bởi hệ điều hành trên máy tính hay các phần mềm quản lí đều bằng tiếng anh.
Trung tâm nên tổ chức khóa đào tạo ngắn hạn để các CC, VC trong cơ quan có thể nâng cao trình độ của mình bằng việc mời giảng viên của các trường đại học chuyên dạy ngôn ngữ anh như trường Đại học sư phạm Hà Nội, Đại học Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội,…. Ngoài ra, việc yêu cầu các chứng chỉ hay tổ chức các kì thi cũng là cách giúp các CC,VC chủ động hơn trong việc học, đồng thời, rút
ngắn thời gian và ngân quỹ cơ quan.
Có thể nói tin học và ngôn ngữ anh là yêu cầu đối với nguồn nhân lực trong xu thế hội nhập và phát triển của thế giới hiện nay.
b) Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Song song với việc bổ trợ các kĩ năng mềm thì trình độ chuyên môn cũng nên được chú trọng và bồi dưỡng bởi chạy theo sự phát triển khoa học thì nề lối làm việc cũng cần thay đổi để phù hợp với những xu thế mới.
Với hai chức năng cơ bản tham mưu, tổng hợp và giúp việc, hậu cần, cùng với 14 nhiệm vụ ta có thể thấy khối lượng công việc của văn phòng là vô cùng lớn, bởi vậy mỗi CC,VC cần phải tự bồi dưỡng kiến thức chuyên môn để có thể làm tốt nhiệm vụ của mình và tham mưu cho lãnh đạo các công việc của cơ quan. Qua mỗi giai đoạn, thời kì mà mỗi cá nhân phải tự đánh giá, phân tích thực tiễn công việc để điều chỉnh về cách thức làm việc.
Tuy nhiên, để các hoạt động được thực hành và triển khai một cách thống nhất thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cần thiết kế chương trình đào tạo bỗi dưỡng cán bộ theo quý, theo năm bằng các hình thức cử CB, CC và VC đi học hoặc tự tổ chức khóa học tại cơ quan:
- Đào tạo nghiệp vụ văn phòng
Giữ vai trò quan trọng tổ chức, bởi vậy người làm công tác văn phòng cần nắm chắc chuyên môn để có thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà lãnh đạo đề ra. Để làm được điều đó chuyên viên hành chính cần làm tốt tất cả các khâu nghiệp vụ từ việc thu thập, phân tích, xử lí thông tin cho đến tham mưa cho lãnh đạo để đưa ra quyết định đúng đắn. Chính vì thế, các CC, VC của cơ quan cần phải tự trau dồi kiến thực về các nghiệp vụ văn phòng để có thể bắt kịp với xu hướng mới đất nước trong việc hiện đại hóa văn phòng.
Theo sự phát triển của xã hội mà Đảng và Nhà nước có chủ trương chính sách thay đổi phù hợp với tình hình thực tiễn. Bởi vậy, mỗi CB,CC và VC cần thường xuyên theo dõi thông tin trên Cổng thông tin của Nhà nước, Chính phủ, các bộ ngành để nắm bắt việc thay đổi Luật, Nghị định, Nghị quyết, Thông tư từ đó nghiên cứu, điều chỉnh hoạt động nghiệp vụ nếu cần.
Trung tâm nên thường xuyên tổ chức lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ bằng cách liên kết với trường Đại học Nội vụ Hà Nội hay Học viện Hành chính quốc gia tổ chức các khóa học ngắn hạn cho CC, VC của cơ quan nhằm giúp họ có thể nắm được kiến thức, quy trình một cách hệ thống.
- Xây dựng tác phong làm việc
Sống trong trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, cùng với sự phát triển của mô hình hệ thống “văn phòng không giấy”, “văn phòng điện tử”, yêu mỗi CB, CC và VC văn phòng cần xây dựng tác phong làm việc mới để phù hợp với xu hướng mới.
Tác phong làm việc chưa bao giờ là chủ đề hết nóng trong những năm gần đây bởi chúng ta đã quen lề lối làm việc “quan liêu” làm việc chủ yếu bằng văn bản giấy tờ. Với cách làm việc như vậy đã gây cản trở cho sự phát triển kinh tế và các dịch vụ hành chính.
Để cải thiện vấn đề trên CB, CC và VC cần phải trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn và sử dụng thành thạo các trang thiết bị kĩ thuật để có thể xây dựng được tác phong chuyên nghiệp.
Mỗi cá nhân cần phải xây dựng cho mình lịch làm việc khoa học để tránh tình trạng không biết sắp xếp công việc dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Một điều không thể thiếu đối với người làm văn phòng là có sự nhiệt huyết, say mê trong công việc, luôn tìm tòi, làm mới bản thân để có thể tìm ra phương pháp làm việc hiệu quả.
Sự thực, tác phong làm việc không phải ngày một, ngày hai mà có thể hình thành mà nó cần quá trình – đó là sự kiên trì với mục tiêu, với những đam mê. Bởi vậy mỗi CB, CC và VC tại cơ quan nên xây dựng và làm mới phong cách làm việc của bản thân để tìm được nhiều nguồn cảm hứng hơn trong công việc.