Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ
đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ, nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm phát luật.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, đến; quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc, tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng Internet. Đồng thời, tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản, giấy tờ ngày càng gia tăng.
Hiện nay nghiệp vụ soạn thảo văn bản thường được biết đến với Chương trình soạn thảo văn bản là: Microsoft Word của Microsoft với những công dụng vô cùng tiện lợi. Nhưng khi bộ office trên máy gặp trục trặc hoặc máy tính của không thể chạy được nữa thì vẫn còn một giải pháp là soạn thảo văn bản trực tuyến. Đã có nhiều ứng dụng văn phòng có thể cho phép bạn soạn thảo văn bản trực tuyến một cách miễn phí. Những ứng dụng văn phòng trực tuyến này có đầy đủ những chức năng cơ bản của chương trình soạn thảo chạy trên máy đơn. Ngoài ra nó còn cho phép lưu trữ trực tiếp trên server của nhà cung cấp. Khi đó có thể truy cập, cập nhật dữ liệu mọi lúc mọi nơi chỉ với một máy tính kết nối internet.
Những chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến hay nhất hiện nay:
Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com)
ThinkFree (thinkfree.com)
WYSIWYG (viết tắt của What You See Is What You Get), tạm dịch là Giao diện tương tác tức thời - thấy gì được nấy, dùng để chỉ các chương trình soạn thảo văn bản web cho phép hiển thị kết quả của các đoạn mã HTML ngay khi các đoạn mã đó được viết ra. Còn với các phần mềm soạn thảo văn bản thông thường, nhà thiết kế web sau khi viết mã HTML sẽ phải lưu lại tập tin và
dùng một trình duyệt nào đó mở tập tin này để thấy được hiệu quả hiển thị của mã HTML do mình viết ra. Như vậy, có thể thấy việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản web kiểu WYSIWYG sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tài liệu HTML không đòi hỏi phải có một trình soạn thảo đặc thù để đọc và viết mà có thể được đọc và viết với bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào kể cả những trình soạn thảo đơn giản nhất như NotePad. Với việc sử dụng các chương trình biên soạn văn bản web kiểu WYSIWYG, nhà thiết kế web và những người làm công việc viết nội dung cho trang web sẽ không phải quan tâm tới việc theo dõi những dòng mã HTML phức tạp và chồng chéo nữa vì phần mềm sẽ tự động phát sinh và chèn những mã HTML cần thiết vào đúng nơi mà họ mong muốn. Một số phần mềm soạn thảo văn bản web kiểu WYSIWYG tiêu biểu như: Microsoft FrontPage, Macromedia Dreamweaver, Adobe Golive, Netscape Composer.
Một phần mềm khác hỗ trợ đắc lực là Văn phòng điện tử (eOffice). eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt. Tiêu chí của eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. Các hoạt động của eOffice là: quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng ; quản lý các thông báo chung; duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói; quản lý gửi nhận email, chia sẻ file; video conference, chatting; trưng cầu ý kiến: quản lý tin nhắn di động; hệ thống đọc tin RSS; hệ thống notify; hệ thống phân quyền; quản lý, trình duyệt văn bản đến; quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc; công cụ định nghĩa luồng công việc; khai thác thông tin; quản trị hệ thống. Khi có thông báo mới, người dùng không cần mất thời gian để kiểm tra mà phần mềm eOffice sẽ tự động thông báo qua một cửa sổ nhỏ ở góc phải bên dưới màn hình eOffice. Khi muốn có thể nhập danh sách những việc cần làm vào eOffice,
đến khoảng thời gian đã đặt trước phần mềm sẽ tự động nhắc người dùng. Chức năng hội thoại trực tuyến của eOffice sẽ cho phép hội thoại với đồng nghiệp bằng cả âm thanh và hình ảnh. Những công việc cần làm của bạn sẽ được ghi vào lịch làm việc ở nơi có thể dễ dàng nhìn thấy nhất, đó là màn hình ở máy tính. Người dùgn có thể nhắc nhở mình hàng ngày thực hiện công việc bằng cách chọn ngày ở trên lịch để nhập thông tin vào ngày đó hoặc nhập vào phần ghi chép. Khi kích chuột vào các ngày trên lịch, cửa sổ lịch công tác sẽ hiện ra với các ngày trong tháng để cho phép nhập các công việc cần ghi nhớ để thực hiện vào đó.
Các loại văn bản đến,đi sẽ được chuyển cho các cấp khác nhau xử lý bằng chức năng xử lý văn bản, qua mỗi bước xử lý, phần mềm eOffice sẽ ghi lại vết xử lý và ý kiến của từng người trong quá trình xử lý văn bản. Chức năng thống kê, báo cáo của eOffice giúp người dùng tra cứu nhanh các loại công văn, giấy tờ, các loại báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản. Khi muốn thu thập ý kiến của mọi người trong cơ quan về một vấn đề nào đó, có thể sử dụng chức năng trưng cầu ý kiến. Trong quá trình tạo một phiếu trưng cầu, người dùng có thể lựa chọn từng người tham gia góp ý hoặc chọn tất cả. Thiết kế luồng công việc cho phép cơ quan tự định nghĩa luồng công việc theo đặc thù của cơ quan. Sau khi thiết kế, đường đi của các công văn giấy tờ gửi đến mỗi người trong cơ quan sẽ được luân chuyển theo đường đã định nghĩa.
Về cơ sở vật chất, tất cả các thiết bị cung cấp cho công tác văn thư của công ty đều là những máy móc hiện đại, mới được mua sắm toàn bộ nên để công tác văn thư được thực hiện tốt nhất thiết phải đảm bảo về hệ thống máy tính, máy photo, máy in,… luôn được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ. Trong trường hợp cần thiết có thể thành lập bộ phận kỹ thuật chuyên nghiệp kiêm nhiệm tại công ty để đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho toàn công ty, không riêng gì bộ phận văn thư cơ quan.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức là một chuỗi các hoạt động, là một chỉnh thể, mọi khâu, mọi quá trình trong đó tuy có những vị trí khác nhau nhưng lại có mối quan hệ khăng khít, mật thiết với nhau. Nếu có thiếu sót ở công đoạn nào cũng đều sẽ ảnh hưởng đến các công đoạn khác, thậm chí có thể làm gián đoạn cả một quá trình của công tác văn thư.
Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư cần phải được nhìn nhận lại.
Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và của nhà nước, các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, đặc biệt là hoạt động quản lý, điều hành của các cấp lãnh đạo. Để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi sự phối hợp của cả một tập thể chứ không riêng cá nhân nào. Trước hết ở bản thân người làm công tác văn thư, họ phải có kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ, tác phong khoa học và mang tinh thần hiện đại. Song bên cạnh đó cũng cần thiết phải có sự quan tâm, theo dõi của các cấp lãnh đạo. Một yếu tố nữa là các bộ phận, cá nhân làm công tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan cũng cần phải có kiến thức tổng hợp.
Trên đây là toàn bộ nội dung nghiên cứu của tôi. Qua chương 1 đưa ra cơ sở lý luận cùng chương 2 chỉ ra thực trạng, những ưu nhược điểm, nguyên nhân đã được trình bày rõ ràng. Trong chương 3 đã đề xuất ra các giải pháp của cá
nhân tác giả nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí đã đưa ra một cái nhìn tổng thể và thực tế về công tác văn thư tại một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Với vốn kiến thức lý luận chuyên môn có hạn cùng thời gian không nhiều nên khóa luận không trascnh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô cùng bạn đọc đóng góp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
3. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
4. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
5. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
6. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
7. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
8. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, “Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, NXB Tổng hợp TP.HCM
9. Vương Đình Quyền, 2005 ,“Lý luận và phương pháp văn thư lưu trữ”, NXB Đại học Quốc gia
10.PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy, 2013, “Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh
11.Tập bài giảng “Công tác văn thư, Lưu trữ” của Văn phòng Trung ương Đảng dùng trong các lớp bồi dưỡng cho cán bộ các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội, năm 2014
12.Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình, Tập bài giảng “Công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp”
PHỤ LỤC
1. Quyết định thành lập công ty 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng TCHC 4. Quy trình ban hành văn bản của công ty
5. Một số văn bản của công ty sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày 6. Hình ảnh bìa sổ đăng ký công văn đi
7. Hình ảnh tủ để tập lưu
8. Hình ảnh bìa sổ đăng ký công văn đến 9. Hình ảnh bìa hồ sơ
BỘ CÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 70/2004/QĐ-BCN Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2004
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chuyển Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh
tổng hợp thuộc Công ty Than Uông Bí thành Công ty cổ phần sản xuất và Thương mại than Uông Bí
Bộ trưởng Bộ Công nghiệp
Căn cứ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công nghiệp;
Căn cứ Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm 2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần;
Xét đề nghị của Tổng công ty Than Việt Nam (Tờ trình số 2474/TTr- HĐQT ngày 21 tháng 7 năm 2004, Phương án cổ phần hoá Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh tổng hợp thuộc Công ty Than Uông Bí và Biên bản thẩm định Phương án của Ban Đổi mới và Phát triển doanh nghiệp Bộ ngày 30 tháng 7 năm 2004;
Theo đề nghị của Ban Đổi mới và Phát triển doanh nghiệp và Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ,
Quyết định:
Điều 1. Phê duyệt Phương án cổ phần hoá Xí nghiệp Kinh doanh tổng hợp thuộc Công ty Than Uông Bí (doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty Than Việt Nam) gồm những điểm chính như sau:
(Văn bản kèm theo)
Điều 2. Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Uông Bí là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật, hoạt động theo Điều lệ của Công ty cổ phần và Luật Doanh nghiệp.
Điều 3. Giao Tổng công ty Việt Nam chỉ đạo Công ty Than Uông Bí tiến hành bán cổ phần và tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần đầu Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại than Uông Bí theo đúng quy định hiện hành.
Giám đốc và Kế toán trưởng Công ty Than Uông Bí có trách nhiệm điều hành công việc của Đại lý cho đến khi bàn giao toàn bộ vốn, tài sản, lao động, đất đai cho Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty cổ phần.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Cục trưởng thuộc Bộ, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty than Việt Nam, Giám đốc Công ty Than Uông Bí và Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại than Uông Bí chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
KT. Bộ trưởng Thứ trưởng