1.4.1. Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan.
1.4.2. Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên.
+ Nội dung văn bản không trái với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, không được vi phạm về thẩm quyền.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật.
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ và trình bày đúng các thành phần thể thức bắt buộc do nhà nước quy định: quốc hiệu, tiêu ngữ; tác giả; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản.
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn nhà nước.
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản, … phải đúng quy định của cơ quan, tổ chức.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các quy định của nhà nước về công tác văn thư.
1.4.3. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ, nhân viên văn thư đến việc lựa chọn cán bộ, nhân viên văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong:
Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 của Ủy ban thường vụ quốc hội về Bảo vệ bí mật nhà nước ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2000.
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ban hành ngày 28 tháng 3 năm 2002.
Thông tư số 12/2002/TT-BCA của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ban hành ngày 13 tháng 9 năm 2002. Người làm cán bộ, nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ khi sắp xếp văn bản, tài liệu phải ngăn nắp, gọn gàng, không để tài liệu bừa bãi trên bàn làm việc và nơi nhiều người qua lại, có nhiệm vụ giữ gìn bí mật ở tất cả các công đoạn nghiệp vụ.
1.4.4. Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình
độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ
2.1. Khái quát về công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại than Uông Bí được Bộ Công nghiệp đổi tên trên cơ sở Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh tổng hợp thuộc Công ty Than Uông Bí dựa trên Quyết định số 70/2004/QĐ-BCN ngày 30 tháng 7 năm 2004 của Bộ trưởng bộ Công nghiệp (Phụ lục 1). Theo đó, công ty CP SX & TM than Uông Bí có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng, được đăng ký kinh doanh và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc theo phân cấp của Công ty Than Uông Bí – Vinacomin (thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam).
Tên giao dịch Quốc tế: UONG BI COAL TRADING JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở chính của Công ty tại: 48A phường Trưng Vương - TP Uông Bí - Tỉnh Quảng Ninh.
Giấy phép kinh doanh: 5700509426 - ngày cấp: 14/09/2004 Ngày hoạt động: 10/09/2004
Số điện thoại: 0333.854318 Fax: 0333.855577
Công ty CP SX & TM Than Uông Bí với khoảng 50% vốn đầu tư của Nhà nước. Là đơn vị trực thuộc Công ty than Uông Bí (công ty con của Tập đoàn than – khoáng sản Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ). Hiện nay, toàn công ty có khoảng 350 cán bộ, công nhân viên. Trụ sở công ty được đặt tại khu vực trung tâm thành phố Uông Bí với nhiều điều kiện về địa lý, tự nhiên, kinh tế, xã hội thuận lợi tạo động lực thúc đẩy việc phát triển ngày càng rộng khắp về các ngành nghề kinh doanh. Uông Bí là mộtthành phố nằm ở phía tây của tỉnhQuảng Ninh,Việt Nam, thuộcvùng duyên hải Bắc Bộ. Nằm dưới chân
dãynúi Yên Tửvà giápsông Đá Bạc. Uông Bí là thành phố đô thị loại II, trực thuộc tỉnh Quảng Ninh.
Thành phố Uông Bí có khí hậu vừa mang tính chấtmiền núi vừa mang tính chất miền duyên hải. Địa hình chủ yếu là đồi núi chiếm 2/3diện tích, đồi núi dốc nghiêng từ phía bắc xuống phía nam.Địa hình ở đây có thể được được thành 3 vùng, bao gồm vùng cao chiếm 65.04%, vùngthung lũng, chiếm 1,2%, cuối cùng là vùng thấp chiếm 26,90% diện tíchtự nhiên thành phố. Đây chính là điểm then chốt để công ty CP SX & TM đặc biệt thúc đẩy ngành khai thác lâm sản, than đá và các loại dịch vụ khác.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty
Chức năng, nhiệm vụ
Công ty CP SX & TM Than Uông Bí là đơn vị trực thuộc Công ty Than Uông Bí - Vinacomin chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển Than, cung cấp nhiên liệu, phụ tùng sửa chữa ô tô, sản xuất vật liệu xây dựng, ngoài ra còn kinh doanh các dịch vụ khác như khách sạn, điều dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty Than Uông Bí.
Công ty CP SX & TM Than Uông Bí là một doanh nghiệp có vốn đầu tư nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được đăng ký kinh doanh và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc theo phân cấp của Công ty Than Uông Bí - Vinacomin.
Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất vật liệu xây dựng, cung cấp dịch vụ vận chuyển và nhiên liệu phục vụ các đơn vị khai thác hầm lò như: Công ty TNHH một thành viên Than Nam Mẫu, Công ty TNHH một thành viên Than Đồng Vông; Công ty THHH một thành viên Than Hồng Thái... theo kế hoạch và điều kiện sản xuất thực tế trong Công ty Than Uông Bí và Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam.
Bốc xúc, vận chuyển than và đất đá: Vận tải than nguyên khai và than thành phẩm bằng đường bộ phục vụ cho các đơn vị thuộc Công ty Than Uông Bí. Ngoài ra công ty còn phục vụ nhà nghỉ, vận chuyển hành
khách đi tham quan du lịch nghỉ mát tại những nơi danh lam thắng cảnh cho các đơn vị trong Công ty Than Uông Bí - Vinacomin và Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và các ngành kinh tế khác.
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng: Công ty CP&SX Than Uông Bí có đủ khả năng cung ứng vật liệu xây dựng cho các đơn vị trong và ngoài Công ty Than Uông Bí - Vinacomin đảm bảo đúng quy định, thời hạn theo hợp đồng kinh tế, đúng pháp luật của Nhà nước hiện hành.
Cung cấp nguyên nhiên vật liệu như: xăng, dầu, ga và khí hoá lỏng khác đáp ứng nhu cầu cung cấp nguyên nhiên vật liệu cho các đơn vị trong và ngoài Công ty Than Uông Bí - Vinacomin, các hộ tiêu thụ lẻ.
Kinh doanh khách sạn và dịch vụ ăn uống phục vụ chu đáo, lịch sự, văn minh đáp ứng nhu cầu khách hàng trong và ngoài Công ty Than Uông bí, Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam.
*) Cụ thể các ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm:
Sản xuất, chế biến và kinh doanh than Bốc xúc, vận chuyển than và đất đá Vận tải đường thuỷ, đường bộ Vận chuyển hành khách
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng
Thi công xây lắp các công trình công nghiệp và dân dụng San lấp mặt bằng
Đại lý kinh doanh xăng dầu, gas và khí hoá lỏng khác Kinh doanh du lịch lữ hành, khách sạn và dịch vụ ăn uống Kinh doanh cảng lẻ
Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu, thiết bị, phụ tùng, hàng hóa Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản
Thi công xây lắp điện dân dụng và công nghiệp Sản xuất luyện cán thép
Kinh doanh, đại lý xe, vật tư Kinh doanh cơ sở hạ tầng
Cơ cấu tổ chức
Đại hội cổ đông.
Đại hội cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị ( HĐQT) về tình hình hoạt động SXKD; quyết định các chiến lược, phương án, nhiệm vụ SXKD và đầu tư; tiến hành thảo luận thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ của công ty, bầu, bãi miễn HĐQT, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của công ty.
Hội đồng quản trị.
HĐQT là tổ chức quản lý cao nhất của công ty do Đại hội cổ đông bầu ra gồm 05 thành viên với nhiệm kỳ 05 năm; HĐQT nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội cổ đông. HĐQT có quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong công ty.
Ban kiểm soát.
Bao gồm 03 thành viên do Đại hội cổ đông bầu ra với nhiệm kỳ là 05 năm; Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của HĐQT, hoạt động điều hành của Giám đốc công ty và các báo cáo tài chính. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Giám đốc.
Ban Giám đốc.
Giám đốc điều hành công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động SXKD của công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Phó giám đốc giúp việc giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công và những công việc được Giám đốc ủy quyền.
Trong công ty, Giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp đến Phó Giám đốc và Kế toán trưởng, dưới sự chỉ đạo của hai người này là các phòng, ban chức năng và các phân xưởng, công trường. Sự quản lý tập trung đã giúp cho công ty CP SX&TM Than Uông Bí có một cơ cấu tổ chức thống nhất, chặt chẽ. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (phụ lục 2).
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng TCHC
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ
Phòng TCHC là phòng tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các mặt công tác sau:
Công tác tổ chức - lao động tiền lương. Công tác Hành chính quản trị .
Công tác Thi đua khen thưởng – Văn hóa văn nghệ – Thể dục thể thao. Công tác Thanh tra - Bảo vệ Quân sự.
Công tác Y tế chăm sóc sức khoẻ người lao động.
Công tác Tổ chức - Lao động tiền lương
+ Tổng hợp quy hoạch cán bộ trong công ty trên cơ sở làm tốt công tác quản lý cán bộ.
+ Lập kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo cán bộ ( ngắn hạn, dài hạn).
+ Đề xuất các phương án đề bạt, sắp xếp cán bộ, khen thưởng và kỷ luật cán bộ.
+ Nghiên cứu lập phương án tổ chức SX hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng và lập các quy chế về công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương, tuyển dụng và đào tạo, công tác Y tế đời sống.
+ Xây dựng và lập kế hoạch lao động tiền lương, cân đối cơ cấu ngành nghề, bậc thợ theo nhiệm vụ SX của công ty để có có kế hoạch tuyển dụng đào tạo lao động, làm các thủ tục hợp đồng thuê lao động hợp lý để phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
+ Xây dựng và ban hành hệ thống định mức lao động các ngành nghề trong công ty, quản lý và phân tích tình hình thực hiện định mức. + Tham gia xây dựng giá thành sản phẩm của công ty.
+ Phổ biến các chế độ chính sách mới và trực tiếp giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động ( kể cả chế độ bảo hộ lao động cho người lao động).
+ Trực tiếp làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết quyền lợi liên quan đến chế độ chính sách của cán bộ, nhân viên.
+ Tổ chức kiểm tra và đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước, Nội quy quản lý lao động, tiền lương của công ty.
+ Tổ chức nghiệm thu sản phẩm và thanh toán tiền lương cho người lao động đúng kỳ hạn.
+ Tổng hợp và trình hội đồng công ty xét duyệt về các vấn đề: nâng lương, kỷ luật, xét tuyển lao động.
+ Theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, nhân viên, quản lý lưu trữ hồ sơ liên quan đến cán bộ, nhân viên.
+ Lập các báo cáo định kỳ về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương.
+ Tham gia vào các hội đồng: tuyển dụng, kỷ luật, nâng lương...
+ Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra trong doanh nghiệp và sự cố thiết bị công trình.
+ Thông báo kế hoạch công tác của Giám đốc, Phó Giám đốc công ty hàng tuần và đôn đốc các phòng ban tổ chức thực hiện nhiệm vụ liên quan kế hoạch công tác đã định.
+ Lập lịch biểu và thông báo triệu tập tổ chức các cuộc họp, hội nghị chung của công ty và của Giám đốc công ty, chuẩn bị nội dung chương trình và các báo cáo cần thiết.
+ Tổ chức chỉ đạo việc thu thập, tổng hợp thông tin tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt quản lý khác trong toàn công ty. Chuẩn bị nội dung báo cáo sơ tổng kết công tác trong từng thời kỳ (tháng, quý, năm) của công ty.
+ Tổ chức tiếp khách và bố trí lịch biểu khách đến làm việc với lãnh đạo công ty.
+ Lập kế hoạch chi phí hành chính cho hoạt động của văn phòng.
+ Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bảo sao lục, giấy giới thiệu, giấy đi đường của công ty.
+ Tổ chức thực hiện tốt các mặt công tác như: tiếp nhận công văn tài liệu gửi đến công ty, rà soát và trình Giám đốc xử lý phê duyệt.